Mengatasi masalah pekerja virtual
Manajemen tim yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa anggota tim Anda, baik pekerja virtual maupun staf di kantor, dapat bekerja dengan lancar sebagai satu kesatuan saat bekerja jarak jauh. Tentu saja, mengelola tim virtual lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Pemeriksaan dan pelacakan waktu di berbagai zona waktu dan jam kerja dapat terasa berat. Selain itu, membangun kepercayaan dalam sebuah tim terdistribusi dan tidak memiliki kesempatan untuk bertemu secara langsung bisa menjadi tantangan. Singkatnya, rasanya hampir mustahil untuk membantu pekerja virtual Anda merasa dihargai. Membina budaya perusahaan di lingkungan virtual adalah hal yang penting, dan Anda juga perlu memastikan bahwa Anda dapat menanamkan proses bekerja yang efektif.
Kurangnya kehadiran fisik tentunya dapat menimbulkan dampak terhadap anggota tim dan alur kerja. Jika anggota tim jarak jauh tidak berada di kantor, mereka dapat merasa bahwa mereka bukan benar-benar bagian dari tim itu. Dan jika seseorang bekerja di luar negeri sepenuhnya, ia dapat merasa bahwa seluruh budaya tersebut memisahkan ia dari timnya. Untuk mengatasi tantangan ini, manajer tim virtual diajak untuk:
- Memfasilitasi pembangunan tim virtual
- Mengadakan rapat 1:1 melalui Zoom secara sering dan konsisten
- Memberikan konteks untuk permintaan dan pertanyaan
- Menyusun norma komunikasi
- Memberikan kesempatan kepada tim untuk melakukan pekerjaan individual dan pekerjaan kolaborasi
- Menjalin ikatan yang kuat
- Menentukan kesuksesan agar semua orang mengetahui bahwa mereka sedang bekerja untuk mencapai satu tujuan
Jika tidak ada interaksi tatap muka, ada kemungkinan besar banyak nilai penting dalam budaya perusahaan Anda terlupakan. Tugas Anda adalah memastikan Anda tidak membiarkan hal ini terjadi. Beruntungnya Anda, ada banyak alat hebat untuk membantu Anda.
Terhubung dengan pekerja virtual melalui teknologi
Telah jelas bahwa teknologi sangatlah penting, tetapi apakah Anda menggunakannya dengan cara yang benar? Email adalah alat komunikasi yang hebat, tetapi jika peran utama Anda adalah kolaborasi, waktu tidak selalu berpihak kepada Anda. Jangan membuang waktu untuk menunggu balasan email jika alat digital lain dapat memberi Anda banyak kesempatan kolaborasi virtual yang berharga dan siap diakses.
Perpesanan instan
Setiap tenaga kerja harus memiliki alat perpesanan instan. Baik dengan Zoom atau Slack, tim Anda dapat terhubung kapan saja. Hal ini sangat berguna jika Anda bekerja dengan anggota tim di zona waktu berbeda. Perpesanan instan dapat menjadi alat ideal yang selalu ada di semua tempat kerja, baik di rumah, di kantor, maupun di kafe ketika bekerja jarak jauh. Penting untuk bisa selalu terhubung secara real-time. Hal ini berguna untuk mengelola tim jarak jauh dan untuk manajemen tim secara umum.
Salah satu "aturan pelanggar aturan" yang penting dalam pesan instan adalah, tentu saja, mencoba untuk mendobrak apa yang disebut aturan. Meski obrolan ringan di luar pekerjaan hampir tak terelakkan di beberapa titik, keakraban ini juga merupakan aspek penting dalam membangun tim virtual. Jadi, dalam batas kewajaran, masuk akal apabila Anda tidak mencoba untuk menghambat keterbukaan saluran komunikasi ini.
Obrolan ringan yang dinikmati rekan kerja saat bertatap muka dapat dan harus dilakukan secara virtual jika memungkinkan dan hal ini juga dapat memengaruhi motivasi tim. Jika memungkinkan, pastikan semua orang berada dalam satu obrolan grup, sehingga semua orang merasa terlibat, dan pastikan bahwa karyawan baru selalu diperkenalkan secara virtual. Panggilan video adalah cara hebat untuk melakukan hal ini, sehingga setiap orang dapat mengenali wajah di nama layar. Yang membawa kita ke:
Konferensi video
Tidak ada rapat tatap muka dapat memberikan dampak buruk, kecuali Anda seorang introvert sejati. Mengirim pesan instan memang bagus. Namun, makna kolaborasi adalah membangun hubungan yang bermakna, dan pesan yang diketik tanpa suara tidak begitu berdampak besar. Apalagi sebagian besar ekspresi kita diungkapkan dari bahasa tubuh. Pastikan untuk melakukan pertemuan dengan tim secara rutin melalui video dari awal.
