Perangkap manajemen aset digital—dan apa yang harus digunakan sebagai gantinya

Sebagian besar tim pemasaran dan kreatif menggunakan beberapa bentuk sistem manajemen aset digital (DAM). Namun jika Anda pernah kehilangan 15 menit menelusuri folder yang diberi nama buruk atau secara tidak sengaja menggunakan kembali logo yang sudah lama, Anda tahu bahwa memiliki sistem DAM tidak selalu berarti sistem tersebut berfungsi untuk Anda atau tim Anda. 

Ini menimbulkan pertanyaan, apakah Anda benar-benar membutuhkannya? Mungkin—tetapi ada cara untuk membuat DAM tidak terlalu menyakitkan.

Pada intinya, manajemen aset digital adalah tentang bagaimana Anda melakukan hal berikut dengan aset kreatif Anda:

• Simpan
• Kelola
• Akses
• Menjaga

Aset mencakup hal-hal seperti foto, templat, video kampanye, berkas desain, dan banyak sumber daya lainnya—tergantung pada industri Anda. Pengaturan DAM harus memudahkan kolaborasi, penggunaan kembali konten utama, dan menjaga semuanya tetap sesuai merek. 

Namun, sebagian besar platform DAM perusahaan terlalu besar, mahal, dan terlalu rumit untuk tim kreatif—yang hanya ingin bergerak cepat dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. Jika tim Anda terus-menerus berganti alat, mencari aset, atau menduplikasi pekerjaan, DAM Anda mungkin lebih banyak menimbulkan kerugian daripada manfaatnya.

Dalam panduan ini, kami akan membahas masalah tersembunyi dengan perangkat lunak DAM yang tidak dibicarakan siapa pun: Anda mungkin tidak membutuhkannya.

Dropbox bukanlah DAM—dan tidak berusaha menggantikannya. Namun, jika Anda mencari alternatif penyimpanan file yang lebih ringan dan lebih intuitif dengan alat pintar seperti Dropbox Dash, ini adalah pilihan yang tepat. Dengan cara ini Anda dapat menyederhanakan kegiatan sehari-hari Anda sambil menjaga aset kreatif tetap terorganisir, mudah diakses, dan dapat dibagikan (tanpa biaya overhead), 

5 manfaat menggunakan sistem DAM

Tak seorang pun mengatakan DAM harus tamat, dan itu bukan sesuatu yang hanya dibutuhkan oleh agensi besar dengan tim kreatif beranggotakan 20 orang—tim pemasaran atau kreatif mana pun yang mengelola aset dapat memperoleh keuntungan dari sedikit tambahan keteraturan. 

Sistem yang tepat dapat mengurangi kekacauan, menghemat waktu, dan memastikan semua orang bekerja dengan pedoman yang sama. Begini caranya:

1. Konsistensi merek

Manfaat yang paling nyata adalah bahwa sistem DAM mencegah ketidakkonsistenan. Baik itu logo terkini, foto produk, atau panduan merek terbaru Anda, menyimpan semuanya di satu tempat akan membantu menjaga aset tetap bersih dan terkini.

Jika Anda selalu sesuai merek, semua orang terlihat lebih profesional dan pelanggan Anda mendapatkan pengalaman terbaik. Tidak ada lagi logo ketinggalan zaman yang menyusup ke presentasi baru atau warna di luar merek yang masuk ke materi kampanye.

2. Penghematan waktu

Sistem yang terorganisasi dengan baik menempatkan file-file yang paling sering Anda gunakan dalam jangkauan Anda—tidak perlu lagi menelusuri folder yang tak berujung atau mengunduh ulang lampiran dari Slack. Ini mungkin manfaat DAM yang paling mendalam dalam pengertian bisnis.

Ini semua tentang menghilangkan penundaan 5-10 menit yang menumpuk sepanjang hari. Gabungkan penghematan tersebut selama seminggu, sebulan, atau setahun—dan Anda akan mendapatkan berjam-jam atau bahkan berhari-hari produktivitas ekstra dari tim Anda.

3. Kolaborasi

Sumber kebenaran yang terpusat berarti para desainer, pemasar, pembuat konten, dan berbagai jenis pemangku kepentingan lainnya semuanya bekerja dari berkas yang sama—bukan beberapa versi berbeda yang beredar dalam rangkaian email.

Tidak perlu lagi bertanya-tanya versi file mana yang benar, berarti serah terima antar tim akan lebih lancar. Baik itu tim kreatif yang menyerahkan tugas ke tim media, atau permutasi lainnya, berbagai departemen dapat bekerja sama dengan lebih mudah.

4. Penggunaan kembali aset yang ada dengan mudah

Sistem DAM berarti Anda tidak membiarkan karya hebat menjadi debu digital. Dengan sistem yang tepat, mudah untuk menemukan dan menggunakan kembali konten berkinerja tinggi—baik itu visual dari kampanye sebelumnya atau templat yang telah dicoba dan diuji.

