Quel que soit notre poste ou notre service, nous créons énormément de fichiers au fil de notre carrière. Mais après, ces fichiers se perdent facilement dans le grand écosystème de contenu de l’entreprise. Comment peut-on les trouver plus facilement?
Un SGD peut vous aider à simplifier vos procédures, à amplifier l’efficacité et la productivité et à faire gagner du temps précieux à votre équipe.
Dans cet article, nous allons explorer les caractéristiques et les avantages d’un SGD et allons présenter des conseils pour trouver le meilleur pour vous.
Qu’est-ce que la gestion de documents?
La gestion de document englobe l’enregistrement, le stockage, l’archivage, le suivi et la récupération de documents électroniques : PDF, fichiers de traitement de texte, vidéos ou encore images de documents papier numérisés, comme des reçus.
Un SGD permet d’éliminer la manipulation de papiers et facilite plusieurs tâches importantes, par exemple modifier du contenu (comme des PDF) et envoyer des fichiers pour qu’ils soient signés électroniquement.
Grâce à un SGD, vous pouvez enregistrer plusieurs types de documents à partir de divers endroits (courriels, formulaires en ligne, fichiers numériques partagés…) et les conserver dans un endroit sûr et facilement accessible.
Pourquoi avez-vous besoin d’un SGD?
Pour protéger et bien gérer vos documents, il vous faut un système clair, mais complet.
De nos jours, toutes nos interactions au fil de notre carrière (avec notre clientèle, nos collègues ou quiconque) génèrent une immense quantité de données. Grâce à un SGD, les fichiers et les dossiers sont à la fois protégés et accessibles. Nous pouvons continuer de créer, de recevoir et d’envoyer nos documents l’esprit tranquille.
Quels sont les avantages des SGD?
Il y a de nombreux avantages notables pour les entreprises.
1. Le travail d’équipe
Quand les membres de l'équipe savent exactement où se trouvent les fichiers et les dossiers dont ils ont besoin, ils peuvent collaborer en temps réel bien plus facilement. Dites adieu aux échanges interminables par courriel (ou ailleurs) pour envoyer des documents!
De plus, ces systèmes facilitent l’envoi de contenu à des clients et autres parties prenantes et ajoutent une couche de sécurité, car les documents sont dans un endroit sûr et seules les personnes autorisées y ont accès.
2. La convivialité
Il est bien plus facile d’utiliser un SGD numérique que des documents papier, qui sont évidemment restreints à un seul endroit. En ayant un système numérique (surtout s’il est infonuagique), votre équipe et vous pouvez accéder à des documents à partir de n’importe quel endroit ou appareil.
Donc, que vous travailliez de la maison ou d’une autre ville, vous pouvez ouvrir en toute sécurité des fichiers stockés dans le nuage, sans risquer de perdre des papiers.
Dans un système centralisé, vous trouverez bien plus facilement vos fichiers. Fini, les documents éparpillés dans plusieurs dossiers et sous-dossiers verrouillés.
3. La sécurité accrue
Des fonctionnalités, telles qu’Envoyer et suivre de Dropbox, vous permettent d’exiger des autorisations et de savoir quand, où et comment vos documents ont été consultés, modifiés et envoyés.
Les administrateurs contrôlent l’accès aux fichiers pour garantir la confidentialité et le respect des règles en vigueur.
Autre chose : la bonne gestion de la documentation devient une exigence légale dans de plus en plus de secteurs. Dans cette optique, un excellent SGD montre aux auditeurs que vous suivez toute la réglementation en vigueur.
4. Les gains d’efficacité et de productivité
Avoir un bon SGD vous évitera de perdre du temps à chercher des fichiers dans plusieurs appareils, applications ou onglets de navigateur.
Et si vous l’accompagnez d’outils pratiques optimisés par l’intelligence artificielle (IA) comme Dropbox Dash, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin en quelques clics, peu importe les métadonnées et le format du fichier. Toute une économie de temps et d’effort.
Les essentiels d’un SGD
Tout bon SGD devrait avoir les caractéristiques suivantes :
Le contrôle des versions et les pistes d’audit — Voyez l’évolution du document et ses différences par rapport aux versions précédentes.
La sécurité et le contrôle des accès — Chiffrez vos fichiers et protégez-les avec des mots de passe.
L’automatisation des processus — Exécutez rapidement des tâches longues, comme la création et la gestion de dossiers.
La collaboration— Centralisez vos documents pour que vos collègues puissent facilement travailler sur des fichiers en même temps.
La recherche et la récupération de fichiers — Choisissez un outil qui offre une expérience d’utilisation fluide et qui permet de trouver facilement ce que vous cherchez.
Le SGD que vous choisissez devrait s’intégrer parfaitement à votre processus de gestion des documents, question que votre équipe et vous continuiez de créer, d’envoyer et de gérer vos documents sans accroc.
Un SGD unifié et centralisé
Dropbox est l’endroit idéal où stocker et gérer vos fichiers de projet, mais aussi collaborer et donner son avis dessus. Grâce à Dropbox, vous pouvez facilement créer, modifier et envoyer des documents à des collègues et y accéder n’importe quand, où que vous soyez.
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