La trappola della gestione delle risorse digitali e le alternative più efficaci

La maggior parte dei team di marketing e creativi utilizza un qualche tipo di sistema di gestione delle risorse digitali (DAM). Ma se ti è mai capitato di perdere 15 minuti a cercare tra cartelle con nomi poco chiari o di riutilizzare per errore un logo obsoleto, sai bene che avere un sistema di gestione delle risorse digitali non sempre è davvero utile al tuo team. 

Ciò solleva la domanda: ne hai davvero bisogno? Forse sì, ma esistono soluzioni per rendere l’uso dei DAM molto più semplice.

In sostanza, la gestione delle risorse digitali si concentra su come utilizzi e gestisci le risorse creative:

• Archivia
• Organizza
• Accesso
• Preserva

Le risorse includono elementi come foto, modelli, video di campagne, progetti grafici e molte altre risorse, a seconda del settore. Un sistema DAM dovrebbe rendere semplice collaborare, riutilizzare i contenuti chiave e mantenere tutto coerente con il brand. 

Tuttavia, la maggior parte delle piattaforme DAM aziendali risulta ingombrante, cara e complicata, mentre i team creativi hanno bisogno di velocità e semplicità per portare avanti i progetti. Se il tuo team perde tempo tra strumenti diversi, ricerche infinite e duplicazioni, il DAM potrebbe fare più male che bene.

Questa guida svela un problema poco noto dei sistemi DAM: potresti non averne bisogno.

Dropbox non è un sistema DAM e non intende sostituirlo. Tuttavia, se stai cercando un’alternativa più leggera e intuitiva per l’archiviazione dei file, con strumenti intelligenti come Dropbox Dash, questa è un’ottima soluzione. Così puoi rendere più semplice la gestione quotidiana, con risorse creative sempre ordinate, facili da trovare e condividere, senza inutili complessità. 

Cinque vantaggi dell’utilizzo dei sistemi DAM

Nessuno dice che il DAM debba scomparire, e non è qualcosa che serve solo alle grandi aziende con team creativi da 20 persone: qualsiasi team di marketing o creativo che gestisce risorse può trarre vantaggio da un po’ più di ordine. 

Con i sistemi adeguati elimini il caos, risparmi tempo e garantisci che tutti lavorino seguendo le stesse regole. Ecco come:

1. Coerenza del brand

Il principale beneficio dei sistemi DAM è garantire coerenza: loghi aggiornati, foto dei prodotti e linee guida del brand sempre disponibili in un unico spazio, ordinati e aggiornati.

Essere sempre coerenti con il brand significa offrire maggiore professionalità e un’esperienza migliore per i clienti. Niente più loghi obsoleti che si insinuano nelle nuove presentazioni o colori fuori brand che finiscono nei materiali delle campagne.

2. Risparmio di tempo

Un sistema ben organizzato tiene i file più utilizzati a portata di mano, senza ricerche infinite tra cartelle o download ripetuti di allegati da Slack. Questo è probabilmente il vantaggio più significativo del DAM in senso aziendale.

Consente di eliminare quei ritardi da 5-10 minuti che si accumulano durante la giornata. Ciò significa guadagnare ore, persino giorni di produttività in più per il tuo team.

3. Collaborazione

Con una fonte unica e condivisa, tutti, designer, marketer e creativi, lavorano sullo stesso file, evitando versioni duplicate che si perdono tra le email.

Non dovrai più chiederti quale sia la versione corretta del file, il che significa un passaggio di consegne più fluido tra i team. Che si tratti di un team creativo che passa il lavoro a un team media, o di qualsiasi altra combinazione, i reparti possono collaborare più facilmente.

4. Facile riutilizzo delle risorse esistenti

Con un sistema DAM il lavoro di valore non va perso: con il sistema giusto, è facile trovare e riutilizzare i contenuti migliori, sia che si tratti di un elemento visivo di una campagna passata o di un modello già collaudato.

L’accessibilità delle risorse in un DAM, magari con raccolte specifiche per determinati membri del team, riduce la necessità di rielaborare il lavoro, poiché i risultati migliori vengono archiviati e sono pronti per essere riutilizzati, ampliati o semplicemente consultati come fonte di ispirazione.

