Penjelasan metode jalur kritis
Ketika Anda mengelola proyek yang kompleks dengan banyak bagian-bagiannya bergerak dan tenggat yang terus berubah, sulit untuk menyerahkan proyek tepat waktu dan tepat anggaran. Ada banyak alat manajemen proyek yang dapat membantu Anda mencapai tujuan-tujuan ini, salah satunya adalah metode jalur kritis (CPM).
Jadi apa itu jalur kritis?
CPM adalah teknik pemodelan proyek yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis, merencanakan, dan menjadwalkan proyek kompleks. Intinya, metode jalur kritis mengharuskan Anda mencantumkan semua aktivitas yang perlu diselesaikan untuk merampungkan proyek, lamanya waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas, dan ketergantungan antaraktivitas tersebut.
Jalur kritis adalah secara istilahnya sendiri merupakan waktu terpanjang yang Anda perlukan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek, memberi Anda pemahaman mengenai cara terbaik menstrukturkan jadwal proyek Anda untuk memastikan bahwa proyek tersebut diserahkan tepat waktu dengan biaya minimum. Secara sederhana, metode jalur kritis membantu Anda memahami jadwal optimal untuk menyelesaikan proyek Anda.
Sejarah analisis jalur kritis
CPM dikembangkan di akhir tahun 1950-an oleh James E. Kelley dari Remington Rand dan Morgan R. Waklker dari DuPont. Mereka berusaha mencari jalan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan penghentian dan pembukaan kembali pabrik karena penjadwalan yang tidak efisien. Dengan memastikan bahwa tugas-tugas yang tepat dilakukan pada waktu yang tepat, alih-alih menambah masalah dengan tenaga kerja tambahan, mereka menemukan bahwa pembengkakan biaya dapat dihindari.
Kelley dan Walker menerbitkan makalah tentang penelitian mereka di tahun 1959, meskipun DuPont tidak lagi menggunakan teknik ini setelah tim manajemen yang bertanggung jawab atas hal tersebut berganti. Pada waktu itu juga, AL AS dan Booz Allen Hamilton mengembangkan teknik yang serupa—yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique)—yang melahirkan istilah “alur penentu”. Faktanya, analisis alur penentu berasal dari beberapa teknik DuPont sejak awal 1940-an, yang turut berkontribusi terhadap kesuksesan Proyek Manhattan.
Meski minat DuPont dalam metode jalur kritis telah memudar di awal 1960-an, beberapa perusahaan lain mulai menggunakannya untuk mengawasi proyek-proyek besar, termasuk Mauchly Associates dan Catalytic Construction. Pada awalnya, akses ke komputer mainframe yang berukuran raksasa spesialis diperlukan untuk menggunakan CPM. Akibatnya, biaya dalam contoh jalur kritis dalam manajemen proyek menjadi penghambat masuk yang signifikan. Namun demikian, setelah revolusi PC dan inovasi dalam perangkat keras/perangkat lunak komputer memungkinkan manajemen jadwal pada komputer desktop standar, penggunaan jalur kritis menjadi lebih tersebar.
Bagaimana cara kerja jalur kritis dalam manajemen proyek?
Tahap pertama metode jalur kritis memiliki lima langkah dasar. Berikut cara kerjanya secara lebih rinci:
1. Daftarkan semua tugas/aktivitas
Pertama-tama, Anda perlu mencantumkan semua tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dalam Struktur Rincian Pekerjaan (WBS). Secara umum, ini seharusnya hanya mencakup tugas kritis dan aktivitas tingkat tinggi (ketimbang detail yang sangat rinci), karena analisis jalur kritis mungkin menjadi terlalu rumit untuk dikelola jika ikhtisar terperinci dari semua aktivitas disertakan.
2. Hitung durasi setiap tugas
Kedua, Anda perlu menghitung waktu terlama yang perlu diselesaikan setiap tugas jalur kritis. Tentu saja, durasi suatu aktivitas perlu merupakan perkiraan, jadi gunakan pengalaman Anda dan pengetahuan rekan kerja Anda untuk membuat perkiraan yang tepat. Anda juga perlu membuat daftar setiap tugas menurut tanggal paling awal di mana tugas tersebut dapat dimulai dan diakhiri tanpa membuat proyek terlambat.
3. Tetapkan ketergantungan tugas
Berikutnya, Anda harus mengumpulkan semua dependensi tugas, di mana aktivitas pertama atau tugas pendahulu menentukan tanggal mulai tugas penerusnya. Untuk menyusun tugas-tugas yang bergantung pada proyek Anda, tanyakan kepada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut saat Anda membuat daftar aktivitas:
Tugas mana yang perlu diselesaikan sebelum tugas ini dapat dimulai?
Tugas manakah yang harus dilakukan segera setelah tugas ini?
Tugas manakah yang harus diselesaikan pada waktu yang sama dengan tugas ini?
4. Catat tonggak-tonggak proyek
Terakhir, penting untuk mencatat tonggak-tonggak utama proyek, dan juga hasil-hasil proyek.
