Finalmente! Dopo mesi di tira e molla, RDP, modifiche alle RDP, modifiche alle modifiche, riunioni con il team di marketing, riunioni con il team esecutivo, riunioni con... chiunque, videochiamate e un'ultima collaborazione di persona per chiarire i dettagli e concludere l'accordo, la tua agenzia creativa ha acquisito un nuovo cliente. Si tratta di un account importante, con molte parti mobili ed è incredibile essere riusciti ad accaparrarselo.
Ora inizia il vero lavoro.
Primo passaggio: completare l'onboarding del cliente, per fare in modo che risorse e lavoro fluiscano senza intoppi. Un processo di onboarding lineare ed efficiente rappresenta una solida base per costruire un progetto di successo. Un nuovo cliente sarà colpito dalla semplicità e dall'accuratezza di un'esperienza solida e senza interruzioni. Il tuo team saprà di avere a disposizione tutto ciò di cui avrà bisogno per iniziare, come anche dei sistemi per inviare e ricevere file e cartelle aggiuntivi. Saprà anche di poter accedere a tutte le risorse necessarie in qualsiasi momento, adottando al contempo pratiche di sicurezza per evitare fughe di dati.
Ecco alcune strategie per semplificare il più possibile il processo di onboarding del cliente.
Standardizzare il processo di creazione e firma dei contratti
Uno dei momenti più emozionanti del processo di acquisizione di un nuovo lavoro? La firma del contratto che lo rende ufficiale. Una delle parti peggiori? La creazione del contratto.
Con i modelli di Dropbox Sign, tuttavia, è semplice creare un unico contratto standardizzato e utilizzarlo più volte. È anche consigliabile sviluppare modelli per i diversi tipi di programmi che la tua organizzazione utilizza di frequente. È un sistema collaudato e pronto all’uso per semplificare l’onboarding dei clienti.
Inoltre, già che ci siamo, perché non utilizzare i modelli di Dropbox Paper anche per briefing creativi, progetti di produzione video e altre esigenze? In fondo, questo lavoro faticoso non deve essere per forza così… faticoso.
Creare una guida di benvenuto e definire le aspettative
Un nuovo cliente è come una nuova relazione: entrambe le parti guardano al futuro con entusiasmo e, al tempo stesso, sono prudenti in merito all’esito finale.
Per questo motivo, è fondamentale iniziare con il piede giusto creando una guida di benvenuto, in modo che il cliente sappia cosa aspettarsi. La guida potrà includere la modalità lavorativa della tua organizzazione, qualche informazione sui principi e magari un paio di strategie per rompere il ghiaccio.
Inviala in modo sicuro, quindi spiega come procedere. Non dimenticare di includere degli elenchi di controllo, in modo che il cliente capisca il percorso da seguire.
Richiedere e ricevere file (nella posizione corretta)
Durante l’onboarding, probabilmente il cliente dovrà inviarti molti file: forse si tratterà di alcune risorse esistenti oppure di una serie di informazioni che il tuo team dovrà esaminare.
Grazie alle richieste di file, il tuo team può richiedere file specifici e il cliente può caricarli sul tuo account anche se non ha Dropbox. Basta creare una nuova richiesta, inserire alcuni dettagli, scegliere la cartella in cui caricare i file, impostare una scadenza e procedere all’invio. Le richieste sono modificabili anche in un secondo momento, nel caso in cui sia necessario cambiare le informazioni.
Basterà attendere l'arrivo dei file e chiudere la richiesta.
Non dimenticare la sicurezza dei dati
Per sua stessa natura, l’onboarding di un nuovo cliente prevede un certo livello di condivisione di dati proprietari, poi archiviati in determinate posizioni. Nessuno vuole affrontare una fuga di informazioni, quindi mantenere la sicurezza è fondamentale.
Dropbox protegge le informazioni in diversi modi. Crittografa i file con Advanced Encryption Standard a 256 bit per proteggere i dati in transito tra le app Dropbox e i server, verificando costantemente le vulnerabilità della sicurezza. Grazie alla protezione tramite password di Dropbox, solo le persone in possesso della password possono accedere al file o alla cartella; inoltre, impostando una data di scadenza su un link, quest’ultimo funziona solo per un periodo di tempo specifico.
L'onboarding di nuovi clienti può e deve essere indolore. Con la dovuta attenzione e preparazione, il processo potrebbe essere quasi autonomo. Seguendo i passaggi indicati sopra, un'agenzia può velocizzare il processo di onboarding ed entrare nel vivo del lavoro creativo vero e proprio. In fondo, è la parte più divertente.
