Cara mengirim file terenkripsi dengan aman

Berbagi berkas tanpa enkripsi ibarat mengirim surat pribadi pada kartu pos—siapa pun yang menyadapnya dapat membaca isinya—yang membahayakan catatan keuangan, data pelanggan, dan dokumen hukum Anda.

Dan ancamannya terus bertambah. Serangan siber menjadi semakin sering terjadi dan semakin merugikan. McKinsey memperkirakan peningkatan 300% dalam kerugian akibat serangan siber pada tahun 2025 dibandingkan tahun 2015. Sementara itu, bisnis menangani lebih banyak file sensitif daripada sebelumnya, sehingga keamanan menjadi suatu keharusan, bukan sekadar pelengkap.

Itulah sebabnya enkripsi tidak sekadar pilihan, tetapi kewajiban. Dengan enkripsi menyeluruh (E2EE) yang terintegrasi, berbagi file yang aman, dan kontrol akses yang ketat, Dropbox membuat Anda semakin merasa aman saat mengirim file sensitif. File akan terhindar dari peretas, pengguna tak sah, dan kebocoran data.

Tertarik? Baca terus untuk mempelajari bagaimana Dropbox memudahkan berbagi file terenkripsi.

Bagaimana enkripsi melindungi file Anda

Enkripsi memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang dapat mengakses berkas Anda—menghilangkan masalah peretas, pengguna tidak sah, dan pelanggaran data yang membahayakan dokumen keuangan, kontrak hukum, atau data sensitif lainnya.

Sebelum kita membahas cara mengirim file terenkripsi dengan aman di Dropbox, berikut ikhtisar singkat tentang cara kerjanya dan mengapa Dropbox wajib dimiliki oleh bisnis yang menangani informasi rahasia.

Apa itu enkripsi?

Enkripsi adalah cara untuk menjaga keamanan berkas dengan mengubahnya menjadi kode. Hanya orang dengan kunci yang tepat yang dapat membuka dan membaca berkas tersebut. Tanpa kunci, file tetap terkunci dan tidak dapat dibaca.

Bagi mereka yang bertugas melindungi data bisnis, enkripsi bukan sekadar hal yang bagus untuk dimiliki—melainkan bagian penting dari keamanan untuk melindungi data. 

Oleh karena itu, enkripsi sangat penting untuk mengelola risiko reputasi, mencegah kerugian finansial, dan menghindari sanksi regulasi di industri Anda.

Bagaimana cara kerja enkripsi?

Ada dua metode enkripsi utama, satu digunakan dalam berbagi file dan lainnya digunakan dalam penyimpanan:

• Enkripsi menyeluruh (E2EE): Dalam berbagi file, file yang disimpan dalam folder E2EE dienkripsi sebelum meninggalkan perangkat. Jika dicuri, tidak seorang pun, termasuk Dropbox, dapat membaca data tersebut. Ini adalah opsi yang tepat untuk bisnis yang menangani dokumen yang sangat sensitif, seperti lembaga keuangan, firma hukum, dan organisasi layanan kesehatan.
• Enkripsi saat penyimpanan/pengiriman: Dalam penyimpanan file, enkripsi saat penyimpanan melindungi data saat disimpan di server awan sehingga tidak dapat dibaca oleh pengguna yang tidak berwenang. Enkripsi saat pengiriman menjaga keamanan file saat ditransfer antara perangkat dan server dan mencegah penyadapan. Hal ini mengamankan file selama alur kerja normal.

Enkripsi saat penyimpanan dan saat pengiriman merupakan perlindungan penyimpanan awan standar. E2EE memberikan keamanan ekstra untuk bisnis yang membutuhkan privasi total dan menyediakan perlindungan yang jauh lebih kuat serta manfaat bisnis lainnya.

Mengapa enkripsi penting bagi bisnis 

Enkripsi bukan hanya untuk keamanan. Berikut adalah beberapa alasan utama untuk menggunakannya dalam bisnis Anda:

• Kepatuhanyang lebih mudah — penuhi GDPR, HIPAA, dan peraturan keamanan lainnya dengan mudah dengan enkripsi bawaan
• Perlindungan data yang lebih baik— mencegah kebocoran, pelanggaran, dan serangan siber, mengamankan informasi bisnis yang sensitif
• Kolaborasi yang efisien— jadikan pekerjaan jarak jauh aman dengan melindungi data yang dibagikan antar tim dan mitra eksternal

Dropbox menyatukan enkripsi, berbagi file yang aman, dan fitur kolaborasi yang mudah dalam satu alat yang praktis.

