Lewatkan ke konten utama

Cara mengirim file dan video berukuran besar melalui email, meskipun filenya “terlalu besar”

Waktu baca 8 menit

2 November 2024

Foto seorang pekerja jarak jauh mengirimkan file proyek video berukuran besar ke rekan kerja melalui email

Keterbatasan lampiran email

Sebelum kita membahas solusinya, ada baiknya luangkan waktu sejenak untuk memahami mengapa melampirkan file langsung ke email sering kali tidak berhasil.

Ukuran file

Seperti yang telah kita bahas, batas ukuran file adalah kelemahan utama saat mengirim file melalui email sebagai lampiran.

Batas persis file bervariasi, tetapi rata-rata adalah 10-25 MB. Misalnya, lihat batas ukuran file lampiran untuk beberapa platform email paling populer:

  • Gmail—25 MB
  • Microsoft Outlook—20 MB
  • iCloud Mail—20 MB
  • ProtonMail—25 MB
  • AOL Mail—25 MB
  • Yahoo! Mail—25 MB
  • GMX—50 MB

Meskipun bagus untuk berbagi dokumen, spreadsheet, atau format file kecil lainnya, gambar dan video beresolusi tinggi dapat dipastikan akan melampaui ukuran file yang diizinkan.

Keamanan

Ini bukan hanya tentang kenyamanan berbagi ukuran file yang lebih besar. Proses pengiriman file sebagai lampiran email juga memiliki risiko keamanan.

Untuk mengilustrasikan hal ini, mari kita lihat sebuah contoh. Bayangkan Anda memiliki tas kerja yang berisi semua file yang ingin Anda kirim. Melampirkan file-file ini ke email sama dengan melemparkannya melewati dinding kepada penerima yang berdiri di balik dinding tersebut.

Setelah melemparnya, Anda tidak lagi memiliki akses ke tas tersebut—bahkan jika Anda menyadari bahwa Anda telah mengirim file yang salah, atau mengirimnya ke orang yang salah.

Sekarang, bayangkan skenario yang sama, hanya saja Anda meninggalkan koper di loker jarak jauh yang dilindungi PIN. Penerima tidak hanya dapat mengakses dan membuka loker dengan detail yang Anda bagikan, tetapi Anda juga dapat mengubah kode akses dari jarak jauh atau mengubah penerima sepenuhnya.

Ini adalah contoh sederhana, tetapi yang membantu menggambarkan dengan tepat mengapa lampiran file di email dapat menyebabkan risiko keamanan yang tidak menguntungkan ketika kesalahan pasti terjadi. Dengan menggunakan alat eksternal, Anda memberikan lapisan keamanan dan kontrol ekstra, memberi Anda ketenangan pikiran saat membagikan pekerjaan Anda.

Akses dan kontrol versi

Kita semua pernah mengalaminya—ketika baru saja menekan tombol Kirim pada email penting, tetapi kemudian menyadari ada kesalahan pada file atau video yang dilampirkan.

Dengan berbagi file berbasis awan, Anda cukup memperbaiki kesalahan pada file bersama tanpa perlu mengirim email tindak lanjut. Demikian pula, solusi berbagi file modern memberikan kontrol yang jauh lebih besar atas siapa yang dapat mengakses file Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengan file tersebut.

Jadi, jika Anda berbagi hasil edit terbaru dengan tim dan perlu memastikan bahwa manajer akun dapat melihatnya, tetapi hanya sesama editor yang dapat melakukan penyesuaian, Anda hanya perlu mengatur izin akses untuk setiap penerima.

Jika Anda mencari alat kontrol versi dan umpan balik yang canggih, platform umpan balik video yang dibuat khusus seperti Dropbox Replay pastinya dapat menjadi solusi ideal untuk kebutuhan Anda. Untuk dokumen dan jenis file lainnya, alat kolaborasi konten yang tersedia di Dropbox memudahkan pemberian umpan balik dan tindak lanjutnya.

Tinjau dan setujui proyek kreatif dengan lebih cepat

Bagikan hasil edit terbaru Anda, tinjau, lalu selesaikan komentar, dan dapatkan persetujuan akhir—semuanya dalam satu alat.

Cara mengirim file dan video berukuran besar melalui email

Mengirim file atau video berukuran besar melalui email sangatlah mudah, berkat beragam opsi yang tersedia untuk Anda.

Di bagian panduan ini, kami akan membahas tiga metode berikut, yang semuanya dapat dilakukan bergantung pada tujuan Anda:

  • Bagikan file melalui penyimpanan awan—dengan tautan ke file di penyimpanan awan Dropbox Anda atau yang sejenis
  • Kirim salinan terpisah yang dapat diunduh—dengan alat transfer file besar seperti Dropbox Transfer
  • Lampirkan file terkompresi—jika berbagi tautan tidak memungkinkan, kualitas harus dikorbankan

Membagikan melalui penyimpanan awan

Dengan solusi penyimpanan awan seperti Dropbox, Anda dapat mengirim video berdurasi panjang dan file lainnya tanpa perlu mengunggah atau melampirkan apa pun. Cukup salin tautan ke file di penyimpanan awan Anda, tempelkan ke email, lalu klik kirim. Selesai!

