Apa itu metode Agile?
Sejak awal tahun 2000-an, metodologi Agile telah menjadi pendekatan manajemen proyek utama bagi banyak organisasi teknologi. Sebagian besar tim pengembangan perangkat lunak saat ini mempraktikkan Agile dalam beberapa bentuk, dan beberapa elemennya telah diterapkan di banyak lingkungan kerja. Istilah ini sendiri bahkan menjadi semakin populer, karena para pemimpin pemikiran saat ini berbicara tentang perlunya menjadi lebih “lincah” di seluruh dunia bisnis. Tetapi apa sebenarnya arti menggunakan pendekatan manajemen proyek Agile dalam bisnis Anda?
Metode Agile adalah proses manajemen proyek yang membagi proyek ke dalam tugas-tugas dan tahapan-tahapan yang lebih kecil. Pemisahan pekerjaan ini memungkinkan tim Agile untuk menyertakan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan, mengevaluasi kembali pekerjaan, dan mengambil pendekatan yang berulang di setiap tahapan prosesnya. Salah satu pendekatan paling umum dalam Agile mencakup pembagian pekerjaan ke dalam fase perkembangan yang pendek, yang dikenal sebagai sprint. Hal ini memungkinkan tim untuk bekerja dengan cepat dan mengevaluasi kembali pekerjaan tersebut dengan manajer dan para pihak yang berkepentingan secara berkala dalam perencanaan yang cepat perencanaan sprint dan scrum harian. Setelah ditinjau, tim proyek dan para pihak yang berkepentingan kemudian dapat melanjutkan pekerjaan atau mengubah rencana untuk sprint mendatang. Dibanding pendekatan manajemen proyek biasa, Agile memprioritaskan kecepatan, fleksibilitas, kerja tim, dan kebutuhan para pihak yang berkepentingan.
Dari mana asal Agile?
Ide di balik Agile muncul di awal tahun 2000-an dan berasal dari sekelompok pengembang perangkat lunak yang menetapkan empat prinsip utama Agile:
Mengutamakan individu dan interaksi, bukan proses dan alat bantu
Mengutamakan perangkat lunak yang berfungsi, bukan dokumentasi yang lengkap
Mengutamakan kolaborasi pelanggan, bukan negosiasi kontrak
Mengutamakan menanggapi perubahan, bukan mengikuti rencana
Nilai-nilai ini tercantum dalam Agile Manifesto yang diluncurkan pada tahun 2001, yang membentuk pendekatan manajemen proyek Agile dan mengubah industri pengembangan perangkat lunak.
Hingga saat itu, Waterfall (Air Terjun) dianggap sebagai pendekatan yang lebih disukai dalam menangani proyek pengembangan perangkat lunak. Meski merupakan sebuah terobosan saat pertama kali muncul di tahun 1970-an, Waterfall menjadi beban di era 2000-an. Pendekatan ini secara krusial melibatkan banyak dokumentasi dan perencanaan yang menentukan bahkan sebelum proyek dimulai. Setelah pekerjaannya benar-benar dimulai, rencana tersebut diikuti secara ketat oleh tim yang terpisah yang seringkali bersifat ego sektoral, sehingga sulit beradaptasi dengan masalah atau perubahan yang dibutuhkan. Sebagai perbandingan, tim yang memanfaatkan metode pengembangan Agile bisa mulai bekerja lebih cepat, beradaptasi dengan masalah saat masalah itu muncul dan secara langsung membuat rencana dengan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Mengapa manajemen proyek Agile demikian populer?
Dibanding Waterfall, manfaat Agile cukup terasa bagi perusahaan teknologi di tahun 2000-an. Manfaat dari pengembangan perangkat lunak Agile melebar melampaui dunia pemrograman karena kini banyak industri lain yang memasukkan Agile dalam alur kerja mereka. Lalu, apa yang telah membuat Agile banyak menarik perhatian manajer proyek dan pemimpin bisnis?
Kemampuan beradaptasi
Pada intinya, metodologi Agile adalah tentang kemampuan menanggapi perubahan dalam tujuan, lingkungan, atau masalah proses. Dengan kerangka kerja Agile, kemampuan untuk mengevaluasi pekerjaan Anda saat ini, jadwal waktu, dan kebutuhan proyek sudah tertanam dalam pendekatannya. Jika pemangku kepentingan ingin mengubah cakupan atau arah suatu proyek, scrum dan perencanaan sprint menyediakan kesempatan bagi tim untuk mengubah arah. Jika anggota tim menemukan masalah dengan tugas saat ini atau bagian dari proyek, jadwal dapat disesuaikan untuk mengatasi masalah tersebut dengan cepat. Daripada tim proyek Anda menghasilkan sesuatu yang tidak lagi memenuhi kebutuhan pelanggan, Agile memungkinkan Anda mengubah arah dengan cepat.
