Cinque modi per ottimizzare il flusso di lavoro per una massima efficienza

Molti di noi passano il tempo a svolgere del “lavoro inutile”; secondo McKinsey, i lavoratori della conoscenza trascorrono quasi il 20% del loro tempo cercando informazioni interne o colleghi che possano aiutarli in attività specifiche.

Grazie a un flusso di lavoro ottimizzato, è possibile eliminare queste perdite di tempo e migliorare significativamente i processi operativi. Identificando ed eliminando le attività ripetitive o i problemi che ti rallentano, puoi migliorare l’efficienza e la produttività.

In questa guida ti introdurremo cinque semplici strategie per ottimizzare il flusso di lavoro, così da poter dire “addio” alle complicazioni non necessarie e “benvenuto” a un processo semplificato che consenta al tuo team di raggiungere più risultati.

Quali sono i vantaggi dell’ottimizzazione dei flussi di lavoro?

L’ottimizzazione dei processi ti consente di rimuovere i passaggi superflui dalle attività quotidiane, eliminando le attività dispendiose in termini di tempo e riducendo gli errori. Ci sono anche altri vantaggi, tra cui:

• aumento della produttività
• efficienza migliorata
• miglioramento della comunicazione
• riduzione degli imprevisti e delle scadenze non rispettate
• vantaggio competitivo
• miglior umore dei dipendenti
• formazione dei dipendenti semplificata
• responsabilità e obblighi più chiari

Cinque modi per ottimizzare i flussi di lavoro

Ecco cinque modi per ottimizzare i flussi di lavoro:

1. Identificare i processi attuali che ti rallentano

Tra i segnali che indicano che il flusso di lavoro deve essere ottimizzato ci sono i ritardi e i colli di bottiglia che impediscono la consegna puntuale dei progetti, le numerose rilavorazioni o le iterazioni superflue delle attività e le tecnologie obsolete che creano ulteriori problemi anziché risolverli.

Nel valutare i flussi di lavoro attuali, tieni in considerazione:

• le persone, i sistemi o gli strumenti coinvolti
• le attività, i passaggi o gli incarichi necessari a raggiungere il risultato desiderato dal flusso di lavoro
• la quantità di tempo solitamente impiegata per completare ogni attività o incarico
• le informazioni necessarie per far procedere il flusso di lavoro
• il trigger, l’azione, il tempo o la condizione che avvia il flusso di lavoro
• il risultato o l’esito previsto dal flusso di lavoro

Collaborando con gli altri in questo senso, si possono individuare insieme eventuali ridondanze o elementi inefficienti nel flusso di lavoro.

Con la condivisione file e gli strumenti di collaborazione di Dropbox, puoi raccogliere più facilmente le informazioni dai membri del team.

Ad esempio, Dropbox consente a più utenti di lavorare in tempo reale sullo stesso file, agevolando una collaborazione più fluida. Questa trasparenza può aiutare a identificare eventuali colli di bottiglia, perché un membro del team che impiega sempre più tempo degli altri a completare un’attività, indica la presenza di un problema nella sua parte del flusso di lavoro.

Per capire quali passaggi del flusso di lavoro richiedono più tempo e dove è possibile migliorare, Dropbox ti consente anche di visualizzare un registro dettagliato delle attività e di tutte le azioni intraprese su un file, come visualizzazioni, download e modifiche.

2. Definire gli obiettivi

Una volta identificati i flussi di lavoro da ottimizzare, puoi iniziare a definire i risultati che desideri ottenere con questa riorganizzazione e pianificare come raggiungerli.

Anche se all’inizio hai delle aspirazioni di alto livello, riflettere sui miglioramenti specifici che desideri realizzare, e sul perché, ti aiuterà a concentrarti sui risultati desiderati.

Ad esempio, se il tuo team tende a lavorare in sprint con scadenze mensili continue, potresti voler semplificare il processo di feedback in modo che i tuoi progetti non si blocchino verso la fine del mese. Grazie agli strumenti di gestione dei progetti come Dropbox Paper, puoi creare un elenco attività, assegnare attività ai membri del team e stabilire date di scadenza in pochi secondi. Quando si avvicinano le scadenze, Paper invierà notifiche automatiche per permetterti di ricevere tutti gli aggiornamenti sulle attività del progetto.

3. Usare i modelli e l’automazione del flusso di lavoro ove possibile

L’automazione dei processi aiuta a ridurre il tempo impiegato per le attività manuali o ripetitive che sottraggono molta dell’attenzione che potresti dedicare ad attività più produttive.

Con l’automazione di Dropbox, puoi configurare regole e trigger per organizzare automaticamente i file in cartelle designate. Ciò permette di risparmiare tempo e fatica nell’ordinamento e nello spostamento manuale dei file, assicurando che i documenti siano sempre al posto giusto.

