Le riunioni asincrone sono il futuro del lavoro?

Le opportunità di lavoro più flessibili, come i team ibridi e virtuali, non scompariranno. Secondo uno studio condotto da PwC, l’83% dei dipendenti ha espresso il desiderio di lavorare da remoto per almeno un giorno alla settimana dopo la pandemia.

Man mano che sempre più aziende si orientano verso il lavoro da remoto, le tecnologie di comunicazione e collaborazione diventano essenziali. Le videoconferenze sono ormai un metodo diffuso per mantenere connessi e coinvolti i team che lavorano da remoto.

Tuttavia, queste possono risultare caotiche, per non dire estenuanti, se utilizzate in maniera eccessiva. Connessioni Internet lente, conversazioni sovrapposte e una generale mancanza di produttività sono solo alcuni dei problemi con cui i lavoratori da remoto si scontrano durante le videoconferenze.

Infatti, uno studio Atlassian ha indicato che le riunioni sono inefficaci nel 72% dei casi. L’80% degli intervistati al sondaggio Atlassian ha persino dichiarato che sarebbe più produttivo se dedicasse meno tempo alle riunioni. Soprattutto quando sono improduttive o quando qualcuno suggerisce una riunione di follow-up. Nessuno vuole una riunione per organizzare altre riunioni.

Quindi, come si fa a sfruttare i vantaggi delle riunioni virtuali senza sacrificare la produttività, il coinvolgimento del team e la connettività? Semplice: con le riunioni asincrone.

Partiamo dalle basi: cosa si intende con “asincrone”?

La comunicazione asincrona si verifica quando una persona (o un gruppo) fornisce informazioni e trascorre un intervallo di tempo prima che i destinatari forniscano la loro risposta.

Un classico esempio di comunicazione asincrona sono le email: i messaggi non richiedono una risposta immediata e intercorrono degli intervalli di tempo tra gli scambi.

In poche parole, una riunione asincrona non avviene in tempo reale. Viene organizzata e pianificata in una certa misura, ma non richiede un programma specifico. Le comunicazioni possono essere unidirezionali, come ad esempio un video di istruzioni pre-registrato, o più interattive, come dei video messaggi on-demand.

Le videoconferenze asincrone non sono trasmesse in diretta, ma vengono registrate per poter essere guardate e riguardate in un secondo momento. 

Qual è la differenza tra le riunioni asincrone e sincrone?

Forse ti starai chiedendo quali siano le differenze tra riunioni asincrone e sincrone. Se hai lavorato da remoto per un po’ di tempo, probabilmente la maggior parte delle riunioni a cui hai partecipato erano sincrone, ossia quelle riunioni che avvengono in tempo reale e in cui i partecipanti sono attivi contemporaneamente.

Come quelle asincrone, le riunioni sincrone consentono di interagire con colleghi e clienti anche quando si trovano tutti in luoghi diversi. Tuttavia, le riunioni sincrone devono essere programmate in anticipo e non è detto che vengano registrate per essere utilizzate come riferimento in futuro.

Per riassumere:

• Le riunioni sincrone avvengono in tempo reale: le videoconferenze in diretta su piattaforme come Zoom richiedono una conversazione bidirezionale tra i partecipanti. I partecipanti esaminano insieme i materiali della riunione e il feedback è immediato.
• Le riunioni asincrone funzionano all’opposto: non sono trasmesse in diretta e la comunicazione non avviene in tempo reale. Le videoconferenze asincrone vengono registrate e condivise in modo che il contenuto possa essere nuovamente condiviso e visualizzato in un secondo momento.

Quali sono i vantaggi delle riunioni asincrone?

Le riunioni asincrone offrono alle aziende nuove opportunità di innovazione e di maggiore flessibilità. Diamo un’occhiata ad alcuni motivi per cui le riunioni asincrone potrebbero essere utili alla tua azienda.

Maggiore flessibilità

Le riunioni asincrone sono un’ottima soluzione per i team ibridi, distribuiti e virtualizzati. Senza gli inconvenienti tipici delle riunioni in presenza, le aziende possono estendere il proprio bacino di talenti e le opportunità di assunzione oltre i confini dell’ufficio.

Questo approccio consente anche di collaborare con persone che si trovano in fusi orari diversi e utilizzano piattaforme differenti. Se hai clienti in altri Paesi, non dovrai preoccuparti di programmare una riunione troppo presto per un team e troppo tardi per un altro.

Eliminando la pressione di una risposta immediata, i membri del team hanno meno probabilità di andare in burnout a causa di stress continui e richieste che si sovrappongono.

