Table of contents
- Quando devo utilizzare uno scanner di documenti?
- Come eseguire la scansione di documenti su un computer con un dispositivo mobile
- Come eseguire la scansione di documenti su iPhone
- Come eseguire la scansione di documenti su Android
- Perché l’OCR è migliore per i documenti scansionati?
- Come garantire scansioni di alta qualità
- Come archiviare le scansioni
- Domande frequenti
Non fraintenderci: una stampante multifunzione può essere utile per caricare un documento cartaceo sul PC. Ma cosa succede se non sei alla scrivania o non vuoi acquistare uno scanner che userai raramente?
La scansione da dispositivi mobili è una soluzione rapida e conveniente per convertire i documenti cartacei in file digitali. Usando il tuo fidato smartphone come scanner, puoi facilmente acquisire documenti importanti, ricevute e molto altro in qualsiasi momento e luogo.
Non importa se non sei a casa o in ufficio oppure vuoi semplicemente liberare spazio sulla scrivania: scopri come eseguire la scansione di documenti in modo semplice e rapido con iPhone o dispositivi Android. Niente scanner? Nessun problema.
Quando devo utilizzare uno scanner di documenti?
Anche in un mondo sempre più digitale, c’è ancora spazio per i documenti cartacei. Nessuno, però, vuole portare con sé pile di documenti immense ovunque vada.
Sia in ambito personale sia in ambito professionale, puoi e dovresti utilizzare uno scanner di documenti per:
- proteggere documenti preziosi come vecchie foto, lettere scritte a mano o documenti legali da perdite o danni
- accedere ai documenti e condividerli facilmente ovunque con una copia digitale
- riordinare gli spazi fisici digitalizzando i documenti cartacei
- creare un backup digitale dei documenti fondamentali per una maggiore sicurezza
- trovare rapidamente informazioni specifiche all’interno dei documenti scansionati tramite le funzionalità di ricerca OCR
Spesso, si esegue la scansione dei seguenti documenti:
- documenti personali: foto, certificati di nascita, passaporti, polizze assicurative, dichiarazioni dei redditi, referti medici e testamenti
- documenti professionali: contratti, fatture, ricevute, biglietti da visita e documenti relativi a progetti
- documenti accademici: appunti, articoli, certificati e libri di testo
Eseguire la scansione di una raccolta di foto è un modo popolare per conservare i ricordi e condividerli digitalmente. Grazie alla tecnologia di scansione moderna, puoi trasformare facilmente le tue preziose stampe in immagini digitali di alta qualità. In effetti, è il modo perfetto per caricare, organizzare e condividere le foto di famiglia.
Come eseguire la scansione di documenti su un computer con un dispositivo mobile
Lo smartphone è più di un dispositivo di comunicazione: è un potente strumento di produttività. Con le giuste app e tecniche, puoi facilmente convertire i documenti cartacei in file digitali.
Invece di fascicolare i documenti e utilizzare una fotocopiatrice, hai a disposizione tre opzioni.
1. Scatta una foto del documento
Puoi usare la fotocamera del telefono e scattare una foto del documento. Sarebbe uno dei metodi più semplici, ma presenta alcuni svantaggi. Innanzitutto, non è completamente sicuro. In secondo luogo, potrebbe essere difficile usare una foto archiviata solo sul telefono su più dispositivi. Inoltre, è più difficile ottenere immagini di alta qualità dei documenti cartacei. Alla fine, rischi addirittura di perdere tempo per realizzare lo scatto perfetto.
2. Scatta una foto e poi usa un’app di scansione
Un’applicazione per la scansione di documenti è una buona opzione per convertire un’immagine in una scansione di alta qualità. Puoi salvarla o inviarla come file PDF, PNG, JPG, TIFF o in qualsiasi altro formato. Questa opzione offre una serie di nuovi modi per eseguire la scansione dei documenti nella vita di tutti i giorni, senza doversi recare in copisteria, in biblioteca o in ufficio. Puoi usare questo metodo per scansioni sia nuove sia vecchie.
