La gestione dei progetti è un processo complesso, ma uno dei passaggi più importanti è anche uno dei più semplici: la creazione di un documento che definisca l'ambito del progetto. Si tratta di un documento che delinea gli obiettivi, i risultati finali, le attività e le scadenze del progetto e che funge da roadmap per le persone coinvolte.
In questo articolo ti spiegheremo cos'è la definizione dell'ambito di progetto, perché è importante e come redigere un documento relativo all'ambito di progetto che ti aiuti a gestire correttamente i tuoi progetti.
Cos'è la definizione dell'ambito di progetto?
L'ambito è la quantità di tempo e di lavoro necessaria per completare un certo progetto. Per poterlo definire, è necessario stabilire i costi o il budget del progetto, così come i suoi obiettivi, le attività e le scadenze.
Una volta che è chiaro cosa comporta il progetto, definirne l'ambito dovrebbe essere uno sforzo collaborativo, concordato reciprocamente tra te e il tuo team prima di iniziare a lavorare al progetto stesso.
Per formalizzarlo, puoi creare una dichiarazione dell'ambito del progetto che potrà essere firmata e conservata per una facile consultazione. Si tratta di un documento che, insieme alla dichiarazione di lavoro, supporta il processo di gestione del progetto e definisce aspettative ragionevoli per le parti interessate.
Perché è importante definire l’ambito di progetto?
La definizione dell'ambito del progetto è importante per diversi motivi. Può aiutarti a:
stabilire obiettivi di progetto più ragionevoli e realizzabili
Migliora l'efficienza
stabilire budget ragionevoli o stime migliori dei costi per il team
esporre chiaramente cosa comprende il progetto per le principali parti interessate, facilitandone la comprensione e la consultazione
assicurarti che tutti i membri del team siano allineati e concentrati sugli obiettivi concordati o sui risultati finali del progetto
evitare che il progetto si espanda oltre l'ambito concordato
fornire una roadmap che i responsabili o i proprietari del progetto possono utilizzare per pianificare e delegare attività all'interno del team
Come scrivere un documento relativo all'ambito di progetto
Scrivere un documento che definisca l'ambito di un progetto è un processo semplice, ma è importante seguire alcuni passaggi chiave per garantire che il documento sia completo ed efficace.
1. Definisci gli obiettivi del progetto
Ogni progetto di successo ha un obiettivo generale che risponde al “perché?” e al “e quindi?” del lavoro da svolgere. Inoltre, aiuta a mantenere tutte le persone coinvolte concentrate e allineate in vista di un obiettivo comune.
Definire cosa si desidera ottenere durante l’intero ciclo di vita del progetto fornisce un contesto importante per te, il tuo team e le parti interessate. Dovrebbe quindi essere il primo passo in qualsiasi processo di pianificazione di un progetto, poiché fornisce chiarezza sui passaggi successivi per definire l’ambito del progetto.
Senza un obiettivo chiaro, è facile che il progetto possa deviare dal percorso stabilito o che si possa perderne di vista lo scopo.
2. Ottieni suggerimenti dal team
Il tuo team è la risorsa più importante di cui disponi, nonché la fonte di conoscenza più efficace. Le persone che lo compongono hanno l'esperienza necessaria per dirti quanto tempo richiede in genere una certa attività e in che modo i diversi risultati finali si relazionano tra loro. Affidati al tuo team per:
tempistiche e obiettivi realistici
aspettative del progetto, in particolare per quanto riguarda il feedback del tuo team
esclusioni: una parte interessata ha chiesto qualcosa che normalmente esula dall'ambito di questo tipo di progetto?
Con il contributo del tuo team, sarà molto più semplice stabilire le tappe intermedie del progetto e definire una cronologia o una roadmap ragionevole.
Strumenti come Dropbox Paper semplificano la collaborazione del team di progetto sulla definizione dell’ambito dei documenti. I membri del team possono aggiungere commenti per porre domande direttamente nel documento Paper, migliorando la comunicazione e la comprensione del gruppo in merito al progetto di cui si vuole definire l’ambito.