Konsolidasi Pemangku Kepentingan
Dengan tingkatan fleksibilitas seperti ini, Agile juga akan terus relevan dan sejalan dengan kebutuhan dan tuntutan klien dan pelanggan yang selalu berubah. Dalam proyek apa pun, tujuan dan cakupan yang diuraikan di awal proyek kepada tim dan pemangku kepentingan jarang selalu sama. Ini terjadi mungkin karena klien membutuhkan pekerjaan dan kebutuhan tambahan yang tidak diantisipasi, atau kebutuhan pelanggan akhir telah berubah seiring waktu berjalan. Apa pun alasan perubahan rencana yang terjadi pada pemangku kepentingan, Agile memungkinkan Anda untuk lebih tanggap atas perubahan-perubahan itu sehingga Anda dapat menyelesaikan proyek dengan cepat tanpa ada penundaan. Ini akan memastikan sasaran yang harus dicapai bisa memenuhi harapan klien yang berubah, berapa pun jauhnya penyimpangan harapan itu dari harapan yang ada di awal proyek.
Kecepatan
Tentu saja, metodologi Agile tidak akan mempunyai nama tersebut jika pada hakikatnya tidak bersifat agile. Dengan membagi tugas-tugas tim Anda secara lebih ringkas dan memberi mereka periode kerja yang lebih pendek dan pasti, Agile memungkinkan tim Anda fokus dan bekerja lebih cepat. Pada tingkat dasar, ini berarti bahwa produk dapat dipasarkan atau sampai ke klien dengan lebih cepat. Namun kecepatan ini di samping kemampuan beradaptasi adalah kombinasi inti yang membuat Agile menarik bagi bisnis dari semua jenis. Ketika masalah timbul, tim Anda dapat mengubah arah dan mengatasinya dengan cepat. Tidak ada waktu terbuang untuk kembali ke rencana atau dokumen awal: Anda mengemukakan masalah dalam scrum, menjadwalkannya, dan kemudian menyelesaikannya. Dengan cara ini, Agile membantu tim untuk tetap fokus pada tugas individu dan menyelesaikannya tepat waktu.
Apa saja tantangan dalam pendekatan Agile?
Meski demikian, Agile bukanlah solusi yang bebas dari kesalahan atau penyalahgunaan. Seperti halnya pendekatan manajemen proyek apa pun, ada hal-hal yang memuat pendekatan ini lebih unggul dan ada pula hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memanfaatkannya. Seperti halnya pendekatan Waterfall, ada kekurangan dan tantangan saat menggunakan Agile yang bisa menghambat pekerjaan jika tidak dikelola dengan baik.
Mengelola cakupan
Dengan kemampuan untuk cepat beradaptasi terhadap masalah dan perubahan proses, penting untuk memperhatikan keseluruhan proyek dan cakupannya. Agile memungkinkan Anda mengubah rencana dan bekerja cepat, tetapi berpindah antar tugas dengan cepat dapat membuat Anda tidak menyadari seberapa besar kemajuan yang telah dicapai secara keseluruhan. Sekalipun tim Anda bekerja secara efisien, Anda mungkin melampaui anggaran atau waktu jika daftar tugas yang dibuat oleh perencanaan sprint bertambah tanpa terkendali. Tim tangkas dan manajer proyek perlu terus memantau cakupan dan peta jalan proyek mereka untuk memastikan jumlah pekerjaan yang mereka lakukan tidak membengkak di luar kendali.
Penjadwalan
Bukan hanya ruang lingkup yang dapat hilang dari tim yang menggunakan proses Agile. Ketika tim menggunakan perencanaan sprint, mereka dapat fleksibel dalam jadwal dan prioritas berdasarkan kebutuhan saat ini. Namun, begitu anggota tim mulai berpindah-pindah dan menangani tugas baru atau memberikan dukungan terhadap masalah, jadwal perlu disesuaikan untuk mengakomodasi hal itu. Jika Anda berpegang pada jadwal yang ketat, Anda perlu memastikan bahwa perencanaan sprint tetap berada dalam jangka waktu tersebut.
Selain itu, meski tim yang mengatur dirinya secara mandiri bisa jadi berpindah-pindah tugas sesuai kebutuhan, mereka pada akhirnya juga harus kembali pada tugas yang diberikan. Pada saat inilah manajer proyek Agile harus mengetahui tugas yang sedang dilakukan oleh tim dan memastikan bahwa tidak ada satu pun yang terlewat. Jika tidak, pekerjaan yang dianggap telah tuntas bisa terlupakan saat melakukan berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan dengan cepat.
