Praktik terbaik untuk mengatur dan mendistribusikan sumber daya merek

Menjadi bagian dari tim kreatif di organisasi besar berarti bekerja dengan banyak aset, banyak sumber daya, dan banyak mitra. Ini hebat karena artinya pekerjaan dapat dilakukan di berbagai bidang sekaligus. Satu lembaga membuat video untuk kampanye baru. Sebuah studio sedang menggarap sebuah buku elektronik tentang kepemimpinan pemikiran dan pidato seorang eksekutif yang menyertainya untuk sebuah konferensi mendatang. Sebuah perusahaan pemasaran digital sedang membuat paket konten bersponsor yang akan diluncurkan di situs web majalah populer dan platform sosial.

Namun, hal itu juga membuat segalanya menjadi lebih kompleks karena ada begitu banyak hal yang rumit. Aset perlu diatur dengan cermat dan agar mudah ditemukan. Orang yang tepat harus dapat mengaksesnya, dan aktor jahat harus dicegah untuk melihat apa pun yang tidak seharusnya mereka lihat. Mitra luar perlu mengetahui bahwa mereka memiliki logo, font, dan templat presentasi yang benar. Jika bagian dan aset sederhana ini tidak ada dan tidak aman, menciptakan pekerjaan berkualitas tinggi menjadi lebih sulit, terutama karena jumlah mitra eksternal bertambah.

Jika Anda adalah bagian dari tim kreatif di sebuah perusahaan besar dan bekerja dengan sejumlah agensi terkait aset pemasaran, Anda ingin menyiapkan proses yang cerdas. Untungnya, Dropbox dapat membantu mensistematisasikan pengumpulan, penyusunan, dan pendistribusian sumber daya merek.

Sistematisasi aset

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan saat membuat repositori aset adalah apa yang sebenarnya harus disertakan. Buat daftar. Pertimbangkan berbagai hal termasuk logo, slogan, pedoman gaya, dokumen perpesanan, templat dokumen, dan lainnya. Sebaiknya Anda memberi agensi eksternal lebih banyak aset daripada yang Anda pikir mungkin mereka butuhkan—maka menunggu slogan yang disetujui atau file SVG tidak akan menjadi hambatan selama produksi.

Setelah itu, Anda dapat menyiapkan struktur folder. Pertimbangkan untuk menggunakan folder tingkat atas, lalu subfolder tempat menyimpan aset tertentu. Mungkin folder tingkat atas disebut Aset digital dengan satu subfolder untuk logo dan satu lagi untuk slogan grafis. Selanjutnya, folder logo dapat memiliki subfolder untuk logo berdasarkan ukuran atau penggunaan—tentu saja, Anda memberi tahu bahwa tanda sekunder inilah yang digunakan tim untuk sosial, tetapi yang terbaik adalah memberi label dan melakukan sistematisasi sehingga tidak ada pertanyaan saat pekerjaan hampir selesai.

Mengatur file berdasarkan proyek

Struktur folder yang andal untuk proyek tim adalah satu folder tingkat atas untuk setiap proyek, dengan serangkaian subfolder yang konsisten setiap saat. Gunakan konvensi penamaan yang jelas dan awalan angka agar folder tetap dalam urutan yang sama untuk semua orang.

Untuk mengatur file yang tersimpan berdasarkan proyek, buat folder tingkat atas untuk setiap proyek, lalu gunakan kembali struktur subfolder yang sama setiap kali (misalnya, Brief, Working files, Reviews, dan Final). Beri nama folder proyek secara konsisten—seperti 2026-01 Kampanye Musim Semi dan seterusnya—agar mudah diurutkan dan ditemukan kembali.

Untuk folder bersama—buat folder Proyek tingkat atas, lalu simpan setiap inisiatif dalam folder proyek bersama masing-masing dan undang hanya rekan tim atau agensi yang membutuhkan akses ke proyek tersebut. Gunakan subfolder internal yang sama (Ringkasan, Berkas Kerja, Ulasan, Final) agar para kolaborator selalu tahu di mana harus meletakkan—atau menemukan—apa yang mereka butuhkan. Saat sebuah proyek selesai, pindahkan foldernya ke dalam subfolder Arsip agar pekerjaan yang sedang berjalan tetap rapi.

Untuk mengatur berkas klien secara efisien, gunakan struktur yang mengutamakan klien dan dapat diulang—misalnya, Klien > [Nama klien] > [Nama proyek] > Proses Internal, Siap untuk klien, dan Final. Bagikan hanya folder yang siap untuk klien (atau Final) agar klien selalu melihat file terbaru yang telah disetujui, sementara tim Anda menyimpan draf dan umpan balik dengan rapi.

Memberi tag dan mengumpulkan aset

Pastikan untuk menggunakan tag untuk folder. Sangat mudah untuk membuat folder otomatis yang akan secara otomatis menambahkan tag ke file apa pun yang ditempatkan di folder tersebut. Hal ini akan memudahkan pencarian aset di masa mendatang.

Dropbox memungkinkan Anda memberi tag pada file dan folder dengan label sederhana, sehingga Anda dapat mencari berdasarkan tag dan dengan cepat menemukan aset terkait. Anda juga dapat membuat folder sehingga apa pun yang ditambahkan ke dalamnya secara otomatis mendapatkan tag yang sama, menjaga agar pustaka Anda tetap terorganisir seiring bertambahnya jumlahnya.