Aksesibilitas aset dalam DAM, mungkin dengan koleksi tertentu untuk orang-orang tertentu dalam tim Anda, mengurangi kebutuhan untuk mengerjakan ulang—karena pekerjaan yang baik disimpan dan siap untuk digunakan kembali, ditambah, atau sekadar dilihat untuk mendapatkan inspirasi.

5. Jejak audit/riwayat versi

Saat Anda menangani umpan balik dan persetujuan, riwayat versi adalah teman terbaik Anda. DAM memungkinkan Anda melihat apa yang berubah, siapa yang mengedit, dan mengembalikannya jika diperlukan. Ini membuat kolaborasi lebih lancar dan pencapaian sasaran kampanye lebih mudah.

Hal terpenting tentang jejak audit dan riwayat versi adalah akuntabilitas. Mudah untuk melihat siapa yang mengunggah apa, kapan, dan detail lainnya langsung dalam sistem. Ini memberi Anda pagar pembatas terhadap kesalahan apa pun.

Realitasnya adalah manfaat ini besar, tetapi tidak memerlukan DAM tingkat perusahaan yang mahal dengan izin yang rumit dan kurva pembelajaran yang curam. Alat yang ringan dan intuitif seperti Dropbox dapat memberikan dampak yang sama—tanpa memperlambat tim Anda.

5 tantangan alat DAM tradisional

Manajemen aset digital seharusnya membuat hidup lebih mudah, terutama bagi tim kreatif dan pemasaran. Meskipun demikian, dengan banyak sistem DAM tradisional, Anda mungkin merasa seperti melawan alat tersebut, bukannya menyelesaikan daftar tugas. 

Terkadang, sistem DAM perusahaan membebani Anda. Berikut ini adalah beberapa kendala terbesar yang dihadapi tim:

1. Kompleksitas dan kurva pembelajaran yang curam

Beberapa platform DAM memiliki begitu banyak fitur sehingga Anda memerlukan sesi pelatihan hanya untuk mengunggah berkas. Mereka dirancang untuk tata kelola tingkat perusahaan, tetapi bukan untuk kebutuhan sehari-hari tim pemasaran yang bergerak cepat.

Sebagian besar tim kreatif tidak memerlukan kemampuan sistem DAM perusahaan, yang berarti bahwa jika sistem Anda memiliki fitur-fitur ini—fitur-fitur tersebut kurang dimanfaatkan (atau tidak digunakan sama sekali), jadi Anda tidak akan pernah mendapatkan manfaat penuhnya.

2. UI yang buruk atau struktur yang tidak konsisten

Saat sistem Anda tampak seperti lembar kerja tahun 2005, menemukan apa yang Anda butuhkan terasa seperti memecahkan teka-teki. Menavigasi menu yang membingungkan atau antarmuka yang kikuk juga dapat menghentikan alur kerja kreatif. Ini adalah kryptonite kreativitas.

Tim kreatif memberikan respons yang berbeda terhadap tim teknis, yang mungkin menyukai bidang data seperti Matrix. Bagi manajer tim di bidang ini, penting untuk memiliki platform berbasis visual dan sangat intuitif untuk mendapatkan hasil terbaik dari mereka.

3. Biaya pemeliharaan

Banyak alat DAM tradisional memerlukan admin penuh waktu atau spesialis TI untuk mengelola pengguna, memperbaiki masalah metadata, dan menjaga semuanya tetap berjalan. Itu bagus untuk merek global—tetapi sulit bagi tim kecil yang menangani beberapa proyek sekaligus.

Dengan sistem DAM yang disederhanakan, tim kreatif dapat mengelolanya sendiri. Dropbox dapat membantu Anda memberi label atau mengurutkan file yang Anda unggah ke penyimpanan awan agar proses pemeliharaan sistem yang terpadu dan tersusun rapi menjadi lebih mudah.

4. Kurangnya fleksibilitas

Struktur folder tidak fleksibel, opsi penyortiran terbatas, dan tidak ada cara untuk melihat pratinjau file visual dengan cepat? Itu merupakan hal yang tidak dapat diterima bagi tim desain dan konten yang harus bekerja cepat dan visual—bukan menghabiskan waktu mendekode nama file.

Sebagian besar platform DAM perusahaan bertindak lebih seperti basis data—bukan pustaka yang menyajikan konten secara visual. Ini hampir seperti melihat daftar berkas alih-alih melihat isi sebenarnya dari setiap berkas, yang membuat perbedaan besar dalam efisiensi.

5. Biaya

DAM tidak murah. Antara pengaturan, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan, DAM perusahaan berfitur lengkap dapat menghabiskan anggaran yang dapat digunakan untuk aset kampanye, pertumbuhan tim, atau hal lainnya.

Jika Anda tidak menggunakan setiap fitur sistem DAM secara konsisten dan benar-benar memaksimalkan kemampuannya, Anda benar-benar kehilangan nilai. Seringkali, alternatif berbiaya rendah menawarkan nilai lebih bagi tim kreatif.