5. Audit trail/cronologia delle versioni

Quando devi destreggiarti tra feedback e approvazioni, la cronologia delle versioni è la tua migliore alleata. Il sistema DAM ti consente di vedere cosa è stato modificato, chi ha apportato le modifiche e, se necessario, di ripristinare la versione precedente. Rende la collaborazione più fluida e facilita il raggiungimento degli obiettivi della campagna.

La cosa più importante degli audit trail e della cronologia delle versioni è la responsabilità. È facile vedere chi ha caricato cosa, quando e altri dettagli direttamente nel sistema. Questo ti offre una protezione contro eventuali errori.

La realtà è che questi vantaggi sono notevoli, ma non richiedono un costoso DAM di livello aziendale con autorizzazioni complesse e una curva di apprendimento ripida. Uno strumento leggero e intuitivo come Dropbox può avere lo stesso impatto, senza rallentare il lavoro del tuo team.

5 Sfide degli strumenti DAM tradizionali

La gestione delle risorse digitali dovrebbe semplificare la vita, soprattutto ai team creativi e di marketing. Eppure, con molti strumenti DAM tradizionali, si ha la sensazione di lottare contro lo strumento invece di concentrarsi sulle attività da portare avanti. 

A volte i sistemi DAM aziendali rallentano il lavoro. Ecco alcuni dei principali problemi che i team devono affrontare:

1. Complessità e curve di apprendimento ripide

Alcune piattaforme DAM sono così piene di funzionalità che è necessaria una sessione di formazione anche solo per caricare un file. Sono progettate per la governance a livello aziendale, ma non per le esigenze quotidiane dei team di marketing in rapida evoluzione.

La maggior parte dei team creativi non ha bisogno delle funzionalità dei sistemi DAM aziendali, il che significa che se il tuo sistema dispone di tali funzionalità, queste sono semplicemente sottoutilizzate (o non vengono utilizzate affatto), quindi non ne trarrai mai il massimo vantaggio.

2. Interfaccia utente scadente o struttura incoerente

Se il tuo sistema ricorda un vecchio foglio Excel, ogni ricerca diventa un rompicapo. Menu complicati e interfacce pesanti rallentano il lavoro creativo fino a fermarlo: la vera criptonite della creatività.

I team creativi reagiscono in modo diverso rispetto ai team tecnici, che potrebbero apprezzare un campo di dati in stile Matrix. Per i responsabili dei team che operano in questi settori è importante disporre di una piattaforma visiva e altamente intuitiva per sfruttarla al meglio.

3. Costi generali di manutenzione

Molti strumenti DAM tradizionali richiedono un amministratore a tempo pieno o uno specialista IT per gestire gli utenti, risolvere i problemi relativi ai metadati e garantire il corretto funzionamento del sistema. Ciò può andare bene per i brand globali, ma è eccessivo per i team più piccoli che devono gestire più progetti contemporaneamente.

Grazie a un sistema DAM semplificato, i team creativi possono gestirlo autonomamente. Dropbox può aiutarti a etichettare o ordinare i file che carichi nel tuo spazio di archiviazione cloud, semplificando la gestione di un sistema unificato e ben organizzato.

4. Mancanza di flessibilità

Cartelle poco flessibili, opzioni di ordinamento limitate e nessun modo per visualizzare rapidamente i file in anteprima? Un vero freno per i team creativi, che hanno bisogno di lavorare velocemente e visivamente, non di decifrare nomi di file.

La maggior parte delle piattaforme DAM aziendali funziona più come un database che come una libreria che presenta i contenuti in modo visivo. È quasi come guardare un elenco di file invece di vedere effettivamente cosa contiene ciascun file, il che fa una grande differenza in termini di efficienza.

5. Costo

I sistemi DAM non sono economici. Tra configurazione, formazione e supporto continuo, un DAM aziendale completo può assorbire un budget che potrebbe essere investito in risorse per le campagne, crescita del team o altro ancora.

Se non si utilizzano tutte le funzionalità di un sistema DAM in modo coerente e non si sfruttano appieno le sue potenzialità, si rischia di perdere in termini di valore. Spesso, alternative a costo inferiore offrono più vantaggi ai team creativi.

Dropbox offre uno spazio di archiviazione basato sul cloud con funzionalità di collaborazione progettate per team reali, non solo per i reparti IT. Grazie a un’interfaccia intuitiva, una struttura flessibile e anteprime creative, la nostra soluzione aiuta i team a gestire le risorse senza costi aggiuntivi.