Proses orientasi bagi semua karyawan virtual sebaiknya dilakukan lewat panggilan video atau panggilan telepon biasa, bukan lewat email tanpa wajah dan suara. Berkonsultasilah dengan anggota tim jarak jauh Anda, baik secara individu maupun sebagai rapat tim, dengan rapat rutin melalui panggilan video. Zoom, misalnya, sangat cocok untuk ini. Zoom tidak hanya memungkinkan Anda menikmati percakapan lisan yang nyata sebagai panggilan video, tetapi juga memungkinkan Anda berbagi layar dan bekerja sama dalam dokumen langsung dari Dropbox.
Tambahan pada perangkat rutin Anda inilah yang akan menghemat lebih banyak waktu Anda dalam jangka panjang dan menjaga ketertinggalan Anda tetap pada sasaran. Pastikan tim Anda memandang rapat video sama seperti rapat lainnya, dan sepenuhnya mampu mengatur dan menghadirinya. Ngomong-ngomong, tidak ada yang mengatakan setiap kejaran harus serius. Pertimbangkan untuk nongkrong sebentar sebagai tim dalam rapat Zoom setiap hari Jumat, seperti halnya Anda makan siang bersama atau menikmati happy hour di penghujung minggu kerja.
Memantau waktu kerja
Pekerja dalam tim online dapat dengan mudah melupakan waktu atau tanggung jawab tanpa struktur kantor untuk menjaga mereka tetap terkendali. Meskipun bersama dengan tim Anda, tidak berada di dalam kantor tetap dapat menimbulkan perasaan tidak terlalu terlibat. Perkenalkan pemantauan waktu kerja waktu kepada tim Anda agar semua orang mengerti bahwa mereka bertanggung jawab atas kesepakatan untuk mematuhi waktu dan pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat menyelaraskan jam kerja dan anggota tim berdasarkan kelompok keterampilan di seluruh zona waktu.
Pastikan Anda memilih pemimpin tim untuk pekerja jarak jauh agar tetap terdapat struktur yang jelas. Tetapkan harapan yang jelas dan pastikan setiap orang menjalankan tugasnya. Dengan waktu yang telah ditentukan, Anda juga akan dapat memastikan bahwa selalu ada seseorang yang dapat dihubungi oleh pekerja jarak jauh. Orang ini dapat merupakan pekerja virtual senior yang jam kerjanya masih berlangsung ketika jam kerja kantor Anda berakhir.
Pratinjau yang mudah
Setelah pemantauan waktu kerja diaktifkan, Anda harus memastikan bahwa tim Anda bekerja dengan efektif. Itulah gunanya alat manajemen tugas. Sebagai alat yang sangat diperlukan dalam manajemen proyek, Dropbox memungkinkan Anda untuk menyusun daftar tugas yang jelas dan mudah diperbarui. Anda dapat mengatur tanggal tenggat dengan pengingat otomatis, sehingga tidak ada yang terlambat. Dan karena segala sesuatu diuraikan dengan jelas di satu tempat, Anda mengetahui bahwa setiap orang mengikuti perkembangan dan dapat diandalkan. Untuk melakukan manajemen tim online, setiap orang harus selaras, sehingga sebuah lokasi pusat untuk tugas-tugas penting Anda dapat benar-benar menyederhanakan proses kerja.
Telecommuting
Siapa pun tidak suka berangkat kerja naik kereta yang penuh sesak atau melewati lalu lintas padat di jam-jam sibuk, tetapi perjalanan ini memiliki peran penting. Meskipun sering kali tidak menyenangkan, perjalanan berangkat ke kantor akan menyiapkan mental Anda untuk bekerja dan, mungkin yang terpenting, menjadi pemisah yang nyata antara kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda. Seseorang yang bekerja di rumah mungkin merasa tidak dapat memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan pekerjaan sebab kantor mereka adalah meja dapur mereka. Dengan mendorong sistem kerja virtual melalui telecommuting, Anda juga dapat membantu meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Dropbox adalah sebuah solusi ideal untuk pekerjaan jarak jauh, yang memungkinkan anggota tim untuk melakukan apa pun yang perlu dilakukan—semuanya dari satu tempat. Segera setelah anggota tim siap untuk bekerja, mereka hanya perlu melakukan log in. Setelah selesai, mereka hanya perlu menutupnya dan menjelaskan bahwa hari kerja telah usai. Bukan hanya mudah, tetapi alat ini juga menciptakan lingkungan virtual yang berguna. Jadi, meskipun Anda memakai laptop yang sama untuk bekerja dan bermain, godaan seperti media sosial dapat disingkirkan selama jam kerja Anda.
Sederhanakan
Dengan tim yang tersebar di mana-mana, wajar saja jika proses kerja menjadi tersebar pula. Tanpa kantor bersama, tim virtual mudah kekurangan alur kerja yang terpadu. Jangan biarkan hal ini terjadi — bekerja sebagai satu kesatuan adalah bagian penting dari tim apa pun ukuran dan jenisnya.
