Crunch Fitness migliora la collaborazione per rendere il fitness più accessibile

Sfondo

Crunch Fitness punta tutto sull’inclusività: accoglie milioni di iscritti in oltre 600 sedi con una filosofia “senza giudizi”. Offre corsi di fitness di gruppo unici e personal training in 600 sedi, oltre a programmi online e virtuali, il tutto per rendere il fitness divertente e accessibile. 

La sfida: team disconnessi e strumenti obsoleti

Con l’espansione dell’azienda, Crunch Fitness ha avuto difficoltà a gestire l’archiviazione dei file in sede. I team aziendali e di franchising si scambiavano documenti via email, spesso causando confusione dovuta ai documenti obsoleti. I dipendenti da remoto non potevano accedere ai file archiviati sui server fisici e il trasferimento di file multimediali di grandi dimensioni era lento. La manutenzione IT richiedeva un impegno costante, backup manuali e frequenti patch di sicurezza.

La soluzione: una fonte sicura di verità

Dopo che una grave interruzione di corrente durante l’uragano Sandy ha bloccato l’accesso ai file critici, Crunch è passata a Dropbox. Prima l’ha adottato il team creativo, poi l’intera azienda. Dropbox soddisfaceva i requisiti HIPAA ed era la soluzione ideale per l’azienda.

Ora i team aziendali e i franchising possono accedere alle risorse in un unico ambiente, garantendo che i file siano organizzati e facili da trovare. La condivisione è semplificata tramite semplici link, mentre le funzionalità di sicurezza integrate, come la prevenzione della perdita di dati, i controlli di accesso e la crittografia, mantengono i file protetti.

Crunch Fitness ha adottato anche DocSend per condividere in modo sicuro gli aggiornamenti di design con i propri franchising, eliminando le versioni obsolete e gli accessi non autorizzati. “Possiamo impostare la protezione tramite password e le date di scadenza”, afferma Nobel Kekele, Systems Administrator presso Crunch Fitness. “Possiamo anche vedere quando un documento viene aperto da un utente, il tempo che vi dedica e perfino su quali sezioni si concentra”. Queste informazioni aiutano a mantenere i franchising coinvolti: se qualcuno non ha aperto un documento importante, il team sa di dover intervenire.

Crunch Fitness ha inoltre introdotto Dropbox Replay per velocizzare l’editing video degli allenamenti online, consentendo un feedback in tempo reale e una collaborazione fluida tra redattori, istruttori e manager.

I risultati: collaborazione più fluida, minore manutenzione IT

Grazie a Dropbox, Crunch ha sincronizzato le sue 600 palestre. Ora i team dell’azienda possono accedere, condividere e gestire i contenuti senza ritardi o confusione.

Ciò ha contribuito a evitare spese, tra cui un risparmio di 50.000 dollari all’anno sulla manutenzione dello spazio di archiviazione e di 150.000 dollari sugli aggiornamenti del sistema. I vantaggi in termini di costi sono ancora più significativi se si considerano il risparmio di tempo e l’aumento della produttività.

Ora i dipendenti possono lavorare ovunque e accedere ai documenti dai loro telefoni.

• Il recupero dei file che prima richiedeva ore, ora richiede pochi secondi.
• I dipendenti possono accedere a ciò di cui hanno bisogno, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
• Le transizioni, come i traslochi degli uffici e le acquisizioni, sono diventate più facili.

Inoltre, il team IT dedica meno tempo alla manutenzione e al supporto dei dipendenti.

• Le richieste di supporto IT relative a file persi o problemi di accesso hanno registrato una riduzione dell’80%.
• Il controllo delle versioni e il backup sono automatici, così l’IT può concentrarsi su questioni più importanti.
• Gli amministratori possono ripristinare le versioni precedenti istantaneamente (non dovranno mai più dire “oops”).

Crunch Fitness sta ora sperimentando Dropbox Dash, collegandolo a SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet e altro ancora. Grazie alla ricerca basata sull’intelligenza artificiale, i team possono trovare i contenuti più velocemente. William Schellhaas spera che questa soluzione contribuisca a ridurre gli attriti e a migliorare ulteriormente la collaborazione.