Elenco di controllo per la conclusione delle collaborazioni con freelance: come chiudere il lavoro sul progetto in modo sicuro

I freelance aiutano i team di marketing a muoversi più velocemente e con maggiore flessibilità. Possono progettare una campagna, modificare un video, creare una proposta, scrivere un piano di lancio o contribuire a portare a termine il lavoro per i client quando il tuo team ha bisogno di un aiuto in più.

Ma quando il lavoro termina, il progetto non è davvero concluso finché i file non tornano al loro posto e gli accessi non vengono ripuliti. Un libero professionista potrebbe avere accesso a informazioni come:

• Cartelle
• Riassunti
• Bozze
• Esportazioni finali
• Link condivisi
• Fatture
• File dei clienti
• Contenuti riservati del progetto

Se l'accesso rimane aperto dopo la fine del contratto, si rischia di perdere traccia di ciò che è stato condiviso, di chi può ancora modificarlo e di dove si trova la versione finale.

Il nostro elenco di controllo per l'offboarding aiuta a concludere il lavoro con freelance e collaboratori esterni con meno incertezze. Con Dropbox è possibile raccogliere i file finali, rimuovere gli accessi, verificare i link condivisi e mantenere il progetto facile da ritrovare in seguito. Scegli un piano e semplifica il processo di offboarding.

Che cos'è l'offboarding dei freelance?

L'offboarding dei liberi professionisti è il processo di chiusura di un lavoro a contratto attraverso la raccolta dei risultati finali, il salvataggio del contesto del progetto, la definizione delle attività amministrative e la rimozione dell'accesso a file, cartelle, strumenti o link condivisi. È un'attività che sta diventando sempre più comune: un sondaggio McKinsey del 2022 suggerisce che fino al 36% degli americani occupati si considera un libero professionista o comunque un lavoratore indipendente.

L'offboarding dei freelance è simile a quello dei dipendenti, ma l'attenzione è spesso più specifica per il progetto. Invece di buste paga, benefit e procedure HR interne, l'offboarding dei freelance si riduce di solito a poche domande pratiche:

• Ha tutti i file finali per cui ha pagato?
• Il tuo team sa dove si trova il lavoro?
• Il freelance può ancora visualizzare, modificare o scaricare i contenuti riservati del progetto?

Un buon elenco di controllo per l’offboarding dei freelance offre un metodo ripetibile per rispondere a queste domande prima che il progetto scompaia in una cartella dal nome poco chiaro.

Perché gli elenchi di controllo per l’offboarding dei dipendenti non coprono del tutto il lavoro dei freelance

Non è consigliabile applicare un processo di offboarding dei dipendenti ai liberi professionisti. Un elenco di controllo Standard per l’offboarding dei dipendenti copre in genere la proprietà aziendale, gli account interni, i colloqui di uscita, la retribuzione finale e il trasferimento delle conoscenze. 

Questi passaggi possono essere utili, ma i freelance comportano un tipo di rischio diverso. I freelance spesso lavorano con:

• Cartelle aziendali
• DocSend Personal aree di lavoro
• Allegati email
• Link per il trasferimento di file
• Strumenti per creativi

Potrebbero avere accesso in modifica mentre un progetto è attivo, ma potrebbero non avere bisogno dello stesso accesso dopo la consegna finale. E se un link condiviso resta attivo, i contenuti del progetto possono rimanere accessibili anche dopo aver rimosso qualcuno da una cartella.

Ecco perché l’offboarding dei freelance dovrebbe concentrarsi sulla chiusura del ciclo dei contenuti, ovvero raccogliere il lavoro svolto, mantenere le persone giuste e rimuovere l’accesso per chi non ne ha più bisogno.

Elenco di controllo per l’offboarding dei freelance: 8 passaggi per proteggere i file di progetto

Utilizzi questo elenco di controllo per l'offboarding ogni volta che termina una collaborazione con freelance, collaboratori esterni o agenzie. Può adattarlo a progetti di design, campagne di marketing, deliverable per i client, modifiche video, attività di consulenza e qualsiasi progetto in cui persone esterne gestiscono contenuti Business. Ecco come fare correttamente:

1. Conferma che il progetto sia completato

Prima di rimuovere l'accesso, assicurati che il lavoro sia stato effettivamente completato. Conferma l'ambito finale, la data di consegna, le versioni rimanenti, la fattura finale ed eventuali dettagli di uso o licenza previsti dal contratto.

