Best practice per organizzare e distribuire le risorse del brand

Far parte del team creativo di una grande organizzazione significa lavorare con molti asset, risorse e partner: si tratta di una situazione ottimale, perché il lavoro può svolgersi su più fronti contemporaneamente. Un’agenzia realizza un video per la nuova campagna, uno studio lavora a un ebook sulla leadership di pensiero e al discorso di presentazione di un dirigente per la conferenza imminente, mentre un’agenzia di digital marketing crea un pacchetto di contenuti sponsorizzati da pubblicare sul sito web e sulle piattaforme social di una famosa rivista.

Il rovescio della medaglia è che ciò rende anche le cose più complesse, dato che ci sono molte parti coinvolte. Le risorse devono essere organizzate in modo ragionato e risultare facilmente reperibili. Occorre assicurarsi che solo le persone giuste possano accedervi, così da impedire ai malintenzionati di vedere ciò che non devono. I partner esterni devono essere certi di avere il logo, il font e i modelli giusti per la presentazione. Se tutti questi elementi e risorse non sono organizzati (e protetti), realizzare un lavoro di alta qualità diventa più difficile, soprattutto con l'aumentare dei partner esterni coinvolti.

Se fai parte del team creativo di una grande azienda e lavori con diverse agenzie sulle risorse di marketing, ti serve un processo intelligente. Fortunatamente, Dropbox può contribuire a sistematizzare la raccolta, la preparazione e la distribuzione delle risorse del brand.

Sistematizzare le risorse

Il primo punto da stabilire quando si crea un archivio di risorse è cosa deve includere esattamente. Fai un elenco, prendendo in considerazione elementi come loghi, tagline, linee guida sullo stile, documenti relativi ai messaggi, modelli di documenti e altro ancora. È meglio fornire alle agenzie esterne più risorse di quelle che ritieni possano servire, in modo che l'attesa di ricevere una tagline o un file SVG approvato non diventi un collo di bottiglia durante la produzione.

A questo punto, devi creare la struttura delle cartelle, pensando bene alle cartelle superiori e alle sottocartelle in cui saranno contenute le risorse. Ad esempio, una cartella superiore intitolata Risorse digitali con una sottocartella destinata ai loghi e una alle tagline. Per fare una distinzione ancora più specifica, la cartella dei loghi potrebbe avere delle sottocartelle in cui i loghi sono suddivisi per dimensione o utilizzo. Certo, sicuramente avrai comunicato agli interessati che questo marchio secondario è quello che il team usa per i social, ma è comunque meglio etichettare e sistematizzare tutto, in modo da evitare le domande dell'ultimo minuto.

Organizzazione dei file per progetto

Affinché la struttura delle cartelle per i progetti del team sia affidabile è opportuno creare una cartella di livello superiore per ogni progetto, ciascuna con un set coerente di sottocartelle. Utilizza una chiara convenzione di denominazione e prefissi numerici in modo che le cartelle appaiano nello stesso ordine per tutti.

Per organizzare i file archiviati per progetto, crea una cartella di livello superiore per ogni progetto, quindi riutilizza ogni volta la stessa struttura di sottocartelle (ad esempio, Brief, File di lavoro, Revisioni e Finali). Assegna nomi coerenti alle cartelle dei progetti, ad esempio “Campagna primavera 2026-01” e così via, in modo che siano ordinate e facili da trovare.

Per le cartelle condivise, crea una cartella Progetti di livello superiore, quindi mantieni ogni iniziativa nella propria cartella di progetto condivisa e invita solo i membri del team o le agenzie che devono accedere a quel progetto. Utilizza le stesse sottocartelle interne (Brief, File di lavoro, Revisioni, Finali) in modo che i collaboratori sappiano sempre dove mettere o trovare ciò di cui hanno bisogno. Quando un progetto termina, spostane la relativa cartella in una cartella Archivio per mantenere il lavoro attivo in ordine.

Per organizzare in modo efficiente i file dei clienti, utilizza una struttura che dia priorità al cliente e che sia possibile ripetere, ad esempio Clienti > [Nome cliente] > [Nome progetto] > Lavori in corso interni, Pronti per il cliente e Finali. Condividi solo la cartella Pronti per il cliente (o Finali) in modo che i clienti vedano sempre gli ultimi file approvati, mentre il team mantiene bozze e feedback in ordine.

Inserimento di tag e raccolta delle risorse

Assicurati di utilizzare i tag anche per le cartelle. Puoi anche creare facilmente una cartella con automazione che aggiunge automaticamente i tag a tutti i contenuti che vengono salvati al suo interno, in modo che siano più facili da trovare in futuro.

Dropbox ti consente di contrassegnare file e cartelle con etichette semplici, così puoi effettuare ricerche per tag e trovare rapidamente le risorse correlate. Puoi anche impostare una cartella in modo da applicare automaticamente lo stesso tag a tutti i file vi vengono aggiunti; questo ti permetterà di mantenere organizzata la tua libreria a mano a mano che cresce.

