Kesempatan kerja yang lebih fleksibel—termasuk tim hybrid dan Virtual First—akan terus ada. Menurut sebuah studi dari PwC, 83% karyawan ingin bekerja secara remote setidaknya satu hari per minggu sejak pandemi.
Karena semakin banyak perusahaan mengadopsi metode bekerja dari jarak jauh, teknologi komunikasi dan kolaborasi menjadi penting. Rapat menggunakan video sekarang menjadi metode umum untuk memastikan agar tim jarak jauh tetap terhubung dan terlibat.
Namun, rapat menggunakan video bisa kacau—dan melelahkan jika dilakukan secara berlebihan. Koneksi internet yang lambat, percakapan yang tumpang tindih, dan kurangnya produktivitas secara umum hanyalah beberapa masalah yang dihadapi pekerja jarak jauh dengan rapat video.
Faktanya, sebuah studi Atlassian menunjukkan bahwa pertemuan tidak efektif 72% dari waktu. 80% responden dalam survei Atlassian bahkan menyatakan mereka akan lebih produktif jika menghabiskan lebih sedikit waktu dalam pertemuan. Terutama ketika pertemuan tersebut tidak produktif, atau menghasilkan seseorang yang menyarankan pertemuan lanjutan. Tidak ada yang ingin menghadiri pertemuan untuk mengatur pertemuan lainnya.
Jadi bagaimana Anda dapat memanfaatkan manfaat pertemuan virtual, tanpa mengorbankan produktivitas, keterlibatan tim, dan konektivitas? Masuk: Rapat asinkron (“async”).
Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya… apa yang dimaksud dengan “asinkron”?
Komunikasi asinkron terjadi ketika seseorang (atau kelompok) memberikan informasi, dan ada jeda waktu sebelum penerima memberikan tanggapan mereka.
Contoh klasik komunikasi asinkron adalah email—pesan tidak memerlukan tanggapan langsung dan ada jeda atau penundaan dalam pertukaran.
Sederhananya, rapat asinkron tidak terjadi secara real-time. Rapat akan diatur dan direncanakan sampai batas tertentu, tetapi tidak memerlukan jadwal. Komunikasi mungkin terjadi satu arah, seperti video pelatihan yang telah direkam sebelumnya, atau lebih bersifat interaksional seperti pesan video berdasarkan permintaan.
Rapat video asinkron tidak dilakukan dengan streaming langsung—tetapi direkam sehingga dapat ditonton dan ditinjau nanti.
Apa perbedaan antara rapat asinkron dan sinkron?
Jadi, Anda mungkin bertanya-tanya apa yang menjadi pembeda bagi rapat asinkron. Jika Anda telah bekerja dari jarak jauh selama beberapa waktu, kemungkinan sebagian besar rapat Anda sinkron. Ini berarti bahwa rapat disiarkan langsung dan mengharuskan peserta untuk aktif pada saat yang sama.
Layaknya rapat asinkron, rapat sinkron memungkinkan Anda untuk terlibat dengan kolega dan klien bahkan saat lokasi menjadi hambatan. Namun, rapat sinkron harus dijadwalkan dan catatan rapat mungkin atau mungkin tidak digunakan untuk referensi di masa mendatang.
Kesimpulan:
- Rapat sinkron terjadi secara langsung—rapat video langsung pada platform seperti Zoom membutuhkan percakapan dua arah antara peserta. Peserta meninjau materi rapat bersama dan umpan balik diberikan dengan segera.
- Rapat asinkron adalah kebalikannya—rapat ini tidak disiarkan langsung dan komunikasinya tidak terjadi dalam waktu nyata. Rapat video asinkron direkam dan dibagikan sehingga konten dapat dibagikan dan dilihat di lain waktu.
Apa manfaat rapat asinkron?
Rapat asinkron menghadirkan peluang baru bagi bisnis untuk berinovasi dan menjadi lebih fleksibel. Mari kita lihat beberapa alasan mengapa rapat asinkron dapat menguntungkan bisnis Anda.
Fleksibilitas yang lebih baik
Rapat asinkron harus dimiliki oleh tim jarak jauh yang bersifat hibrida, terdistribusi, dan mengutamakan virtual. Dengan menghindari ketidaknyamanan pertemuan langsung, perusahaan dapat memperluas kumpulan talenta dan peluang rekrutmen di luar batas fisik kantor.
Pendekatan ini juga memungkinkan Anda untuk bekerja di berbagai zona waktu dan platform. Jika memiliki klien di negara lain, Anda tidak perlu khawatir dengan penjadwalan pertemuan yang terlalu dini untuk satu tim dan terlalu larut untuk tim lain!
Menghilangkan tekanan yang mengharuskan pemberian tanggapan dengan segera berarti kecil kemungkinan anggota mengalami kelelahan jika mendapat tekanan dan tuntutan secara bersamaan pada waktu kerja mereka.
