Daftar periksa offboarding pekerja lepas: Cara menyelesaikan pekerjaan proyek dengan aman

Pekerja lepas membantu tim pemasaran bergerak lebih cepat dan dengan fleksibilitas yang lebih besar. Mereka bisa merancang kampanye, mengedit video, menyusun proposal, menulis rencana peluncuran, atau membantu menyelesaikan pekerjaan klien saat tim Anda membutuhkan bantuan tambahan.

Namun, saat pekerjaan selesai, proyek belum benar-benar rampung sampai file kembali ke tempat yang semestinya dan akses telah dibersihkan. Seorang pekerja lepas mungkin memiliki pengawasan atas informasi seperti:

• Folder
• Brief
• Draf
• Ekspor akhir
• Tautan bersama
• Faktur
• File klien
• Konten proyek rahasia

Jika akses tetap terbuka setelah kontrak berakhir, Anda bisa kehilangan jejak tentang apa yang telah dibagikan, siapa yang masih dapat mengeditnya, dan di mana versi finalnya tersimpan.

Daftar periksa offboarding kami membantu menyelesaikan pekerjaan pekerja lepas dan kontraktor dengan lebih sedikit tebak-tebakan. Dengan Dropbox, Anda dapat mengumpulkan file akhir, menghapus akses, meninjau tautan bersama, dan menjaga proyek tetap mudah ditemukan nanti. Pilih paket dan sederhanakan proses offboarding.

Apa itu offboarding pekerja lepas?

Offboarding freelancer adalah proses menyelesaikan pekerjaan kontrak dengan mengumpulkan hasil kerja akhir, menyimpan konteks Proyek, menyelesaikan tugas admin, serta menghapus akses ke file, folder, alat, atau Tautan bersama. Ini merupakan tugas yang semakin umum, dengan survei McKinsey 2022 yang menunjukkan bahwa hingga 36% warga Amerika yang bekerja menganggap diri mereka sebagai freelancer atau pekerja independen lainnya.

Offboarding pekerja lepas serupa dengan offboarding karyawan, tetapi fokusnya sering kali lebih spesifik pada proyek. Alih-alih penggajian, tunjangan, dan langkah SDM internal, offboarding pekerja lepas biasanya bermuara pada beberapa pertanyaan praktis:

• Apakah Anda memiliki setiap file final yang telah Anda bayar?
• Apakah tim Anda tahu di mana pekerjaan tersimpan?
• Apakah freelancer masih dapat melihat, mengedit, atau mengunduh konten proyek yang bersifat rahasia?

Daftar periksa offboarding pekerja lepas yang baik memberi Anda cara yang dapat diulang untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut sebelum proyek menghilang ke dalam folder dengan nama yang tidak jelas.

Alasan daftar periksa offboarding karyawan tidak sepenuhnya mencakup pekerjaan pekerja lepas

Anda tidak boleh menerapkan proses offboarding karyawan kepada pekerja lepas. Daftar periksa offboarding karyawan Standard biasanya mencakup properti perusahaan, akun internal, wawancara keluar, gaji terakhir, dan transfer pengetahuan. 

Langkah-langkah tersebut bisa bermanfaat, tetapi pekerja lepas menimbulkan jenis risiko yang berbeda. Pekerja lepas sering bekerja di berbagai:

• Folder perusahaan
• Ruang kerja Personal
• Lampiran email
• Tautan transfer file
• Alat Kreatif

Mereka mungkin memiliki akses pengeditan selama proyek berlangsung, tetapi mungkin tidak memerlukan akses yang sama setelah penyerahan akhir. Dan jika tautan bersama tetap aktif, konten Proyek dapat tetap diakses bahkan setelah Anda hapus seseorang dari folder.

Itulah sebabnya proses offboarding freelancer sebaiknya berfokus pada penutupan siklus konten—mengumpulkan hasil pekerjaan, mempertahankan akses bagi orang yang tepat, dan menghapus akses bagi orang yang tidak lagi membutuhkannya.

Daftar periksa offboarding freelancer—8 langkah untuk mengamankan file proyek

Gunakan daftar periksa offboarding ini setiap kali pekerjaan freelance, kontraktor, atau agensi berakhir. Ini dapat disesuaikan untuk proyek desain, kampanye pemasaran, hasil kerja klien, pengeditan video, pekerjaan konsultasi, dan proyek apa pun yang melibatkan pihak eksternal dalam menangani konten Business. Berikut cara melakukannya dengan benar:

1. Konfirmasikan bahwa proyek telah selesai

Sebelum menghapus akses, pastikan pekerjaan yang sebenarnya telah selesai. Konfirmasikan lingkup akhir, tanggal pengiriman, revisi yang tersisa, faktur akhir, serta detail pemakaian atau lisensi apa pun dalam kontrak.

