Comment perfectionner vos bonnes pratiques en visioconférences

Qu’est-ce que la visioconférence?

La visioconférence désigne tout type de télécommunication audio et vidéo entre deux personnes ou plus. Les télétravailleurs et les personnes qui vivent loin de leurs proches sont souvent des experts en visioconférence. Compte tenu du nombre croissant de collaborateurs qui peuvent être à domicile ou à distance, la visioconférence au travail tend à devenir une pratique courante.

Pourquoi avons-nous besoin de bonnes pratiques en visioconférence?

Les logiciels de visioconférence sont aujourd’hui omniprésents, ce qui rend l’élaboration d’un ensemble de bonnes pratiques particulièrement judicieuse. Bien qu’il n’y ait généralement aucun problème à appeler des membres de votre famille ou des amis sur FaceTime depuis le confort de votre lit, ce n’est pas le cas avec les outils de communication sur le lieu de travail, tels que Microsoft Teams, qui nécessitent une plus grande réflexion en ce qui concerne le décorum et l’efficacité. Même si les réunions au bureau n’ont plus aucun secret pour vous, la composante virtuelle de la visioconférence peut en déstabiliser plus d’un.

On se laisse facilement distraire ou déconcentrer lorsqu’on travaille de chez soi. Les visioconférences ne font pas exception à la règle. Certes, il est mignon de voir le chien du participant se promener dans la pièce, mais ce n’est pas approprié, car c’est une source de distraction. Il en va de même pour les participants qui, ne se sentant pas concernés par la réunion, n’écoutent pas ou ne sont pas attentifs aux échanges.

Règles de base pour les bonnes pratiques en visioconférence

La première étape pour avoir des visioconférences productifs est de s’assurer qu’ils sont fonctionnels, tant d’un point de vue technique qu’humain. Ainsi, pour vous assurer de tirer le meilleur parti des réunions vidéo avec vos collègues, nous avons dressé une liste de contrôle de bonnes pratiques les plus importantes à suivre pour les visioconférences :

Vérifiez votre connexion Internet et votre matériel en amont

Vous n’aurez pas l’air très professionnel ni crédible si vous essayez de démarrer une réunion avec un micro ou une webcam qui ne fonctionne pas. Lorsqu’une réunion est planifiée, assurez-vous que votre configuration fonctionne à l’avance, et non deux minutes avant le début de la réunion. Vérifiez que votre logiciel détecte bien votre microphone ou votre casque.

Vous devez également vérifier si votre connexion Internet est assez stable pour une visioconférence. Il serait dommage de perdre la connexion à un moment stratégique ou en plein milieu d’une discussion.

Si votre connexion n’est pas assez stable, il existe de nombreuses applications pour réduire la qualité du flux vidéo que vous recevez, ou pour désactiver la vidéo et participer uniquement en audio. Même si vous n’apparaissez pas sur la vidéo avec les autres participants, vous pourrez toujours suivre et intervenir dans la conversation. Cela reste le plus important. Gardez à l’esprit que certaines personnes peuvent choisir de désactiver l’option vidéo pour diverses raisons, notamment si elles se trouvent dans un endroit avec des enfants ou des animaux, ou simplement parce qu’elles n’ont pas envie qu’on les voie à cet instant précis, ce qui est tout à fait compréhensible.

Ne restez pas en pyjama

Nous avons tous déjà sauté sur notre ordinateur portable dès notre réveil pour ne pas manquer la réunion de l’équipe à 9 h. Participer à une visioconférence en pyjama n’est pas la meilleure façon d’entretenir son image professionnelle. Si vous voulez être pris au sérieux pendant une visioconférence, habillez-vous décemment. On ne vous demande pas de porter votre costume ou tailleur le plus élégant, mais simplement de vous habiller décemment pour rencontrer vos collègues de travail. Non seulement vous aurez l’air plus professionnel, mais le fait de ne pas porter une tenue trop décontractée vous mettra mentalement dans un état d’esprit propice à la concentration et à la productivité.

Trouvez un endroit calme

Tout le monde n’a pas la chance d’avoir chez soi un espace dédié au travail. Il est toutefois important de trouver ou d’aménager un endroit au calme pour les visioconférences. Même si vous n’êtes pas distrait par un proche, un colocataire ou un animal qui passe près de vous pendant la réunion, certains participants peuvent l’être. Assurez-vous d’être dans un endroit tranquille où personne ne risque de vous déranger pendant la visioconférence. Vous pourrez ainsi porter toute votre attention sur ce que disent vos collègues et éliminer tout bruit de fond lorsque vous prenez la parole.

Soignez l’arrière-plan

Une fois que vous êtes habillé correctement et que vous avez trouvé l’espace idéal pour votre appel vidéo, intéressez-vous à votre environnement et à la manière dont il apparaîtra à la caméra.

Votre préparation n’aura aucun intérêt si l’image est trop sombre ou que vos collaborateurs aperçoivent la vaisselle qui s’entasse dans l’évier. Prenez le temps de bien ranger l’espace autour de vous. Ouvrez les rideaux ou allumez les lumières. Si votre intérieur est trop désordonné pour être montré, utilisez un fond vert ou un arrière-plan virtuel pour le cacher. Google Meet, par exemple, offre la possibilité de flouter l’arrière-plan ou de le remplacer par une image ou une vidéo, ce qui évite l’utilisation d’un écran vert

Désactivez le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas

Lorsque votre réunion a enfin lieu, l’une des règles de base des bonnes pratiques en visioconférence consiste à couper le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas. Même si vous vous trouvez dans un endroit calme, votre micro risque quand même de capter les sons lorsque vous bougez, toussez ou utilisez votre clavier.

