Jadi…apa itu single source of truth?
Konsep single source of truth (SSOT) adalah suatu praktik menggabungkan semua data bisnis ke satu lokasi. Inti dari konsep ini adalah bahwa setiap orang di perusahaan dapat membuat keputusan bisnis penting berdasarkan data yang dapat diakses bersama. Artinya, tidak ada pemisahan antarbagian kerja yang membuat orang tidak tahu informasi penting. Jika perusahaan Anda beroperasi dengan data yang sama, tidak ada yang tersembunyi dari siapa pun, dan semua orang dapat memiliki pemahaman yang sama. Dengan membuat catatan yang mudah diakses di satu lokasi terpusat, Anda dan rekan kerja tidak akan kebingungan akibat mengakses versi data berbeda.
Melarang kebohongan
Hasil yang baik akan diperoleh jika tim Anda semua bekerja dengan mengetahui bahwa tidak akan ada satu pun yang bisa disembunyikan atau hilang karena admin yang linglung. Cara ini juga paling optimal untuk menangani data dan sangat penting jika data itu berdasar dari lusinan arah yang berbeda sumbernya. Anggap saja ini suatu kondisi paling ideal, sebuah "surga" bagi semua informasi perusahaan Anda.
Pengetahuan itu adalah kekuatan, dan memiliki informasi lebih banyak untuk dibagikan oleh setiap anggota tim akan menghasilkan inteligen bisnis yang lebih baik. "Truth” atau kebenaran ini tidak mesti berarti bahwa semua data yang Anda masukkan ke dalam single source atau satu sumber ini mesti pasti, namun saat dilihat secara keseluruhan, ia memberikan gambaran sebenarnya mengenai bisnis Anda.
Misalnya, mungkin merek Anda memiliki dua ratus ribu pengikut seperti yang ditunjukkan oleh metrik media sosial. Namun, saat Anda menjalankan survei, Anda mengetahui seperempat pengikut Anda berada di negara yang tidak Anda kirimi kiriman, dan sebagian besar dari mereka adalah bot. Anda memerlukan kedua sumber informasi ini untuk mendapatkan gambaran keseluruhan terbaik tentang merek Anda, dan untuk mengetahui cara memperbaiki situasi ini. Misalnya, sekarang Anda tahu sebagian besar pengikut Anda berasal dari mancanegara, Anda dapat memfokuskan upaya lokal atau mempertimbangkan secara serius untuk memperluas tujuan pengiriman Anda. Oleh karena itu, Anda telah menempuh jalan menuju kemajuan bisnis.
Pencerahan melalui manajemen data
SSOT hanya dapat dicapai jika semua data Anda berada di satu tempat terpusat dan jika Anda memiliki proses yang sesuai yang memungkinkan data tersebut tetap diperbarui. Anda semua dapat sepakat untuk menaruh dokumen Anda dalam satu folder pusat, tapi bagaimana selanjutnya? Anda harus berdedikasi pada ide ini sebagai perusahaan, memastikan bahwa data selalu terkini dan siap diakses. Pertimbangkan untuk menambahkan alur kerja berikut ke proses bisnis Anda:
Bekerja dari cloud
Cloud telah membantu mentransformasi tempat kerja dengan berbagai cara. Cloud telah memungkinkan Anda dan tim mengakses dokumen dari mana saja, dan terlebih lagi, semuanya itu bisa merupakan dokumen yang sama dan bukan versi yang lawas.
Pertimbangkan panduan internal
Tentu saja tim Anda mengenal perusahaan dan budaya perusahaan Anda. Mereka menjalaninya setiap mereka datang (atau masuk ke dalam sistem). Meski begitu, coba pikirkan berapa kali Anda mengajukan suatu pertanyaan ke rekan kerja. Pertanyaan yang Anda tahu sudah pernah Anda tanyakan. “Format pengirimannya bagaimana?”, “Ke mana saya harus mengirim faktur ini?”, “Apa Bob masih bekerja di bagian pembayaran tagihan vendor,” dan seterusnya. Luangkan waktu satu atau dua hari untuk mengumpulkan dokumen yang tidak memuat informasi klien atau pasar, melainkan dokumen berisi informasi yang membuat staf Anda dapat bekerja lebih baik.
