5 cara menyederhanakan alur kerja Anda demi efisiensi maksimal

Banyak dari kita menghabiskan waktu kita melakukan “pekerjaan tentang pekerjaan”—menurut McKinsey, pekerja pengetahuan menghabiskan hampir 20% waktu mereka untuk mencari informasi internal atau melacak kolega yang dapat membantu dengan tugas-tugas tertentu.

Dengan alur kerja yang efisien, Anda dapat mengurangi pemborosan waktu dan meningkatkan proses operasional Anda secara signifikan. Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan tugas atau masalah berulang yang memperlambat Anda, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Dalam panduan ini, kami akan memperkenalkan lima strategi sederhana untuk menyederhanakan alur kerja—sehingga Anda bisa mengucapkan “selamat tinggal” pada kerumitan yang tidak perlu dan “menyambut” proses yang disederhanakan dan memberdayakan tim untuk mencapai lebih banyak hal.

Apa saja manfaat dari menyederhanakan alur kerja?

Dengan menyederhanakan proses, Anda dapat mengurangi langkah-langkah yang tidak diperlukan dalam kegiatan sehari-hari, sehingga menghilangkan tugas yang memakan waktu dan mengurangi kesalahan. Beberapa manfaat lainnya meliputi:

• Peningkatan produktivitas
• Peningkatan efisiensi
• Peningkatan komunikasi
• Pengurangan keterlambatan dan tenggat waktu yang terlewat
• Keunggulan kompetitif
• Moral karyawan yang lebih baik
• Pelatihan karyawan yang disederhanakan
• Tanggung jawab dan akuntabilitas yang lebih jelas

5 cara menyederhanakan alur kerja

Berikut lima cara menyederhanakan alur kerja Anda:

1. Identifikasi proses saat ini yang memperlambat Anda

Beberapa tanda alur kerja Anda perlu disederhanakan meliputi penundaan dan hambatan yang membuat proyek tidak dapat dikirimkan secara tepat waktu, banyak pengerjaan ulang atau pengulangan tugas yang tidak perlu, dan teknologi redundan yang menciptakan masalah tambahan alih-alih menyelesaikannya.

Dalam menilai alur kerja Anda saat ini, pertimbangkan:

• Orang-orang, sistem, atau alat yang terlibat
• Tugas, langkah, atau aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dari alur kerja
• Jumlah waktu yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas atau aktivitas
• Informasi yang diperlukan untuk menjaga alur kerja tetap berjalan lancar
• Pemicu, tindakan, waktu, atau kondisi yang menggerakkan alur kerja
• Pencapaian atau hasil yang diharapkan dari alur kerja

Bila Anda menjadikannya sebagai upaya kolaboratif dengan orang lain, Anda bisa bekerja sama untuk mengidentifikasi redundansi atau elemen yang tidak efisien dalam alur kerja Anda.

Dengan alat berbagi file dan kolaborasi Dropbox, Anda dapat mengumpulkan masukan dari anggota tim Anda dengan lebih mudah.

Misalnya, Dropbox memungkinkan beberapa pengguna mengerjakan file yang sama secara real-time, sehingga memfasilitasi kolaborasi yang lebih lancar. Transparansi ini dapat membantu mengidentifikasi setiap hambatan. Jika satu anggota tim terus-menerus memerlukan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan tugas, hal ini mungkin menunjukkan ada masalah dalam alur kerjanya.

Untuk mengetahui langkah mana dalam alur kerja yang memakan waktu paling lama dan bagian mana yang dapat ditingkatkan, Dropbox juga memungkinkan Anda melihat log aktivitas mendetail dari semua tindakan yang dilakukan pada file, seperti melihat, mengunduh, dan mengedit.

2. Tentukan tujuan dan sasaran Anda

Setelah Anda mengidentifikasi alur kerja mana yang perlu disederhanakan, Anda dapat mulai menentukan apa yang ingin Anda capai dengan perubahan ini dan bagaimana Anda berencana melakukannya.

Meskipun rencana awal Anda bersifat umum, memikirkan peningkatan spesifik yang ingin dicapai beserta alasannya akan membantu Anda memfokuskan diri pada hasil yang diinginkan.

Misalnya, jika tim Anda cenderung bekerja secara sprint dengan tenggat waktu bulanan yang bergulir, Anda mungkin ingin menyederhanakan proses umpan balik sehingga proyek Anda tidak terhambat menjelang akhir bulan. Dengan alat manajemen proyek seperti Dropbox Paper, Anda dapat membuat daftar tugas, menetapkan tugas kepada anggota tim, dan menetapkan tanggal jatuh tempo dalam hitungan detik. Saat tenggat waktu semakin dekat, Paper akan mengirimkan pemberitahuan otomatis sehingga Anda dapat terus memantau tugas-tugas proyek.

3. Jika memungkinkan, gunakan templat dan pengotomatisan alur kerja

Pengotomatisan proses dapat membantu mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas manual atau berulang yang menyita banyak perhatian yang seharusnya dapat Anda berikan untuk aktivitas yang lebih produktif.

Dengan pengotomatisan Dropbox, Anda dapat menyiapkan aturan dan pemicu untuk secara otomatis menyusun file ke dalam folder yang ditentukan. Fitur ini menghemat waktu dan tenaga yang dihabiskan dalam menyortir dan memindahkan file secara manual, serta memastikan dokumen selalu berada di tempat yang tepat.

