Comment travailler de chez soi efficacement?
Alors que les bureaux et le travail modernes se sont progressivement numérisés, l’option de travailler à domicile est devenue plus populaire parmi les travailleurs du monde entier.
Bien qu’un grand nombre de personnes travaillent à domicile par choix, une transition soudaine vers le travail à domicile sans préparation peut être intimidante, voire perturbatrice. Si vous envisagez d’installer un bureau à domicile et de devenir un télétravailleur, il est essentiel de commencer du bon pied.
Sur le papier, les avantages du travail à domicile peuvent sembler irréels. Vous pouvez éviter les déplacements quotidiens, travailler en pyjama et manger quand vous le souhaitez.
Ceux qui ont de l’expérience en télétravail savent bien que ce n’est pas aussi reposant ou luxueux qu’on pourrait le croire. Il peut s’avérer très difficile de retrouver à la maison le même rythme de travail que celui qu’on retrouve au bureau. Il est possible que vous ne disposiez même pas d’un véritable espace de travail chez vous, ou que vous soyez facilement distrait par les animaux de compagnie, les enfants, ou la pile de linge à faire.
Il peut également être très difficile de se déconnecter du travail lorsque vous êtes en télétravail. Travailler à domicile peut affecter votre bien-être mental, car votre espace personnel est désormais indissociablement associé à votre activité professionnelle.
Cependant, avec les bonnes habitudes, vous pouvez vous assurer d’exceller dans le travail à domicile tout en préservant votre vie privée.
Créer des espaces de travail et des espaces privés
Tout d’abord, vous avez besoin d’un espace de travail adapté. Même si se prélasser au lit sur un ordinateur portable peut sembler tentant, mais ne pas avoir le bon environnement de travail peut vraiment affecter votre concentration.
Créez des espaces de travail et des espaces privés. Choisissez un espace dédié dans la maison qui vous servira de bureau où vous pourrez vraiment vous concentrer sur vos tâches. Il peut s’agir d’un coin dans une chambre ou même d’une place à la table de la cuisine où vous ne vous asseyez pas habituellement.
Quoi qu’il en soit, il doit s’agir d’un endroit que vous n’utiliseriez pas habituellement à la maison, afin de pouvoir associer mentalement cet espace au travail plutôt qu’à la détente. Ça peut être d’une grande aide au moment de s’installer pour se concentrer, et aussi pour mettre le travail de côté à la fin de la journée.
Bien s’équiper
On a tendance à négliger l’équipement professionnel, jusqu’au jour où on se retrouve sur son canapé avec son ordinateur portable où s’affiche une multitude d’onglets ou de documents.
À domicile, vous devez mettre en place une configuration technique qui vous permet de travailler comme vous le feriez au bureau. Un écran supplémentaire, une souris et un clavier supplémentaires, ou même un vrai bureau : il est essentiel de disposer des bons outils. Si vous devez régulièrement travailler à domicile, il est dans l’intérêt de votre employeur que vous soyez équipé pour le faire.
Vérifiez la politique de votre employeur en matière de travail à domicile et d’équipement, et assurez-vous que vous avez tout ce qu’il vous faut. Bien que vos besoins varient en fonction de votre rôle, il peut être utile de vérifier si l’un des équipements suivants sera nécessaire dans votre travail quotidien, et si vous en avez chez vous :
- Écrans
- Souris
- Claviers
- Câbles et adaptateurs pour écran
- Filtres de confidentialité pour écran
- Casque ou écouteurs
- Supports pour ordinateur portable
- Chargeurs
- Chaise ergonomique
Gardez à l’esprit qu’il est nécessaire d’avoir les bons fichiers et une connexion Internet fiable. Même si vous ne pouvez pas accéder au réseau de votre entreprise à partir de votre domicile, vous devez quand même pouvoir continuer à travailler.
En stockant vos fichiers dans Dropbox, vous pouvez facilement travailler à distance hors ligne , car vous pouvez sélectionner les fichiers à stocker localement et dans le nuage. En mode hors connexion, vous pouvez modifier vos fichiers et les synchroniser lorsque vous serez à nouveau connecté à Internet. Vous n’aurez plus à vous soucier des problèmes de connexion, et donc pas d’excuse pour abandonner le travail.
Respecter vos horaires de travail
Une fois votre bureau à domicile en place, il est temps de passer à l’action. Une erreur courante, lorsque vous commencez à travailler de la maison, est de choisir d’échanger votre temps de trajet contre un peu de sommeil supplémentaire. Le problème, c’est qu’aller directement du lit au travail peut s’avérer assez déstabilisant.
Pour bien démarrer la journée, préparez-vous comme si vous vous rendiez au bureau. Établissez des rituels pour entrer et sortir du mode travail, de la même manière qu’un trajet vous prépare mentalement pour la journée à venir.
Et si vous le planifiez bien, vous pouvez prendre quelques moments précieux pour vous-même en faisant une petite promenade avec votre café (ou votre chien) avant de vous installer pour affronter votre journée dans votre espace de travail à domicile.
Prendre des pauses
Une fois lancé, vous devez tout de même penser à prendre des pauses. Au bureau, les journées sont ponctuées d’allers-retours à la salle de pause pour prendre un café, de discussions avec les collègues à leur bureau et d’autres petites distractions.
Vous passerez certainement à la cuisine pour prendre un café ou une collation, mais on prend facilement l’habitude de travailler sans interruption à domicile. Même si vous parvenez peut-être à mieux vous concentrer chez vous, sans la présence de distractions, vous avez besoin de prendre des pauses et de vous détendre. Ce repos est indispensable.