Buatlah semuanya jelas
Target per kuartal, pendapatan, dan kuota tim mungkin penting, tetapi membicarakan angka-angka tersebut tidak selalu menjadi cara yang menarik untuk mempresentasikan data. Cari cara yang lebih baik untuk menampilkan kemajuan bisnis Anda. Suatu cara yang mudah dipahami dan selalu diperbarui agar tim Anda dapat melihat perkembangan keberhasilan Anda. Cara ini bisa dilakukan sesederhana membuat dokumen bersama berisi tujuan yang ingin dicapai dan diperbarui secara berkala sehingga tim Anda dapat melihatnya saat mereka ingin mengetahui kemajuan kinerja tim.
Pikirkan gambaran yang lebih besar
Memiliki data yang mudah diakses oleh setiap personel yang memerlukannya, seperti dalam suatu gudang data, bukanlah tentang budaya perusahaan saja, namun tentang proses bisnis yang lebih baik. Tim inti Anda bukanlah satu-satunya yang akan memperoleh manfaat dari saluran komunikasi yang terbuka. Bagaimana pun juga, Anda perlu pemangku kepentingan dan pengambil keputusan utama untuk mengetahui semua yang Anda ketahui dari setiap sumber data yang Anda pakai. Transparansi sekarang ini tidak hanya penting dalam CRM dan hal-hal seperti tanggung jawab sosial perusahaan, namun juga dalam cara tim Anda melihat merek, dan dampaknya bagi kelangsungan kesetiaan mereka. Pertimbangkanlah semua ini saat Anda membangun source of truth Anda.
Menempa sumber kebenaran
Setiap tim memiliki caranya sendiri dalam melakukan berbagai hal. Anda mungkin memiliki satu budaya perusahaan yang seragam dan konsep menyeluruh tentang proses kerja, namun tim keuangan tidak bisa menjalankan alur kerja mereka sama seperti tim pemasaran. Cara suatu tim memandang bisnis dan data akan sangat berbeda dengan cara pandang tim lain, dan keduanya akan berbeda dari CEO dengan pandangan yang sangat umum. Single source of truth, dari sisi ini, yaitu bersifat tidak memihak. Hal ini juga mencegah duplikasi file yang sama yang menyebabkan kebingungan dan kesulitan.
Dropbox dapat membantu Anda membuat SSOT, memastikan bahwa hanya informasi terbaru yang tersedia berkat pembaruan real time. Dengan fitur seperti riwayat versi di Dropbox, Anda dapat melihat apa saja yang telah diedit dan diubah, dan jika Anda tidak suka versi yang baru, cukup kembalikan ke versi sebelumnya. Jika ada yang berubah, anggota tim lain yang terhubung dengan file akan mendapat notifikasi. Tidak sengaja menghapus sesuatu dari SSOT Anda dan khawatir tidak bisa menggantinya? Tidak perlu khawatir. Dropbox memungkinkan Anda memulihkan setiap file yang dihapus dalam 30 hari terakhir. Anda bisa tenang karena jika ada masalah saat mengerjakan file, Anda bisa mengembalikannya kapan saja ke versi sebelumnya.
Anda bahkan dapat mengatur otomatisasi untuk folder bersama di Dropbox. Mereka menstandardisasi penamaan, penyortiran, dan penandaan yang mengurangi ruang bagi kesalahan pengguna dan meminimalkan pekerjaan tim Anda.
Tim berbeda, beragam sistem, satu kebenaran
Betapa pun banyaknya informasi yang Anda rasa Anda miliki tentang tim, proses atau bidang bisnis Anda mana pun, selalu ada kemungkinan bahwa ada hal lain yang belum Anda ketahui. Mungkin itu berarti keberadaan online Anda tidak seorganik seperti yang pertama kali Anda bayangkan atau bahwa tim Anda bekerja dari versi file yang sudah lama tidak direvisi. SSOT adalah jaminan terhadap semua itu. Entah itu orang atau data yang tidak menunjukkan gambaran yang jelas> SSOT Anda dapat mencerahkan Anda dan membawa Anda kembali ke realitas.
