Cara meningkatkan etiket konferensi video Anda

Apa itu konferensi video?

Konferensi video adalah jenis telekomunikasi antara dua orang atau lebih melalui video dan audio. Pekerja jarak jauh dan orang-orang yang tinggal jauh dari keluarga dan teman kemungkinan sudah sering melakukan panggilan video. Dengan meningkatnya jumlah orang yang bekerja dari rumah dan jarak jauh, komunikasi dengan rekan kerja melalui konferensi video menjadi semakin lazim.

Mengapa kita memerlukan etiket konferensi video?

Mengingat betapa meluasnya perangkat lunak konferensi video saat ini, orang mungkin berpikir etika yang tepat sudah dipahami dengan baik saat ini. Meskipun biasanya tidak ada masalah untuk melakukan FaceTiming dengan anggota keluarga atau teman dari kenyamanan tempat tidur Anda, hal itu tidak terjadi dengan alat komunikasi di tempat kerja—seperti Microsoft Teams—yang memerlukan pemikiran lebih matang baik untuk kesopanan maupun efektivitas. Anda mungkin ahli dalam mengadakan rapat di kantor, tetapi hambatan virtual tambahan berupa konferensi video dapat menjadi tantangan bagi sebagian orang.

Perhatian Anda dapat dengan mudah teralihkan atau Anda kehilangan fokus ketika bekerja dari rumah, dan demikian pula yang terjadi pada rapat konferensi video. Anjing milik anggota tim yang berjalan memasuki ruangan mungkin terlihat lucu, tetapi anjing yang menggemaskan itu juga bisa mengalihkan perhatian. Hal yang sama berlaku juga untuk peserta rapat yang jelas-jelas tidak menyimak atau memperhatikan rapat.

Aturan dasar untuk etiket konferensi video

Langkah pertama untuk melakukan panggilan video yang produktif adalah memastikan panggilan tersebut berfungsi, baik dari sudut pandang teknologi maupun manusia. Jadi, untuk memastikan Anda memanfaatkan rapat video dengan rekan kerja Anda sebaik-baiknya, kami telah menyusun daftar periksa berisi beberapa kiat etiket panggilan video terpenting yang harus diikuti:

Memeriksa terlebih dahulu internet dan perangkat keras Anda

Anda akan terlihat dan terkesan tidak bertanggung jawab dan tidak profesional jika Anda mencoba memulai rapat tetapi mikrofon atau kamera web Anda tidak berfungsi. Ketika Anda mengadakan rapat yang telah dijadwalkan sebelumnya, selalu pastikan terlebih dahulu bahwa pengaturan konferensi video Anda bekerja dengan baik—bukan dua menit sebelum rapat mulai. Periksa mikrofon atau headset bawaan untuk memastikan alat ini terdeteksi oleh perangkat lunak Anda.

Anda juga harus menguji apakah koneksi internet Anda mampu digunakan untuk konferensi video. Anda tentu tidak ingin hubungan terputus pada saat-saat yang penting atau di tengah percakapan.

Jika koneksi Anda bermasalah, banyak aplikasi yang memungkinkan Anda untuk membatasi kualitas video yang Anda terima atau mematikannya sehingga Anda masih dapat berpartisipasi melalui audio. Meskipun Anda tidak terlihat di video dengan orang lain, yang paling penting adalah Anda tetap bisa terlibat dan mengikuti rapat. Ingatlah bahwa beberapa orang mungkin memilih menonaktifkan opsi video karena berbagai alasan, terutama jika mereka berada di ruangan yang sama dengan anak-anak atau binatang piaraan mereka, atau hanya karena tidak ingin terlihat pada saat itu. Ini pun tidak masalah.

Berpakaian pantas

Kita semua pernah melakukannya, setidaknya sekali: bangun tidur dan langsung membuka laptop untuk mengikuti rapat tim pukul 9 pagi. Namun, mengikuti rapat video dengan memakai piama bukanlah penampilan terbaik untuk citra profesional Anda. Jika Anda ingin diperlakukan dengan serius dalam panggilan konferensi video, berpakaianlah dengan pantas. Meskipun Anda tidak perlu memakai pakaian kerja resmi, pastikan bahwa Anda berpakaian dengan cukup baik untuk dilihat oleh anggota tim Anda. Anda tidak hanya akan terlihat peduli, tetapi memakai pakaian selain baju hangat benar-benar bisa membantu Anda menyiapkan pola pikir yang tepa untuk melakukan percakapan yang produktif dan terfokus bersama rekan kerja Anda.

