Per creare un piano di progetto a prova di errore, servono innanzitutto gli strumenti giusti e, in questa fase, ciò significa trovare un luogo in cui creare e condividere i documenti del piano e in cui collaborare alla loro preparazione.
Dropbox Paper offre tutto ciò che ti serve per scrivere un piano di progetto e svolgere molte altre attività. Provalo gratuitamente e usa la nostra guida per aumentare le tue possibilità di successo.
Tutto pronto? Apriamo un modello di piano di progetto e iniziamo.
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Cos’è un piano di progetto e perché è essenziale?
Un piano di progetto è una tabella di marcia dettagliata che delinea l’ambito, gli obiettivi, i risultati, le scadenze, le risorse e i rischi di un progetto.
I piani di progetto sono importanti perché forniscono un quadro chiaro degli obiettivi generali, delle tappe principali e delle singole attività di un progetto. Un piano di progetto ben strutturato offre i seguenti vantaggi:
- tempistiche accurate del progetto
- definizione del budget e proiezioni finanziarie precise
- assegnazione delle risorse equilibrata
- minori rischi o maggiore consapevolezza e mitigazione dei rischi
- un modo chiaro di comunicare le aspettative tra team e parti interessate
I progetti richiedono tempo e comportano l’utilizzo di molti dati e file diversi. Non aspettare che qualcosa vada storto: usa Dropbox Backup per proteggere e archiviare rapidamente il tuo duro lavoro.
10 passaggi per creare un piano di progetto straordinario
Le specifiche di un piano variano molto e dipendono dal progetto. Potresti voler creare un’app o realizzare un film: gli obiettivi potrebbero essere i più disparati.
Fortunatamente, a prescindere dal progetto a cui lavori, alcuni passaggi sono comuni a tutti i piani.
Passaggio 1: definisci l’ambito del progetto
A questo punto del piano, occorre semplicemente definire dei limiti, stabilendo cosa rientra o meno nel progetto. Quali sono gli obiettivi del progetto che si prospettano vincenti?
Alcuni esempi includono l’aumento dei ricavi o della soddisfazione dei clienti, l’ampliamento delle vendite o della base clienti oppure la riduzione dei costi. Gli obiettivi aiutano a determinare i risultati e le attività del progetto.
Questo passaggio è fondamentale, in quanto non solo aiuta a gettare le basi per la pianificazione, ma contribuisce anche a motivare il team, delineando un quadro generale più ampio.
Passaggio 2: stabilisci le misure per determinare il successo
È indispensabile disporre di criteri ben chiari per capire se si conseguono gli obiettivi che definiscono il successo. Le tappe intermedie più importanti possono includere il passaggio alla fase di test beta o la finalizzazione del design di un cartellone pubblicitario.
Stabilisci gli obiettivi e assicurati che siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con scadenze precise (SMART). Gli obiettivi non si realizzano seguendo semplici sensazioni: servono dati solidi che li supportino.
Alcuni esempi di misure concrete potrebbero essere 1000 download di un podcast nel primo mese, 500 prenotazioni entro la fine dell’anno, 10.000 impression degli annunci entro il secondo trimestre e così via.
Passaggio 3: suddividi il progetto in attività di entità minore
Questa è la fase in cui puoi individuare le principali parti interessate, iniziare a distribuire il lavoro e definire le responsabilità. È l’occasione per stabilire chi coinvolgere e cosa aspettarsi da ognuno.
A tal fine, è necessario identificare grandi blocchi di attività e suddividerli in porzioni gestibili. Ad esempio, potresti suddividere il piano di progetto di un video in scrittura della sceneggiatura, riprese e montaggio.
L’aspetto più importante è stimare il tempo e le risorse necessarie per completare ogni porzione, il che introduce il passaggio successivo.
Passaggio 4: crea una cronologia del progetto
Hai bisogno di un programma dettagliato che includa ogni attività, tappa intermedia e scadenza. Dropbox Paper offre eccellenti funzionalità di collaborazione che semplificano la pianificazione: utilizzalo per tracciare con precisione un percorso.
