Come migliorare l’utilizzo degli strumenti di videoconferenza

Cosa sono le videoconferenze?

Con videoconferenza si intende qualsiasi tipo di telecomunicazione tra due o più persone tramite video e audio. I dipendenti che lavorano da remoto e coloro che vivono lontano da familiari e amici sono già probabilmente esperti in videochiamate. Inoltre, con il crescente numero di persone che lavorano da casa e da remoto, comunicare con i colleghi tramite videoconferenze sta diventando una pratica sempre più comune.

Perché utilizzare strumenti per le videoconferenze?

Considerando quanto sono diffusi oggi i software per videoconferenze, si potrebbe pensare che le regole di comportamento corretto siano ormai ben note. In genere, le videochiamate con familiari o amici dalla comodità del proprio letto non creano alcun problema, ma non è così con gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro, come Microsoft Teams, che richiedono maggiore attenzione sia per il decoro sia per l’efficacia. Nonostante la vasta esperienza con le riunioni in ufficio, l’ulteriore barriera virtuale delle videoconferenze può rappresentare una sfida per alcuni.

Quando si lavora da casa è infatti facile distrarsi o perdere la concentrazione e le riunioni in videoconferenza non fanno eccezione. Anche se può essere divertente vedere il cane di un membro del team vagare per la stanza, quel cucciolo adorabile potrebbe rivelarsi una distrazione. Lo stesso vale per i partecipanti disinteressati che chiaramente non ascoltano o non prestano attenzione alla riunione.

Regole di base per l’uso di strumenti per le videoconferenze

Il primo passo per realizzare videochiamate produttive è assicurarsi che siano funzionali, sia dal punto di vista tecnico che umano. Per assicurarti di sfruttare al meglio le videoconferenze con i tuoi colleghi, abbiamo stilato un elenco di controllo con alcuni dei consigli più importanti da seguire per avere un comportamento corretto durante le videochiamate:

Controlla in anticipo la tua connessione Internet e l’hardware

Se cerchi di avviare una riunione ma il microfono o la webcam non funzionano, apparirai goffo e poco professionale. Se hai pianificato una riunione, assicurati sempre prima che le impostazioni di videoconferenza funzionino in anticipo, non due minuti prima dell’inizio della riunione. Verifica che il microfono o l’auricolare integrato siano stati rilevati dal software.

Ti consigliamo anche di verificare che la connessione Internet sia in grado di sostenere una videoconferenza. Non vorrai certo che la connessione cada in un momento critico o a metà conversazione.

Se la tua connessione ha problemi, esistono molte applicazioni che consentono di limitare la qualità del video in ingresso o di disattivarlo in modo da poter partecipare soltanto via audio. Anche se non partecipi in video con tutti gli altri, poter comunque interagire e seguire la riunione è la cosa più importante. Tieni presente che alcune persone potrebbero scegliere di non attivare l’opzione video per vari motivi, in particolare se si trovano in uno spazio condiviso con bambini o animali domestici o se semplicemente non vogliono essere viste in quel momento. E va bene così.

Vestiti in modo adeguato

L’abbiamo fatto tutti almeno una volta: scendere dal letto e mettersi direttamente al laptop per la riunione del team delle 9. Tuttavia, partecipare a una videoconferenza in pigiama potrebbe non essere il look più adatto alla tua immagine professionale. Se vuoi essere preso sul serio in una videoconferenza, vestiti in modo adeguato. Anche se non devi necessariamente indossare un abito formale, assicurati di essere vestito in modo idoneo per essere visto dai membri del tuo team. Non darai solo l’impressione di prenderti cura di te: indossare qualcosa di diverso da una felpa ti aiuterà a entrare nella giusta mentalità per avere una conversazione concentrata e produttiva con i colleghi.

Trova il tuo spazio tranquillo

Non tutti hanno un ufficio privato disponibile a casa, ma è importante che tu possa trovare o creare uno spazio tranquillo per le videoconferenze. Anche se non ritieni che familiari, coinquilini o animali domestici che vagano nei dintorni siano una distrazione mentre lavori, alcuni dei tuoi partecipanti potrebbero pensare il contrario. Quindi, quando ti siedi per una videoconferenza, assicurati di trovarti in un punto in cui nessuno possa passare o disturbarti. Riuscirai così a rimanere concentrato sui tuoi colleghi mentre parlano e rimuovere qualsiasi rumore di fondo quando parli.

Inquadra la scena

Ora che sei vestito e ti trovi in un posto tranquillo per la videochiamata, fai attenzione a ciò che ti circonda e a come appare sulla fotocamera.

La tua preparazione sarà del tutto inutile se i tuoi colleghi non riescono a vederti perché è troppo buio o se tutto ciò che riescono a scorgere è una pila di piatti sporchi nel lavabo. Prenditi un momento per pulire e sistemare lo spazio intorno a te. Apri le tende o accendi le luci oppure, se il problema è l’arredamento trascurato, usa uno schermo verde o uno sfondo virtuale per nasconderlo. Ad esempio, Google Meet consente di sfocare lo sfondo o sostituirlo con un’immagine o un video, senza bisogno dello schermo verde.

