Membuat catatan sambil berbagi layar, memimpin rapat, atau saat orang lain berbicara dapat menjadi tantangan. Merangkum tindakan yang dilakukan dari rapat juga bisa jadi sulit. Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda cara menulis risalah rapat yang lebih baik dan menangkap informasi penting.
Dropbox mempermudah pembuatan catatan rapat yang efektif dengan menyediakan templat notulen rapat gratis sekaligus fitur berikut:
- Fitur penyimpanan dan pencadangan otomatis untuk menyinkronkan catatan rapat secara real-time, sehingga Anda dapat fokus pada rapat
- Dokumen bersama, sehingga anggota tim dapat melihat dan berkontribusi pada agenda rapat sebelum atau selama rapat—tidak perlu melakukan banyak tugas
- Fitur untuk membantu transkripsi rekaman secara otomatis sehingga mudah untuk mengetahui apa yang dibahas, lalu menindaklanjutinya atau menyusun agenda rapat berikutnya
- Pembaruan dokumen secara real-time, yang dapat dilihat orang kapan saja, di mana saja—sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama
Templat catatan rapat
Mendapatkan templat catatan rapat gratis di Dropbox Paper adalah langkah pertama sebelum Anda masuk ke kiat dan teknik mendalam yang akan dibahas dalam panduan ini.
Ini adalah salah satu dari berbagai templat yang tersedia. Lihat pustaka lengkap templat Dropbox Paper untuk mendapatkan daftar tugas, templat perencanaan proyek, dan banyak lagi.
Mengapa harus membuat catatan rapat?
Seberapa sering Anda benar-benar melihat kembali catatan rapat Anda? Jika catatan rapat terasa seperti tugas dan Anda tidak pernah melihatnya lagi, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri mengapa Anda membuatnya sejak awal.
Realitanya adalah, jika tidak ada seorang pun—termasuk Anda sendiri—yang menggunakan catatan rapat Anda, itu mungkin merupakan tanda bahwa catatan tersebut tidak berguna dalam formatnya saat ini.
Jadi, apa tujuan sebenarnya dari catatan rapat? Apa yang sebenarnya seharusnya mereka lakukan?
Ya, pada intinya, catatan rapat seharusnya menjadi alat untuk membantu semua orang tetap pada tujuan yang sama—secara harfiah. Catatan rapat Anda harus memberi tahu semua orang:
- Ringkasan yang jelas dan ringkas tentang apa yang dibahas
- Sorotan dari poin-poin utama yang didapat dari diskusi tersebut
- Garis besar tindakan yang disepakati dan langkah selanjutnya
Pada akhirnya, catatan rapat adalah peta jalan Anda tentang apa yang perlu terjadi setelah rapat berakhir dan orang-orang kembali bekerja.
Anggaplah catatan Anda sebagai satu sumber kebenaran. Kemudian, ketika seseorang bertanya-tanya apa yang disepakati atau apa tugas mereka selanjutnya, mereka dapat dengan mudah merujuk pada risalah rapat sebelumnya.
Selain itu, jika ada yang tidak hadir dalam rapat, catatan Anda harus cukup komprehensif untuk membantu mereka yang tidak hadir agar dapat mengikuti perkembangan—tanpa perlu merangkum semua pokok bahasan diskusi.
Buat catatan rapat Anda dengan benar menggunakan templat yang tepat dan Anda akan menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan memastikan semua orang tetap pada jalurnya.
Catatan rapat yang bermanfaat: Contoh skenario
Mari kita lihat bagaimana catatan rapat yang efisien bekerja dalam skenario dunia nyata.
Bayangkan mengadakan rapat tentang peluncuran promosi di situs web perusahaan. Banyak topik yang akan muncul dalam diskusi ini, tetapi catatan yang bagus berfokus pada hal yang benar-benar penting—menangkap hal-hal penting tanpa terbebani oleh detail.
Untuk melakukan ini, Anda dapat memulainya dengan mencatat agenda poin-poin utama:
- Alasan mengapa promosi diluncurkan—misalnyauntuk meningkatkan penjualan atau meningkatkan lalu lintas situs web
- Apa yang ingin dicapai oleh promosi ini—mungkinpeningkatan penjualan sebesar 10%
- Siapa yang bertanggung jawab—sepertipemasaran untuk komunikasi, hukum untuk persetujuan, dll.
- Berapa lama promosi akan berlangsung—2 minggu, sebulan, atau apa pun itu
Selama pertemuan, fokuslah pada meringkas poin-poin utama untuk setiap poin. Jangan menuliskan apa yang dikatakan Orang A kepada Orang B dan apa pun yang mungkin terjadi.