Ad esempio, aggiungendo il tag #DigitalAsset alla cartella Risorse digitali, ogni risorsa nella cartella riceverà quel tag, così come qualsiasi elemento aggiunto a una sottocartella in futuro. Il tag #Logo nella cartella Logo farà lo stesso per l’intero contenuto della sottocartella. Un sistema di aggiunta di tag intelligente consente di risparmiare tempo in un secondo momento.

Vediamo ora come collocare le risorse nel luogo giusto. Utilizzando una richiesta di file, è possibile chiedere ai colleghi di caricare file specifici, che verranno automaticamente indirizzati nella posizione corretta, anche se non dispongono di un proprio Dropbox (anche se dovrebbero). Basta effettuare la richiesta di file, inviarla e attendere che le risorse arrivino: ogni cosa al suo posto.

Riservatezza

La gestione delle autorizzazioni, ossia la determinazione di chi è il proprietario, chi può modificare e chi può visualizzare, varia a seconda dei casi, ma, a prescindere dalla decisione, è facile da implementare. Con un solo clic, puoi modificare il livello di accesso, annullare la condivisione, consentire ad altri di condividere con nuove persone e ottenere funzionalità aggiuntive.

Inoltre, la crittografia di livello aziendale di Dropbox e le opzioni di protezione tramite password contribuiscono a mantenere le risorse protette e al sicuro, indipendentemente da chi vi ha accesso.

Per archiviare in modo sicuro i file sorgente e i progetti proprietari nel cloud, conservali in una cartella Dropbox accessibile solo su invito. Quando la condividi, aggiungi misure di sicurezza, come la protezione tramite password, date di scadenza e controlli dei download, e utilizza la cronologia dei visualizzatori per monitorare l’accesso e revocarlo rapidamente.

La cronologia delle versioni e il recupero dei file possono anche aiutarti a ripristinare le versioni precedenti se i file vengono modificati o eliminati.

Inviare le risorse in modo sicuro

L'archivio delle risorse è stato creato: ottimo. Il passo successivo è distribuire ai partner le risorse che devono utilizzarle o fornire loro l'accesso all'account Dropbox interno dell'organizzazione, in modo che le agenzie esterne possano utilizzare le risorse necessarie. Ci sono diversi modi per farlo in modo sicuro e protetto.

Con Dropbox, è facile condividere una cartella o un file. Inoltre, la persona che condivide può controllare chi può visualizzare e modificare la cartella o il file (chi ha il link, i membri del team o solo chi ha un invito) e chi può fornire ulteriore accesso. 

È anche possibile proteggere con password cartelle o file, impostare date di scadenza per i link e disabilitare i download in modo che nessuno possa scaricare il materiale condiviso.

Se hai bisogno di un accesso limitato ai file dei clienti, condividili da Dropbox utilizzando link condivisi con controlli come password, date di scadenza o download disabilitati, a seconda delle tue esigenze, e monitora l’attività dei visualizzatori per una maggiore supervisione.

Per una migliore protezione, puoi anche aggiungere filigrane digitali in modo che i contenuti condivisi includano dettagli come l’indirizzo email e l’indirizzo IP del destinatario, scoraggiando così la condivisione non autorizzata.

E, naturalmente, è sempre possibile vedere chi ha visualizzato i file o le cartelle di un account Dropbox.

Controllo sicuro delle versioni tra team remoti

Per garantire il controllo delle versioni dei materiali di marketing collaterali tra team remoti, fai in modo che tutti lavorino da un’unica cartella Dropbox condivisa e limita l’accesso in modifica alle persone che devono effettivamente apportare le modifiche.

La cronologia delle versioni e il recupero dei file di Dropbox ti consentono di ripristinare le versioni precedenti se i file vengono sovrascritti, mentre i controlli dei link condivisi, come password, date di scadenza e restrizioni sui download, ti aiutano a condividere le bozze in modo sicuro.

Un altro modo

Una seconda opzione è quella di utilizzare Dropbox Transfer per inviare una copia di un file o di una cartella a un partner esterno. 

Basta fare clic su "Invia una copia" nel menu a tendina Condividi, quindi inviare i contenuti tramite link o via email. Con Transfer, è possibile anche proteggere i contenuti con password, impostare una data di scadenza e ricevere le notifiche quando i file vengono scaricati, per una maggiore sicurezza e visibilità sullo stato delle risorse.

Organizzare e distribuire le risorse del brand non deve essere un'operazione difficile o spaventosa. Un metodo ponderato, l'aggiunta di intelligenti e una condivisione sicura aiuteranno qualsiasi organizzazione e i relativi partner del settore marketing a collaborare per realizzare un lavoro splendido e d'impatto.

Con Dropbox puoi fare molto di più che semplicemente archiviare: organizza i contenuti in modo sicuro, controlla l’accesso e distribuisci i file del tuo brand con fiducia, dalle cartelle condivise a Dropbox Transfer. Esplora l’intera gamma di funzionalità di Dropbox e scopri come può aiutarti a ottimizzare l’intero flusso di lavoro.