Se non devi parlare, silenzia il microfono

Una volta che la riunione è finalmente iniziata, uno degli aspetti più importanti di come partecipare alle videochiamate prevede di disattivare il microfono quando non si parla. Anche se hai trovato un luogo tranquillo per la riunione, il microfono continuerà a catturare i rumori se ti sposti, tossisci o inizi a digitare sulla tastiera.

L’ultima cosa che vuoi è che qualcuno ripeta quello che ha detto a causa di un’interruzione accidentale o che ti sorprenda, anche se per poco, mentre stai lavorando a qualcos’altro nel bel mezzo di una riunione. La maggior parte dei software per videoconferenze dispone di un pulsante per disattivare l’audio per te o per l’intera chiamata: assicurati solo di riattivarlo quando riprendi a parlare.

Guarda in telecamera

Quando fai una videochiamata, può venire naturale guardare i feed video degli altri partecipanti. Tuttavia, se vuoi che altre persone si concentrino su di te quando parli, dovrai guardare direttamente nella telecamera.

Anche se non riesci a vedere i tuoi colleghi, guardare nella telecamera ti aiuterà a replicare la sensazione di comunicazione faccia a faccia, assicurandoti che prestino attenzione e ascoltino veramente ciò che dici. Se vuoi vederli mentre parli, posiziona il video sullo schermo direttamente accanto alla telecamera in modo che entrambi siano all’altezza degli occhi. Questo non è un problema per la maggior parte dei laptop, ma potrebbe essere necessario modificare la configurazione se lavori su desktop.

Presta attenzione e mantieni la concentrazione

Naturalmente, una volta iniziata la videoconferenza, la cosa più importante che puoi fare è concentrarti sulla riunione. Distrarsi durante una riunione mentre si è in videoconferenza è molto più facile da fare che in ufficio. Ciò significa che spetta a te assicurarti di partecipare come se fossi in ufficio, anche se sei seduto davanti al laptop nella tua camera da letto.

Rimanere concentrati a casa deve essere fatto proprio come in ufficio: ad esempio, prendere appunti può aiutare ad assimilare e rispondere a ciò che viene discusso. Tuttavia, bisogna anche evitare la tentazione di passare da una scheda all’altra o di guardare il telefono. Anche se pensi di essere bravo nel multitasking, se ti distrai, non trarrai grande beneficio dalla riunione a cui stai partecipando.

Come realizzare una videoconferenza in modo efficace

Una volta apprese le basi di come utilizzare le videoconferenze, non dovresti avere problemi a organizzare e gestire le videochiamate con i tuoi colleghi. Tuttavia, proprio come quando si è in ufficio, ci vuole un po’ più di impegno per far sì che le videoconferenze siano efficaci e che il tempo trascorso sia produttivo. Quindi, se stai pianificando delle riunioni con i colleghi, assicurati di avere tutto il materiale necessario. Pensa a come coinvolgere i partecipanti alle riunioni da remoto.

Stabilisci sempre un programma

Il primo passo per rendere efficace una riunione, dentro o fuori ufficio, consiste nel definire un ordine del giorno. Questo da solo è un fattore determinante per il successo della videoconferenza.

Con il modello di pianificazione delle riunioni disponibile in Dropbox, è facile creare rapidamente un ordine del giorno da condividere che illustri i punti di base della riunione. Inoltre, il documento potrà essere consultato da chi è stato invitato ma non ha potuto partecipare alla riunione.

Condividi file e informazioni prima della riunione

Se ti aspetti contributi e collaborazione dai membri del tuo team in una videochiamata, è importante fornire loro il contesto per farlo. Se in ufficio è possibile passare semplicemente un foglio o scrivere su una lavagna, le videoconferenze richiedono una pianificazione più avanzata.

Prepara e condividi i file o i documenti di cui avrai bisogno prima della riunione, così i tuoi colleghi non dovranno preoccuparsene. Quando sono tutti in linea, è anche possibile condividere lo schermo per esaminare il documento insieme, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ancora meglio, potrai condividere il file direttamente da Dropbox durante la videoconferenza, consentendo ai membri del team di modificarlo in tempo reale.

Invia gli inviti in anticipo

In ufficio, per far entrare le persone in una sala riunioni può bastare avvicinarsi alla loro scrivania e chiedere se hanno dieci minuti liberi. Tuttavia, può essere molto più difficile catturare l’attenzione delle persone quando si lavora da casa, anche quando si utilizzano Slack o altre app di chat per ufficio.

Se vuoi che le persone partecipino alla tua videoconferenza, devi avvisarle in anticipo. In caso contrario, è probabile che non siano alla loro scrivania e non abbiano avuto il tempo di leggere l’ordine del giorno. Lascia a tutti il tempo necessario per prepararsi alla videoconferenza e preparati assieme al tuo team perché la riunione dia i suoi frutti.

Collaborazione tramite videoconferenza

Con l’aumentare dei team che lavorano da remoto, le videochiamate non sono più solo un sostituto delle riunioni, ma stanno diventando la norma per molte aziende. E dato che le videoconferenze stanno ricoprendo un ruolo sempre più importante nella nostra vita personale e lavorativa, utilizzarle correttamente è fondamentale.

La prossima volta che pianificherai una riunione video alle 10:00, usa le nostre regole di comportamento per le videoconferenze per renderla un successo. La preparazione per una videoconferenza ti aiuterà a coinvolgere il tuo team e, in definitiva, a migliorare il lavoro di squadra online mentre lavori da remoto.