Hal ini membuat catatan rapat formal tetap jelas dan efisien, sehingga memudahkan setiap orang untuk merujuknya nanti tanpa harus melalui paragraf percakapan.
Bagian terpenting dari catatan rapat dalam skenario ini adalah item tindakan. Ini adalah item-item di akhir risalah rapat yang efektif, dengan tindakan spesifik, orang yang bertanggung jawab, dan tenggat waktu yang terlampir. Misalnya:
- Persetujuan hukum: Orang A, jatuh tempo pada hari Jumat
- Pembaruan situs web: Orang B harus menyelesaikannya paling lambat Selasa depan
- Komunikasi pemasaran: Orang C harus mengirimkan draf ke tim pada hari Kamis
Struktur dalam skenario ini menjaga tugas yang kompleks tetap teratur dan mudah untuk dilanjutkan, jadi daripada mencoba mengingat siapa yang melakukan apa—mudah untuk sekadar memeriksa catatan.
Di mana lagi catatan rapat yang baik dapat membantu?
Catatan rapat dapat menjadi penyelamat dalam banyak situasi, terutama ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Catatan yang baik memiliki tujuan dalam beberapa hal, seperti:
- Resolusi konflik—dimana catatan memberikan catatan komitmen yang dapat diandalkan
- Mengurangi ketidakhadiran—ketikapemangku kepentingan utama tidak hadir dalam rapat
- Akuntabilitas—selalumendokumentasikan siapa yang bertanggung jawab atas apa
- Kepatuhan—menyediakancatatan untuk tujuan hukum dan peraturan
- Pelatihan—memudahkankaryawan baru untuk membiasakan diri dengan cara kerja
Catatan rapat membantu menjaga semua orang tetap teratur—tetapi catatan rapat juga merupakan perlindungan bagi tim Anda dan dokumen yang berguna untuk referensi di masa mendatang. Baik dalam menyelesaikan masalah atau merekrut anggota tim baru, catatan adalah kuncinya!
Apa yang harus disertakan dalam catatan rapat
Mengetahui apa yang harus disertakan adalah separuh dari perjuangan. Rinciannya bervariasi tergantung pada sifat rapat Anda, tetapi berikut adalah daftar periksa awal untuk memandu Anda melalui hal-hal penting.
Anda dapat menggunakan semua ini saat mengunduh templat catatan rapat gratis, jadi jangan ragu untuk memakai dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dokumen Anda.
- Tanggal rapat—jadi catatan Anda mudah diambil
- Waktu rapat—jikaAnda memiliki beberapa rapat serupa di hari yang sama
- Topik rapat yang luas—sepertinama proyek
- Peserta—pesertarapat, siapa yang hadir
- Agenda—daftar poin-poinutama dan topik diskusi yang disepakati
- Diskusi—pokokpenting dari topik yang dibahas
- Item tindakan—tugasyang ditetapkan dari topik yang dibahas
Daftar ini berguna untuk semua jenis rapat termasuk rapat informal, rapat staf, rapat bisnis baru, rapat dewan, dan banyak lagi.
Templat catatan rapat, yang tersedia di pustaka templat Dropbox Paper, akan menyiapkan semua ini. Templat ini juga mudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.
Cara membuat catatan yang dapat ditindaklanjuti dan membuat rapat lebih produktif
Mencatat rapat merupakan cara strategis untuk membuat rapat lebih efisien dan memastikan setiap orang mengetahui tanggung jawabnya. Ini juga merupakan cara praktis untuk membuat catatan resmi mengenai tujuan rapat, pokok bahasan diskusi, dan hal-hal utama yang dapat disimpulkan dari rapat sebelumnya.
Berikut ini cara merencanakan sebelum, selama, dan setelah rapat untuk membuat risalah rapat yang efektif yang membuat semua pemangku kepentingan tetap pada jalurnya dan mengetahui item tindakan yang disepakati.
1. Siapkan templat catatan rapat Anda terlebih dahulu
Datanglah ke rapat dengan templat catatan rapat yang siap digunakan. Templat yang telah disiapkan membuat Anda lebih memahami materi rapat. Anda hanya harus mengisinya selama sesi. Anda tidak akan melewatkan poin-poin penting rapat dan membuat semuanya tetap terorganisir.
