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Come inviare file e video di grandi dimensioni via email, anche quando il file è "troppo grande"

8 min lettura

2 nov 2024

Fotografia di una persona che lavora da remoto e invia file di progetti video di grandi dimensioni ai colleghi via email

Limitazioni per gli allegati email

Prima di analizzare le soluzioni, vale la pena di capire perché allegare un file direttamente a un’email spesso non funziona.

Dimensioni del file

Come abbiamo già detto, i limiti di dimensione dei file sono uno dei principali svantaggi che si riscontrano quando si allegano file a un’email.

I limiti esatti dei file variano, ma nella maggior parte dei casi rientrano tra i 10 e i 25 MB. Vediamo, ad esempio, i limiti di dimensione dei file allegati per alcune delle piattaforme email più diffuse:

  • Gmail: 25 MB
  • Microsoft Outlook: 20 MB
  • iCloud Mail: 20 MB
  • ProtonMail: 25 MB
  • AOL Mail: 25 MB
  • Yahoo! Mail: 25 MB
  • GMX: 50 MB

Sebbene queste piattaforme consentano la condivisione di documenti, fogli di calcolo o altri formati di file di piccole dimensioni, le immagini e i video ad alta risoluzione superano facilmente le dimensioni consentite.

Sicurezza

Tuttavia, la comodità di condividere file di dimensioni maggiori non è l'unico aspetto da tenere in considerazione. Allegare file ai messaggi email comporta anche rischi per la sicurezza.

Per chiarire questo punto, vediamo un esempio. Immagina di avere una valigetta contenente tutti i file che desideri inviare. Allegare questi file a un’email equivale a lanciarli oltre un muro dietro il quale si trova il destinatario.

Subito dopo averla lanciata, la valigetta non è più sotto il tuo controllo e questo anche quando ti rendi conto di aver inviato i file sbagliati o di averli spediti alla persona sbagliata.

Ora, immagina la stessa situazione, con la differenza che lasci la valigetta in un armadietto remoto e protetto da PIN. Non solo il destinatario può accedere all’armadietto e aprirlo con i dati che gli hai fornito, ma puoi anche modificare da remoto il codice di accesso o cambiare completamente il destinatario.

Si tratta di un esempio semplice, ma aiuta a spiegare esattamente perché allegare file nelle email può portare a spiacevoli rischi per la sicurezza quando si commettono involontariamente errori. L’utilizzo di strumenti esterni offre un ulteriore livello di sicurezza e controllo, garantendo la massima serenità quando condividi il tuo lavoro.

Controllo sull’accesso e sulla versione

È capitato a tutti di essersi accorti della presenza di un errore nel file o nel video allegato a un’email dopo aver premuto Invia.

Con la condivisione dei file basata su cloud, puoi semplicemente correggere l’errore nel file condiviso senza dover inviare una seconda email. Allo stesso modo, le moderne soluzioni di condivisione offrono un controllo molto maggiore su chi può accedere ai file e su cosa può farne.

Quindi, nel caso tu voglia condividere l’ultima versione con il team assicurandoti che i gestori dell’account la possano vedere, ma che solo i tuoi colleghi editor possano modificarla, tutto ciò che devi fare è impostare i permessi di accesso per ciascun destinatario.

Naturalmente, se stai cercando strumenti di controllo delle versioni e feedback avanzati, una piattaforma di feedback su video creata appositamente, come Dropbox Replay, potrebbe essere la soluzione ideale per le tue esigenze. Per i documenti e altri tipi di file, gli strumenti di collaborazione sui contenuti disponibili in Dropbox rendono semplice fornire e implementare il feedback.

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Come inviare file e video di grandi dimensioni via email

Con la varietà di opzioni disponibili, inviare un file o un video di grandi dimensioni tramite email è un’operazione semplice.

