Qu’est-ce qu’une source d’information unique (SSOT)?

Alors… qu’est-ce qu’une source d’information unique?

La source d’information unique (SSOT) est le terme donné à la pratique consistant à centraliser toutes les données d’entreprise au même endroit. L’idée est que chaque membre de l’entreprise puisse prendre des décisions opérationnelles cruciales en se fondant sur des données accessibles à tous. Autrement dit, le  travail ne se fait pas en vase clos, ce qui permet aux gens d’avoir accès à des informations cruciales. Si votre entreprise travaille à partir d’une source d’information unique, rien ne sera caché à personne et tout le monde sera sur la même longueur d’onde. En gardant vos documents accessibles dans un emplacement centralisé, vous réduisez le risque de confusion liée à plusieurs versions d’un même document ou d’une source d’information.

Bannir les mensonges

C’est forcément positif si tous les membres de l’équipe savent que les informations doivent être traitées et non mises de côté, ni perdues dans un système administratif complexe C’est également la méthode la plus efficace pour gérer vos données, surtout si celles-ci sont issues de plusieurs canaux de communication. Considérez cette approche comme un état de nirvana pour toutes les informations de votre entreprise.

La connaissance est un pouvoir. Plus vous aurez d’informations à partager avec vos collègues, plus vous développerez une meilleure compréhension des affaires. La « source » ne signifie pas que toutes les informations contenues dans votre source unique doivent être justes. Elle indique plutôt qu’elles offrent une vision plus claire de votre entreprise.

Par exemple, votre marque compte peut-être deux cent mille abonnés, selon les statistiques des médias sociaux. Toutefois, lorsque vous réalisez un sondage, vous constatez qu’un quart de vos abonnés se trouvent dans un pays où vous ne livrez pas de services et qu’une partie considérable d’entre eux sont des robots. Vous avez besoin de ces deux sources d’information pour obtenir une image globale de votre marque et pour trouver une solution à cette situation. Par exemple, maintenant que vous savez que la plupart de vos abonnés sont internationaux, vous pouvez soit vous concentrer sur les efforts locaux, soit envisager sérieusement d’élargir vos options d’expédition à l’international. Vous avez donc emprunté le chemin de l’amélioration de votre entreprise.

La clarté grâce à la gestion des données

Une SSOT ne peut être mise en place que si toutes vos données sont centralisées et que vous disposez de processus adéquats pour les maintenir à jour. Vous pouvez tous convenir de ranger vos documents dans un dossier central, mais que faire ensuite? En tant qu’entreprise, vous devez adopter cette idée, en vous assurant que les données sont constamment mises à jour et faciles d’accès. Envisagez d’ajouter les procédures ci-dessous à vos actuels processus d’affaires :

Travailler à partir du nuage

Le nuage a contribué à transformer le lieu de travail de diverses manières. Il vous permet, à vous et à votre équipe, d’accéder aux documents de n’importe où. De plus, il peut s’agir des mêmes documents, et non de versions obsolètes.

Tenir compte des directives internes

Bien sûr, votre équipe connaît votre entreprise et sa culture d’entreprise, elle la vit tous les jours lorsqu’elle y entre (ou se connecte au système de l’entreprise) Pensez tout de même au nombre de fois où vous avez envoyé un message à un collègue pour lui demander quelque chose que vous saviez déjà. « Quel format devrait avoir la livraison? » « Où dois-je envoyer cette facture? » « Bob est-il toujours responsable des comptes créditeurs » etc.? Prenez une journée ou deux pour constituer une ressource de documents qui ne concerne pas vos clients ou votre marché, mais qui vise à permettre à votre personnel de mieux faire son travail.

Clarifier les points confus

Les objectifs trimestriels, les revenus et les quotas d’équipe sont importants, mais il ne faut pas nécessairement les présenter sous forme de chiffres Trouvez une meilleure façon de montrer les progrès de votre entreprise. Elle devrait être facile à comprendre et toujours mise à jour, afin que votre équipe puisse suivre votre réussite croissante. Cela peut se résumer à un  document partagé où les objectifs sont énoncés et actualisés régulièrement, de sorte que les équipes puissent les consulter chaque fois qu’elles souhaitent suivre l’avancement

Pensez à la situation dans son ensemble

Avoir des données facilement accessibles à tous les membres du personnel qui en ont besoin, comme dans un entrepôt de données, n’est pas seulement une question de culture d’entreprise, mais aussi une question de qualité des processus opérationnels. Ce ne sont pas seulement les membres de votre équipe principale qui peuvent profiter de canaux de communication ouverts. Après tout, vous avez aussi besoin que les intervenants et les décideurs clés connaissent tout ce que vous savez, à partir de chaque source de données que vous utilisez. La transparence est devenue indispensable, que ce soit dans la gestion de la relation client (CRM) et dans des domaines comme la responsabilité sociale des entreprises, la manière dont votre propre équipe perçoit la marque ou l’impact que cela a sur sa fidélité continue. Tenez compte de tout cela lorsque vous mettrez en place votre source d’information.

Créer une source d’information

Chaque équipe a sa propre méthode de travail. Vous pouvez avoir une culture d’entreprise uniforme et un concept global des processus de travail, mais une équipe financière ne peut pas gérer ses processus de travail de la même manière qu’une équipe marketing. La façon dont une équipe perçoit l’entreprise et ses données sera très différente de celle d’une autre, et les deux seront différentes de la vision d’un directeur général ayant une vue d’ensemble. Une source d’information unique garantit l’impartialité. Cela évite également les doublons de fichiers identiques, ce qui peut entraîner de la confusion et des retards.

Dropbox peut vous aider à créer une source d’information unique, garantissant que seules les informations les plus récentes sont disponibles, car tout est mis à jour en temps réel. Grâce à des fonctionnalités, telles que l’historique des versions de Dropbox, vous pouvez voir quelles modifications ont été apportées et, si vous le souhaitez, revenir à une ancienne version. Si quelque chose change, les autres membres de l’équipe travaillant sur le dossier en seront informés. Vous avez accidentellement supprimé une information de votre source d’information unique et vous craignez de ne pas pouvoir le retrouver? Soyez rassurés. Grâce à Dropbox, vous pourrez récupérer tous les fichiers supprimés au cours des 30 derniers jours. Cela signifie que, même si vous faites face à des difficultés imprévues en travaillant sur vos documents, vous pourrez toujours reprendre votre travail là où vous l’avez laissé.

Vous pouvez également programmer des automatisations pour les dossiers partagés sur Dropbox. Ils normalisent la dénomination des fichiers, le tri et l’ajout d’étiquettes, ce qui laisse moins de place à des erreurs possibles de l’utilisateur et réduit le travail de votre équipe.

Différentes équipes, différents systèmes, une source d’information unique

Quelle que soit votre connaissance de l’équipe, du processus ou du domaine de votre entreprise, il est toujours possible que vous ayez encore beaucoup à apprendre sur son histoire. Cela signifie peut-être que votre présence en ligne n’est pas aussi organique que vous le pensiez au départ, ou encore que votre équipe travaille à partir d’une version d’un fichier qui aurait dû être révisée depuis longtemps. Une SSOT constitue une garantie qui vous protège contre tous ces risques Qu’il s’agisse de personnes ou de données qui manquent de clarté, votre SSOT peut faire émerger la vérité et ramener votre marque à la réalité.