Strumenti come Dropbox Dash possono aiutarti a raggruppare i contenuti di file, app, link del browser e altro ancora in una “raccolta” condivisibile con il team. Dash utilizza l’IA per suggerire nuove raccolte e organizzare i file in raccolte basate sui progetti a seconda delle attività recenti.

Anche i modelli dei documenti velocizzano il processo di creazione dei contenuti: puoi utilizzare i modelli per qualsiasi cosa, dalle specifiche del prodotto ai calendari dei contenuti. Sono un ottimo modo di garantire che, anche eliminando determinati passaggi dal flusso di lavoro, la qualità del lavoro non ne risenta.

Per facilitare il processo di accesso alla documentazione e di condivisione di quest’ultima, Dropbox fornisce uno spazio sicuro e centralizzato per te e i membri del team. Inoltre, Dropbox si integra con le tue app preferite e che già usi, come Zapier, Gmail e Outlook, così da avere tutto in un unico posto.

4. Condividere conoscenze e statistiche

Documenta le modifiche ai processi e le ricerche, così da comunicarli facilmente ai membri del team nuovi ed esistenti. Questa documentazione funge da punto di riferimento per tutte le persone coinvolte, garantendo che siano tutte aggiornate e che comprendano le nuove procedure.

Documentare il flusso di lavoro aiuta anche a velocizzare il processo di adozione del flusso stesso. Se i membri del team hanno accesso a una documentazione chiara e concisa, possono adottare facilmente i nuovi processi e incorporarli nel flusso di lavoro quotidiano. Ciò si traduce in un team più efficiente ed efficace, poiché tutti lavorano per raggiungere gli stessi obiettivi.

Inoltre, tenere traccia del processo del flusso di lavoro su Dropbox Paper, semplifica l’onboarding dei nuovi membri del team. Avendo a disposizione un registro completo, i nuovi dipendenti possono aggiornarsi velocemente e capire come funzionano le cose all’interno del team. Ciò riduce la curva di apprendimento per i nuovi impiegati e li rende in grado di apportare il loro contributo al team il più rapidamente possibile.

5. Raccogliere feedback

Le altre persone ti forniranno una nuova prospettiva sul processo e ti offriranno consigli per migliorare che forse ti erano sfuggiti. Chiedendo il parere di un membro del team, di un supervisore o di qualcuno che ricopre una posizione simile in un altro team, otterrai informazioni e prospettive che forse con avevi considerato.

Documentare il processo su Dropbox Paper e condividere i documenti con i colleghi significa poter collaborare in tempo reale su qualsiasi dispositivo e in ogni momento. Potranno fornirti feedback su ciò che funziona del nuovo flusso di lavoro che hai proposto, mettendo in evidenza i punti di forza e i potenziali vantaggi. Potranno anche indicare le aree dove il flusso di lavoro può essere migliorato o ottimizzato, offrendo consigli per i miglioramenti e le correzioni che potrebbero portare a risultati migliori.

Anche coinvolgere le altre persone nella tua organizzazione può aiutare a garantire l’adesione e il supporto verso il nuovo flusso di lavoro. Coinvolgendo le principali parti interessate nel processo decisionale e chiedendo il loro contributo, puoi aumentare la probabilità di implementazione e adozione del nuovo flusso di lavoro.

Consigli per ottimizzare i flussi di lavoro

Ecco alcuni consigli aggiuntivi per ottimizzare i processi esistenti a favore di una migliore efficienza operativa:

• Pensa a lungo termine: i cambiamenti che apporti ora saranno ancora efficaci man mano che la tua attività cresce e si evolve?
• Sii flessibile: le cose cambiano velocemente nelle aziende, quindi avere l’abilità di adattarsi e di effettuare correzioni quando necessario è fondamentale.
• Ottimizza in base alle priorità: identifica quali sono le attività essenziali e quali puoi semplificare o automatizzare.
• Documenta i cambiamenti e i nuovi processi: per evitare confusione e garantire che tutti seguano il flusso di lavoro correttamente.
• Testa il nuovo flusso di lavoro ottimizzato prima di implementarlo ulteriormente: in questo modo potrai eliminare sul nascere eventuali problemi assicurare che il processo sia il più efficace possibile.

Flussi di lavoro semplici e ottimizzati con Dropbox

Dropbox ti aiuta a ottimizzare le vendite, il marketing e gli altri flussi di lavoro tramite processi automatizzati, evitandoti di dover passare da un’app all’altra e facendoti risparmiare tempo durante il processo di fornitura dei feedback sui contenuti. Strumenti utili come Dropbox Paper ti consentono di condividere idee e contenuti più facilmente e di raccogliere più feedback diretti.

Dropbox si integra con le app che usi già per offrirti tutti i componenti essenziali di un flusso di lavoro ottimizzato: efficienza e velocità, chiarezza e coerenza, struttura e standardizzazione.