Pilih ruangan yang tenang

Tidak semua orang memiliki kantor pribadi khusus untuk membantu mereka bekerja dari rumah, tetapi penting bagi Anda untuk mencari atau menciptakan ruangan yang tenang untuk konferensi video. Meskipun Anda tidak memiliki keluarga, teman sekamar, atau binatang piaraan yang mondar-mandir di sekitar dan mengganggu perhatian ketika Anda bekerja, beberapa peserta rapat akan melakukannya. Maka, ketika Anda duduk untuk mengikuti konferensi video, pastikan Anda berada di tempat yang kemungkinan tidak akan ada orang lain berjalan di sekitar atau mengganggu Anda. Anda akan bisa berfokus pada rekan kerja ketika mereka berbicara dan menghilangkan kebisingan di latar belakang ketika Anda berbicara.

Atur tampilan kamera

Sekarang Anda telah berpakaian dan berada di tempat pribadi untuk panggilan video, perhatikan sekeliling Anda dan bagaimana tampilannya di kamera.

Persiapan Anda tidak akan berarti apa-apa jika terlalu gelap untuk dilihat rekan kerja Anda atau jika yang mereka lihat hanyalah tumpukan piring kotor di wastafel. Luangkan waktu untuk membersihkan dan menata ruang di sekitar Anda. Buka tirai atau nyalakan lampu, atau jika masalahnya adalah dekorasi Anda yang kurang terawat, gunakan layar hijau atau latar belakang virtual untuk mengaburkannya. Google Meet, misalnya, memungkinkan Anda mengaburkan latar belakang atau menggantinya dengan gambar atau video—tidak perlu layar hijau.

Jika Anda tidak sedang berbicara, tetaplah diam

Setelah rapat Anda akhirnya berjalan, salah satu aspek paling penting dalam etiket panggilan video adalah membisukan mikrofon Anda ketika Anda tidak sedang berbicara. Meskipun Anda mendapatkan tempat yang tenang untuk rapat, mikrofon Anda akan tetap menangkap bunyi ketika Anda bergerak, terbatuk, atau mulai mengetik.

Anda tentu tidak ingin seseorang mengulang pembicaraannya karena gangguan yang tidak disengaja, atau karena Anda tertinggal akibat mengerjakan suatu hal lain di tengah rapat, meskipun hanya sebentar. Sebagian besar perangkat lunak konferensi video memiliki tombol pembisu untuk Anda atau untuk panggilan tersebut—pastikan saja bahwa Anda menonaktifkan tombol pembisu ketika Anda sedang berbicara kembali.

Lihatlah ke kamera

Ketika Anda berada dalam panggilan video, mungkin terlihat wajar jika Anda melihat ke arah video tampilan orang lain yang mengikuti rapat tersebut. Namun, jika Anda ingin agar panggilan tersebut terfokus pada Anda ketika Anda sedang berbicara, Anda harus melihat secara langsung ke arah kamera.

Meskipun Anda tidak bisa melihat rekan kerja, melihat ke arah kamera membantu menciptakan kesan komunikasi tatap muka, dan memastikan bahwa mereka memerhatikan dan benar-benar menyimak apa yang Anda katakan. Jika Anda ingin bisa melihat mereka ketika Anda berbicara, posisikan video di layar secara bersebelahan langsung dengan kamera, sehingga posisi keduanya sejajar dengan ketinggian mata. Hal ini tidak menjadi masalah untuk kebanyakan laptop, tetapi Anda mungkin perlu mengubah pengaturan jika Anda bekerja menggunakan komputer desktop.

Memperhatikan dan tetap fokus

Tentunya, setelah Anda mengikuti konferensi video, hal yang paling penting untuk dilakukan adalah berfokus pada rapat yang Anda ikuti. Ternyata, rapat sekaligus konferensi video lebih mudah dilakukan dan diabaikan daripada rapat di kantor. Artinya, Anda harus memastikan bahwa Anda mengikuti rapat seolah-olah Anda berada di kantor, meskipun Anda sedang duduk di kamar menghadap laptop.