Questo è anche il momento giusto per porre una semplice domanda di passaggio di consegne: “C'è qualcosa che ci servirà in seguito e che non è ancora nella cartella finale?”

Potrebbe includere file di lavoro, filmati grezzi, font, note di ricerca, modelli modificabili, file di origine, impostazioni di esportazione o documentazione. Esamini il contratto e prenda una decisione.

2. Crea una cartella finale per le versioni definitive

Raccogli i dati del progetto in un unico posto all'interno del tuo spazio di archiviazione cloud gestito dal tuo team. Una cartella finale potrebbe includere:

• File approvati definitivi
• File sorgente e file di lavoro
• Contratti, fatture e brief
• Note delle riunioni e registri delle decisioni
• Feedback dei client o degli stakeholder
• Versioni esportate per la consegna

Con le cartelle condivise, puoi tenere insieme i file di progetto e gestire chi può visualizzarli o modificarli. Dropbox consente inoltre di impostare le autorizzazioni per file e cartelle condivisi, incluso l'accesso in visualizzazione e in modifica.

3. Confermi la proprietà dei file di cui ha bisogno

Si assicuri che i file finali si trovino in una posizione controllata dall'azienda, non solo nello spazio di lavoro del freelance. Questo è particolarmente importante per i file modificabili che il suo team potrebbe dover riutilizzare in seguito.

Ad esempio, non fermarsi a un PDF finito se il prossimo trimestre servirà il file di progettazione modificabile. Non accontentarsi di un'esportazione video finale se le modifiche future richiederanno il file di progetto, le didascalie, le tracce audio o le clip grezze.

L'obiettivo è garantire che il lavoro rimanga prezioso e facile da usare una volta completata la parte del freelancer.

4. Salva il contesto del progetto prima che scompaia

I file da soli non sempre raccontano tutta la storia. Chiedi al freelance una breve nota di passaggio delle consegne che spieghi:

• Dove vengono archiviati i file finali
• Qual è la versione finale approvata del file
• Quali strumenti, modelli o plug-in sono stati utilizzati
• Cosa è cambiato durante l’ultima serie di versioni
• Eventuali problemi noti, domande aperte o passaggi successivi

La maggior parte dei liberi professionisti è abituata a farlo e questo può evitare molti solleciti in seguito, soprattutto quando un membro del team deve riprendere il progetto mesi dopo la fine del contratto.

5. Rivedi le autorizzazioni di cartelle e file

Successivamente, verifichi chi può accedere alla cartella e cosa può farne. Durante un progetto attivo, un freelancer potrebbe aver bisogno dell'accesso in modifica. Dopo la consegna, potrebbe aver bisogno solo dell'accesso in visualizzazione per un breve periodo di revisione, oppure di nessun accesso.

I file e le cartelle condivisi di Dropbox consentono di impostare ruoli come proprietario, editor e visualizzatore. “Può modificare” consente di aggiungere, modificare, eliminare, condividere o scaricare i file in una cartella, mentre “Può visualizzare” consente di visualizzare, scaricare, condividere e commentare i file senza aggiungerli, modificarli o eliminarli.

6. Rimuovere l'accesso del freelancer a file e cartelle condivisi

Al termine del progetto, rimuovi l'accesso ai file e alle cartelle condivise di cui il freelance non ha più bisogno. In Dropbox, quando un membro viene rimosso da una cartella condivisa, perde l'accesso a tale cartella e ai file che contiene. Puoi anche scegliere se lasciargli una copia della cartella, la quale però non verrà più sincronizzata con gli altri account.

Questa è la parte dell'elenco di controllo che a volte viene chiamata “revoca dell'accesso”, un'espressione che può sembrare piuttosto drastica. Tuttavia, nella pratica quotidiana è più semplice: basta rimuovere l'accesso al termine del lavoro.

