Comment envoyer des vidéos et des fichiers volumineux par courriel, même si le fichier est trop volumineux?

Vous avez sans doute déjà vécu cette situation : en plein milieu d’une semaine particulièrement chargée, vous êtes sous pression pour terminer un projet et l’équipe créative a exporté la version finale du montage vidéo. Il ne vous reste plus qu’à joindre le fichier à un courriel destiné aux clients et à cliquer sur « Envoyer ». Seulement, le fichier est beaucoup trop volumineux.

Bien qu’un grand nombre d’entre nous utilisent leur messagerie tous les jours pour le travail, nous n’envoyons pas souvent de gros fichiers. On peut donc être pris de court le jour où un tel fichier se présente et ne peut être transmis.

Alors, que faire quand un fichier est jugé « trop volumineux » pour être transmis par courriel?

Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi les courriels ont des limites de taille de fichier et vous présenterons trois méthodes pour envoyer une vidéo ou un fichier volumineux par courriel, dont l’utilisation d’outils de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, abordons la question cruciale : est-ce possible?

Pour partager le fichier sur un site de stockage infonuagique

 

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Résumé

• Partage d’un lien vers votre site de stockage infonuagique
• Permet aux utilisateurs de voir la plus récente version du fichier, y compris les modifications effectuées depuis le partage du lien
• Si les autres utilisateurs ont l’autorisation de modifier le document (accès en « mode édition »), ils peuvent également travailler en collaboration avec vous

Quand l’utiliser

• Pour collaborer avec d’autres utilisateurs
• Pour partager un fichier vidéo en cours d’élaboration qui fera l'objet de plusieurs mises à jour

Pour envoyer une copie du fichier à l’aide d’un outil de transfert

 

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Résumé

• Partage d’un lien vers une copie téléchargeable du fichier
• Configuration d’autorisations d’accès et d’un délai de validité du lien pour plus de sécurité
• Pages de téléchargement personnalisées à l’image de votre marque, pour une première impression réussie

Quand l’utiliser

• Lors de la livraison de la vidéo terminée et des versions finales des fichiers
• Pour envoyer un fichier sans que le destinataire ait accès à votre version sur le site de stockage infonuagique

Joindre un fichier compressé

 

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Résumé

• Compression de la vidéo pour en réduire la taille, ce qui entraîne une perte de qualité de l’image

Quand l’utiliser

• Pour envoyer une pièce jointe par courriel
• Les outils de partage de stockage infonuagique et de transfert de fichiers offrent un meilleur contrôle et permettent l’envoi de fichiers plus volumineux

Limites de la taille des pièces jointes aux courriels

Avant d’aborder les solutions, il est intéressant de comprendre pourquoi il est souvent impossible de joindre certains fichiers directement à un courriel.

Taille des fichiers

Comme nous l’avons déjà mentionné, les limites de taille constituent un inconvénient majeur lors d’envois de fichiers par courriel sous forme de pièces jointes.

Les limites exactes varient, mais elles se situent généralement entre 10 et 25 Mo. À titre d’exemple, voici les limites de taille des fichiers joints pour certaines des plateformes de courriel les plus populaires :

• Gmail : 25 Mo
• Microsoft Outlook : 20 Mo
• iCloud Mail : 20 Mo
• ProtonMail : 25 Mo
• AOL Mail : 25 Mo
• Yahoo! Mail : 25 Mo
• GMX : 50 Mo

Ces limites conviennent pour le partage de documents, de feuilles de calcul ou d’autres formats de fichiers de petite taille, mais seront rapidement dépassées par les images et les vidéos en haute résolution.

Sécurité

Mais il ne suffit pas de simplifier le partage de fichiers plus volumineux. L’envoi de fichiers sous forme de pièces jointes par courriel a également des implications en matière de sécurité.

Prenons l’exemple d’une mallette contenant tous les fichiers que vous souhaiteriez utiliser. Le fait de joindre ces fichiers à un courriel équivaut à jeter votre mallette par-dessus un mur au destinataire qui se trouve de l’autre côté.

Sitôt lancée, la mallette ne vous appartient plus et vous n’avez plus aucun contrôle sur son utilisation, même si vous vous rendez compte que vous avez envoyé les mauvais fichiers ou les avez adressés au mauvais destinataire.

Imaginons maintenant un scénario similaire, à ceci près que vous choisissez cette fois de placer votre mallette dans un casier protégé par un code numérique. Votre destinataire peut accéder au casier et l’ouvrir avec les données que vous avez partagées, mais vous pouvez également modifier à distance le code d’accès, ou même changer de destinataire.

Il s’agit d’un exemple simple, mais qui illustre bien la raison pour laquelle les pièces jointes dans les courriels peuvent créer des risques de sécurité problématiques en cas d’erreur, sachant que ces erreurs sont souvent inévitables. L’utilisation d’outils externes vous fait bénéficier d’un niveau de sécurité et de contrôle supplémentaire pour partager vos fichiers professionnels en toute sérénité.

Contrôle d’accès et historique des versions

Nous avons tous vécu cette situation : vous rédigez un courriel important, cliquez sur Envoyer, puis vous vous rendez aussitôt compte d’une erreur dans le fichier joint ou dans la vidéo.

Avec le partage de fichiers dans le nuage, vous pouvez facilement corriger l’erreur dans le fichier partagé sans avoir à envoyer un courriel de suivi. De même, les nouvelles solutions de partage de fichiers vous permettent de mieux contrôler qui a accès à vos fichiers ainsi que les éventuelles modifications qui pourraient leur être apportées.

Ainsi, si vous partagez votre dernière version avec l’équipe et que vous devez vous assurer que les gestionnaires de comptes peuvent y accéder, mais que seuls certains de vos collègues peuvent y apporter des modifications, il vous suffit de définir les autorisations d’accès appropriées pour chaque destinataire.