Pada tingkat pribadi, pendekatan asinkron menunjukkan bahwa Anda memercayai anggota tim Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda yakin pada kemampuan mereka untuk melaksanakan peran tanpa kontak terus-menerus dari supervisor atau manajer.
Anda dapat memperoleh kembali kendali atas jadwal Anda dan mendapatkan kembali waktu yang biasanya dihabiskan dalam rapat yang harus dihadiri (yang mungkin produktif atau tidak!) Anggota tim dapat menonton rapat video sesuai keinginan mereka sendiri, pada waktu dan tempat yang nyaman bagi mereka.
Produktivitas yang lebih baik
Dibandingkan dengan komunikasi sinkron—dan rentetan notifikasi yang tampaknya tak ada habisnya—ada lebih sedikit gangguan yang mungkin terjadi dalam pekerjaan asinkron.
Karena dapat menggunakan konten asinkron sesuai kebutuhan, Anda memiliki kesempatan untuk mengikuti rapat video di waktu yang menurut Anda paling produktif selama hari kerja atau saat berada dalam suasana yang tepat untuk benar-benar berkonsentrasi.
Rapat asinkron memungkinkan Anda untuk lebih proaktif daripada reaktif dalam bekerja dan berkolaborasi dengan rekan kerja. Anda tidak perlu terburu-buru untuk menonton video atau merasakan tekanan untuk merespons pertemuan secepat mungkin.
Tanpa kelelahan pasca-pertemuan, seperti yang mungkin Anda alami setelah panggilan video langsung, Anda akan lebih segar dan lebih siap. Saat Anda diberi ruang untuk menonton rapat asinkron dengan perhatian penuh—dan memiliki kemampuan untuk menjeda atau memutar ulang video—masukan apa pun yang diharapkan dari Anda akan lebih tajam dan lebih terfokus.
Selain itu, rapat asinkron memungkinkan lebih banyak kolega untuk berkontribusi dalam diskusi. Beberapa suara atau orang yang mendominasi dalam panggilan video sinkron dapat membuat anggota tim yang lebih pendiam seperti tidak terlihat. Alternatif asinkron mendorong partisipasi dan kolaborasi yang lebih baik.
Jadi, apakah rapat asinkron akan menjadi masa depan dalam dunia kerja?
Dalam studi 2020 oleh Buffer, 20% pekerja jarak jauh merasa kesulitan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim mereka. Buffer telah mengulang studi tersebut setiap tahun sejak itu, dan melihat tantangan pekerja jarak jauh dalam kolaborasi dan komunikasi menurun setiap tahun, hingga 15% pada 2023. Meski demikian, masih ada pekerjaan yang perlu dilakukan untuk membuat tim yang tersebar dapat bekerja lebih baik, bersama-sama.
Jika hal ini terdengar familier, rapat asinkron mungkin menawarkan solusi—rapat ini menghilangkan banyak kendala yang ada pada rapat sinkron dan memberi tim lebih banyak fleksibilitas. Pertemuan asinkron membantu Anda berinovasi dan menyesuaikan bisnis Anda di tengah perubahan budaya kerja dan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya terhadap produktivititas.
Keseimbangan antara rapat sinkron dan asinkron itu penting
Rapat sinkronisasi tidak perlu diganti sepenuhnya—tetapi itu juga tidak boleh menjadi prioritas Anda. Beberapa anggota tim dan klien mungkin lebih menyukai percakapan tatap muka daripada rekaman video. Selain itu, Anda perlu mengingat jeda waktu respons yang terkait dengan rapat asinkron untuk proyek yang memiliki tenggat waktu ketat.
Idealnya, Anda harus menemukan keseimbangan dengan alat yang memungkinkan bisnis Anda tumbuh sejalan dengan tujuan jangka panjang Anda. Mulailah dengan mencari cara untuk mengurangi rapat yang tidak diperlu, dan lanjutkan dari sana.
Biarkan Dropbox membantu menghilangkan rasa sinkronisasi dalam rapat
Dengan bekerja jarak jauh dan hibrida menjadi bagian penting di tempat kerja, rapat video telah menjadi norma bagi banyak bisnis. Namun itu tidak berarti bahwa setiap rapat video berarti setiap orang harus berhenti bekerja agar tidak kehilangan informasi penting.
Dropbox terintegrasi dengan mulus dengan alat pertemuan video umum seperti Zoom dan Microsoft Teams, memudahkan untuk mengunggah rekaman pertemuan secara otomatis ke cloud storage. Cukup buat folder Dropbox khusus untuk rekaman pertemuan, bagikan folder tersebut dengan tim Anda, sehingga mereka dapat mengakses rekaman kapan saja dan di mana saja.
Tim Anda, baik yang dekat maupun yang jauh, akan berterima kasih karena Anda mengizinkan mereka mengendalikan jadwal mereka dan berfokus pada penyelesaian pekerjaan daripada menghadiri rapat yang tidak memerlukan perhatian langsung mereka.