Il serait fâcheux qu’un participant doive se répéter en raison d’une interruption ou qu’il vous surprenne à faire autre chose en pleine réunion, même pendant quelques secondes. La plupart des logiciels de visioconférence disposent d’un bouton permettant de couper le son de votre micro ou de la conférence en général. Veillez simplement à le réactiver lorsque vous reprenez la parole.

Regardez la caméra

Pendant une visioconférence, il peut sembler plus judicieux de regarder les vidéos des autres participants. Toutefois, si vous voulez que les regards se tournent vers vous lorsque vous prenez la parole, vous devez vous regarder directement à la caméra.

Même si vous ne pouvez pas voir vos collègues, le fait de regarder la caméra permet de reproduire le ressenti d’un échange en face à face et de vous assurer qu’ils vous écoutent vraiment et restent attentifs. Pour les voir pendant que vous parlez, positionnez leur image vidéo juste à côté de la caméra afin de pouvoir regarder les deux en même temps. Cela ne pose généralement pas de problème sur la plupart des ordinateurs portables, mais si vous utilisez un ordinateur de bureau, vous devrez peut-être ajuster légèrement votre installation.

Soyez attentif et restez concentré

Il va sans dire que, lorsque vous participez à une visioconférence, la chose la plus importante à faire est de vous y concentrer pleinement. Il est beaucoup plus facile de se déconcentrer lors d’une réunion par visioconférence que lors d’une réunion au bureau. C’est donc à vous de veiller à participer comme si vous étiez au bureau, même si vous êtes dans votre chambre, devant votre ordinateur portable.

Rester concentré à la maison peut se faire comme au bureau : par exemple, prendre des notes peut vous aider à assimiler et à réagir aux discussions. Cependant, il faut aussi éviter de céder à la tentation de passer à d’autres activités ou de simplement consulter son téléphone. Même si vous pensez être à l’aise avec le multitâche, si vous êtes distrait, vous ne tirerez pas grand-chose de la réunion à laquelle vous participez.

Comment organiser des visioconférences efficaces

Une fois que vous maîtrisez les bonnes pratiques en visioconférence, vous ne devriez avoir aucun problème à organiser et à mener des réunions virtuelles avec vos collègues. Cependant, tout comme lorsque vous êtes au bureau, il faut un peu plus d’efforts pour rendre vos réunions virtuelles efficaces  et optimiser le temps passé ensemble. Donc, si vous prévoyez des réunions avec des collègues, assurez-vous d’avoir tout le matériel nécessaire. Réfléchissez à la meilleure façon d’impliquer les participants aux réunions à distance.

Établissez toujours un ordre du jour

Pour qu’une réunion soit efficace, qu’elle ait lieu au bureau ou à distance, elle doit avoir un ordre du jour. Cela joue un rôle important dans le bon déroulement de votre visioconférence.

Grâce au modèle d’ordre du jour de réunion disponible dans Dropbox, vous pouvez facilement définir un ordre du jour à partager reprenant les principaux points à aborder lors de votre réunion. Les personnes invitées, mais empêchées, pourront également consulter ce document ultérieurement.

Partagez des fichiers et des informations avant la réunion

Pour que votre équipe participe et collabore pendant une visioconférence, vous devez lui fournir le contexte nécessaire pour le faire. Au bureau, il suffit parfois de faire passer un document ou d’écrire sur le tableau blanc. En revanche, la visioconférence requiert un peu plus de préparation en amont.

Préparez et partagez les fichiers ou les documents dont vous aurez besoin avant la réunion, afin que vos collaborateurs puissent les consulter. Pendant la réunion, vous pouvez également partager votre écran pour parcourir ensemble le document, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Mieux encore, vous pouvez partager ce fichier dans la réunion virtuelle directement depuis Dropbox. Tous vos collaborateurs pourront alors le modifier en temps réel.

Envoyez vos invitations bien à l’avance

Au bureau, réunir des personnes dans une salle de réunion peut simplement signifier se rendre à leur bureau et leur demander s’ils ont 10 minutes. Il peut être beaucoup plus difficile d’attirer l’attention des gens lorsqu’on travaille de la maison, même en utilisant Slack ou d’autres applications de clavardage de bureau.

Pour avoir le plus grand nombre de participants à votre visioconférence, vous devez les prévenir. Si vous ne le faites pas, elles pourraient ne pas être à leur bureau au moment de la réunion, et elles n’auront pas eu le temps de lire l’ordre du jour. En donnant suffisamment de temps aux participants pour se préparer adéquatement à la visioconférence, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser une réunion des plus efficaces.

Collaborer par visioconférence

À l’heure actuelle, alors que de plus en plus d’équipes travaillent à distance, les visioconférences constituent bien plus qu’une simple alternative aux réunions. Elles deviennent la nouvelle norme dans de nombreuses entreprises. Alors que la visioconférence s’installe progressivement dans nos vies personnelle et professionnelle, il est essentiel d’utiliser cette nouvelle technologie de façon appropriée.

Ainsi, la prochaine fois que vous programmez une réunion virtuelle pour 10 h, suivez nos bonnes pratiques de visioconférence pour en tirer le maximum d’efficacité. Lorsque vous préparez une visioconférence en amont, vous encouragez votre équipe à participer et vous optimisez le travail d’équipe en ligne tout en travaillant à domicile.