Cara tetap fokus di rumah sama seperti di kantor: Misalnya, dengan mencatat, Anda dapat menyerap dan menanggapi apa yang sedang dibahas dengan lebih cepat. Namun, Anda juga perlu menghindari godaan untuk mengganti tab ke aktivitas lain atau sekadar melihat ponsel. Meskipun Anda merasa pandai mengerjakan banyak tugas sekaligus, jika perhatian Anda teralihkan, Anda akan sulit memahami materi dari rapat yang Anda ikuti.

Cara konferensi video yang efektif

Setelah memahami dasar-dasar etika konferensi video, Anda tidak akan mengalami masalah lagi dalam menyiapkan dan melakukan panggilan video dengan rekan kerja Anda. Namun, sama halnya seperti rapat di kantor, perlu upaya lebih untuk membuat rapat melalui video menjadi efektif dan waktu yang digunakan menjadi produktif. Jadi, jika sedang merencanakan rapat dengan rekan kerja, pastikan Anda memiliki semua materi yang dibutuhkan. Anda harus menemukan cara untuk melibatkan peserta rapat jarak jauh.

Selalu atur agenda

Langkah pertama agar rapat menjadi efektif, di kantor maupun di luar kantor, adalah dengan menyusun agenda yang jelas. Agenda akan sangat berguna demi kesuksesan konferensi video Anda.

Dengan templat agenda rapat yang tersedia di Dropbox, Anda dapat dengan mudah menyusun agenda berisi poin-poin dasar dalam rapat Anda. Orang yang diundang tetapi tidak hadir juga dapat meninjau dokumen tersebut setelah rapat selesai.

Bagikan file dan informasi sebelum rapat

Jika Anda menginginkan masukan dan kolaborasi dari tim Anda dalam panggilan video, penting bagi Anda untuk memberi mereka konteks untuk melakukannya. Di kantor, Anda bisa membagikan lembaran materi atau menulis di papan tulis, tetapi konferensi video memerlukan perencanaan yang lebih matang.

Siapkan dan bagikan berkas atau dokumen yang Anda perlukan sebelum rapat, agar rekan kerja Anda tidak perlu menebak-nebak. Setelah semua terhubung, Anda juga dapat berbagi layar untuk membahas dokumen bersama-sama agar semua orang memiliki pemahaman yang sama. Lebih baik lagi, Anda dapat membagikan berkas tersebut dari Dropbox ke rapat video, yang dapat ditambahkan oleh anggota tim secara langsung.

Kirim undangan terlebih dahulu

Di kantor, mengajak orang ke ruang rapat bisa berarti cukup mendatangi meja mereka dan menanyakan apakah mereka punya waktu 10 menit. Akan tetapi, akan jauh lebih sulit untuk menarik perhatian orang saat bekerja dari rumah, bahkan saat menggunakan Slack atau aplikasi obrolan kantor lainnya.

Jika Anda ingin orang lain mengikuti konferensi video, Anda harus memberi tahu mereka terlebih dahulu. Jika tidak, kemungkinan mereka tidak akan siap dan tidak sempat membaca agenda tersebut. Berikan waktu kepada orang lain untuk mempersiapkan diri mengikuti konferensi video, dan Anda—beserta seluruh tim Anda—akan mencapai kesuksesan.

Berkolaborasi melalui konferensi video

Dengan semakin lazimnya keberadaan tim jarak jauh, panggilan video bukan lagi sekadar pengganti rapat; panggilan video menjadi suatu cara yang lazim bagi banyak bisnis. Karena peran konferensi video dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda semakin besar, menggunakan teknologi dengan baik menjadi sangat penting.

Jadi, lain kali Anda menjadwalkan rapat video pukul 10 pagi, gunakan etika konferensi video kami agar rapat Anda sukses. Mempersiapkan konferensi video akan membantu melibatkan tim Anda untuk berpartisipasi dan, pada akhirnya, meningkatkan kerja tim daring Anda saat Anda bekerja jarak jauh.