Apa itu file ZIP?

Bantu bisnis Anda menghemat ruang penyimpanan dan mempercepat waktu pengiriman email dengan file ZIP.

Apa itu file ZIP?

Kompresi file atau pemampatan file merupakan bagian yang luar biasa penting dalam ruang kerja digital. Kita dapat mengirim data dengan kecepatan lebih tinggi daripada yang pernah mungkin dilakukan sebelumnya, sehingga itulah yang menyebabkan file ZIP menjadi alat yang populer bagi bisnis di seantero dunia. Namun apa itu file ZIP?

Penjelasan tentang file ZIP

ZIP merupakan format file arsip yang digunakan secara luas untuk mengompresi atau memampatkan satu atau beberapa file bersama-sama menjadi ke dalam satu lokasi sehingga mengurangi ukurannya secara keseluruhan serta memudahkan pemindahan file tersebut. File ZIP bekerja serupa dengan folder standar pada komputer Anda. Namun demikian, dengan file zip, konten folder dikompresi, mengurangi jumlah data yang digunakan oleh komputer Anda. Jadi, jika Anda ingin tahu cara mengecilkan ukuran file, sebaiknya ketahui tentang format file ZIP.

Jadi, bagaimana Anda bisa membedakan sebuah file arsip ZIP? Sederhana. Kapan saja Anda melihat ekstensi .ZIP atau .zip di akhir sebuah file, maka Anda sedang melihat sebuah file ZIP. Format file zip sudah ada sejak cukup lama, pertama kali ditemukan oleh Phil Katz di tahun 1986. Pada awalnya, Katz mengimplementasikan file ZIP dalam program PKZip perusahaannya, namun penggunaannya kemudian meluas, dan meski ada banyak format arsip file lain yang berbeda, ZIP kemungkinan merupakan format yang paling sering digunakan, terutama berkat popularitas program WinZip di tahun 1990-an.

Baga mana cara kerja file ZIP?

File ZIP mengubah informasi menjadi bit yang lebih sedikit—sehingga mengurangi ukuran file atau beberapa file—dengan membuang data yang redundan atau tidak terpakai. Inilah yang disebut sebagai "kompresi data tanpa hilang", yang memastikan semua data asli tetap utuh. Mari kita lihat secara singkat contoh penjelasan cara kerjanya.

Bayangkan sebuah file yang berisi kalimat-kalimat berikut:

  • Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda
  • Solusi bisnis Anda untuk penyimpanan dan berbagi yang terbaik

Setiap kata dalam file ini muncul dua kali. Sekarang, jika setiap karakter dan spasi di dalam file sama dengan satu unit memori, maka keseluruhan ukuran file akan menjadi 110 unit. Namun demikian, jika Anda membuat kode berangka dari file ini, maka data dapat dinyatakan dengan cara yang berbeda:

  • 1 – Solusi
  • 2– bisnis
  • 3– Anda
  • 4– untuk
  • 5– penyimpanan
  • 6– dan
  • 7– berbagi
  • 8– yang
  • 9– terbaik

Atau jika dinyatakan dengan cara lain, maka kalimat itu sekarang akan terbaca: 123456789896712345. Ini berarti bahwa ukuran file awal sebesar 110 unit dapat dikurangi menjadi 18 unit saja, dan ini merupakan penghematan yang sangat besar. Format file ZIP menggunakan algoritme kompresi loseless atau tanpa hilang untuk melakukan persis seperti penjelasan di atas, sehingga Anda dapat mengekspresikan informasi yang sama dengan cara yang lebih efisien dengan hanya membuang data redundan atau tidak terpakai dari file.

Kapan menggunakan file ZIP di tempat kerja

Ada banyak ragam kemungkinan penggunaan file yang di-zip dalam lingkungan bisnis. Kemampuan mengirim file dalam jumlah besar lewat email itu adalah keharusan. Katakan Anda ingin mengirim sekelompok file dalam jumlah besar ke seorang rekan kerja atau klien. Alih-alih bersusah payah mengunggah setiap file satu per satu sebagai sebuah lampiran email, lalu keharusan menunggu tiap-tiap file diunggah sebelum melampirkan file berikutnya, Anda hanya perlu men-zip semua dokumen sekaligus dan melampirkan satu file ZIP ke email Anda. Anda juga harus mempertimbangkan potensi solusi penyimpanan yang disediakan oleh format ZIP. Daripada mempertahankan semua file kantor Anda dalam ukuran aslinya, men-zip semua file itu amat sangat membantu mengurangi jumlah ruang yang dipakai oleh file lama Anda.

Apa saja kelebihan dan kekurangan dari format file ZIP?