A livello personale, un approccio asincrono dimostra che ti fidi dei membri del team e che hai fiducia nella loro capacità di adempiere al proprio dovere senza contattare continuamente i supervisori o i manager.

Puoi riprendere il controllo del tuo orario di lavoro e liberare quegli slot di tempo che dedicheresti soltanto alle riunioni irrinunciabili (che siano produttive o meno). I membri del team possono guardare una videoconferenza in base ai propri orari, nel momento e nel luogo che preferiscono.

Maggiore produttività

Rispetto alla comunicazione sincrona e al flusso pressoché infinito di notifiche che ne consegue, il lavoro asincrono comporta meno interruzioni.

Poiché puoi fruire di contenuti asincroni quando preferisci, hai la possibilità di recuperare una videoconferenza nel momento della giornata in cui il tuo livello di produttività è più alto o quando sei nello stato mentale giusto per concentrarti.

Le riunioni asincrone consentono di essere più proattivi che reattivi nel lavoro e nella collaborazione con i colleghi. Non dovrai correre a guardare un video o sentire la pressione di dover rispondere a una riunione il più velocemente possibile.

Senza la stanchezza post-riunione, che talvolta si presenta dopo le videochiamate in diretta, la tua mente sarà più fresca e ricettiva. Quando hai la possibilità di guardare una riunione asincrona con il massimo della concentrazione, oltre che di mettere in pausa o mandare indietro il video, qualsiasi feedback devi fornire sarà più preciso e più mirato.

Inoltre, le riunioni asincrone consentono a diversi colleghi di contribuire alle discussioni. Il sovrapporsi di voci e personalità dominanti delle videochiamate sincrone può scoraggiare i membri del team più riservati. L’alternativa asincrona, invece, favorisce una migliore partecipazione e collaborazione.

Quindi, le riunioni asincrone sono il futuro del lavoro?

In uno studio del 2020 condotto da Buffer, il 20% dei lavoratori da remoto ha riscontrato difficoltà nel collaborare e comunicare con il proprio team. Buffer ha ripetuto lo studio ogni anno da allora e ha notato che le difficoltà dei lavoratori da remoto in termini di collaborazione e comunicazione diminuiscono ogni anno, fino ad arrivare al 15% nel 2023. Tuttavia, c’è ancora del lavoro da fare per far sì che i team distribuiti possano lavorare meglio insieme.

Se ti riconosci in questo dato, le riunioni asincrone possono offrire una soluzione alternativa, in quanto rimuovono molti dei vincoli delle riunioni sincrone e offrono una maggiore flessibilità ai team. Le riunioni asincrone ti aiutano a innovare e ad adattare il tuo business in un periodo storico ricco di cambiamenti della cultura aziendale e di sfide della produttività senza precedenti.

È importante trovare un equilibrio tra riunioni sincronizzate e asincrone

Tuttavia, le riunioni sincrone non devono essere completamente soppiantate (ma nemmeno essere la priorità). È probabile che alcuni membri del team e clienti preferiscano affrontare conversazioni dirette piuttosto che guardare video registrati. Inoltre, per i progetti con scadenze ravvicinate, bisogna tenere conto dei ritardi nei tempi di risposta tipici delle riunioni asincrone.

Idealmente, dovresti trovare un equilibrio mediante strumenti che consentano alla tua azienda di crescere in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine. Inizia a cercare dei modi per ridurre le riunioni non necessarie e parti da lì.

Dropbox ti aiuta a eliminare la necessità di partecipare a un incontro in tempo reale

Poiché il lavoro da remoto e ibrido è diventato parte integrante dell’ambiente di lavoro, le videoconferenze sono diventate la norma per molte aziende. Ma ciò non significa che ogni videoconferenza implichi che tutti debbano abbandonare gli strumenti per evitare di perdere informazioni chiave.

Dropbox si integra perfettamente con comuni strumenti per videoconferenze come Zoom e Microsoft Teams, semplificando il caricamento automatico di qualsiasi registrazione di riunione sullo spazio di archiviazione cloud. Basta creare una cartella Dropbox dedicata per le registrazioni delle riunioni, condividere la cartella con il tuo team, in modo che possano accedere alle registrazioni ovunque e in qualsiasi momento.

I tuoi team, sia vicini che lontani, ti ringrazieranno per aver permesso loro di prendere il controllo delle proprie agende e di concentrarsi sul lavoro anziché partecipare a riunioni che non richiedono la loro attenzione immediata.