6 cara untuk berbagi file terenkripsi dengan lebih aman

Tantangan keamanan data menjadi lebih kompleks seiring pertumbuhan karyawan yang berbagi berkas secara eksternal, peraturan kepatuhan yang lebih ketat, dan meningkatnya ancaman dunia maya.

Dengan Dropbox, enkripsi menjadi sederhana, terukur, dan terintegrasi ke dalam alur kerja Anda—bahkan saat mengirim file ke luar organisasi Anda. Berikut cara melakukannya hanya dengan satu klik:

• Tempatkan file sensitif di folder E2EE atau buat yang baru dan klik Enkripsikan folder ini secara menyeluruh
• Berikan penerima kunci aman untuk mengakses folder
• Bagikan folder dengan mereka, dengan mengetahui bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mendekripsi data

Lihat halaman fitur E2EE untuk informasi lebih lanjut tentang cara mengenkripsi file Anda di Dropbox sebelum mengirimnya, serta kemampuan peningkatan keamanan lainnya yang dapat Anda akses saat mendaftar akun Dropbox Enterprise.

Berikut enam cara untuk membuat berbagi file terenkripsi lebih aman di Dropbox:

1. Gunakan tautan yang dapat dibagikan untuk mengontrol akses

Unggah file Anda dan buat tautan berbagi terenkripsi yang hanya dapat diakses oleh penerima yang berwenang. Cara ini berguna untuk berbagai penggunaan, seperti saat tim keuangan perlu berbagi laporan keuangan dengan pihak di luar perusahaan dengan aman sehingga menjaga kerahasiaan informasi sekaligus mempermudah kerja tim.

2. Tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan

Dropbox juga memungkinkan Anda menambahkan tanggal kedaluwarsa ke tautan yang dibagikan—sehingga akses secara otomatis dicabut setelah waktu yang ditentukan. Ini berarti tim pemasaran dapat mengirimkan dokumen kampanye ke klien yang tidak dapat diakses lagi setelah proyek berakhir. Itu juga merupakan praktik keamanan yang baik untuk memastikan tautan yang dibagikan akhirnya kedaluwarsa.

3. Tambahkan kata sandi

Metode autentikasi yang telah teruji. Menambahkan kata sandi ke file yang Anda bagikan di Dropbox sangatlah mudah. Dengan ini, hanya orang yang tepat yang dapat membukanya. Opsi sangat berguna untuk tim hukum yang mengirimkan kontrak pribadi. Mereka dapat berbagi dokumen kepada klien dengan aman, tanpa risiko penyadapan informasi sensitif.

4. Tambahkan tanda air digital

Salah satu fitur keamanan yang berguna di Dropbox memudahkan Anda memberikan markah air ke file. Markah air ini dapat menunjukkan alamat IP penerima, email, atau waktu mereka mengakses file tersebut. Contoh bagus adalah ketika seorang fotografer menunjukkan foto-foto awal kepada klien. Dia dapat menambahkan markah air untuk mencegah pihak lain menggunakan atau membagikan foto-foto tersebut tanpa izin.

5. Batasi atau izinkan akses dengan izin pengguna

Dropbox memungkinkan Anda mengatur izin terperinci untuk mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengunduh file. Ini berarti tim SDM dapat membatasi akses ke catatan karyawan, memastikan hanya manajer yang disetujui yang dapat melihat dokumen pribadi. Ini juga memudahkan admin sistem untuk mengatur izin dan memastikan tidak seorang pun memiliki akses yang tidak mereka perlukan.

6. Memantau aktivitas file

Admin juga dapat melacak kapan file dibuka, dilihat, atau diunduh dari konsol admin Dropbox Anda. Misalnya, tim desain yang berbagi berkas kekayaan intelektual mungkin ingin memantau akses dan memastikan aset rahasia tetap terlindungi—ini menambahkan lapisan keamanan ekstra untuk mencegah akses tidak sah ke semua berkas Anda.

Kirim file terenkripsi dengan Dropbox

Menjaga keamanan data bisnis seharusnya tidak rumit. Baik Anda menangani catatan keuangan, data pelanggan, atau dokumen hukum, Anda perlu melindungi informasi sensitif tanpa mengganggu alur kerja Anda.

Di sinilah peran Dropbox. Dengan enkripsi menyeluruh (E2EE) yang terintegrasi, berbagi file yang aman, dan kontrol akses yang dapat disesuaikan, Anda dapat menjaga keamanan pekerjaan tim Anda sambil tetap produktif. Tidak perlu langkah tambahan, tidak ada yang dikorbankan. Anda hanya mendapatkan keamanan tanpa hambatan yang dirancang untuk tumbuh bersama bisnis Anda.

Coba berbagi file terenkripsi di Dropbox dan Anda akan mendapatkan keamanan dan kemudahan sekaligus.