Inoltre, quando il team collabora su Dropbox, tutti i materiali relativi al progetto vengono conservati al sicuro in un unico posto centralizzato.
3. Definisci le tappe intermedie e la roadmap del progetto
Le tappe intermedie danno una struttura chiara al tuo progetto e sono uno degli elementi più importanti dell'ambito di lavoro. Fungono da punti di controllo, aiutando le parti interessate a monitorare i progressi e garantire che il progetto proceda secondo le tempistiche previste.
Le parti interessate possono fare riferimento al documento relativo all’ambito di progetto per maggiore chiarezza su quando verranno consegnate le parti fondamentali del progetto, quando si terranno le riunioni e su altri passaggi importanti. È inoltre possibile mappare tutte queste informazioni su una cronologia o una roadmap con date di inizio e di fine chiare per il progetto nel suo complesso, così come scadenze relative a singole attività o specifici risultati finali.
Avere uno schema delle tappe intermedie o delle scadenze può inoltre contribuire a prevenire lo slittamento dell’ambito di progetto, che si verifica quando i requisiti o i risultati aumentano nel tempo fino a oltrepassare l’ambito originale del progetto. Grazie a un flusso di lavoro chiaro e a una procedura per la consegna e l’approvazione del progetto ben definita, le parti interessate possono identificare meglio e in anticipo potenziali rischi o problemi e apportare correzioni/rettifiche alla roadmap prima che la situazione diventi fuori controllo.
Per accelerare il processo di definizione dell’ambito di progetto, Dropbox Paper dispone di una gamma di modelli gratuiti e pronti all’uso per diverse tipologie di progetti, dai piani di lancio e le roadmap di prodotto ai calendari dei contenuti e i piani di produzione video.
4. Organizza le informazioni rilevanti
Una volta raccolti tutti i dettagli e i suggerimenti di coloro che lavoreranno al progetto, è il momento di riunire tutte le informazioni nel documento che definisce l'ambito del progetto.
Le informazioni principali da includere sono:
il nome e la descrizione del progetto
la scadenza
la persona responsabile o proprietaria del progetto
altri membri del team che lavorano al progetto e i loro ruoli e responsabilità
l'obiettivo del progetto
i risultati finali
le attività che rientrano nell'ambito del progetto
le eventuali attività fuori dall'ambito del progetto
i vincoli e le considerazioni
le risorse esistenti
Best practice per utilizzare un documento di definizione dell'ambito di progetto
Oltre a creare una dichiarazione dell'ambito del progetto, ci sono alcune best practice che puoi seguire per garantire l'efficacia del processo di definizione dell'ambito del progetto, tra cui:
Delinea nel modo più specifico possibile i dettagli dell'ambito del progetto, incluse le azioni misurabili per rendere conto del successo del progetto.
Definisci prima gli elementi chiave come gli obiettivi e i risultati finali, quindi lavora a ritroso per perfezionare la cronologia del progetto e la gestione delle risorse.
Impara dai progetti precedenti per rendere il tuo ambito di progetto il migliore possibile.
Facilita l'adesione delle parti interessate identificando chiaramente i vincoli, i limiti o le esclusioni, nonché i risultati del progetto.
Definizione chiara ed efficiente dell'ambito di progetto, senza eccezioni
Dropbox è il luogo ideale e centralizzato per archiviare, gestire e ottenere feedback sui file di progetto. Crea un clima di fiducia con tutte le parti interessate condividendo rapidamente aggiornamenti e progressi relativi al progetto e coinvolgendole durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Mantenendo tutto in un unico posto, tu e il tuo team potrete ottimizzare il processo di gestione del progetto e dedicare più tempo allo sviluppo e all’esecuzione di una solida strategia, anziché perdere tempo a rincorrere la documentazione o a preoccuparvi di dove sono salvati i materiali del progetto.
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