Apa pun departemen atau perannya, kita pasti membuat file dan dokumen dalam jumlah besar selama bekerja. Namun, setelah dibuat, dokumen tersebut berisiko hilang atau terselip di antara banyaknya konten bisnis. Lalu, bagaimana kita bisa mempermudah pencarian dokumen?
Sistem manajemen dokumen dapat membantu Anda menyederhanakan alur kerja, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta menghemat waktu berharga tim Anda.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan definisi dan manfaat dari sistem manajemen dokumen, serta memberikan kiat jitu untuk menemukan solusi terbaik bagi Anda.
Apa itu manajemen dokumen?
Manajemen dokumen adalah proses mengambil, menyimpan, mengarsipkan, memantau, dan mengakses dokumen elektronik bisnis Anda. Dokumen tersebut termasuk PDF, file pengolah kata, video, dan file hasil pindaian dokumen fisik seperti tanda terima.
Dengan sistem manajemen dokumen digital, Anda dapat menghilangkan dokumen dan mempermudah pengeditan konten seperti PDF, berbagi file untuk tanda tangan elektronik, dan proses bisnis penting lainnya.
Sistem manajemen dokumen (atau “DMS”) memungkinkan Anda untuk menangkap berbagai jenis dokumen dari berbagai sumber, seperti email, formulir daring, dan berkas digital bersama, dan menyimpannya di lokasi yang aman dan mudah diakses.
Mengapa Anda memerlukan sistem manajemen dokumen digital
Anda memerlukan sistem yang jelas namun komprehensif untuk menjamin keamanan dokumen dan memastikan manajemen dokumen Anda efisien.
Saat ini, kita semua menciptakan sejumlah besar data dalam kehidupan kerja saat kita berinteraksi dengan klien, kolega, dan pemangku kepentingan lainnya. Sistem manajemen dokumen digital membantu menjaga file dan folder kita tetap dapat diakses tetapi aman saat kita terus membuat, menerima, dan membagikannya sebagai bagian dari alur kerja dan proyek kita.
Apa saja manfaat dari sistem manajemen dokumen?
Penggunaan sistem manajemen dokumen memberikan sejumlah manfaat besar bagi bisnis Anda.
1. Kerja tim dan kolaborasi
Jika anggota tim tahu persis di mana letak file dan folder yang mereka perlukan untuk bekerja, kolaborasi real-time akan menjadi lebih mudah. Mereka tak perlu lagi mengirim dokumen berulang kali melalui email dan alat komunikasi lainnya untuk mendapatkan masukan.
Cara ini juga dapat menyederhanakan proses berbagi konten secara eksternal dengan klien dan pemangku kepentingan lain, serta mampu menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan menyimpan dokumen di lokasi yang aman dan membatasi akses hanya untuk orang-orang tertentu.
2. Kemudahan akses
Sistem manajemen dokumen digital jauh lebih mudah diakses dibandingkan sistem berbasis kertas yang hanya tersedia di satu lokasi atau tempat. Melalui sistem digital, khususnya yang berbasis penyimpanan awan, Anda dan anggota tim dapat mengakses dokumen dari mana saja menggunakan perangkat apa saja.
Jadi, apakah Anda bekerja dari rumah atau menyelesaikan beberapa tugas saat sedang bepergian, Anda dapat menghindari kehilangan dokumen dengan mengakses file secara aman yang tersimpan di penyimpanan cloud.
Ruang terpusat untuk dokumen Anda juga memudahkan pencarian file—tidak ada lagi dokumen yang tersebar di berbagai folder dan subfolder dengan masalah akses yang tak terelakkan.
3. Peningkatan keamanan
Fitur keamanan internal seperti kirim dan lacak dari Dropbox memungkinkan Anda mengatur izin akses dan memantau kapan, di mana, dan bagaimana dokumen dilihat, diedit, dan dibagikan.
Admin dapat memberikan akses dokumen hanya kepada orang yang membutuhkannya, melindungi informasi sensitif dan mendukung persyaratan kepatuhan peraturan.
Manajemen catatan yang tepat juga menjadi keharusan hukum di banyak industri, yang berarti sistem manajemen dokumen yang kuat dapat membantu menunjukkan kepada auditor bahwa Anda mengikuti hukum dan peraturan yang relevan.
4. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Melalui sistem manajemen dokumen yang komprehensif, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencari file di banyak perangkat, aplikasi, atau tab browser.
Dan jika Anda menyempurnakannya dengan alat AI cerdas seperti Dropbox Dash, Anda dapat menemukan apa pun yang Anda butuhkan hanya dalam beberapa klik, apa pun metadata atau format filenya—menghemat waktu dan tenaga Anda yang berharga.
Fitur yang harus diperhatikan di sistem manajemen dokumen
Saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk sistem baru Anda, sebaiknya perhatikan beberapa fitur penting berikut:
Kontrol versi dan jejak audit—kemampuan untuk melihat perubahan dokumen dan perbedaannya dengan versi sebelumnya
Kontrol keamanan dan akses—enkripsi file dan kemampuan untuk melindungi dokumen penting dengan kata sandi
Pengotomatisan alur kerja—proses otomatis untuk tugas yang memakan waktu, seperti membuat dan mengelola folder
Kolaborasi—simpan dokumen di lokasi terpusat untuk memudahkan kolega Anda mengerjakan file pada saat yang sama
Kemudahan mencari dan mengakses file—pilih alat dengan pengalaman pengguna yang efisien dan dapat membantu menemukan dokumen yang tepat saat dibutuhkan
Sistem yang Anda pilih juga harus sesuai dengan alur kerja manajemen dokumen Anda—sehingga Anda dan tim Anda dapat terus membuat, berbagi, dan mengelola dokumen Anda tanpa masalah.
Sistem manajemen dokumen terpusat dan terpadu
Dropbox adalah platform terpusat yang cocok untuk menyimpan, berkolaborasi dalam mengerjakan, memberikan umpan balik, dan mengelola file proyek. Dengan Dropbox, Anda bisa membuat, mengedit, dan membagikan dokumen kepada anggota tim dengan mudah serta mengaksesnya kapan pun, di mana pun.
