Enfin! Après plusieurs mois de négociations, de soumissions, de modifications apportées à celles-ci, de révisions, de rencontres avec l’équipe marketing, avec la haute direction, avec tous les services concernés, ainsi que des visioconférences et une ultime séance de travail en personne pour mettre au point les derniers détails, votre agence de publicité vient de décrocher un nouveau contrat. C’est un compte important avec de nombreux éléments en jeu, et c’est très gratifiant d’avoir réussi à poser l’avion.
Maintenant, le vrai travail commence.
La première étape : intégrer le client afin que les ressources numériques et le travail puissent circuler sans problème. Un processus d’intégration fluide et efficace constitue une excellente base pour un projet réussi. Un nouveau client sera impressionné par la simplicité et le soin apportés pour lui offrir une très bonne expérience. Votre équipe saura qu’elle a tout ce dont elle a besoin pour démarrer, ainsi que des systèmes en place pour envoyer et recevoir des fichiers et des dossiers supplémentaires. Les membres de votre équipe sauront aussi qu’ils peuvent trouver et accéder à ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, tout en utilisant des pratiques de sécurité pour éviter les fuites de données.
Voici quelques stratégies pour rendre l’intégration des clients aussi simple que possible.
Normalisez le processus de création et de signature des contrats
L’un des aspects les plus stimulants de l’obtention d’un nouveau mandat ? Signature du contrat qui le rend officiel. L’un des pires aspects? Création du contrat.
Grâce aux modèles Dropbox Sign, il est facile de créer un contrat standardisé une fois, puis de le réutiliser à l’infini. Il est également judicieux de développer des modèles adaptés aux différents types d’horaires fréquemment utilisés par votre organisation. Ce système éprouvé et prêt à l’emploi facilite l’intégration des clients.
(Et pendant qu’on y est, pourquoi ne pas utiliser les modèles Dropbox Paper pour les briefs créatifs, les projets de production vidéo et d’autres besoins aussi? Les tâches rébarbatives peuvent aussi devenir simples et efficaces.)
Créez un guide d’accueil et clarifiez les attentes
Un nouveau client, c’est comme une nouvelle relation : les deux parties sont enthousiastes quant à l’avenir, mais aussi prudentes quant à la tournure que pourraient prendre les choses.
Dans cette optique, il est essentiel de bien démarrer l’expérience en créant un guide de bienvenue afin que le client sache à quoi s’attendre. Cela peut inclure le fonctionnement de votre organisation, quelques renseignements sur les responsables, et peut-être un ou deux brise-glaces.
Envoyez-le de façon sécurisée, puis passez le guide en revue avec eux. N’oubliez pas d’inclure des listes de tâches afin que le client comprenne la voie à suivre.
Demandez et recevez des fichiers (et assurez-vous qu’ils arrivent au bon endroit)
Lorsque vous intégrez un client, il est probable que vous ayez besoin de fichiers de sa part. Il peut s’agir de ressources numériques fournies par ce dernier ou simplement d’un transfert massif de données que votre équipe devra examiner.
Grâce aux demandes de fichiers, votre équipe peut demander des fichiers précis et le client peut les téléverser dans votre compte, même s’il n’utilise pas Dropbox. Créez simplement une nouvelle demande, saisissez quelques détails, sélectionnez le dossier où les fichiers seront téléversés, définissez une date limite et envoyez la demande. Les demandes peuvent être modifiées par la suite, au cas où vous auriez besoin de changer les renseignements.
Il vous suffit d’attendre l’arrivée des fichiers, puis de fermer la demande une fois qu’ils ont été reçus.
N’oubliez pas la sécurité des données
En principe, l’intégration d’un nouveau client nécessite la divulgation de données confidentielles par les deux parties, qui seront ensuite conservées dans des emplacements distincts. Personne ne veut que ces données soient divulguées. C’est pourquoi il est essentiel d’en assurer la sécurité.
Dropbox protège les informations de différentes manières. Il chiffre les fichiers à l’aide de la norme AES 256 bits afin de protéger les données en transit entre les applications Dropbox et ses serveurs, tout en testant en continu les vulnérabilités de sécurité. Grâce à la protection par mot de passe de Dropbox, seules les personnes qui possèdent le mot de passe peuvent accéder au fichier ou au dossier. L’ajout d’une date d’expiration à un lien permet de limiter son accès à une période déterminée.
L’intégration d’un nouveau client peut – et devrait – se faire sans difficulté. En y consacrant un peu de temps et de planification, vous pouvez simplifier considérablement la tâche. De même, en suivant les étapes ci-dessus, une agence peut rapidement franchir le processus d’intégration et passer au cœur du travail créatif. C’est ça, après tout, le côté le plus stimulant.