Prova a creare un diagramma di Gantt per definire una cronologia, che potrebbe estendersi per mesi: in questo modo, è tutto un po’ più facile da comprendere. Gli elementi visivi di una cronologia possono contribuire a far sembrare un progetto più realizzabile.
Passaggio 5: assegna risorse e budget
In questa fase, avviene l’identificazione delle risorse necessarie (persone, attrezzature o materiali) per ogni attività. Questa parte è fondamentale per assicurarsi di disporre di tutto il necessario al momento opportuno.
Ad esempio, potresti avere bisogno di due attori e di un cameraman per le riprese di uno spot pubblicitario o di un grafico per il rendering di un logo. In ogni caso, assicurati di stimare con precisione le risorse di ogni attività.
Passaggio 6: identifica i rischi
Considera eventuali ritardi o imprevisti, ad esempio una malattia, e preparati a ogni evenienza per evitare problemi. I rischi potrebbero includere feedback eccessivi da parte dei clienti, ritardi tecnici o perfino il maltempo.
Analizza le interdipendenze delle varie attività (quali attività è necessario terminare prima di iniziarne un’altra) e concentrati su queste. La maggior parte dei rischi risulta piuttosto gestibile con piani solidi studiati appositamente.
Passaggio 7: comunica e collabora
In questa parte del piano di progetto, puoi stabilire la catena di comunicazione tra le parti interessate e decidere chi risponde a chi, ad esempio i membri del team più giovani ai capi reparto.
Un esempio importante in questo senso è la gestione del cambiamento: si tratta di un punto cruciale per i progetti a lungo termine.
Chi stabilisce le aspettative in caso di cambiamenti in un progetto e chi ha il compito di motivare il team? Dovrai individuare le parti interessate con cui organizzare riunioni o sessioni di domande e risposte per comunicare le variazioni e risolvere eventuali problemi.
In questa fase del piano e durante la gestione del progetto, incoraggia la collaborazione: quest’ultima aiuta a favorire il lavoro di squadra e garantisce che tutti si impegnino a raggiungere lo stesso obiettivo.
Dropbox offre potenti funzionalità che consentono di annotare i PDF, commentare i video fotogramma per fotogramma, fornire feedback sui documenti in tempo reale e molto altro. Scegli il tuo piano e registrati oggi stesso.
Passaggio 8: monitora e traccia i progressi
Buone notizie! Hai tutto il necessario per un piano di progetto efficace: adesso puoi rilassarti. In realtà, non è così: dovrai monitorare costantemente i progressi e apportare correzioni.
Dropbox Paper offre strumenti e funzionalità per la gestione delle attività che ti aiutano a controllare le date, monitorare il lavoro e ricevere promemoria automatici. È perfetto per monitorare i progressi rispetto al budget e alla pianificazione.
Passaggio 9: riesamina e valuta
Man mano che il piano di progetto procede, è necessario effettuare revisioni periodiche per capire cosa funziona e cosa, invece, occorre migliorare. Il piano contiene un punto critico che vorresti rivedere?
Ad esempio, è difficile pianificare accuratamente una pubblicità di pannolini che prevede la presenza di genitori e bambini sul set. In qualità di project manager efficiente, puoi inserire alcuni aspetti da considerare (come le pause per il pisolino) nei progetti futuri.
Fase 10: celebra il successo e riconosci i fallimenti
La pianificazione di un progetto implica la celebrazione dei successi conseguiti, come il completamento di una tappa intermedia. Ciò promuove lo spirito di squadra per i progetti ampi, che richiedono il coordinamento di numerosi elementi in diversi reparti.
Pianificazione e gestione efficaci procedono di pari passo. Pertanto, anche in presenza di difficoltà, riconosci l’impegno dei membri del team e dedica del tempo a riflettere sui risultati raggiunti dal gruppo.
Per aumentare al massimo le probabilità di successo, utilizza il modello di piano di progetto gratuito di Dropbox Paper, che include un’ampia libreria di modelli utili anche per altri tipi di lavoro.
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I piani di progetto forniscono una tabella di marcia fondamentale e una protezione dai rischi, indispensabile per far sì che il tuo progetto rispetti i tempi, il budget e abbia le migliori probabilità di successo. Tutti possono farlo!
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