Dropbox menawarkan penyimpanan berbasis awan dengan fitur kolaborasi yang dirancang untuk digunakan tim yang beragam, bukan hanya untuk departemen TI. Dengan antarmuka yang intuitif, struktur yang fleksibel, dan pratinjau yang ramah kreatif, solusi kami membantu tim mengelola aset tanpa memusingkan beban kerja tambahan.

CMS vs DAM—apa bedanya?

Sangat mudah untuk membingungkan CMS (sistem manajemen konten) dengan alat DAM (manajemen aset digital)—terutama ketika Anda menggabungkan keduanya. Namun, keduanya memiliki tujuan yang sangat berbeda dalam alur kerja kreatif:

• CMS membantu Anda mengelola dan menerbitkan konten langsung— pikirkan postingan blog, halaman arahan, salinan web, dan media yang sudah disetujui dan beredar di dunia
• DAM adalah tempat tim Anda menyimpan, mengatur, dan mengakses file kreatif mentah— logo, templat, aset kampanye, video, file desain, dan apa pun yang Anda gunakan untuk mewujudkan keajaiban

Anggap saja seperti ini: CMS = tempat konten disimpan setelah selesai. DAM = tempat konten berada saat masih dalam proses (dan setelahnya). Sebagian besar tim pemasaran membutuhkan keduanya, tetapi kecuali Anda adalah perusahaan besar, Anda mungkin tidak memerlukan sistem DAM yang berat. 

Jika tim Anda hanya perlu tetap terorganisir, menjaga konsistensi file, dan menemukan versi desain yang tepat, platform yang mudah diatur seperti Dropbox dapat melaksanakannya dengan efektif dan dengan kerumitan, biaya, dan inefisiensi yang jauh lebih sedikit.

Cara sederhana mengelola aset digital dengan Dropbox

Jika Anda belum mengetahuinya, sistem DAM tradisional mungkin berlebihan untuk tim kreatif dan pemasaran yang bergerak cepat. Di situlah alternatif DAM ringan hadir, yang menyederhanakan prosesnya.

Berikut adalah beberapa cara Dropbox memberikan semua hal penting pengelolaan aset digital tanpa kerumitan, kurva pembelajaran, atau harga yang mahal:

• Riwayat versi dan izin pintar terintegrasi: Dropbox dapat Anda gunakan untuk melihat apa yang berubah, kapan, serta siapa yang membuat pembaruan secara akurat. Anda juga dapat mengatur dan menyesuaikan izin file dan folder dengan mudah hanya dalam beberapa klik.
• Tidak ada kurva pembelajaran yang curam: Tim kreatif dapat langsung terjun tanpa memerlukan pelatihan khusus atau tim IT untuk menyiapkan semuanya. Cukup intuitif untuk pekerja lepas atau solopreneur, tetapi cukup berskala untuk agensi penuh juga.
• Ramah anggaran: Baik Anda tim internal yang ramping atau departemen kreatif yang lengkap, paket harga Dropbox fleksibel—dengan banyak opsi untuk pengguna individu, tim, dan pengguna perusahaan.
• Pencarian universal dan alat AI: Tidak ingat nama filenya? Tidak masalah. Pencarian universal yang didukung AI di Dropbox Dash menelusuri isi file, bukan hanya judulnya, sehingga Anda dapat menemukan aset yang tepat dalam sekejap.
• Koleksi konten yang fleksibel dan mudah ditata ulang: Dash menumpuk file, tautan, dan konten yang berkaitan ke dalam ruang berbagi yang terpusat tanpa mengubah lokasi sumber file. Kemampuan ini sesuai, misalnya, untuk direktur kreatif yang ingin mengumpulkan koleksi gambar produk yang telah disetujui agar dapat dipilih desainer untuk tugas tertentu.

Jika tim Anda memerlukan cara yang lebih sederhana untuk tetap terorganisir, bergerak lebih cepat, dan berkolaborasi tanpa kekacauan, Dropbox memberi Anda semua keuntungan DAM—tanpa kerepotan.

Gunakan Dropbox untuk mengelola aset kreatif tanpa repot

Tidak semua tim kreatif membutuhkan (atau menginginkan) sistem DAM yang berat, yang memerlukan waktu berminggu-minggu untuk pemasangan dan banyak orang untuk pemeliharaannya. Anda hanya perlu cara mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, membagikannya, dan menjaga proyek tetap berjalan—tanpa kekacauan.

Dropbox memberi Anda hal itu, cara yang aman, dapat dicari, dan sederhana untuk mengelola aset digital Anda—tanpa perangkat lunak tambahan atau kurva pembelajaran yang curam, hanya kolaborasi yang lebih cerdas, penyelesaian yang lebih cepat, dan alur kerja yang lebih lancar.

Gunakan alat yang sesuai untuk orang-orang kreatif dan jaga keselarasan tim Anda tanpa kerumitan administrasi. Jika Anda siap untuk menghindari hal yang berlebihan dan mengelola aset Anda seperti seorang profesional, pilih paket atau coba Dropbox gratis sekarang.