Conclure la journée de travail
Un des aspects essentiels du travail à domicile est de pouvoir quitter son travail à la fin de la journée. Bien qu’il puisse sembler que le travail à domicile fasse pencher la balance entre votre vie professionnelle et votre vie privée en faveur de cette dernière, cela peut souvent avoir l’effet inverse.
Une fois que vous pouvez travailler efficacement à domicile, vous devez vous assurer de pouvoir aussi vous déconnecter du travail. Fixez une heure précise pour terminer votre journée de travail, comme vous le feriez au bureau.
C’est comme commencer votre journée : vous avez besoin d’un rituel pour vous aider à vous installer et à passer en mode détente. L’exercice léger ou la lecture sont des moyens courants de se détendre, mais assurez-vous de trouver ce qui vous convient le mieux. C’est crucial, non seulement pour vous détendre et récupérer avant le travail du lendemain, mais aussi pour profiter d’une vie personnelle saine, bien distincte du travail.
Rester en contact avec votre équipe à distance
Même si vous et votre équipe travaillez tous de la maison, il est important de rester connectés et actifs, comme si vous étiez au bureau.
De nombreuses personnes sont déjà habituées à travailler avec des employés ou des collègues à distance dans différents bureaux ou emplacements, et sont conscientes de l’importance d’une communication efficace pour les équipes à distance. Cependant, pour certaines personnes, le télétravail peut entraîner un sentiment de solitude.
Après que le plaisir de ne plus avoir à se rendre au bureau se soit estompé, il peut arriver de passer beaucoup de temps seul ou de partager l’espace de travail avec les membres de sa famille. Il est essentiel de continuer à chercher des moyens novateurs de communiquer avec votre équipe de manière efficace, mais en les adaptant à votre situation particulière.
Utiliser des outils communs pour collaborer
La meilleure façon de travailler en étroite collaboration avec vos collègues à distance est d’utiliser des outils numériques.
En utilisant des espaces de travail partagés et intelligents, tous les membres de votre équipe peuvent travailler ensemble directement tout en restant au courant des projets. Dans Dropbox Paper, vous pouvez partager des documents avec votre équipe et y travailler ensemble en ligne, sans avoir à envoyer de courriels ou à fusionner des fichiers.
S’il y a des tâches à effectuer, vous pouvez simplement mentionner un des membres de l’équipe dans la partie du document qui le concerne. C’est un moyen plus simple et plus efficace de rester en contact et de collaborer avec votre équipe, que ce soit au bureau ou en dehors. De plus, c'est un excellent moyen de réduire le nombre de réunions et de courriels.
Transformer les réunions en visioconférences
Bien que le travail à domicile réduise certainement de nombreuses réunions inutiles dans votre horaire, il peut également rendre celles qui comptent plus difficiles à organiser ou à gérer. Certaines conversations ont toujours été plus faciles à mener en personne qu’au téléphone, et il peut également y avoir des interactions subtiles ou des nuances qui se perdent lorsqu’on travaille à domicile. Cependant, l’utilisation de la visioconférence peut réellement aider à combler cette lacune.
Qu’il s’agisse d’un événement à l’échelle de l’entreprise ou d’un point sur un projet avec un collègue, la vidéo rend les réunions plus efficaces et vous permet de rester en contact visuel et sonore avec votre équipe. Avec des applications comme Microsoft Teams et Google Meet intégrées à Dropbox, il est facile d’organiser des visioconférences dans le cadre de votre travail quotidien. Si un collègue souhaite discuter rapidement d’un document, vous pouvez participer à une réunion directement depuis Dropbox en utilisant les outils que votre équipe utilise déjà.
Utiliser des canaux de clavardage en équipe
Nous savons tous qu’avec la technologie, certains coéquipiers ont tendance à se mettre en retrait, qu’ils soient au bureau ou non.
Pour encourager et améliorer la communication, vous pouvez utiliser un logiciel professionnel de messagerie instantanée, comme Slack. Il permet de rendre la communication plus immédiate, mais donne aussi l’occasion de tisser des liens. En utilisant Slack avec Dropbox, vous pouvez créer des canaux uniques pour votre équipe, pour tout le personnel ou pour la rencontre organisée après le travail, c’est vous qui décidez.
En dire plus, pas moins
Lorsque vous ne croisez pas régulièrement les membres de votre équipe dans les couloirs ou au déjeuner, vous passez à côté d’un bon nombre d’interactions sociales précieuses. Le meilleur moyen de pallier ce manque de communication physique est simplement de communiquer davantage lorsque vous n’êtes pas là.
Prenez le temps de planifier des rendez-vous avec les membres de votre équipe pour discuter des projets en cours, avec des outils comme Slack. N’oubliez pas que toutes les interactions ne doivent pas forcément concerner le travail, n’hésitez pas à échanger avec vos collègues à distance de façon informelle comme vous le feriez au bureau. La plupart des logiciels professionnels de messagerie instantanée sont dotés d’émojis et de GIF pour rendre vos conversations un peu plus amusantes. Avec Dropbox, vous pouvez même utiliser des émojis dans les documents pour ajouter une touche de chaleur et de personnalité à vos discussions.
Les joies du travail à domicile
Même si certains se sentent découragés à la perspective de travailler de chez eux, ce n’est pas pour rien qu’autant d’employés ont déjà choisi cette solution. Pas de trajet, des horaires flexibles, et la liberté de profiter de votre maison, avec plus de temps pour vous et vos proches. Ce qu’il y a de mieux? En adoptant l’approche et les outils appropriés, vous pourrez vous aussi profiter des avantages qui attirent tant de télétravailleurs. Avec un environnement de travail à domicile adéquat et des liens solides avec vos collègues en télétravail, la transition vers le travail de chez soi peut être simple et agréable, et il serait dommage d’y renoncer.