3. Usa semplicemente un’app di scansione
Lo scanner di documenti di Dropbox offre più sicurezza e funzionalità rispetto a una foto, ma è altrettanto semplice.
L’app consente di eseguire la scansione di file direttamente nel tuo account Dropbox utilizzando la fotocamera di un dispositivo. Puoi poi accedervi dal telefono o dal computer, a prescindere che usi iOS o Windows.
Puoi anche eseguire nuovamente una scansione senza ricominciare da capo, un’opzione piuttosto utile in presenza di molti documenti. Inoltre, non dovrai mai preoccuparti di perdere o danneggiare i documenti grazie alle semplici soluzioni per il backup dell’iPhone.
Come eseguire la scansione di documenti su iPhone
Utilizzo dell’app Note
- Apri l’app Note sull’iPhone.
- Crea una nuova nota o aprine una già esistente.
- Tocca l’icona della fotocamera e seleziona Scansiona documenti.
- Posiziona il documento nell’inquadratura della fotocamera e l’app acquisirà automaticamente la scansione.
- Regola gli angoli se necessario, quindi salva la scansione nella nota.
Sebbene l’app Note possa essere comoda per scansioni rapide, puoi ottenere molto di più se utilizzi Dropbox per scansionare i tuoi file.
Utilizzo dell’app Dropbox
Lo scanner di documenti di Dropbox offre più funzionalità e sicurezza rispetto a una foto. Per utilizzarlo:
- Apri l’app sull’iPhone.
- Tocca l’icona “+” (più).
- Tocca Scansiona documento.
- Scatta una foto del contenuto di cui vuoi eseguire una scansione.
- Se lo desideri, apporta modifiche o esegui la scansione di altre pagine.
- Tocca Avanti.
- Se lo desideri, modifica le impostazioni di salvataggio.
- Tocca Salva.
Puoi accedere da qualsiasi dispositivo ed eseguire nuovamente la scansione senza ricominciare da capo. Inoltre, la funzionalità OCR di Dropbox consente di eseguire ricerche nei documenti, mentre lo spazio di archiviazione cloud sicuro previene qualsiasi perdita di file importanti.
Come eseguire la scansione di documenti su Android
Utilizzo di Google Drive
- Apri l’app Google Drive.
- Tocca l’icona “+” (più), quindi seleziona Scansiona.
- Posiziona il documento nell’inquadratura della fotocamera ed esegui la scansione.
- Regola l’area di scansione se necessario e salva il risultato sul tuo Drive.
Google Drive è un’opzione valida per le scansioni basilari, ma non offre lo stesso livello di sicurezza e funzionalità delle app apposite. Ad esempio, potrebbe non disporre di funzionalità avanzate come l’OCR per eseguire ricerche nel testo e l’integrazione semplice con altri strumenti di produttività.
Utilizzo dell’app Dropbox
Lo scanner di documenti di Dropbox offre maggiori funzionalità e sicurezza rispetto a una semplice foto. L’utilizzo è intuitivo:
- Apri l’app sul dispositivo Android.
- Tocca l’icona “+” (più).
- Tocca Scansiona documento.
- Scatta una foto del contenuto di cui eseguire la scansione o seleziona un’immagine esistente sul tuo dispositivo mobile. Per ripetere una scansione, tocca Scansiona di nuovo.
- Se lo desideri, apporta modifiche o esegui la scansione di altre pagine. Puoi ritagliare, ruotare o aggiungere un filtro all’immagine, ma anche aggiungere ed eliminare le pagine scansionate o riorganizzarne l’ordine.
- Tocca Avanti.
- Se lo desideri, modifica le impostazioni di salvataggio.
- Tocca Salva.
Puoi accedere da qualsiasi dispositivo, esegui nuovamente la scansione senza ricominciare da capo e sfrutta l’OCR per effettuare ricerche all’interno dei documenti. Inoltre, lo spazio di archiviazione cloud sicuro garantisce che i documenti siano sempre accessibili e che sia disponibile un loro backup.
