Probabilmente è una situazione familiare: sei nel bel mezzo di una settimana impegnativa e ti stai sforzando di portare a termine un progetto per cui il team creativo ha esportato il video edit finale. Non ti resta che allegare il file a un’email per i clienti e inviarlo. Qualcosa, però, va storto: il file è troppo grande.
Sebbene molti di noi utilizzino l’email ogni giorno per lavoro, non sempre dobbiamo inviare file di grandi dimensioni: scoprire che non è possibile, perciò, è sempre una sorpresa spiacevole.
Cosa fare quando un file viene considerato "troppo grande" per l’email?
In questa guida, spieghiamo perché le email impongono limiti per le dimensioni dei file e analizziamo tre metodi per inviare un file o un video di grandi dimensioni via email, compreso l’uso di strumenti di trasferimento dei file come Dropbox Transfer.
Tuttavia, prima di approfondire l’argomento, poniamoci la domanda più scottante: è possibile?
È possibile inviare file e video di grandi dimensioni tramite email?

Condivisione su spazio di archiviazione cloud
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Riepilogo breve
- Condivisione di un link a un file nel proprio spazio di archiviazione cloud
- Permette agli utenti di vedere l’ultima versione di un file, comprese le modifiche apportate dopo la condivisione del link
- Se viene concesso l’accesso “in modifica”, gli utenti possono persino collaborare con te sul file
Quando usarlo
- Quando si collabora con altri
- Quando si vuole condividere un file video su cui si sta ancora lavorando e che sarà oggetto di ulteriori aggiornamenti
Invio tramite uno strumento di trasferimento file
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Riepilogo breve
- Condivisione di un link a una copia scaricabile del file
- Impostazione di autorizzazioni di accesso e di una scadenza del link per una maggiore sicurezza
- Pagine di download con branding personalizzato per fare subito un’ottima impressione
Quando usarlo
- Quando si consegnano le esportazioni di video finiti e le versioni finali dei file
- Quando si desidera inviare file e non si vuole che il destinatario guardi la propria versione nello spazio di archiviazione cloud
Allegato come file compresso
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Riepilogo breve
- Compressione del video o del file in dimensioni minori, riducendo in tal modo la qualità delle immagini
Quando usarlo
- Se è necessario utilizzare un allegato di posta elettronica
- Gli strumenti di condivisione dello spazio di archiviazione cloud e di trasferimento dei file offrono un maggiore controllo e consentono file di dimensioni maggiori
Limitazioni per gli allegati email
Prima di analizzare le soluzioni, vale la pena di capire perché allegare un file direttamente a un’email spesso non funziona.
Dimensioni del file
Come abbiamo già detto, i limiti di dimensione dei file sono uno dei principali svantaggi che si riscontrano quando si allegano file a un’email.
I limiti esatti dei file variano, ma nella maggior parte dei casi rientrano tra i 10 e i 25 MB. Vediamo, ad esempio, i limiti di dimensione dei file allegati per alcune delle piattaforme email più diffuse:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Sebbene queste piattaforme consentano la condivisione di documenti, fogli di calcolo o altri formati di file di piccole dimensioni, le immagini e i video ad alta risoluzione superano facilmente le dimensioni consentite.
Sicurezza
Tuttavia, la comodità di condividere file di dimensioni maggiori non è l'unico aspetto da tenere in considerazione. Allegare file ai messaggi email comporta anche rischi per la sicurezza.
Per chiarire questo punto, vediamo un esempio. Immagina di avere una valigetta contenente tutti i file che desideri inviare. Allegare questi file a un’email equivale a lanciarli oltre un muro dietro il quale si trova il destinatario.
Subito dopo averla lanciata, la valigetta non è più sotto il tuo controllo e questo anche quando ti rendi conto di aver inviato i file sbagliati o di averli spediti alla persona sbagliata.
Ora, immagina la stessa situazione, con la differenza che lasci la valigetta in un armadietto remoto e protetto da PIN. Non solo il destinatario può accedere all’armadietto e aprirlo con i dati che gli hai fornito, ma puoi anche modificare da remoto il codice di accesso o cambiare completamente il destinatario.
Si tratta di un esempio semplice, ma aiuta a spiegare esattamente perché allegare file nelle email può portare a spiacevoli rischi per la sicurezza quando si commettono involontariamente errori. L’utilizzo di strumenti esterni offre un ulteriore livello di sicurezza e controllo, garantendo la massima serenità quando condividi il tuo lavoro.
Controllo sull’accesso e sulla versione
È capitato a tutti di essersi accorti della presenza di un errore nel file o nel video allegato a un’email dopo aver premuto Invia.
Con la condivisione dei file basata su cloud, puoi semplicemente correggere l’errore nel file condiviso senza dover inviare una seconda email. Allo stesso modo, le moderne soluzioni di condivisione offrono un controllo molto maggiore su chi può accedere ai file e su cosa può farne.