CMS e DAM a confronto: qual è la differenza?

Spesso si confonde un CMS (sistema di gestione dei contenuti) con un DAM (gestione delle risorse digitali), soprattutto se si lavora con entrambi. In realtà, svolgono funzioni molto diverse nel processo creativo.

• Un CMS ti aiuta a gestire e pubblicare contenuti in tempo reale: pensa a post di blog, pagine di destinazione, testi web e contenuti multimediali già approvati e disponibili.
• Un DAM è il luogo in cui il tuo team archivia, organizza e accede ai file creativi grezzi: loghi, modelli, risorse per le campagne, video, file di progettazione e tutto ciò che ti serve per realizzare le tue idee.

Pensala così: CMS = dove il contenuto va quando è finito; mentre DAM = dove il contenuto vive mentre è ancora in lavorazione (e anche dopo). La maggior parte dei team di marketing ha bisogno di entrambi, ma a meno che non si tratti di un’azienda di grandi dimensioni, potrebbe non essere necessario un sistema DAM complesso. 

Se il tuo team ha semplicemente bisogno di rimanere organizzato, mantenere i file coerenti e trovare la versione giusta di un progetto, una piattaforma facile da organizzare come Dropbox può svolgere egregiamente questo compito, con molta meno complessità, costi e inefficienze.

Metodi semplici per gestire le risorse digitali con Dropbox

Nel caso tu non lo sappia ancora, i sistemi DAM tradizionali possono essere eccessivi per i team creativi e di marketing che lavorano a ritmi serrati. È qui che entrano in gioco le alternative DAM leggere, che semplificano i processi.

Di seguito riportiamo alcuni modi in cui Dropbox offre tutte le funzionalità essenziali per la gestione delle risorse digitali senza complessità, curve di apprendimento o costi elevati.

• Cronologia delle versioni e autorizzazioni intelligenti integrate: con Dropbox sai sempre cosa è stato modificato, quando e da chi. Puoi anche impostare e modificare facilmente le autorizzazioni di file e cartelle in pochi clic.
• Nessuna curva di apprendimento ripida: i team creativi possono mettersi subito al lavoro senza bisogno di una formazione specifica o di un team IT che si occupi della configurazione. È abbastanza intuitivo per un libero professionista o imprenditore individuale, ma al tempo stesso scalabile per un’intera agenzia.
• Conveniente: che tu abbia un piccolo team interno o un reparto creativo completo, i piani tariffari di Dropbox sono flessibili e offrono numerose opzioni per utenti individuali, team e aziende.
• Strumenti di ricerca universale e di intelligenza artificiale: non ricordi il nome del file? Nessun problema. La ricerca universale basata sull’intelligenza artificiale in Dropbox Dash esamina il contenuto dei file, non solo i titoli, così puoi trovare subito la risorsa giusta.
• Raccolte di contenuti flessibili e agili: Dash raggruppa file, link e contenuti correlati in uno spazio centrale condivisibile, senza modificare la posizione di origine di alcun file. È un’ottima soluzione per i direttori creativi che, ad esempio, vogliono raccogliere una serie di immagini approvate di prodotti tra cui i designer possono scegliere per un determinato brief.

Se il tuo team ha bisogno di un modo più semplice per organizzarsi, lavorare più velocemente e collaborare, Dropbox ti offre tutti i vantaggi di un DAM, senza complicazioni.

Utilizza Dropbox per gestire le risorse creative in tutta semplicità

Non tutti i team creativi hanno bisogno (o desiderano) un sistema DAM complesso che richiede settimane per essere implementato e un esercito per essere gestito. È sufficiente un modo semplice per trovare ciò che serve, condividerlo e portare avanti i progetti senza complicazioni.

Dropbox ti offre esattamente questo: un modo sicuro, semplice e consultabile per gestire le tue risorse digitali, senza software aggiuntivi o curve di apprendimento ripide, solo una collaborazione più intelligente, tempi di risposta più rapidi e un flusso di lavoro più fluido.

Utilizza uno strumento pensato per i creativi: il team resta sincronizzato, senza complicazioni burocratiche. Se ti senti pronto per evitare le complicazioni inutili e gestire le tue risorse come un professionista, scegli un piano o prova Dropbox gratis oggi stesso.