Komunikasi
Dalam pendekatan lincah (agile), penentuan prioritas dari kerja tim dan tanggapan yang cepat biasanya berarti bahwa komunikasi menjadi hal yang amat penting. Anggota tim harus dapat mengomunikasikan kemajuan yang telah mereka capai hingga saat ini, apakah ada masalah yang muncul dan jika mereka membutuhkan bantuan untuk meringankannya. Komunikasi melalui penyampaian seperti ini harus dilakukan secara berkala di antara seluruh anggota tim, dan harus menjadi masukan secara langsung dalam perencanaan Anda. Terus berkonsolidasi dengan pemangku kepentingan merupakan keharusan mengingat Anda adalah satu-satunya orang yang dapat mengubah rencana jika Anda mengetahui keinginan pemangku kepentingan.
Cara mengimplementasikan proses Agile
Jika Anda berminat untuk menerapkan metodologi manajemen proyek Agile untuk tim, ada banyak strategi dan praktik yang telah terbukti dan teruji—sprint dan scrum adalah contoh yang paling banyak dikenal. Tentu saja, menggunakan perangkat lunak dan alat manajemen proyek yang tepat juga dapat menentukan sukses tidaknya pendekatan perencanaan Agile. Berikut beberapa proses dan metode yang terpenting untuk menerapkan dan mengikuti Agile methodology:
Melacak tugas Anda
Untuk mengetahui pekerjaan apa yang perlu dilakukan pada sprint berikutnya, Anda perlu mengetahui apa yang telah diselesaikan. Oleh karena itu, tim Anda perlu menguasai cara melacak kemajuan mereka. Penyempurnaan backlog, atau perawatan backlog, adalah teknik yang umum digunakan oleh tim Agile. Ini berpusat pada pemberian transparansi kepada tim, memprioritaskan item yang tertunda, dan memastikan item yang berada di puncak daftar siap untuk dikirimkan. Tim Scrum sering kali menggunakan dinding perencanaan atau papan Kanban untuk memantau berbagai hal, tetapi banyak yang memilih perangkat lunak manajemen tugas.
Berkomunikasi secara rutin dan efektif
Komunikasi yang tepat adalah landasan setiap kerangka kerja manajemen proyek Agile. Jadi, memberi tim Anda sarana dan kesempatan untuk berkomunikasi secara berkala adalah hal yang terpenting. Meskipun sprint biasanya dijalankan dalam rentang waktu 2-3 minggu, banyak master scrum menyelenggarakan “stand-up” harian dengan tim mereka untuk memantau kemajuan dari hari ke hari. Meskipun irama komunikasi spesifik Anda bergantung pada Anda dan tim Anda, menggunakan alat dapat membantu Anda memfasilitasi percakapan tersebut.
Integrasi dengan aplikasi obrolan dan konferensi video real-time juga dapat membantu Anda menyelenggarakan rapat tim dan sesi perencanaan. Anda dapat berbagi file dan memulai percakapan langsung dari Dropbox, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk berpindah tab dan mengubah konteks.
Berhenti dan mengevaluasi
Dengan Agile, Anda mungkin tergoda untuk langsung melompat dari satu tugas ke tugas berikutnya, dan mencentang tugas tersebut saat Anda mengerjakannya. Namun penting untuk menyediakan ruang bagi tinjauan dan sprint retrospektif dalam proses Agile guna mencegah kasus tim yang hanya berfokus pada satu hal. Menyediakan waktu untuk peninjauan di akhir setiap sprint memungkinkan anggota tim mengevaluasi ulang pekerjaan mereka dan menentukan prioritas.
Tinjauan sprint gaya post-mortem juga harus digunakan untuk memeriksa bagaimana perencanaan Anda telah memengaruhi suatu proyek selama siklus hidupnya. Untuk itu, pelacakan dan penyimpanan catatan yang tepat atas pekerjaan Anda sangatlah penting. Dropbox memiliki fitur kontrol versi bawaan yang dapat membantu Anda meninjau berkas tim di setiap tahap pengembangan saat ini. Fitur ini juga dapat digunakan saat rapat singkat untuk melihat progres masing-masing anggota tim atau melakukan rollback terhadap perubahan yang mungkin belum disetujui.
Bekerja dengan metode Agile
Metodologi Agile telah mengubah banyak bisnis dan manajer dalam hal cara mereka bekerja dan keberhasilan yang mereka lihat. Cara ini telah menjadi kekuatan pendorong dalam proses pengembangan perangkat lunak sejak tahun 2000-an, dan unsur-unsurnya telah meresap ke seluruh dunia kerja. Apakah Anda mempertimbangkan untuk mengadakan rapat tim besok pagi atau hanya menggunakan email, tampaknya metodologi Agile akan tetap ada.