Ini juga saat yang tepat untuk mengajukan pertanyaan serah terima sederhana—“Apakah ada sesuatu yang akan kita perlukan nanti tetapi belum ada di folder final?”

Itu mungkin mencakup file kerja, rekaman mentah, font, catatan riset, templat yang dapat diedit, file sumber, pengaturan ekspor, atau dokumentasi. Tinjau kontrak dan buat keputusan.

2. Buat satu folder hasil akhir

Kumpulkan data proyek di satu tempat dalam penyimpanan cloud yang dikontrol oleh tim Anda. Folder akhir mungkin mencakup:

• File final yang disetujui
• File sumber dan file kerja
• Kontrak, faktur, dan ringkasan
• Catatan rapat dan log keputusan
• Umpan balik klien atau pemangku kepentingan
• Versi hasil ekspor untuk pengiriman

Dengan folder bersama, Anda dapat menyimpan file proyek secara bersamaan dan mengelola siapa yang dapat melihat atau mengeditnya. Dropbox juga memungkinkan Anda untuk mengatur izin bagi file dan folder yang dibagikan, termasuk akses melihat dan mengedit.

3. Konfirmasikan kepemilikan file yang Anda perlukan

Pastikan file akhir tersimpan di lokasi yang dikelola perusahaan, bukan hanya di ruang kerja freelancer. Hal ini sangat penting untuk file yang dapat diedit dan mungkin perlu digunakan kembali oleh tim Anda nanti.

Contohnya, jangan berhenti pada PDF yang sudah jadi jika file desain yang dapat diedit akan diperlukan pada kuartal berikutnya. Jangan puas dengan hasil ekspor video final jika pengeditan di masa mendatang memerlukan file proyek, teks, stem audio, atau klip mentah.

Tujuannya adalah untuk memastikan hasil kerja tetap bernilai dan mudah digunakan setelah bagian pekerja lepas selesai.

4. Simpan konteks proyek sebelum menghilang

File saja tidak selalu menceritakan keseluruhan cerita. Mintalah pekerja lepas untuk membuat catatan serah terima singkat yang menjelaskan:

• Tempat file akhir disimpan
• File mana yang merupakan versi final yang disetujui
• Alat, templat, atau plugin yang digunakan
• Apa yang berubah selama putaran revisi terakhir
• Masalah yang diketahui, pertanyaan terbuka, atau langkah berikutnya

Sebagian besar pekerja lepas terbiasa melakukan ini dan hal ini dapat menghemat banyak tindak lanjut nantinya, terutama saat rekan tim perlu memulai ulang proyek beberapa bulan setelah kontrak berakhir.

5. Tinjau izin folder dan file

Berikutnya, periksa siapa saja yang dapat mengakses folder tersebut dan apa yang dapat mereka lakukan dengannya. Selama proyek berlangsung, freelancer mungkin memerlukan akses pengeditan. Setelah pengiriman, mereka mungkin hanya memerlukan akses tampilan untuk periode peninjauan singkat, atau bahkan tidak memerlukan akses sama sekali.

File dan folder bersama Dropbox memungkinkan Anda menetapkan peran seperti pemilik, editor, dan penampil. “Dapat mengedit” memungkinkan seseorang menambahkan, mengedit, menghapus, membagikan, atau mengunduh file dalam folder, sedangkan “Dapat melihat” memungkinkan seseorang melihat, mengunduh, membagikan, dan mengomentari tanpa menambahkan, mengedit, atau menghapus file.

6. Hapus akses pekerja lepas dari file dan folder bersama

Ketika proyek ditutup, hapus akses dari file dan folder bersama yang tidak lagi dibutuhkan oleh freelancer. Di Dropbox, menghapus anggota dari folder bersama berarti orang tersebut kehilangan akses ke folder dan file yang ada di dalamnya. Anda juga dapat memilih apakah mereka menyimpan salinan folder tersebut, tetapi salinan itu tidak akan lagi tersinkron dengan akun lain.

Ini adalah bagian dari daftar periksa yang terkadang disebut orang sebagai “pencabutan akses”, yang terdengar cukup dramatis. Namun, versi kesehariannya lebih sederhana—hapus akses saat pekerjaan telah selesai.