Perché l’OCR è migliore per i documenti scansionati?
OCR significa Optical Character Recognition, cioè riconoscimento ottico dei caratteri. L’OCR converte il testo scansionato in dati testuali in cui è possibile effettuare ricerche. Uno dei vantaggi principali dell’OCR è l’organizzazione dei documenti scansionati. L’app di scansione di Dropbox sfrutta l’OCR per consentirti di trovare i documenti scansionati con una semplice ricerca per parola chiave nel tuo account Dropbox.
Se hai caricato un estratto conto bancario con la data stampata nell’angolo, ti basterà cercare la data per trovare rapidamente il documento. Grazie all’intuitiva conversione in PDF facili da individuare e cercare, potrai di fatto eliminare i documenti cartacei. In alternativa, puoi sostituire l’app delle note con un’app di scansione con OCR per digitalizzare all’istante documenti e appunti con un semplice tocco.
Come garantire scansioni di alta qualità
A prescindere dal metodo, assicurati che i documenti siano in ottime condizioni per una scansione nitida e chiara:
- Verifica che i documenti non siano stropicciati, piegati o scoloriti.
- Assicurati che i dettagli non siano sbiaditi.
- Per le scansioni con il telefono, usa uno spazio libero come sfondo.
- Se utilizzi uno scanner senza OCR, presta attenzione anche alla risoluzione, misurata in dpi o punti per pollice.
- Per le foto, utilizza una risoluzione superiore o addirittura lossless fino a 600 dpi.
- Per i documenti semplici in scala di grigi, utilizza 300 dpi per assicurarti che siano leggibili e che il file mantenga dimensioni ridotte.
- Qualsiasi risoluzione inferiore a 300 dpi potrebbe essere visualizzata correttamente sullo schermo, ma risulterà sfocata o pixellata se decidi di stampare una copia cartacea in un secondo momento.
La maggior parte dei software di editing delle immagini è in grado di correggere i difetti dei documenti scansionati, ma rischi di perdere tempo e denaro.
Come archiviare le scansioni
Mantenere le scansioni al sicuro in uno spazio di archiviazione cloud garantisce che non vadano perse sul disco rigido o che non vengano eliminate accidentalmente. Si tratta della soluzione ideale anche per i documenti personali, come gli estratti conto bancari, di cui desideri eseguire la scansione per conservarne una versione digitale. Dropbox offre una protezione grazie alla quale solo tu puoi accedere o fornire l’accesso a chi ne ha bisogno. Con Dropbox, l’archivio dei tuoi file è sempre disponibile sul tuo telefono, ovunque tu sia.
Domande frequenti
Sì, puoi utilizzare la fotocamera dello smartphone e un’app apposita per eseguire la scansione dei documenti.
L’uso di un’app di scansione per dispositivi mobili come Dropbox è tra i metodi più semplici. Queste app offrono interfacce intuitive, scansioni di alta qualità e la possibilità di salvare, condividere o caricare documenti direttamente sul cloud.
Per la maggior parte dei documenti, 300 dpi è una risoluzione sufficiente. Per le foto o le immagini di alta qualità, usa una risoluzione pari o superiore a 600 dpi.
Dopo aver eseguito la scansione del documento con l’app di scansione Dropbox, scegli l’opzione per la condivisione o l’esportazione. Seleziona “email” per allegare la scansione del documento o condividere un link al file nel tuo account Dropbox e inviala al destinatario.
Usa l’app di scansione Dropbox sul tuo telefono per eseguire una scansione del documento e salvarla sullo spazio di archiviazione cloud in modo sicuro. Se vuoi salvare una copia sul computer, al di fuori di Dropbox, è sufficiente selezionarla e scaricarla dal cloud.
Esplora risorse correlate
Come inviare un video di grandi dimensioni da un iPhone
Condividere video di alta qualità e di grandi dimensioni tramite iPhone può essere difficile se vuoi evitare la compressione. Scopri quattro metodi semplici per inviare file di grandi dimensioni dai dispositivi iOS, senza compromettere la qualità dei video.