5. Membangun sebuah model
Setelah Anda mengumpulkan semua data ini, Anda harus membangun model untuk memvisualisasikan aktivitas proyek. Ada beberapa model berbeda yang dapat Anda gunakan, mulai dari grafik yang simpel dan diagram jaringan sampai tampilan Gantt chart. Selanjutnya, menggunakan model ini, Anda dapat mengerjakan jalur kritis dari proyek itu sendiri. Sebagai pengingat, itulah jalur terpanjang dari aktivitas yang direncanakan hingga akhir dari proyek, serta tanggal/waktu paling cepat atau paling akhir dari setiap aktivitas dapat memulai tanpa membuat proyek menjadi terlambat. Ini juga akan menunjukkan kepada Anda durasi terpanjang yang diperlukan agar proyek selesai.
Setelah Anda mengerjakan jalur kritis, Anda dapat mengidentifikasi item apa yang merupakan "aktivitas kritis" dan mana yang memiliki "ambangan total" (dapat tertunda tanpa memperpanjang durasi proyek). Anda selanjutnya dapat menggunakan informasi ini untuk melacak cepat tugas-tugas tertentu, memperpendek waktu proyek jika perlu, dan mengelola hambatan sumber daya secara lebih efektif.
Keuntungan metode jalur kritis
Ada beberapa manfaat penting yang terkait dengan manajemen proyek jalur kritis. Yang pertama dan terpenting, hal tersebut membantu manajer proyek dalam mengidentifikasi tugas-tugas penting di dalam proyek Anda. Jika salah satu aktivitas jalur penting Anda memiliki waktu mulai yang terlambat atau membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diharapkan, keseluruhan proyek akan terpengaruh. Oleh karena itu, ada manfaatnya jika manajer proyek memiliki rencana proyek yang mengidentifikasi tugas-tugas apa yang diperlukan untuk dikelola lebih intensif daripada lainnya. Juga penting mempertimbangkan fakta bahwa analisis jalur kritis dapat membantu mempersingkat jadwal proyek. Setelah Anda melakukan analisis, Anda akan mengetahui tugas-tugas yang lebih cocok untuk dikurangi durasinya.
Selain itu, jalur kritis dalam manajemen proyek dapat membuat proses penilaian risiko menjadi jauh lebih mudah. Setelah Anda membuat ketergantungan, relatif mudah untuk mengerjakan sesuatu yang diakibatkan oleh terlewatnya sebuah tenggat pada capaian tugas berikutnya. Selanjutnya, analisis jalur kritis memberi manajer proyek dengan kerangka kerja sempurna untuk mengukur kemajuan sebenarnya dari proyek terhadap kemajuan yang diharapkan. Dengan melacak hasil Anda dengan dasar target awal, Anda dapat memperbaiki inefisiensi dan mengambil langkah-langkah untuk menghilangkannya dari alur kerja Anda.
Apakah jalur kritis cocok untuk saya?
Analisis jalur kritis dapat digunakan untuk semua jenis proyek, termasuk penelitian, engineering, pengembangan produk, pengembangan perangkat lunak, konstruksi, dll. Jika pernyataan berikut benar untuk proyek yang Anda kerjakan maka metode jalur kritis mungkin sesuai:
Aktivitas didefinisikan dengan baik dan ketika selesai, akan menandakan penyelesaian proyek
Aktivitas diurutkan dan harus dilakukan sesuai urutan. Misalnya, material untuk proyek konstruksi perlu diperoleh sebelum pekerjaan konstruksi dapat dimulai.
Aktivitas dapat dihentikan dan dimulai secara independen dalam urutan tertentu (tidak termasuk aktivitas proses aliran berkelanjutan seperti penyulingan minyak)
Seperti yang Anda dapat lihat, manajemen proyek jalur kritis cocok untuk berbagai jenis industri dan proyek. Namun Anda tidak perlu mengadopsi seluruh jalur kritis untuk memperoleh manfaat dari efeknya. Jika ada elemen CPM yang berfungsi untuk Anda, ada manfaatnya untuk mengintegrasikannya ke dalam proses manajemen proyek Anda. Pada akhirnya, kemampuan beradaptasi merupakan kualitas kunci bagi manajer proyek yang berhasil.
Menggunakan jalur kritis pada tim Anda
Sekarang setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang metode jalur kritis, ada baiknya Anda memikirkan bagaimana Anda dapat memanfaatkannya dalam organisasi Anda. Misalnya, Dropbox Paper dapat membantu Anda mengelola seluruh peta jalan proyek dari satu lokasi, menjadikannya cara ideal untuk memodelkan manajemen proyek jalur kritis.
Pertama, gunakan templat rencana proyek untuk memandu anggota tim Anda saat melaksanakan proyek, di setiap tahapannya. Selanjutnya, delegasikan tugas kepada anggota tim yang sesuai, buat daftar tugas untuk memastikan proyek Anda berjalan dengan kecepatan optimal, dan gunakan alat manajemen tugas untuk mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai tugas yang diberikan kepada tim Anda.
Pemikiran akhir
Pada akhirnya, metode jalur kritis memberi Anda kejelasan, menawarkan gambaran visual dari alur kerja keseluruhan proyek Anda, mulai dari awal sampai akhir. Dengan mengidentifikasi "jalur kritis" adalah berarti Anda dapat memastikan bahwa sumber daya teralokasi ke tugas-tugas terpenting dan mengoptimalkan kecepatan dalam menyelesaikan dan menyerahkan proyek-proyek penting.