7. Periksa tautan bersama, kata sandi, tanggal kedaluwarsa, dan unduhan

Menghapus seseorang dari folder tidak selalu mencakup setiap cara file dibagikan. Tautan bersama perlu ditinjau tersendiri. Cari tautan yang dikirim untuk peninjauan, persetujuan, pengiriman ke klien, atau transfer file. Tentukan tautan mana yang harus tetap ada, mana yang harus kedaluwarsa, dan mana yang harus dihapus. 

Dropbox mendukung tautan bersama dengan kontrol seperti perlindungan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa, serta admin tim dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa default untuk tautan bersama tim. Setelah tautan kedaluwarsa, orang yang mengunjunginya akan melihat bahwa tautan tersebut telah kedaluwarsa.

Langkah ini paling penting untuk konten yang diembargo, karya kreatif yang belum dirilis, file harga, dokumen strategi, daftar pelanggan, dan apa pun yang tercakup dalam perjanjian kerahasiaan.

8. Arsipkan proyek dan dokumentasikan penutupannya

Setelah akses dibersihkan, arsipkan proyek di tempat yang mudah ditemukan oleh tim Anda nanti. Tambahkan catatan singkat yang mencatat:

• Tempat penyimpanan file final
• Siapa yang masih memiliki akses
• Tautan bersama mana yang tetap aktif
• Saat akses freelancer dihapus
• File apa pun yang dipulihkan, dikembalikan, atau diganti selama proses offboarding

Ini membuat proyek berikutnya menjadi lebih mudah. Ini juga memberi tim Anda catatan yang jelas jika klien, manajer, atau rekan tim menanyakan ke mana perginya suatu hal.

Bagaimana cara mengontrol akses ke data bersama yang bersifat rahasia?

Anda dapat mengontrol akses ke data bersama yang bersifat rahasia dengan membatasi izin, menggunakan akses Hanya Lihat jika memungkinkan, menambahkan kontrol tautan seperti Passwords atau tanggal kedaluwarsa jika tersedia, serta meninjau berbagi eksternal saat Proyek berakhir.

Untuk proyek lepas, fokuslah pada empat kebiasaan kontrol akses:

• Bagikan hanya apa yang dibutuhkan freelancer—misalnya, desainer yang mengerjakan aset media sosial tidak membutuhkan akses ke file harga, kontrak, atau folder klien yang tidak terkait
• Gunakan akses Hanya Lihat untuk peninjauan—jika seseorang hanya perlu memeriksa file atau mengunduh versi yang telah disetujui, kemungkinan besar akses pengeditan tidak diperlukan
• Tambahkan kontrol tautan untuk file sensitif—password dan tanggal kedaluwarsa dapat membantu mengurangi akses setelah jangka waktu peninjauan atau pengiriman berakhir
• Tinjau akses setelah serah terima—saat proyek berakhir, periksa folder bersama dan tautan sebelum Anda mengarsipkan pekerjaan

Hal ini sangat penting untuk konten rahasia. Dropbox memberi Anda beberapa cara untuk mengelola pihak yang dapat melihat atau mengedit file yang Anda bagikan. Pengaturan Tautan bersama juga dapat tambahkan lapisan kendali lainnya dengan Passwords dan tanggal kedaluwarsa, tergantung paket Anda.

Apakah saya dapat menetapkan izin untuk file bersama?

Anda dapat mengatur izin untuk file dan folder yang dibagikan sehingga orang dapat melihat atau mengedit konten, bergantung pada cara pembagiannya dan paket Dropbox Anda.

Aturan sederhana ini sangat membantu—berikan orang tingkat akses paling rendah yang mereka butuhkan untuk mengerjakan tugas. Itu mungkin berarti:

• Selama proyek berlangsung—memberikan desainer lepas akses pengeditan ke folder kampanye
• Setelah pengiriman akhir—alihkan mereka ke akses hanya lihat untuk sementara waktu
• Setelah proyek ditutup sepenuhnya—menghapus akses seluruhnya

Sebelum menyelesaikan proses offboarding, periksa dari mana akses berasal. Freelancer mungkin memiliki akses langsung ke satu file, melalui folder bersama, atau melalui folder induk yang lebih luas. Mulailah dari folder proyek ke luar agar tidak ada akses yang tidak sengaja tetap terbuka.

Dapatkah saya mengaudit siapa saja yang mengakses dokumen bersama?

Anda dapat dengan mudah memantau info penampil, aktivitas file, dan aktivitas berbagi tim di Dropbox, tergantung pada paket dan pengaturan Anda.