7. Controlla link condivisi, password, date di scadenza e download

Rimuovere una persona da una cartella non sempre copre ogni modalità con cui un file è stato condiviso. I link condivisi meritano una revisione a sé. Cerca i link inviati per revisioni, approvazioni, consegne ai client o trasferimenti di file. Decidi quali link mantenere, quali far scadere e quali rimuovere. 

Dropbox supporta i link condivisi con controlli come la protezione tramite password e le date di scadenza, e gli amministratori del team possono impostare date di scadenza predefinite per i link condivisi del team. Dopo la scadenza di un link, chi vi accede vedrà che il link è scaduto.

Questo passaggio è particolarmente importante per i contenuti sotto embargo, i lavori creativi non ancora pubblicati, i file dei prezzi, i documenti strategici, gli elenchi dei clienti e qualsiasi elemento coperto da un accordo di riservatezza.

8. Archivia il progetto e documenta la chiusura

Una volta ripulito l'accesso, archivia il progetto in un luogo in cui il tuo team possa ritrovarlo in seguito. Aggiungi una breve nota che registri:

• Dove si trovano i file finali
• Chi può ancora accedere
• Quali link condivisi rimangono attivi
• Quando l'accesso del freelance è stato rimosso
• Eventuali file recuperati, ripristinati o sostituiti durante l'offboarding

Questo semplifica il suo prossimo progetto. Offre inoltre al suo team una documentazione chiara nel caso in cui un client, un manager o un collega chieda dove sia finito qualcosa.

Come si controlla l'accesso ai dati riservati condivisi?

Puoi controllare l'accesso a dati condivisi riservati limitando le autorizzazioni, utilizzando l’accesso di sola visualizzazione ove possibile, aggiungendo controlli dei link come password o data di scadenza quando disponibili e verificando la condivisione esterna al termine del progetto.

Per i progetti freelance, concentrati su quattro abitudini di controllo degli accessi:

• Condividi solo ciò di cui il freelancer ha bisogno: ad esempio, un designer che lavora su risorse per i social non ha bisogno di accedere a file dei prezzi, contratti o cartelle di client non correlate
• Usa l’accesso di sola visualizzazione per le revisioni: se qualcuno deve solo controllare un file o scaricare una versione approvata, probabilmente non ha bisogno dell’accesso in modifica
• Aggiungi controlli dei link per i file sensibili: password e date di scadenza possono contribuire a ridurre l'accesso dopo la chiusura della finestra di revisione o consegna
• Verifica l'accesso dopo la consegna: al termine del progetto, controlli le cartelle e i link condivisi prima di archiviare il lavoro

Questo è particolarmente importante per i contenuti riservati. Dropbox offre diversi modi per gestire chi può visualizzare o modificare i file che condividi. Le impostazioni dei link condivisi possono inoltre aggiungere un ulteriore livello di controllo con password e date di scadenza, a seconda del piano.

Posso impostare le autorizzazioni per i file condivisi?

Puoi impostare le autorizzazioni per file e cartelle condivisi in modo che le persone possano visualizzare o modificare i contenuti, a seconda di come li condividi e del tuo piano Dropbox.

Questa semplice regola è di grande aiuto: concedi alle persone il livello di accesso minimo necessario per svolgere il lavoro. Questo potrebbe significare:

• Durante un progetto: concedere a un designer freelance l'accesso in modifica a una cartella di campagna
• Dopo la consegna finale: passa alla modalità di solo visualizzare per un breve periodo
• Una volta chiuso completamente il progetto: rimuovere del tutto l’accesso

Prima di terminare l'offboarding, verifica da dove proviene l'accesso. Un freelance potrebbe avere accesso a un file direttamente, tramite una cartella condivisa o tramite una cartella principale più ampia. Procedi dalla cartella del progetto verso l'esterno, così non lascerai per errore l'accesso aperto.

È possibile verificare chi ha avuto accesso ai documenti condivisi?

In Dropbox puoi monitorare facilmente le informazioni sul visualizzatore, l'attività dei file e l'attività di condivisione del team, a seconda del piano e delle impostazioni.