2. Isi terlebih dahulu templat catatan rapat dengan hal-hal yang Anda ketahui
Isi templat catatan rapat Anda sebanyak mungkin dengan rincian seperti tanggal rapat, waktu, peserta, dan topik agenda. Cobalah untuk memberikan pembaruan status untuk setiap item agenda. Jika Anda memiliki waktu untuk mengumpulkan informasi terbaru dari para pemangku kepentingan dan anggota tim sebelum rapat, sebagian besar sesi dapat diisi dengan diskusi, sehingga ini merupakan ide bagus untuk meningkatkan produktivitas.
3. Jadikan kolaboratif
Dropbox menyertakan banyak fitur kolaborasi yang dapat membantu mendistribusikan beban kerja dan membuat catatan rapat Anda lebih maksimal. Minta peserta untuk merangkum poin-poin penting yang didapatkan dan tindakan yang akan mereka lakukan. Selain peserta rapat lebih memahami poin-poin tersebut, catatan materi rapatnya juga akan lebih akurat. Anda bahkan dapat menampilkan templat catatan rapat di layar sehingga semua orang dapat melihat dan berkontribusi secara terbuka.
Dengan menggunakan Dropbox, siapa pun dapat mengakses dan mengedit catatan, meskipun mereka tidak memiliki akun. Setelah rapat, orang dapat terus menambahkan komentar, mengajukan pertanyaan, atau mengklarifikasi poin. Dengan cara ini, catatan rapat Anda menjadi dokumen kerja—bukan sekadar daftar statis.
4. Menetapkan tugas dan tindakan kepada orang-orang
Salah satu bagian terpenting dari catatan rapat Anda adalah daftar item tindakan. Dengan fitur manajemen tugas di Dropbox, Anda dapat mengelola tugas dengan menambahkan kotak centang untuk setiap tindakan yang disepakati. Dengan ini, setiap tindakan mudah ditindaklanjuti.
Gunakan @mentions untuk menetapkan tugas secara langsung kepada anggota tim, memastikan mereka mendapat pemberitahuan tentang tanggung jawab mereka. Saat tugas selesai, orang dapat mencentang tugas tersebut dari daftar. Ini adalah cara mudah untuk melacak kemajuan dan meminta pertanggungjawaban orang-orang. Anda dapat melakukan ini di Dropbox Paper, Microsoft Office, atau Google Docs—jadi semuanya jelas.
5. Jaga catatan Anda tetap teratur
Dropbox memudahkan pengorganisasian dokumen. Anda dapat membuat templat catatan rapat baru untuk setiap sesi, atau, untuk rapat berulang, mengelola satu dokumen yang Anda perbarui secara berkala.
Simpan dalam folder proyek khusus menggunakan fitur penyimpanan dokumen aman di akun Anda agar dapat diakses dengan cepat. Anda bahkan dapat menyimpannya di ruang bersama agar dapat diakses oleh tim Anda. Jadi tidak perlu repot mengirimkan dokumen lagi setelah semua selesai.
6. Buat transkrip dan gunakan alat AI untuk mengotomatiskan catatan Anda
Menghabiskan lebih banyak waktu menulis catatan daripada berpartisipasi dalam rapat? Dengan merekam rapat Anda (dengan izin semua orang), Anda dapat menangkap percakapan dan berfokus pada apa yang sedang dibahas. Baik Anda menggunakan alat rapat bawaan atau perangkat lunak perekaman layar, rekaman tersebut kemudian dapat diunggah ke akun Dropbox Anda.
Beberapa alat dapat menghasilkan transkrip dari file video yang direkam. Anda dapat membuat transkripsi video menggunakan Dropbox agar semua proses dapat dilakukan di satu alat. Setelah transkripnya jadi, coba gunakan alat AI untuk menganalisis konten dan membuat ringkasan rapat bisnis. Dengan ini, Anda akan lebih memahami poin-poin utama rapat tanpa perlu mencatat.
Simpan transkrip dan rekaman video di samping catatan rapat Anda, atau bahkan sematkan video dalam dokumen Anda untuk referensi di masa mendatang.
Teknik-teknik di atas akan meningkatkan produktivitas rapat Anda dan memastikan semua orang pulang dengan arah dan tujuan yang jelas.
Gunakan Dropbox untuk meningkatkan catatan rapat Anda
Catatan rapat tidak harus menjadi pekerjaan berat atau terasa seperti membuang-buang waktu. Bila dilakukan dengan benar, catatan rapat dapat menjadi dokumen utama yang ampuh yang memungkinkan pemangku kepentingan proyek berkolaborasi dan menyelesaikan berbagai hal.
Selain templat catatan rapat gratis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, Dropbox juga menyediakan alat penting untuk berkolaborasi, mengorganisir, dan meningkatkan efisiensi. Coba sekarang dan buat notulen rapat yang lebih efektif.