Info penampil dapat menunjukkan apakah seseorang sedang melihat file, dan beberapa paket dapat menunjukkan kapan seseorang terakhir kali melihatnya. Misalnya, pelanggan yang mengambil beberapa paket Business dapat melihat siapa yang melihat file dan kapan terakhir kali file tersebut dibuka. Untuk akun tim, admin tertentu juga dapat:

• Pantau keseluruhan aktivitas berbagi
• Buat laporan berbagi eksternal
• Kelola konten yang dibagikan secara eksternal

Laporan dapat mencakup detail seperti apa yang dibagikan, tingkat akses, kata sandi atau status kedaluwarsa, siapa yang membagikan konten, dan apakah konten telah dilihat atau diedit. Sebelum menutup Proyek freelancer, tinjau:

1. Siapa saja yang masih memiliki akses ke file dan folder bersama.
2. Tautan bersama mana yang masih aktif.
3. Apakah konten sensitif dibagikan di luar tim.
4. Apakah ada sesuatu yang tampak tidak terduga, seperti pengeditan yang terlambat, unduhan, atau file yang dihapus.

Anda tidak perlu mengubah setiap proses offboarding pekerja lepas menjadi tinjauan forensik. Tujuannya adalah memastikan bahwa konten sebuah proyek berada di tempat yang semestinya dan bahwa akses masih sesuai dengan pekerjaan.

Apa yang harus dilakukan jika file proyek diubah, dihapus, atau ditimpa?

Jika file proyek diubah, dihapus, atau ditimpa selama proses serah terima, periksa aktivitas file dan riwayat versi sebelum menutup proyek.

Ini dapat membantu ketika terjadi kesalahan menjelang akhir pengerjaan. Mungkin deck final tertimpa versi yang lebih lama, mungkin desainer menghapus aset tidak terpakai yang masih dibutuhkan tim Anda, atau mungkin kontraktor mengunggah file final ke folder yang salah.

Fitur Riwayat versi dan pemulihan di Dropbox membantu Anda melihat perubahan yang dilakukan pada suatu file atau folder, membandingkan versi, dan memulihkan ke versi sebelumnya. Jendela riwayat versi yang tersedia bergantung pada paket Anda. Lakukan hal ini sebelum menghapus akses sepenuhnya:

• Periksa aktivitas terbaru—cari perubahan yang dibuat selama periode penyerahan akhir
• Konfirmasi versi yang disetujui—pastikan file yang akan digunakan tim Anda sudah benar
• Pulihkan jika diperlukan—jika sebuah file diubah secara keliru, gunakan riwayat versi untuk mengembalikannya

Dropbox juga membantu tim memulihkan dan mengembalikan file setelah pengeditan yang tidak disengaja atau pekerjaan yang terhapus.

Cara Dropbox membantu Anda melepas pekerja lepas dengan aman

Dengan penyimpanan cloud Dropbox, Anda dapat mengumpulkan file akhir, mengatur penyerahan, mengelola izin file bersama, meninjau tautan bersama, dan menyimpan catatan perubahan yang terjadi.

Pikirkan tentang penyelesaian dalam tiga pekerjaan.

• Kumpulkan hasil kerja—gunakan folder bersama untuk menyimpan hasil akhir, file sumber, brief, faktur, dan catatan di satu tempat yang dikontrol tim Anda
• Kontrol akses—berikan pekerja lepas tingkat akses yang tepat selama pekerjaan berlangsung dan hapus akses, ubah izin file, atau tinjau tautan bersama setelah selesai
• Jaga agar proyek tetap dapat dipulihkan—gunakan riwayat versi dan pemulihan file, info penampil, dan detail berbagi untuk memahami aktivitas file dengan lebih mudah

Proses offboarding pekerja lepas menjadi lebih mudah jika konten proyek sudah tersimpan di satu tempat berbagi bersama. Artinya, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengejar file final dan lebih yakin bahwa proyek benar-benar telah selesai.

Tutup proyek tanpa kehilangan kendali atas pekerjaan

Daftar periksa offboarding pekerja lepas harus konsisten. Kumpulkan file akhir, simpan konteks, tinjau izin, hapus akses, periksa tautan bersama, dan arsipkan proyek.

Dengan Dropbox, Anda dapat menyederhanakan proses offboarding pekerja lepas mulai dari pengarahan pertama hingga penyerahan akhir—lalu menutup proyek dengan akses yang tepat tetap terjaga. Pilih paket Dropbox untuk mulai hari ini.