Mungkin ini terdengar seperti skenario yang biasa terjadi—pada pertengahan minggu yang sibuk, Anda terburu-buru menyelesaikan proyek dan tim kreatif telah mengekspor hasil edit video terakhir. Anda hanya tinggal melampirkan file ke email lalu mengirimnya ke klien. Hanya saja, ada masalah—file terlalu besar.
Meskipun banyak dari kita yang setiap hari menggunakan email untuk bekerja, kita mungkin tidak selalu perlu mengirim file besar. Namun, ketika perlu melampirkan file tetapi tidak bisa karena ukuran terlalu besar, pasti terasa tidak menyenangkan.
Jadi apa yang dapat Anda lakukan ketika file dianggap "terlalu besar" untuk email?
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan mengapa email memiliki batas ukuran file dan mempelajari tiga metode yang dapat Anda coba saat mengirim video berukuran besar melalui email, salah satunya menggunakan alat transfer file seperti Dropbox Transfer.
Namun sebelum mempelajarinya, mari kita langsung ke pertanyaan intinya—apakah itu mungkin dilakukan?
Bisakah Anda mengirim file dan video berukuran besar melalui email?

Membagikan melalui penyimpanan awan
Langsung ke solusi
Ringkasan cepat
- Membagikan tautan ke file di penyimpanan awan Anda
- Memungkinkan pengguna melihat versi terbaru file, termasuk pengeditan yang dilakukan sejak membagikan tautan
- Jika diberi akses "edit", pengguna bahkan dapat berkolaborasi pada file tersebut dengan Anda
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Saat berkolaborasi dengan orang lain
- Saat Anda ingin membagikan file video yang sedang dikerjakan dan akan memiliki pembaruan lebih lanjut
Mengirim salinan dengan alat transfer file
Langsung ke solusi
Ringkasan cepat
- Bagikan tautan ke salinan file yang dapat diunduh
- Tetapkan izin akses dan kedaluwarsa tautan untuk keamanan ekstra
- Halaman unduhan bermerek khusus untuk membuat kesan pertama yang kuat
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Saat mengirimkan ekspor video jadi dan file versi final
- Saat Anda ingin mengirim file dan tidak ingin penerima melihat versi yang ada di penyimpanan awan
Melampirkan file terkompresi
Langsung ke solusi
Ringkasan cepat
- Mengompres video atau file ke ukuran yang lebih kecil, sehingga mengurangi kualitas gambar dalam prosesnya
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Jika Anda harus menggunakan lampiran email
- Berbagi penyimpanan awan dan alat transfer file memberikan kontrol yang lebih besar dan memungkinkan ukuran file yang lebih besar
Keterbatasan lampiran email
Sebelum kita membahas solusinya, ada baiknya luangkan waktu sejenak untuk memahami mengapa melampirkan file langsung ke email sering kali tidak berhasil.
Ukuran file
Seperti yang telah kita bahas, batas ukuran file adalah kelemahan utama saat mengirim file melalui email sebagai lampiran.
Batas persis file bervariasi, tetapi rata-rata adalah 10-25 MB. Misalnya, lihat batas ukuran file lampiran untuk beberapa platform email paling populer:
- Gmail—25 MB
- Microsoft Outlook—20 MB
- iCloud Mail—20 MB
- ProtonMail—25 MB
- AOL Mail—25 MB
- Yahoo! Mail—25 MB
- GMX—50 MB
Meskipun bagus untuk berbagi dokumen, spreadsheet, atau format file kecil lainnya, gambar dan video beresolusi tinggi dapat dipastikan akan melampaui ukuran file yang diizinkan.
Keamanan
Ini bukan hanya tentang kenyamanan berbagi ukuran file yang lebih besar. Proses pengiriman file sebagai lampiran email juga memiliki risiko keamanan.
Untuk mengilustrasikan hal ini, mari kita lihat sebuah contoh. Bayangkan Anda memiliki tas kerja yang berisi semua file yang ingin Anda kirim. Melampirkan file-file ini ke email sama dengan melemparkannya melewati dinding kepada penerima yang berdiri di balik dinding tersebut.
Setelah melemparnya, Anda tidak lagi memiliki akses ke tas tersebut—bahkan jika Anda menyadari bahwa Anda telah mengirim file yang salah, atau mengirimnya ke orang yang salah.
Sekarang, bayangkan skenario yang sama, hanya saja Anda meninggalkan koper di loker jarak jauh yang dilindungi PIN. Penerima tidak hanya dapat mengakses dan membuka loker dengan detail yang Anda bagikan, tetapi Anda juga dapat mengubah kode akses dari jarak jauh atau mengubah penerima sepenuhnya.
Ini adalah contoh sederhana, tetapi yang membantu menggambarkan dengan tepat mengapa lampiran file di email dapat menyebabkan risiko keamanan yang tidak menguntungkan ketika kesalahan pasti terjadi. Dengan menggunakan alat eksternal, Anda memberikan lapisan keamanan dan kontrol ekstra, memberi Anda ketenangan pikiran saat membagikan pekerjaan Anda.
Akses dan kontrol versi
Kita semua pernah mengalaminya—ketika baru saja menekan tombol Kirim pada email penting, tetapi kemudian menyadari ada kesalahan pada file atau video yang dilampirkan.