Quindi, nel caso tu voglia condividere l’ultima versione con il team assicurandoti che i gestori dell’account la possano vedere, ma che solo i tuoi colleghi editor possano modificarla, tutto ciò che devi fare è impostare i permessi di accesso per ciascun destinatario.
Naturalmente, se stai cercando strumenti di controllo delle versioni e feedback avanzati, una piattaforma di feedback su video creata appositamente, come Dropbox Replay, potrebbe essere la soluzione ideale per le tue esigenze. Per i documenti e altri tipi di file, gli strumenti di collaborazione sui contenuti disponibili in Dropbox rendono semplice fornire e implementare il feedback.
Come inviare file e video di grandi dimensioni via email
Con la varietà di opzioni disponibili, inviare un file o un video di grandi dimensioni tramite email è un’operazione semplice.
In questa parte della guida illustriamo tre metodi, tutti validi a seconda di quale sia il tuo obiettivo. Questi sono:
- Condivisione su uno spazio di archiviazione cloud tramite un link ai file sullo spazio di archiviazione cloud di Dropbox o equivalente
- Invio di una copia separata e scaricabile mediante uno strumento di trasferimento di file di grandi dimensioni come Dropbox Transfer
- Allegato di un file compresso, sacrificando la qualità, nel caso in cui la condivisione di un link non sia possibile
Invio di una copia tramite uno strumento per il trasferimento di file di grandi dimensioni
Se non ti servono tutte le funzionalità offerte dallo spazio di archiviazione cloud, ma devi comunque inviare le risorse finali, gli strumenti per il trasferimento di file di grandi dimensioni, come Dropbox Transfer, sono la piattaforma ideale per l’invio di video lunghi.
Basta trascinare i file fino a 250 GB nella finestra di caricamento in Dropbox Transfer, selezionare le opzioni ed effettuare la condivisione inviando un’email con il link direttamente da Transfer o copiando manualmente il link in una normale email. Il destinatario potrà quindi scaricare una copia dei file dal link ricevuto.

Con Dropbox Transfer, hai il controllo completo dei tuoi file e ne conosci sempre lo stato. Inoltre, ti offre la possibilità di:
- Invia copie per evitare modifiche indesiderate
- Controlla gli accessi tramite la protezione con password
- Impostare date di scadenza dei link per sollecitare i destinatari a scaricare i file
- Ricevi la conferma che i destinatari hanno ricevuto i file con le notifiche di download
Perché aspettare che il cliente guardi il video per suscitare una prima impressione? Con Dropbox Transfer, puoi personalizzare la pagina del download aggiungendo un’immagine sullo sfondo e un logo a tua scelta.
Allegato come file compresso
Laddove possibile, la soluzione migliore per inviare file video e altri file di grandi dimensioni che devi trasferire è quella basata su un link, come le due soluzioni sopra descritte.
Tuttavia, l’uso di un link per la condivisione di un video o un file potrebbe non essere possibile in alcune situazioni. In questi casi, puoi prendere in considerazione la compressione per ridurre le dimensioni del file e rispettare i limiti imposti dal tuo client email.
Concretamente, la compressione di video e file è il processo tramite cui si eliminano degli elementi o si riducono le dimensioni complessive del file. Questo processo potrebbe includere:
- la riduzione della risoluzione dell’immagine o del video, ad esempio, da 4K a 1080p
- la riduzione della frequenza dei fotogrammi del video, che porta il video ad apparire più frammentato e meno fluido
- la riduzione della qualità di un file audio diminuendo la velocità in bit o la frequenza di campionamento
- la modifica di altri fattori tecnici, come i colori o la codifica
Se si desidera comprimere un video, esistono vari modi per farlo:
- ricorrendo a un software integrato come QuickTime, se si utilizza un Mac
- con strumenti di terze parti come VLC Media Player
- inviando i file o i video in una cartella zippata, il che può essere d’aiuto quando si inviano una serie di file
Va tenuto a mente, tuttavia, che comprimendo i file per ridurne la dimensione, si riduce la qualità dei file o video.
Se per te la qualità dei video è un elemento importante, valuta la possibilità di utilizzare la condivisione di un link allo spazio di archiviazione cloud o uno strumento di trasferimento dei file come Dropbox Transfer.
Invio tramite email di file e video di grandi dimensioni e qualità ottimale con Dropbox
A prescindere che si tratti dell’invio di una copia o della condivisione di un link per la collaborazione, Dropbox soddisfa tutte le esigenze di condivisione di file di grandi dimensioni e invio di video lunghi via email.
Per iniziare, condividi un link dal tuo spazio di archiviazione cloud o passa a Dropbox Transfer e inizia ad aggiungere file.