Ini mungkin terdengar seperti skenario yang sudah biasa—saat Anda berada di tengah minggu yang sibuk, Anda sedang terburu-buru menyelesaikan sebuah proyek, dan tim kreatif telah mengekspor hasil suntingan video terakhir. Yang tersisa bagi Anda adalah memasukkan berkas tersebut ke dalam email ke klien dan menekan kirim. Hanya saja, ada yang salah—file videonya terlalu besar.
Meskipun banyak dari kita yang menggunakan email setiap hari untuk bekerja, kita mungkin tidak selalu perlu mengirim file video berukuran besar. Oleh karena itu, ketika perlu melampirkan video tetapi tidak bisa karena ukuran terlalu besar, pasti rasanya menyebalkan.
Jadi apa yang harus Anda lakukan ketika file video dianggap "terlalu besar" untuk dikirim melalui email?
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan mengapa email memiliki batas ukuran file dan membahas tiga metode yang dapat Anda coba saat mengirim video berukuran besar melalui email, termasuk menggunakan alat transfer file seperti Dropbox Transfer.
Namun sebelum mempelajarinya, mari kita langsung ke pertanyaan intinya—apakah itu mungkin dilakukan?
Bisakah Anda mengirim berkas video berukuran besar melalui email?
Membagikan melalui penyimpanan awan
Ringkasan cepat
- Bagikan tautan ke file video di penyimpanan cloud Anda
- Memungkinkan pengguna untuk melakukan streaming format video yang didukung secara online tanpa mengunduh
- Tetapkan izin hanya lihat atau edit untuk kontrol akses
- Jika diberikan akses “edit”, pengguna dapat mengganti file dengan versi yang diperbarui, tetapi tidak dapat mengeditnya secara langsung
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Saat berkolaborasi dengan orang lain
- Saat Anda ingin membagikan file video yang sedang dikerjakan dan akan memiliki pembaruan lebih lanjut
Mengirim salinan dengan alat transfer file
Ringkasan cepat
- Bagikan tautan ke salinan file yang dapat diunduh
- Tetapkan izin akses dan kedaluwarsa tautan untuk keamanan ekstra
- Halaman unduhan bermerek khusus untuk membuat kesan pertama yang kuat
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Saat mengirimkan ekspor video jadi dan file versi final
- Saat Anda ingin mengirim file video dan tidak ingin penerima melihat versi yang ada di penyimpanan awan
Melampirkan file terkompresi
Ringkasan cepat
- Kompresi video ke ukuran yang lebih kecil, untuk mengurangi kualitas gambar dalam prosesnya
Waktu yang tepat untuk menggunakannya
- Jika Anda harus menggunakan lampiran email
- Alat berbagi penyimpanan cloud dan transfer file memberikan kontrol yang lebih besar dan memungkinkan ukuran file video yang lebih besar
Keterbatasan lampiran email
Sebelum kita membahas solusinya, ada baiknya luangkan waktu sejenak untuk memahami mengapa melampirkan file langsung ke email sering kali tidak berhasil.
Ukuran file
Seperti yang telah kita bahas, batasan ukuran file merupakan kelemahan utama saat mengirim file video melalui email sebagai lampiran.
Batas persis file bervariasi, tetapi rata-rata adalah 10-25 MB. Misalnya, lihat batas ukuran file lampiran untuk beberapa platform email paling populer:
- Gmail—25 MB
- Microsoft Outlook—20 MB
- iCloud Mail—20 MB
- ProtonMail—25 MB
- AOL Mail—25 MB
- Yahoo! Mail—25 MB
- GMX—50 MB
Meskipun bagus untuk berbagi dokumen, spreadsheet, atau format file kecil lainnya, gambar dan video beresolusi tinggi dapat dipastikan akan melampaui ukuran file yang diizinkan.
Keamanan
Namun, ini bukan hanya tentang kenyamanan berbagi video berukuran besar. Proses pengiriman berkas video sebagai lampiran email juga memiliki implikasi keamanan.
Untuk mengilustrasikan hal ini, mari kita lihat sebuah contoh. Bayangkan Anda memiliki tas kerja yang berisi semua berkas video yang ingin Anda kirim. Melampirkannya ke sebuah email sama saja dengan melemparkannya dari balik dinding kepada penerimanya, yang berdiri di sisi yang lain.
Begitu Anda melempar tas kerja itu, tas itu tak lagi berada di tangan Anda—bahkan jika Anda sadar bahwa Anda telah mengirim video yang salah, atau mengirimkannya ke orang yang salah.
Sekarang, bayangkan skenario yang sama, hanya saja Anda meninggalkan koper di loker jarak jauh yang dilindungi PIN. Penerima tidak hanya dapat mengakses dan membuka loker dengan detail yang Anda bagikan, tetapi Anda juga dapat mengubah kode akses dari jarak jauh atau mengubah penerima sepenuhnya.
Ini contoh sederhana, tetapi membantu menggambarkan dengan tepat mengapa lampiran email dapat menimbulkan risiko keamanan yang tidak menguntungkan ketika kesalahan tak terelakkan terjadi. Dengan menggunakan alat eksternal, Anda memberikan lapisan keamanan dan kontrol ekstra, memberikan Anda ketenangan pikiran saat berbagi pekerjaan Anda.