Le informazioni sul visualizzatore possono mostrare se qualcuno sta visualizzando un file al momento e alcuni piani possono mostrare quando è stato visualizzato l’ultima volta. I clienti di alcuni piani business, ad esempio, possono vedere chi ha visualizzato un file e quando è stato aperto l’ultima volta. Per gli account di team, alcuni amministratori possono anche:

• Monitora l'attività di condivisione complessiva
• Genera rapporti delle condivisioni esterne
• Gestire i contenuti condivisi esternamente

I report possono includere dettagli come cosa è stato condiviso, il livello di accesso, lo stato della password o della scadenza, chi ha condiviso i contenuti e se i contenuti sono stati visualizzati o modificati. Prima di chiudere il progetto del freelancer, controlla:

1. Chi ha ancora accesso alle cartelle e ai file condivisi.
2. Quali link condivisi sono ancora attivi.
3. Se sono stati condivisi contenuti sensibili all’esterno del team.
4. Se qualcosa sembra insolito, come modifiche tardive, download o file eliminati.

Non è necessario trasformare ogni offboarding di un libero professionista in un'analisi forense. L'obiettivo è confermare che i contenuti di un progetto siano al loro posto e che gli accessi corrispondano ancora al lavoro.

Cosa fare se i file di progetto vengono modificati, eliminati o sovrascritti?

Se i file del progetto sono stati modificati, eliminati o sovrascritti durante il passaggio di consegne, controlla l'attività dei file e la cronologia delle versioni prima di chiudere il progetto.

Questo può essere utile quando qualcosa va storto in prossimità del traguardo. Magari una presentazione finale è stata sovrascritta con una versione precedente, magari un designer ha eliminato risorse inutilizzate ma ancora necessarie per il suo team, oppure un collaboratore esterno ha caricato i file finali nella cartella sbagliata.

Le funzionalità di cronologia delle versioni e ripristino di Dropbox ti aiutano a visualizzare le modifiche apportate a un file o a una cartella, confrontare le versioni e ripristinare quelle precedenti. La finestra di cronologia delle versioni disponibile dipende dal tuo piano. Prima di rimuovere completamente l’accesso, procedi come segue:

• Controlla l’attività recente: cerca le modifiche apportate durante il periodo di passaggio finale
• Conferma la versione approvata: assicurati che il file che il tuo team intende utilizzare sia quello giusto
• Ripristinare se necessario: se un file è stato modificato per errore, utilizzare la cronologia delle versioni per recuperarlo

Dropbox aiuta inoltre i team a recuperare e ripristinare i file dopo modifiche accidentali o lavori eliminati.

Come Dropbox ti aiuta a concludere in sicurezza le collaborazioni con i freelance

Con lo spazio di archiviazione cloud di Dropbox, puoi raccogliere i file definitivi, organizzare il passaggio di consegne, gestire le autorizzazioni dei file condivisi, esaminare i link condivisi e tenere traccia delle modifiche apportate.

Immagini la fase di chiusura in tre lavori.

• Raccogli il lavoro: utilizza le cartelle condivise per conservare i risultati finali, i file sorgente, i brief, le fatture e le note in un unico posto controllato dal tuo team
• Controlla l'accesso: fornisci ai freelancer il giusto livello di accesso mentre il lavoro è in corso e rimuovi l'accesso, modifica le autorizzazioni dei file o rivedi i link condivisi al termine
• Mantieni il progetto recuperabile: usa cronologia delle versioni e ripristino dei file, informazioni sul visualizzatore e dettagli di condivisione per comprendere più facilmente l’attività dei file

L'offboarding dei freelancer è più semplice quando i contenuti del progetto si trovano già in un unico spazio condiviso. Ciò significa meno tempo dedicato alla ricerca dei file finali e maggiore certezza che il progetto sia effettivamente concluso.

Chiudi il progetto senza perdere il controllo del lavoro

Un elenco di controllo per l'offboarding dei freelance deve essere coerente. Raccogli i file finali, salva il contesto, verifica le autorizzazioni, revoca gli accessi, controlla i link condivisi e archivia il progetto.

Con Dropbox, può semplificare l'offboarding dei liberi professionisti, dal primo brief alla consegna finale, e poi chiudere il progetto mantenendo gli accessi corretti al loro posto. Scelga un piano Dropbox per iniziare oggi stesso.