Alat seperti Dropbox Dash dapat membantu Anda mengelompokkan konten dari file, aplikasi, tautan browser, dan lainnya ke dalam satu "tumpukan"terorganisir yang dapat Anda bagikan dengan tim Anda. Dash menggunakan AI untuk menyarankan Tumpukan baru dan mengatur file ke dalam koleksi berbasis proyek berdasarkan aktivitas terkini Anda.

Templat dokumen juga mempercepat proses pembuatan konten—Anda dapat menggunakan templat untuk apa pun mulai dari spesifikasi produk hingga kalender konten. Ini adalah cara hebat untuk memastikan bahwa, bahkan ketika Anda menghilangkan langkah tertentu dari alur kerja Anda, kualitas pekerjaan Anda tidak terpengaruh.

Untuk memudahkan akses dan berbagi dokumentasi proses, Dropbox menyediakan ruang yang aman dan terpusat untuk Anda dan anggota tim Anda. Dropbox juga terintegrasi dengan aplikasi yang sudah Anda gunakan dan sukai—seperti Zapier, Gmail, dan Outlook—sehingga Anda dapat menyimpan semuanya di satu tempat.

4. Bagikan pengetahuan dan wawasan

Dokumentasikan perubahan proses dan penelitian Anda agar dapat dikomunikasikan dengan mudah kepada anggota tim baru dan lama. Dokumentasi ini berfungsi sebagai titik referensi bagi semua pihak yang terlibat, sehingga memastikan semua pihak tetap selaras dan memahami prosedur baru tersebut.

Dengan mendokumentasikan alur kerja, Anda juga dapat mempercepat proses penerapan alur kerja. Ketika anggota tim memiliki akses ke dokumentasi yang jelas dan ringkas, mereka dapat dengan cepat beradaptasi dengan proses baru dan mengintegrasikannya ke dalam alur kerja harian mereka. Pada akhirnya, hal ini akan membentuk tim yang lebih efisien dan efektif, karena semua orang bekerja untuk tujuan yang sama.

Selain itu, mencatat proses alur kerja Anda di Dropbox Paper memungkinkan orientasi anggota tim baru dengan lebih mudah. Dengan memiliki catatan yang komprehensif, karyawan baru dapat dengan cepat memahami dan menguasai cara kerja tim. Hal ini mengurangi kurva pembelajaran bagi karyawan baru dan memastikan bahwa mereka dapat berkontribusi terhadap tim secepat mungkin.

5. Kumpulkan umpan balik

Orang lain dapat memberikan sudut pandang baru terhadap proses Anda dan menawarkan kiat untuk perbaikan yang mungkin Anda lewatkan. Dengan meminta masukan dari rekan tim, supervisor atau seseorang dengan posisi serupa di tim lain, Anda dapat memperoleh wawasan dan perspektif berharga yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya.

Mendokumentasikan proses Anda di Dropbox Paper dan membagikan dokumen tersebut dengan kolega memungkinkan mereka berkolaborasi secara real-time—di perangkat apa pun, di mana saja. Mereka mungkin dapat memberikan umpan balik tentang hal yang dilakukan dengan baik oleh alur kerja baru yang Anda usulkan, serta menyoroti kelebihan dan potensi manfaatnya. Mereka mungkin juga dapat menunjukkan bagian alur kerja yang dapat ditingkatkan atau dioptimalkan, serta menawarkan saran untuk penyempurnaan atau penyesuaian yang dapat memberikan hasil yang lebih baik.

Berinteraksi dengan pihak lain di organisasi Anda juga dapat membantu memastikan persetujuan dan dukungan untuk alur kerja baru. Dengan melibatkan pemangku kepentingan utama dalam proses pengambilan keputusan dan meminta masukan mereka, Anda dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan implementasi dan penerapan alur kerja baru.

Kiat untuk menyederhanakan alur kerja

Berikut adalah beberapa kiat tambahan untuk menyederhanakan proses yang sudah ada demi efisiensi operasional yang lebih baik:

• Berpikir jangka panjang—apakah perubahan yang Anda buat sekarang akan tetap efektif seiring pertumbuhan dan perkembangan bisnis Anda?
• Beri ruang untuk fleksibilitas—dalam dunia bisnis, segala sesuatu berubah dengan cepat. Oleh karena itu, kemampuan beradaptasi dan membuat penyesuaian yang sesuai kebutuhan sangatlah penting
• Optimalkan berdasarkan prioritas—identifikasi tugas yang penting, serta hal yang dapat Anda sederhanakan atau otomatiskan
• Dokumentasikan perubahan dan proses baru—untuk mencegah kebingungan dan memastikan semua pihak mengikuti alur kerja dengan benar
• Pastikan alur kerja baru yang disederhanakan berfungsi sebelum diterapkan—sehingga Anda dapat mengatasi masalah yang muncul sejak dini dan memastikan prosesnya seefektif mungkin

Alur kerja sederhana dan mudah dengan Dropbox

Dropbox membantu Anda menyederhanakan penjualan, pemasaran, dan alur kerja lainnya dengan mengotomatiskan proses, mencegah Anda beralih antar aplikasi, dan menghemat waktu yang dihabiskan selama proses umpan balik konten. Alat praktis seperti Dropbox Paper memungkinkan Anda berbagi ide dan konten dengan lebih mudah, serta mengumpulkan umpan balik yang lebih langsung.

Dropbox terintegrasi dengan aplikasi yang sudah Anda gunakan untuk memberdayakan Anda dengan semua komponen penting dari alur kerja yang efisien: efisiensi dan kecepatan, kejelasan dan konsistensi, serta struktur dan standardisasi.