Dropbox Paper memungkinkan tim mengedit dan berkolaborasi secara real-time, jadi Anda tidak akan memiliki banyak file offline yang dibagikan dan dapat dengan mudah hilang. Templat curah pendapat membantu tim yang tersebar mengembangkan ide bersama-sama, sementara templat praktis untuk notulen rapat memudahkan pekerja jarak jauh untuk mengikuti rapat yang berlangsung di luar zona waktu mereka.
Jika pekerja virtual Anda menelepon di berbagai titik selama rapat, mereka dapat mengetahui kecepatannya dalam hitungan detik. Integrasi aplikasi ke Dropbox juga membuat semuanya jelas dan efisien, dengan sejumlah besar aplikasi kerja yang mengagumkan seperti Adobe Acrobat dan Zapier. Tidak perlu membuang waktu mengklik antarprogram atau berpindah antarperangkat saat alat kolaborasi membuat semuanya tetap sederhana.
Kiat mengelola tim jarak jauh
Teknologi memang hebat, tetapi hanya itulah yang bisa dilakukannya. Dasar dari setiap manajemen tim jarak jauh yang sukses adalah mentalitas yang kuat dan semangat tim yang sejati. Apakah Anda menyediakan kesempatan yang memungkinkan pengembangan tim virtual, yang menimbulkan rasa kesatuan di seluruh perusahaan meskipun berbeda zona waktu atau tempat bekerja?
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan penting untuk memastikan bahwa perusahaan Anda benar-benar mendukung kerja tim virtual.
Benar-benar menjadi tim
Kiat ini mungkin sudah cukup jelas, tetapi Anda tidak akan menjadi tim yang sesungguhnya jika anda tidak ingin melakukannya dengan tulus. Setiap korespondensi, setiap pembaruan, setiap peristiwa yang memengaruhi tim di kantor Anda harus disampaikan kepada pekerja jarak jauh. Ini adalah hal yang penting untuk menanamkan rasa kerja tim virtual: tidak ada yang sendirian, meskipun ia bekerja seorang diri di kantor rumahan.
Komunikasi yang efektif datang dari mengetahui bahwa kedua belah pihak sama-sama berinvestasi. Jelajahi cara berkomunikasi dengan tim jarak jauh dan beri tahu pekerja virtual Anda bahwa mereka memiliki suara dan kehadiran di kantor Anda. Hal ini dapat berupa apa saja, mulai dari ucapan selamat ulang tahun bagi seluruh perusahaan hingga memastikan mereka terlibat dalam rapat tim mingguan. Manajemen tim virtual seharusnya tidak menjadi kendala apa pun dalam perjalanan Anda. Jika tim internal Anda dapat merekrut seseorang, baik pekerja magang maupun salah satu pendiri, untuk pertemuan satu lawan satu yang cepat, pastikan tim virtual Anda juga dapat melakukannya. Panggilan video dan sinkronisasi tidak perlu dijadwalkan beberapa hari sebelumnya atau dibuat terlalu penting. Poin utamanya adalah agar setiap orang tahu bahwa tim mereka terhubung, mudah didekati, dan siap membantu.
Jangan menganggap pekerja virtual sebagai komoditas
Akan mudah timbul perasaan bahwa pekerja jarak jauh hanya dilibatkan seperlunya dan ketika dibutuhkan saja, tetapi inilah sikap yang harus Anda cegah sejak awal. Pastikan ikatan tim selalu terjalin. Jalin hubungan yang kuat dengan semua anggota tim Anda agar hubungan antar-pekerja virtual sama kuatnya dengan hubungan karyawan yang bekerja di satu ruangan fisik yang sama. Bekerja dengan pekerja virtual tidak boleh dipandang sebagai suatu tugas yang memerlukan usaha lebih keras.
Jangan sampai manajemen tim virtual Anda hanya dibebankan pada satu orang: karyawan jarak jauh juga harus terpadu dengan tenaga kerja Anda, sama seperti setiap karyawan yang lain. Akhirnya, mengelola tim jarak jauh seharusnya tidak berbeda dengan nilai-nilai nyata dan usaha yang Anda lakukan untuk terhubung sebagai satu kesatuan tenaga kerja. Mereka harus semakin memperkuat kesatuan ini—dan jika Anda memberdayakan mereka, maka mereka akan mewujudkannya.
Ayo tim!
Jadi, jika perusahaan Anda ingin bekerja jarak jauh, pastikan Anda benar-benar siap untuk itu. Membina budaya perusahaan sangat penting di kantor mana pun, dan akan lebih penting lagi jika kantor Anda mulai mengadopsi ruang virtual. Yang terpenting, pastikan tim jarak jauh Anda benar-benar seperti itu – dan pastikan alat kolaborasi Anda memberdayakan setiap orang dari mereka setiap saat.