Saat membagikan tautan ke file di penyimpanan awan, Anda membagikan akses ke file yang sama dengan yang Anda lihat saat membukanya. Ini berarti bahwa setiap perubahan yang Anda buat akan terlihat oleh penerima tautan, meskipun perubahan itu dilakukan setelah mengirimkan email.

Solusi ini sangat cocok untuk membagikan file yang sedang dikerjakan kepada kolega atau kolaborator.

Jika tidak ingin seseorang mengedit file, Anda juga dapat mengatur hak akses. Hal ini memberi Anda kendali penuh atas siapa yang dapat melihat video Anda, serta apa yang dapat mereka lakukan dengannya.

Kirim salinan dengan alat transfer file besar

Jika Anda tidak membutuhkan semua fitur yang ditawarkan penyimpanan awan, tetapi masih perlu mengirimkan aset akhir, alat transfer file besar seperti  Dropbox Transfer adalah platform yang ideal untuk mengirim video berdurasi panjang.

Cukup tarik dan taruh file berukuran hingga 250 GB ke jendela unggahan di Dropbox Transfer, pilih opsi, dan bagikan—baik dengan mengirim email berisi tautan langsung dari Transfer atau menyalin tautan secara manual ke email Anda sendiri. Kemudian, penerima dapat mengunduh salinan file dari tautan yang mereka terima.

Tangkapan layar UI Dropbox Transfer Kursor berada di atas opsi mengirimkan file mp4 melalui Dropbox Transfer

Melampirkan file terkompresi

Jika memungkinkan, solusi berbagi file berbasis tautan seperti dua yang dibahas di atas akan menjadi pilihan terbaik Anda untuk mengirim file video dan file besar lainnya yang perlu Anda transfer.

Namun, mungkin ada situasi ketika Anda tidak dapat menggunakan tautan untuk membagikan file atau video Anda. Dalam keadaan ini, Anda dapat mempertimbangkan kompresi sebagai cara untuk mengurangi ukuran file agar sesuai dengan batas klien email Anda.

Kompresi file dan video pada intinya adalah merupakan proses menghilangkan atau mengecilkan sebagian file untuk mengurangi ukuran file secara keseluruhan. Contohnya mungkin mencakup:

  • Mengurangi resolusi gambar atau video, dari 4K menjadi 1080p, misalnya
  • Mengurangi frame rate video, sehingga membuatnya tampak lebih kasar dan kurang mulus
  • Mengurangi kualitas file audio dengan menurunkan bitrate atau sample rate
  • Mengubah faktor teknis lainnya, seperti warna atau enkode

Jika Anda ingin mengompres video, ada beberapa cara untuk melakukannya:

  • Menggunakan perangkat lunak bawaan seperti QuickTime, jika Anda menggunakan Mac
  • Dengan alat pihak ketiga seperti VLC Media Player
  • Mengirim file atau video ke .zip .zip, yang dapat membantu saat mengirim kumpulan file

Berhati-hatilah: Kualitas file atau video Anda akan berkurang saat menggunakan kompresi untuk mengurangi ukuran file.

Jika kualitas video penting bagi Anda, pertimbangkan untuk menggunakan berbagi tautan penyimpanan awan atau alat transfer file seperti Dropbox Transfer .

Kirim file dan video berukuran besar berkualitas penuh melalui email dengan Dropbox

Baik saat mengirim salinan ataupun membagikan tautan untuk berkolaborasi, Dropbox memenuhi semua kebutuhan Anda saat berbagi file berukuran besar dan mengirim video berdurasi panjang melalui email.

Untuk memulai, bagikan tautan dari penyimpanan awan Anda atau buka Dropbox Transfer dan mulai menambahkan file.

Jelajahi sumber daya terkait

Dua orang berdiri di bawah pohon memandang perangkat mobile, mendiskusikan cara menjaga kualitas video yang mereka kirim.

Cara mengirim video tanpa mengorbankan kualitas

Sudah mencoba mengirim video berukuran besar atau berdurasi panjang, tetapi kualitasnya malah menurun? Temukan empat cara sederhana untuk mempertahankan resolusi video Anda saat dibagikan.

Seorang pekerja kreatif profesional bersandar pada pintu, membagikan video berukuran besar melalui WhatsApp dari lokasi pengambilan gambar.

Cara mengirim video berukuran besar di WhatsApp dalam 3 langkah mudah

Kesulitan mengirim video berukuran besar melalui WhatsApp? Kami punya solusinya. Pelajari tiga cara mengirim video panjang dengan WhatsApp tanpa perlu menurunkan kualitas video di panduan bermanfaat ini.

Foto seorang penumpang menggunakan smartphone untuk mengirim video berukuran besar melalui pesan teks.

Cara mengirim video panjang lewat teks di iPhone dan Android

Jika Anda kesulitan mengirim video melalui pesan teks, kami punya solusinya. Pelajari dua cara cepat dan mudah untuk membagikan video panjang melalui teks lewat panduan ini.