Misalnya, menambahkan tag #DigitalAsset ke folder Aset Digital berarti setiap aset dalam folder tersebut akan mendapatkan tag tersebut, begitu juga apa pun yang ditambahkan ke sub folder mana pun di masa mendatang. #Logo pada folder Logo akan melakukan hal yang sama untuk semua yang ada di subfolder tersebut. Sistem penandaan yang cerdas menghemat waktu nantinya.

Sekarang, kita akan membahas cara menempatkan aset ke tempat yang tepat. Dengan menggunakan permintaan file, Anda dapat meminta kolega untuk mengunggah file tertentu, dan file tersebut akan otomatis ditempatkan di tempat yang tepat walaupun kolega Anda tidak punya akun Dropbox. (Seharusnya mereka punya!) Cukup ajukan permintaan file, kirim, dan file Anda akan masuk di tempat yang seharusnya. Semuanya ada di tempat yang tepat.

Harap diperhatikan

Mengelola izin adalah proses untuk menentukan siapa pemilik, siapa yang dapat mengedit, dan siapa yang dapat melihat sebuah dokumen. Proses ini dapat dilakukan sesuai kebutuhan, tetapi apa pun ketentuannya, penerapannya relatif mudah. Anda dapat mengubah tingkat akses, berhenti membagikan, mengizinkan orang lain berbagi dengan orang baru, dan fungsi tambahan lain, hanya dengan sekali klik.

Selain itu, enkripsi tingkat perusahaan di Dropbox serta opsi perlindungan kata sandi membantu menjaga aset tetap aman dan terlindungi, siapa pun yang bisa mengaksesnya.

Untuk menyimpan desain dan file sumber yang bersifat eksklusif secara aman di cloud, gunakan folder Dropbox yang hanya dapat diakses melalui undangan. Saat Anda berbagi, tambahkan pengamanan seperti perlindungan kata sandi, tanggal kedaluwarsa, dan kontrol pengunduhan, serta gunakan riwayat penampil untuk melacak akses dan mencabutnya dengan cepat.

Riwayat versi dan pemulihan file juga dapat membantu Anda mengembalikan versi sebelumnya jika file diubah atau dihapus.

Mengirim aset dengan aman

Repositori aset dibuat. Baiklah. Langkah berikutnya, mendistribusikan aset kepada mitra yang perlu menggunakannya atau memberikan akses ke Dropbox internal organisasi; sehingga lembaga eksternal dapat menggunakan sumber daya. Ada banyak cara untuk melakukan ini dengan aman dan nyaman.

Dengan Dropbox, Anda dapat berbagi folder atau file dengan mudah. Selain itu, orang yang berbagi dapat mengontrol siapa yang dapat melihat dan mengedit folder atau file (pihak yang memiliki tautan, anggota tim, atau hanya mereka yang memiliki undangan), serta siapa yang dapat memberikan akses lebih lanjut. 

Anda juga dapat melindungi folder atau file dengan kata sandi, menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan, dan menonaktifkan unduhan sehingga tidak ada yang dapat mengunduh materi yang dibagikan.

Jika Anda memerlukan akses terbatas untuk file klien, bagikan dari Dropbox menggunakan tautan bersama dengan kontrol seperti kata sandi, tanggal kedaluwarsa, atau penonaktifan unduhan sesuai kebutuhan, serta lacak aktivitas penampil untuk pengawasan tambahan.

Untuk perlindungan ekstra, Anda juga dapat menambahkan watermark digital agar konten yang dibagikan menyertakan detail seperti email dan alamat IP penerima untuk mencegah pembagian tanpa izin.

Tentu saja, melihat siapa yang telah melihat folder atau file apa pun di akun Dropbox selalu mungkin dilakukan.

Kontrol versi yang aman di seluruh tim jarak jauh

Untuk mengamankan kontrol versi materi pemasaran di seluruh tim jarak jauh, pastikan semua orang bekerja dari satu folder Dropbox bersama dan batasi akses edit hanya kepada orang-orang yang berwenang melakukan perubahan.

Riwayat versi dan pemulihan file Dropbox memungkinkan Anda memulihkan versi sebelumnya jika file tertimpa, sementara kontrol tautan bersama seperti kata sandi, tanggal kedaluwarsa, dan pembatasan unduhan membantu Anda berbagi draf dengan aman.

Cara lain

Pilihan kedua adalah menggunakan Dropbox Transfer untuk mengirim salinan file atau folder ke mitra eksternal. 

Cukup klik "Kirim salinan" di dropdown Bagikan, lalu kirim melalui tautan atau email. Dengan Transfer, Anda memiliki opsi untuk melindungi file dengan kata sandi, menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan menerima notifikasi unduhan untuk keamanan lebih lanjut dan visibilitas status aset.

Mengatur dan mendistribusikan sumber daya merek tidak harus sulit atau menakutkan. Metode yang cermat, pemberian tag yang cerdas, dan berbagi yang aman akan membantu organisasi mana pun dan mitra pemasarannya menciptakan kerja sama yang baik dan berdampak.

Dengan Dropbox, Anda dapat melakukan lebih dari sekadar menyimpan. Atur dengan aman, kendalikan akses, dan kirim file merek dengan percaya diri, dari folder bersama hingga Dropbox Transfer. Jelajahi seluruh fitur Dropbox dan lihat bagaimana Dropbox dapat membantu mengoptimalkan seluruh alur kerja Anda.