Akses dan kontrol versi
Kita semua pernah mengalaminya—Anda baru saja menekan Kirim pada email penting, lalu menyadari ada kesalahan dalam berkas video terlampir.
Dengan berbagi file berbasis cloud, Anda cukup memperbarui file yang dibagikan tanpa perlu mengirim email tindak lanjut. Demikian pula, solusi berbagi berkas modern memberikan kontrol lebih besar atas siapa yang dapat mengakses video Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengannya.
Jadi, jika Anda berbagi hasil edit terbaru dengan tim dan perlu memastikan bahwa manajer akun dapat melihatnya, tetapi hanya sesama editor yang dapat melakukan penyesuaian, Anda hanya perlu mengatur izin akses untuk setiap penerima.
Jika Anda mencari alat kontrol versi dan umpan balik yang canggih, platform umpan balik video yang dibuat khusus seperti Dropbox Replay pastinya dapat menjadi solusi ideal untuk kebutuhan Anda. Untuk dokumen dan jenis file lainnya, alat kolaborasi konten yang tersedia di Dropbox memudahkan pemberian umpan balik dan tindak lanjutnya.
Cara mengirim file video besar melalui email
Mengirim berkas video berukuran besar lewat email itu mudah, berkat beragamnya pilihan yang tersedia bagi Anda.
Di bagian panduan ini, kami akan membahas tiga metode berikut, yang semuanya dapat dilakukan bergantung pada tujuan Anda:
- Bagikan melalui penyimpanan awan—dengan tautan ke file video di penyimpanan awan Dropbox atau yang sejenis
- Kirim salinan terpisah yang dapat diunduh—dengan alat transfer file video besar seperti Dropbox Transfer
- Lampirkan file terkompresi—jika berbagi tautan tidak memungkinkan, menurunkan kualitas dapat menjadi solusinya
Kirim salinan dengan alat transfer file besar
Jika Anda tidak membutuhkan semua fitur yang ditawarkan penyimpanan awan, tetapi masih perlu mengirimkan aset akhir, alat transfer file besar seperti Dropbox Transfer adalah platform yang ideal untuk mengirim video berdurasi panjang.
Cukup tarik dan taruh file berukuran hingga 250 GB ke jendela unggahan di Dropbox Transfer, pilih opsi, dan bagikan—baik dengan mengirim email berisi tautan langsung dari Transfer atau menyalin tautan secara manual ke email Anda sendiri. Penerima kemudian akan dapat mengunduh salinan file video dari tautan yang mereka terima.
Dengan Dropbox Transfer, Anda memiliki kendali penuh atas berkas video Anda. Anda dapat:
- Kirim salinan untuk mencegah pengeditan yang tidak diinginkan
- Kontrol akses dengan perlindungan kata sandi
- Menetapkan tanggal kedaluwarsa tautan untuk mendorong unduhan
- Konfirmasikan pengiriman dengan notifikasi unduhan
Catatan: Penerima harus mengunduh file sebelum melihat—Dropbox Transfer tidak menyediakan pratinjau video dalam browser.
Mengapa menunggu sampai klien Anda menonton video untuk membuat kesan pertama? Dengan Dropbox Transfer, Anda dapat menyesuaikan halaman unduhan dengan gambar latar belakang dan logo pilihan Anda.
Melampirkan file terkompresi
Bila memungkinkan, solusi berbagi berkas berbasis tautan seperti dua yang dibahas di atas akan menjadi pilihan terbaik Anda untuk mengirim berkas video tanpa kehilangan kualitas.
Namun, mungkin ada situasi di mana Anda tidak dapat menggunakan tautan untuk membagikan video Anda. Dalam situasi ini, Anda dapat mempertimbangkan kompresi sebagai cara untuk mengurangi ukuran berkas video agar sesuai dengan batasan klien email Anda.
Kompresi video pada dasarnya adalah proses menghilangkan sesuatu atau membuatnya lebih kecil untuk mengurangi ukuran berkas keseluruhan. Ini mungkin termasuk:
- Mengurangi resolusi gambar atau video, dari 4K menjadi 1080p, misalnya
- Mengurangi frame rate video, sehingga membuatnya tampak lebih kasar dan kurang mulus
- Mengurangi kualitas file audio dengan menurunkan bitrate atau sample rate
- Mengubah faktor teknis lainnya, seperti warna atau enkode
Jika Anda ingin mengompres video, ada beberapa cara untuk melakukannya:
- Menggunakan perangkat lunak bawaan seperti QuickTime, jika Anda menggunakan Mac
- Dengan alat pihak ketiga seperti VLC Media Player
- Mengirim file atau video ke .zip .zip, yang dapat membantu saat mengirim kumpulan file
Peringatan: Kualitas video Anda akan berkurang saat menggunakan kompresi untuk mengurangi ukuran file.
Jika kualitas video penting bagi Anda, pertimbangkan untuk menggunakan berbagi tautan penyimpanan awan atau alat transfer file seperti Dropbox Transfer .
Kirim file video besar berkualitas penuh melalui email dengan Dropbox
Baik mengirim salinan atau membagikan tautan untuk berkolaborasi, Dropbox dapat memenuhi semua kebutuhan Anda dalam hal mengirim video panjang melalui email.
Untuk memulai, bagikan tautan dari penyimpanan cloud Anda atau buka Dropbox Transfer dan mulai tambahkan file video.