In questa parte della guida illustriamo tre metodi, tutti validi a seconda di quale sia il tuo obiettivo. Questi sono:

  • Condivisione su uno spazio di archiviazione cloud tramite un link ai file sullo spazio di archiviazione cloud di Dropbox o equivalente
  • Invio di una copia separata e scaricabile mediante uno strumento di trasferimento di file di grandi dimensioni come Dropbox Transfer
  • Allegato di un file compresso, sacrificando la qualità, nel caso in cui la condivisione di un link non sia possibile

Condivisione su spazio di archiviazione cloud

Con una soluzione di archiviazione cloud come Dropbox, è possibile inviare video lunghi e altri file senza dover caricare o allegare nulla. È sufficiente copiare un link al file presente nello spazio di archiviazione cloud, incollarlo nell’email e inviarlo: semplicissimo.

Condividendo un link a un file che si trova nel tuo spazio di archiviazione cloud, condividi l’accesso allo stesso file che vedi quando lo apri. Pertanto, qualsiasi modifica sarà visibile al destinatario del link, anche se apportata dopo l’invio dell’email.

Questo metodo può essere perfetto per condividere con un collega o un collaboratore un file sul quale si sta ancora lavorando.

Se non vuoi che qualcuno modifichi il file, hai anche la possibilità di impostare i privilegi di accesso. In questo modo, hai il pieno controllo su chi può vedere il video e su cosa può farci.

Invio di una copia tramite uno strumento per il trasferimento di file di grandi dimensioni

Se non ti servono tutte le funzionalità offerte dallo spazio di archiviazione cloud, ma devi comunque inviare le risorse finali, gli strumenti per il trasferimento di file di grandi dimensioni, come Dropbox Transfer, sono la piattaforma ideale per l’invio di video lunghi.

Basta trascinare i file fino a 250 GB nella finestra di caricamento in Dropbox Transfer, selezionare le opzioni ed effettuare la condivisione inviando un’email con il link direttamente da Transfer o copiando manualmente il link in una normale email. Il destinatario potrà quindi scaricare una copia dei file dal link ricevuto.

Screenshot dell’interfaccia utente di Dropbox Transfer. Il cursore di un mouse si trova sull’opzione per inviare un file MP4 tramite Dropbox Transfer.

Allegato come file compresso

Laddove possibile, la soluzione migliore per inviare file video e altri file di grandi dimensioni che devi trasferire è quella basata su un link, come le due soluzioni sopra descritte.

Tuttavia, l’uso di un link per la condivisione di un video o un file potrebbe non essere possibile in alcune situazioni. In questi casi, puoi prendere in considerazione la compressione per ridurre le dimensioni del file e rispettare i limiti imposti dal tuo client email.

Concretamente, la compressione di video e file è il processo tramite cui si eliminano degli elementi o si riducono le dimensioni complessive del file. Questo processo potrebbe includere:

  • la riduzione della risoluzione dell’immagine o del video, ad esempio, da 4K a 1080p
  • la riduzione della frequenza dei fotogrammi del video, che porta il video ad apparire più frammentato e meno fluido
  • la riduzione della qualità di un file audio diminuendo la velocità in bit o la frequenza di campionamento
  • la modifica di altri fattori tecnici, come i colori o la codifica

Se si desidera comprimere un video, esistono vari modi per farlo:

  • ricorrendo a un software integrato come QuickTime, se si utilizza un Mac
  • con strumenti di terze parti come VLC Media Player
  • inviando i file o i video in una cartella zippata, il che può essere d’aiuto quando si inviano una serie di file

Va tenuto a mente, tuttavia, che comprimendo i file per ridurne la dimensione, si riduce la qualità dei file o video.

Se per te la qualità dei video è un elemento importante, valuta la possibilità di utilizzare la condivisione di un link allo  spazio di archiviazione cloud o uno strumento di trasferimento dei file come Dropbox Transfer.

Invio tramite email di file e video di grandi dimensioni e qualità ottimale con Dropbox

A prescindere che si tratti dell’invio di una copia o della condivisione di un link per la collaborazione, Dropbox soddisfa tutte le esigenze di condivisione di file di grandi dimensioni e invio di video lunghi via email.

Per iniziare, condividi un link dal tuo spazio di archiviazione cloud o passa a Dropbox Transfer e inizia ad aggiungere file.

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