Dengan berbagi file berbasis awan, Anda cukup memperbaiki kesalahan pada file bersama tanpa perlu mengirim email tindak lanjut. Demikian pula, solusi berbagi file modern memberikan kontrol yang jauh lebih besar atas siapa yang dapat mengakses file Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengan file tersebut.
Jadi, jika Anda berbagi hasil edit terbaru dengan tim dan perlu memastikan bahwa manajer akun dapat melihatnya, tetapi hanya sesama editor yang dapat melakukan penyesuaian, Anda hanya perlu mengatur izin akses untuk setiap penerima.
Jika Anda mencari alat kontrol versi dan umpan balik yang canggih, platform umpan balik video yang dibuat khusus seperti Dropbox Replay pastinya dapat menjadi solusi ideal untuk kebutuhan Anda. Untuk dokumen dan jenis file lainnya, alat kolaborasi konten yang tersedia di Dropbox memudahkan pemberian umpan balik dan tindak lanjutnya.
Cara mengirim file dan video berukuran besar melalui email
Mengirim file atau video berukuran besar melalui email sangatlah mudah, berkat beragam opsi yang tersedia untuk Anda.
Di bagian panduan ini, kami akan membahas tiga metode berikut, yang semuanya dapat dilakukan bergantung pada tujuan Anda:
- Bagikan file melalui penyimpanan awan—dengan tautan ke file di penyimpanan awan Dropbox Anda atau yang sejenis
- Kirim salinan terpisah yang dapat diunduh—dengan alat transfer file besar seperti Dropbox Transfer
- Lampirkan file terkompresi—jika berbagi tautan tidak memungkinkan, kualitas harus dikorbankan
Kirim salinan dengan alat transfer file besar
Jika Anda tidak membutuhkan semua fitur yang ditawarkan penyimpanan awan, tetapi masih perlu mengirimkan aset akhir, alat transfer file besar seperti Dropbox Transfer adalah platform yang ideal untuk mengirim video berdurasi panjang.
Cukup tarik dan taruh file berukuran hingga 250 GB ke jendela unggahan di Dropbox Transfer, pilih opsi, dan bagikan—baik dengan mengirim email berisi tautan langsung dari Transfer atau menyalin tautan secara manual ke email Anda sendiri. Kemudian, penerima dapat mengunduh salinan file dari tautan yang mereka terima.

Dengan Dropbox Transfer, Anda memegang kendali penuh atas file Anda dan selalu mendapat informasi lengkap tentang statusnya. Anda dapat:
- Kirim salinan untuk mencegah pengeditan yang tidak diinginkan
- Kontrol akses dengan perlindungan kata sandi
- Menetapkan tanggal kedaluwarsa tautan untuk mendorong unduhan
- Konfirmasikan pengiriman dengan notifikasi unduhan
Mengapa menunggu sampai klien Anda menonton video untuk membuat kesan pertama? Dengan Dropbox Transfer, Anda dapat menyesuaikan halaman unduhan dengan gambar latar belakang dan logo pilihan Anda.
Melampirkan file terkompresi
Jika memungkinkan, solusi berbagi file berbasis tautan seperti dua yang dibahas di atas akan menjadi pilihan terbaik Anda untuk mengirim file video dan file besar lainnya yang perlu Anda transfer.
Namun, mungkin ada situasi ketika Anda tidak dapat menggunakan tautan untuk membagikan file atau video Anda. Dalam keadaan ini, Anda dapat mempertimbangkan kompresi sebagai cara untuk mengurangi ukuran file agar sesuai dengan batas klien email Anda.
Kompresi file dan video pada intinya adalah merupakan proses menghilangkan atau mengecilkan sebagian file untuk mengurangi ukuran file secara keseluruhan. Contohnya mungkin mencakup:
- Mengurangi resolusi gambar atau video, dari 4K menjadi 1080p, misalnya
- Mengurangi frame rate video, sehingga membuatnya tampak lebih kasar dan kurang mulus
- Mengurangi kualitas file audio dengan menurunkan bitrate atau sample rate
- Mengubah faktor teknis lainnya, seperti warna atau enkode
Jika Anda ingin mengompres video, ada beberapa cara untuk melakukannya:
- Menggunakan perangkat lunak bawaan seperti QuickTime, jika Anda menggunakan Mac
- Dengan alat pihak ketiga seperti VLC Media Player
- Mengirim file atau video ke .zip .zip, yang dapat membantu saat mengirim kumpulan file
Berhati-hatilah: Kualitas file atau video Anda akan berkurang saat menggunakan kompresi untuk mengurangi ukuran file.
Jika kualitas video penting bagi Anda, pertimbangkan untuk menggunakan berbagi tautan penyimpanan awan atau alat transfer file seperti Dropbox Transfer .
Kirim file dan video berukuran besar berkualitas penuh melalui email dengan Dropbox
Baik saat mengirim salinan ataupun membagikan tautan untuk berkolaborasi, Dropbox memenuhi semua kebutuhan Anda saat berbagi file berukuran besar dan mengirim video berdurasi panjang melalui email.
Untuk memulai, bagikan tautan dari penyimpanan awan Anda atau buka Dropbox Transfer dan mulai menambahkan file.