Naturellement, si vous recherchez des outils avancés de contrôle de version et de commentaires, une plateforme vidéo spécialement conçue à cet effet, comme Dropbox Replay, peut être la solution idéale. Pour les documents et d’autres types de fichiers, les outils de collaboration sur du contenu offerts dans Dropbox facilitent la transmission et l’application des commentaires.

Comment envoyer des vidéos et des fichiers volumineux par courriel

L’envoi d’une vidéo ou d’un fichier de grande taille par courriel est d’autant plus simple qu’une variété d’options s’offre à vous.

Dans cette partie du guide, nous aborderons trois méthodes à privilégier en fonction de votre objectif :

• Partager votre fichier sur un site de stockage infonuagique – utilisez un lien vers les fichiers de votre espace de stockage infonuagique Dropbox ou un équivalent.
• Envoyer une copie téléchargeable séparément à l’aide d’un outil de transfert de fichiers volumineux comme Dropbox Transfer
• Joindre un fichier compressé s’il n’est pas possible de partager un lien, tout en sachant que la qualité peut être compromise

Pour partager le fichier sur un site de stockage infonuagique

Avec une solution de stockage infonuagique comme Dropbox, vous pouvez envoyer de longues vidéos et d’autres fichiers, sans avoir besoin de téléverser ni de joindre quoi que ce soit. Il vous suffit de copier le lien vers ce fichier dans votre espace de stockage infonuagique et de le coller dans votre courriel. Cliquez ensuite sur Envoyer. C'est tout!

Lorsque vous partagez un lien vers un fichier dans votre espace de stockage infonuagique, vous partagez l’accès à la même instance du fichier que celle qui est affichée lorsque vous l’ouvrez. Les modifications que vous apporterez seront visibles par le destinataire du lien, même si elles ont lieu après l’envoi du courriel.

Cela peut être parfait pour partager un fichier de travail en cours avec un collègue ou un collaborateur.

Si vous ne souhaitez pas que quelqu’un modifie votre fichier, vous pouvez également définir des privilèges d’accès. Vous avez ainsi un contrôle total sur les personnes qui peuvent voir votre vidéo et sur ce qu’elles peuvent en faire.

Utiliser un outil de transfert pour fichiers volumineux

Si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par le stockage infonuagique, mais que vous devez quand même envoyer des projets terminés (p. ex. de longues vidéos), les outils de transfert de fichiers volumineux comme Dropbox Transfer sont une excellente option.

Pour partager jusqu’à 250 Go de fichiers, il vous suffit de faire glisser et déposer les fichiers dans la fenêtre de téléversement de Dropbox Transfer et de sélectionner vos options. Vous pouvez ensuite partager le lien en l’envoyant directement dans un courriel à partir de l’application ou en le copiant manuellement dans un courriel que vous rédigez. Votre destinataire pourra télécharger une copie des fichiers à partir du lien qu’il aura reçu.

Avec Dropbox Transfer, vous gardez le contrôle sur tous vos fichiers et connaissez toujours leur état. Vous pouvez :

• Envoyez des copies pour éviter les modifications non souhaitées.
• contrôler l’accès grâce à la protection par mot de passe;
• définir un délai de validité pour encourager le téléchargement;
• Suivez l’envoi grâce aux notifications de téléchargement.

Pourquoi attendre que votre client regarde la vidéo pour faire bonne impression? Avec Dropbox Transfer, vous pouvez personnaliser votre page de téléchargement avec une image d’arrière‑plan et un logo de votre choix.

Joindre un fichier compressé

Dans la mesure du possible, une solution de partage de fichiers basée sur un lien comme les deux solutions présentées ci-dessus sera votre meilleur choix pour transmettre des fichiers vidéo et tout autre fichier volumineux.

Toutefois, vous ne pourrez pas toujours utiliser un lien pour partager votre fichier ou votre vidéo. Si votre fichier est trop volumineux pour respecter les limites imposées par votre fournisseur de messagerie, vous pouvez envisager de le compresser pour réduire sa taille.

La compression des fichiers et des vidéos consiste à supprimer des éléments ou à en réduire la taille afin de diminuer la taille globale du fichier. Cette technique peut être décrite comme suit :

• une réduction de la résolution d’une image ou d’une vidéo (de 4 K à 1 080 p, par exemple);
• une réduction de la fréquence d’images, ce qui rend la vidéo moins fluide;
• une diminution de la qualité d’un fichier audio en réduisant le débit binaire ou la fréquence d'échantillonnage;
• la modification d’autres facteurs techniques, comme les couleurs ou l’encodage.

Si vous souhaitez compresser une vidéo, il existe plusieurs façons de procéder :

• utiliser un logiciel intégré comme QuickTime, sur les Mac;
• avoir recours à des outils tiers comme VLC Media Player);
• envoyer des fichiers ou des vidéos vers un dossier .zip pouvant faciliter l’envoi d’un groupe de fichiers.

Attention : la qualité de votre fichier ou de votre vidéo sera réduite si vous utilisez la compression pour réduire la taille du fichier.

Si la qualité vidéo est importante pour vous, nous vous recommandons de partager un lien vers un site de stockage infonuagique ou un outil de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.

Envoyer des vidéos et des fichiers volumineux par courriel avec Dropbox

Que vous envoyiez une copie ou que vous partagiez un lien pour collaborer, Dropbox répond à tous vos besoins en matière de partage de fichiers volumineux et d’envoi de longues vidéos par courriel.

Pour commencer, partagez un lien à partir de votre espace de stockage infonuagique ou accédez à Dropbox Transfer, puis ajoutez des fichiers.