Sekarang setelah Anda mengetahui sedikit banyak tentang file yang di-zip, Anda harus mengetahui potensi kelebihan dan kekurangan menggunakan jenis file arsip ini, terutama tentang cara mengecilkan ukuran file. Pertama, dan paling jelas, adalah ZIP memberi kemungkinan kepada pengguna untuk menghemat ruang penyimpanan dan meningkatkan efisiensi komputer mereka. Selain itu, hal tersebut juga efektif dalam meningkatkan transfer email, karena Anda dapat mengirim email tersebut jauh lebih cepat dengan file yang berukuran lebih kecil. Selanjutnya, format file ZIP akan mengenkripsi data pribadi Anda, hal yang selalu paling penting saat Anda mengirim file lewat internet. Singkat kata, format ini merupakan cara mudah untuk memaksimalkan efisiensi penanganan file Anda. Cukup klik kanan pada file yang ingin Anda zip, pilih "Kirim ke". klik "Folder yang dikompresi (di-zip)", maka selesailah.

Namun demikian, ada sejumlah kekurangan yang terkait dengan file arsip ZIP yang harus Anda ketahui. Yang terpenting, sebagian file tidak dapat dikompresi atau dimampatkan lebih lanjut daripada yang sudaha da sekarang, termasuk file MP3 dan file JPG. Jadi jika Anda sering mengerjakan file-file video dan gambar, format ZIP mungkin tidak banyak membantu Anda menghemat ruang penyimpanan. Lalu Anda juga harus memikirkan aspek keamanan dari file yang di-zip. Meski file yang di-zip telah dienkripsikan pada saat diproses, Anda sama sekali tidak dapat mengetahui apa yang terjadi pada data Anda saat pertama kali diunggah ke aplikasi kompresi file, dan Anda sama sekali tidak dapat menghentikannya agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak semestinya. Tentu saja Anda dapat menggunakan fungsi penge-zip yang sudah terintegrasi di dalam Windows dan Apple, namun jika Anda memakai aplikasi kompresi eksternal dari penyedia pihak ketiga, keamanan data selalu menjadi hal yang perlu dikhawatirkan. Juga Anda perlu mengetahui bahwa ekstensi file ZIP bisa rusak, dan pada sebagian kasus, data yang rusak dapat memengaruhi keseluruhan folder file ZIP.

Apa itu file 7z?

Saat Anda melakukan riset tentang file ZIP, Anda mungkin bertemu dengan istilah "file 7z" atau "7-ZIP". Namun apa itu file 7z dan apa perbedaannya dengan format ZIP? File ini adalah sama dengan format pengarsipan lainnya seperti ZIP dan RAR, namun yang sangat membedakan file 7z adalah rasio kompresi atau pemampatannya yang lebih tinggi. Ini berarti bahwa ada megabita lebih sedikit dalam setiap file, sehingga pengguna dapat melakukan penghematan ruang jauh lebih besar. Meski file 7z butuh waktu lebih lama untuk memproses, kemungkinan file ini merupakan file arsip pilihan bagi siapa saja yang lebih menekankan pada mempelajari cara membuat ukuran file menjadi lebih kecil dengan cara yang lebih efektif.

Apa saja alternatif atau pilihan lain selain file ZIP?

Tentu saja, format file ZIP bukanlah satu-satunya format yang ada yang bisa melakukan kompresi pada file. Ada banyak tipe file arsip, seperti RAR, TAR, dan 7z, serta perangkat lunak kompresi arsip dan file, seperti WinRAR, ZIPx, dan PeaZip. Namun, seperti yang telah kami jelaskan, ada beberapa potensi masalah yang terkait dengan file ZIP, termasuk waktu tunggu yang lama, duplikasi file, batas ukuran file, serta kerusakan pada file.

Daripada harus bergulat dengan berbagai aplikasi pengompresi file, menggunakan penyimpanan awan atau cloud merupakan alternatif file ZIP, sekaligus meniadakan kebutuhan atas pengompresian atau pemampatan. Dengan Dropbox misalnya, tidak ada proses panjang dalam beberapa langkah yang harus Anda lakukan untuk menyimpan atau mengirim file berukuran besar. Cukup kirim file atau folder dalam ukuran aslinya tanpa harus melakukan kompresi pada file dengan mengklik "Bagikan". Anda dapat menyimpan dan membagikan file yang berukuran hingga 50gb, sehingga berbagi file menjadi cepat dan andal tanpa harus menghabiskan kotak masuk email atau menghabiskan ruang pada komputer Anda. Dengan demikian, meski Anda harus mengerjakan file yang dimampatkan atau dikompresi, Dropbox dapat menjadi platform yang ideal karena menawarkan dukungan pratinjau ZIP dan RAR, kompresi pasca unggahan, dan dukungan untuk pengeditan.

Penutup

Sebagai rangkuman, file ZIP merupakan sebuah cara untuk memindahkan data dengan cara yang lebih efisien. Namun demikian, file ZIP bukanlah satu-satunya cara untuk mengompresi file, jadi pastikan untuk mengetahui berbagai opsi pemampatan yang berbeda untuk mengerjakan sistem pengarsipan file untuk kebutuhan Anda.