Cos’è un’unica fonte di verità (SSOT)?

Ma cos’è un’unica fonte di verità?

“Unica fonte di verità” (SSOT) è un’espressione utilizzata per indicare la pratica di portare tutti i dati aziendali in un unico posto. L’idea è consentire a chiunque in azienda di prendere importanti decisioni aziendali sulla base di dati comunemente accessibili. Ciò significa che non ci sono compartimenti stagni che impediscono alle persone di accedere alle informazioni importanti. Se la tua azienda opera partendo da un’unica versione della verità, nulla verrà nascosto a nessuno e sarete tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Mantenendo i tuoi archivi accessibili in un luogo centralizzato, puoi evitare che tu e i tuoi colleghi vi perdiate tra più versioni della verità o nello stesso file.

Divieto di mentire

Può essere solo una cosa positiva se tutto il tuo team lavora sapendo che non è possibile nascondere nulla sotto il tappeto o perderlo a causa di un’amministrazione confusa. È anche il modo migliore per gestire i dati ed è fondamentale se questi dati provengono da una dozzina di direzioni omnicanale. Consideralo uno stato di nirvana per tutte le informazioni della tua azienda.

La conoscenza è potere, e avere più informazioni da condividere con ogni membro del team si tradurrà in una più efficace business intelligence. “Verità” non significa necessariamente che tutti i dati che hai inserito in una singola fonte debbano essere esatti, ma implica che, se visti nel complesso, offrono una panoramica più realistica sull’attività aziendale.

Ad esempio, il tuo brand, stando alle metriche dei social media, ha duemila follower. Ma quando apri un sondaggio, scopri che un quarto dei tuoi follower si trova in un Paese in cui non spedisci e che una buona parte di essi sono bot. Hai bisogno di entrambe queste fonti di informazioni per ottenere il miglior quadro generale del tuo brand e per capire come rimediare a questa situazione. Ad esempio, ora che sai che la maggior parte dei tuoi follower proviene da tutto il mondo, puoi concentrarti su iniziative locali o valutare seriamente di ampliare le tue destinazioni di spedizione. Hai quindi imboccato la strada verso il miglioramento della tua attività.

Illuminazione attraverso la gestione dei dati

È possibile ottenere una SSOT solo se tutti i dati si trovano in un unico punto centrale e se si dispone di processi adatti che consentono di mantenerli aggiornati. Una volta che siete tutti d’accordo nel conservare i documenti in una cartella centrale, poi cosa succede? Come azienda, è necessario impegnarsi per questa idea, assicurandosi che i dati siano sempre aggiornati e accessibili. Considera di aggiungere i seguenti flussi di lavoro ai processi aziendali:

Lavorare dal cloud

Il cloud ha contribuito a trasformare il luogo di lavoro in modi infiniti. Permette a te e al tuo team di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e, cosa ancora migliore, di essere sicuri che siano gli stessi documenti, non versioni obsolete.

Considerare le guide interne

Ovviamente, il tuo team conosce l’azienda e la cultura aziendale, che vive ogni giorno in cui si reca sul luogo di lavoro (o vi si connette da remoto). Pensa però a quante volte hai inviato un messaggio a un collega con una domanda che sapevi di aver già fatto in passato. “Che formato di consegna deve avere il file?”, “Dove devo inviare questa fattura proforma?”, “Bob è ancora responsabile della contabilità fornitori?” e così via. Dedica uno o due giorni alla creazione di una serie di documenti che non riguardino strettamente i clienti o il mercato, ma che permettano al personale di svolgere meglio il proprio lavoro.

Chiarire le cose

Gli obiettivi trimestrali, il fatturato e le quote del team possono essere importanti, ma parlare di questi numeri non è sempre il modo più coinvolgente per presentare i dati. Trova un modo migliore per mostrare i progressi della tua attività, uno che sia facile da comprendere e sempre aggiornato, così che il tuo team possa veder crescere il tuo successo. Può trattarsi semplicemente di un documento condiviso in cui gli obiettivi vengono scritti e aggiornati spesso, in modo che i team possano visualizzarli ogni volta che desiderano verificare i progressi.

Pensare al quadro generale

Disporre di dati facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno, come in un data warehouse, non riguarda solo la cultura aziendale, ma anche processi aziendali migliori. I canali di comunicazione aperti non vanno solo a vantaggio di un gruppo ristretto. Dopotutto, è anche necessario che le parti interessate e i decisori chiave sappiano tutto quello che c’è da sapere di ogni origine dati che usi. Al giorno d’oggi la trasparenza è fondamentale non solo nel CRM e in aspetti come la responsabilità sociale d’impresa, ma anche nel modo in cui il proprio team percepisce il brand e in che modo ciò influisce sulla loro fedeltà continuativa. Tieni in considerazione tutti questi aspetti quando stai costruendo la tua fonte di verità.

Creazione di una fonte di verità

Ogni team ha il proprio modo di fare le cose. Potresti avere una cultura aziendale uniforme e una visione complessiva dei processi di lavoro, ma un team addetto alla finanza non può gestire i propri flussi di lavoro allo stesso modo di un team di marketing. Il modo in cui un team vede l’azienda e i suoi dati sarà molto diverso da quello di un altro, ed entrambi differiranno dalla visione a 360° dell’amministratore delegato. Un’unica fonte di verità è invece imparziale ed evita la duplicazione degli stessi file, che può generare confusione e contrattempi.

Dropbox può aiutarti a creare una fonte di verità, garantendo che siano disponibili solo le informazioni più recenti, poiché tutto viene aggiornato in tempo reale. Con funzionalità come la cronologia delle versioni di Dropbox, puoi vedere cosa è stato modificato e, se non ti piace la nuova versione, puoi ripristinare la precedente. Se qualcosa cambia, gli altri membri del team coinvolti nel file verranno avvisati. Hai eliminato per sbaglio qualcosa dalla tua unica fonte di verità e hai paura che non ci sia modo di sostituirla? Non preoccuparti, Dropbox ti consentirà di recuperare tutti i file eliminati negli ultimi 30 giorni. In questo modo, potrai avere la certezza che, in caso di eventuali incidenti durante l’elaborazione dei tuoi file, potrai sempre tornare indietro a momenti migliori.

Puoi anche impostare automazioni per le cartelle condivise in Dropbox. Queste standardizzano la denominazione, l’ordinamento e l’etichettatura, riducendo così il margine di errore dell’utente e riducendo al minimo il lavoro del team.

Team diversi, sistemi diversi, un’unica verità

Per quanto si abbia la sensazione di essere ben informati su qualsiasi team, processo o area di business, c’è sempre la possibilità che ci sia dell’altro. Forse questo significa che la tua presenza online non è così organica come pensavi inizialmente o che il team sta lavorando su una versione di un file che pensavi fosse stato rivisto da tempo. Una SSOT ti tutela da tutto questo. Che si tratti di persone o di dati che non mostrano un quadro chiaro, la SSOT può portare la verità alla luce e riportare il tuo brand alla realtà.