Cos'è un sistema di gestione dei documenti e perché usarne uno?

Indipendentemente dal dipartimento e dal ruolo ricoperto, nel corso della nostra vita lavorativa creiamo un gran numero di file e documenti. Ma una volta creati, questi documenti possono perdersi facilmente nel vasto ecosistema dei contenuti della nostra attività. Come possiamo trovarli più facilmente?

Un sistema di gestione dei documenti può aiutarti a semplificare i flussi di lavoro, aumentare l’efficienza e la produttività e far risparmiare tempo prezioso al tuo team.

In questo articolo esploriamo cos'è un sistema di gestione dei documenti, i vantaggi che derivano dal suo utilizzo e alcuni consigli per trovare la soluzione adatta a te.

Cos'è la gestione dei documenti?

Per gestione dei documenti si intende il processo di acquisizione, archiviazione, tracciamento e recupero dei documenti elettronici della tua attività. Tra questi possiamo trovare file PDF, file di elaborazione testi, video e scansioni di documenti cartacei, come le ricevute.

Con un sistema di gestione dei documenti digitali, puoi eliminare la documentazione cartacea e rendere più semplice la modifica dei contenuti come i file PDF, la condivisione di file per la firma elettronica e altri importanti processi aziendali.

Un sistema di gestione dei documenti (o DMS, “Document Management System”), ti permette di acquisire diversi tipi di documenti da varie fonti, tra cui email, moduli online e file digitali condivisi, e di archiviarli in un luogo sicuro e facilmente accessibile.

Perché è necessario un sistema di gestione dei documenti digitali?

Per garantire la sicurezza dei documenti e assicurarti che vengano gestiti in modo efficiente, hai bisogno di un sistema chiaro ma completo.

Al giorno d’oggi, nel corso della nostra vita lavorativa, creiamo tutti un’enorme quantità di dati mentre interagiamo con clienti, colleghi e altre parti interessate. Un sistema di gestione dei documenti digitali fa sì che i file e le cartelle siano accessibili e sicuri durante il continuo processo di creazione, ricezione e condivisione di documenti all’interno di progetti e flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione dei documenti?

L'implementazione di un sistema di gestione dei documenti offre alla tua attività una serie di vantaggi importanti.

1. Lavoro di squadra e collaborazione

Quando i membri del team conoscono la posizione esatta dei file e delle cartelle necessari per svolgere il proprio lavoro, la collaborazione in tempo reale diventa molto più semplice. Niente più documenti che fanno avanti e indietro tramite email e altri strumenti di comunicazione!

Inoltre, semplifica la condivisione dei contenuti verso l’esterno, con il cliente e altre parti interessate, e aggiunge un ulteriore livello di sicurezza salvando il documento in una posizione sicura e limitandone l’accesso solo a persone specifiche.

2. Facilità di accesso

È molto più semplice accedere a un sistema di gestione dei documenti digitali rispetto a un sistema cartaceo locale situato in un unico luogo o un'unica sede. Con un sistema digitale, in particolare uno basato sul cloud, tu e il tuo team potrete accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo e ovunque vi troviate.

Che tu stia lavorando da casa oppure spuntando qualche attività dalla tua lista mentre sei in viaggio, puoi evitare di perdere documenti accedendo in modo sicuro ai file conservati nello spazio di archiviazione cloud.

Uno spazio centralizzato per i tuoi documenti semplifica inoltre la ricerca di file: niente più documenti sparsi in varie cartelle e sottocartelle, con gli inevitabili problemi di accesso che ciò comporta.

3. Maggiore sicurezza

Funzionalità di sicurezza integrate come "Invia e monitora" di Dropbox ti consentono di impostare le autorizzazioni di accesso e monitorare quando, dove e come i documenti sono stati visualizzati, modificati e condivisi.

Gli amministratori possono concedere l’accesso ai documenti solo alle persone che ne hanno bisogno, proteggendo le informazioni sensibili e supportando i requisiti di conformità normativa.

Inoltre, una corretta gestione dei documenti sta diventando un imperativo legale in molti settori, il che significa che un solido sistema di gestione dei documenti può aiutarti a dimostrare ai revisori che stai rispettando le leggi e i regolamenti pertinenti.

4. Maggiore efficienza e produttività

Con un sistema completo di gestione dei documenti, non devi perdere tempo a cercare i file su diversi dispositivi, app o schede browser . 

E se a questo aggiungi strumenti di intelligenza artificiale come Dropbox Dash, puoi trovare tutto ciò di cui hai bisogno in pochi clic, a prescindere dai metadati o dal formato del file, risparmiando tempo e fatica preziosi.

Caratteristiche da ricercare in un sistema di gestione dei documenti

Nella scelta del software di gestione dei documenti per il tuo nuovo sistema, dovresti fare attenzione alla presenza di diverse funzionalità chiave, tra cui:

• Controllo delle versioni e audit trail: consente di visualizzare come è nato il documento attuale e quali differenze sono state apportate rispetto alle versioni precedenti

• Sicurezza e controllo dell'accesso: include la crittografia dei file e la possibilità di proteggere con una password i documenti importanti

• Automazione del flusso di lavoro: velocizza le attività che richiedono molto tempo, come la creazione e la gestione delle cartelle

• Collaborazione: archivia i documenti in una posizione centralizzata per consentire a tutti i colleghi di lavorare contemporaneamente sui file in modo semplice.

• Ricerca e recupero dei file semplificati: scegli uno strumento con un'esperienza utente ottimizzata e che ti aiuti a trovare il documento giusto nel momento del bisogno

Il sistema scelto dovrebbe inoltre adattarsi perfettamente al tuo flusso di lavoro di gestione dei documenti, in modo che tu e il tuo team possiate continuare a creare, condividere e gestire i documenti senza problemi.

Un sistema di gestione dei documenti unificato e centralizzato

Dropbox è il luogo ideale e centralizzato per archiviare, collaborare, ottenere feedback e gestire i file di progetto. Con Dropbox puoi facilmente creare, modificare e condividere documenti con gli altri membri del team e accedervi da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.