Perché i manager temono il futuro del lavoro da remoto (e perché non dovrebbero)

Nel luglio del 2021, The Atlantic ha pubblicato un articolo intitolato “Why Managers Fear a Remote-Work Future" (Perché i manager temono il futuro del lavoro da remoto) che metteva in discussione le norme ben radicate della cultura aziendale e ha presentato una tesi secondo cui stiamo assistendo a un’evoluzione ineluttabile delle nostre abitudini lavorative.

Quando fu pubblicato, l’articolo ebbe un impatto notevole, catturando l’attenzione dei lavoratori di ogni livello. In particolare, ha destato stupore il momento in cui i lavoratori hanno chiesto di mantenere il diritto di lavorare in modo flessibile, mentre i manager speravano di riportare tutta la forza lavoro in ufficio.

Se da un lato i lockdown globali sembrano appartenere al passato, il dibattito sul lavoro da remoto è sempre attuale. Da un lato, alcune delle aziende più riconosciute al mondo stanno spingendo verso il rientro in ufficio. Un esempio lampante di questo fenomeno ha fatto notizia nel giugno 2022, quando Elon Musk ha chiesto ai dipendenti Tesla di rientrare in ufficio, pena il licenziamento.

D’altro canto, i datori di lavoro che hanno adottato il lavoro da remoto hanno potuto assumere i dipendenti attingendo da un pool di candidati molto più ampio, senza dover sottostare al requisito della vicinanza al posto di lavoro.

Quindi la domanda rimane: considerando che ormai il lavoro da remoto è una pratica sempre più diffusa negli ambienti di lavoro moderni, in che modo manager e team possono sfruttarla come un’opportunità per collaborare in modo più efficiente che mai?

In questa guida scopriremo come sfruttare al meglio una soluzione di lavoro da remoto.

Il lavoro da remoto è destinato a durare?

Andiamo dritti al punto: se speri di trovare delle prove che indichino che l’esperimento del lavoro da remoto è finito e che assisteremo a un ritorno in ufficio di massa... probabilmente non le troverai.

Come aveva predetto l’articolo del The Atlantic, il lavoro da remoto continua ad essere un punto fermo nella cultura aziendale.

E, onestamente, ha senso che sia così. Considerati i vantaggi che offre ai dipendenti, come spostamenti ridotti o inesistenti, ambienti di lavoro più confortevoli, un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e altro ancora, non c’è da stupirsi che così tanti abbiano scelto di attenersi a una cultura lavorativa incentrata sul lavoro da remoto o ibrida.

Inoltre, le funzionalità tecnologiche moderne consentono di completare da remoto quelle attività che prima richiedevano una presenza in ufficio. Ad esempio, con gli strumenti di produttività di Dropbox, condividere e collaborare a progetti da remoto non è mai stato così rapido.

Sebbene nessuno possa sapere con certezza cosa ci riserva il futuro, è difficile immaginare un ritorno al tradizionale approccio del lavoro d’ufficio.

Come le aziende traggono vantaggio dal lavoro da remoto dei dipendenti

Il lavoro da remoto non avvantaggia solo i dipendenti, ma anche i manager e le aziende.

Ecco alcuni dei vantaggi di cui godono i datori di lavoro che appoggiano il lavoro da remoto: 

• Riduzione delle spese generali: con meno persone in ufficio, potrai optare per un ambiente più piccolo e conveniente.

• Agevolazione della crescita: i lavoratori da remoto consentono alle aziende di espandersi rapidamente, anche oltre gli attuali vincoli geografici, senza dover acquisire ulteriori spazi per uffici.

• Maggior collaborazione: gli strumenti per la collaborazione basati sul cloud consentono ai team di collaborare ai documenti nello stesso momento e di discuterne durante le chiamate o tramite altri canali di feedback.

Quindi, considerando gli innumerevoli vantaggi, perché alcune aziende sono così restie?

Perché alcune aziende non permettono di lavorare da casa

Sono diversi i motivi per cui manager o aziende esitano di fronte alla possibilità di consentire di lavorare da casa.

In genere, queste sfide possono essere raggruppate nei tre temi seguenti: 

• Necessità di controllo: i manager trovano più difficile tenere sotto controllo e fidarsi dei loro team da remoto.
• Visibilità dei dipendenti e il conseguente impatto su elogi, promozioni e preferenze.
• Cultura: si teme che i team che non si incontrano di persona non riusciranno a mettersi in contatto e collaborare in modo efficiente.

Come giustificare il lavoro da casa

Stai cercando di introdurre il lavoro da remoto o flessibile nel tuo team?

Per convincerti o persuadere i tuoi colleghi o superiori, sarà necessario dimostrare tutti i vantaggi del lavoro da remoto e rassicurarli in merito alle preoccupazioni indicate in precedenza.

In particolare, sarà utile presentare le soluzioni nell’ambito di una proposta attuabile. In quest’ottica, la tecnologia basata sul cloud, insieme ai flussi di lavoro di produttività che essa consente, rappresenta la struttura portante di un lavoro da remoto efficace.

Utilizziamo un esempio per illustrare questo concetto: si sta per concludere una lunga settimana e sulla tua scrivania è appena arrivata una proposta commerciale importante. È un’opportunità troppo importante per lasciarsela sfuggire, ma per rispettare la scadenza è necessario che uno specialista di ogni reparto dell’azienda contribuisca entro le prossime 24 ore. Considerando i loro impegni e un preavviso così breve, riunirli tutti in una stanza per collaborare sarà impossibile: ecco che entra in gioco la tecnologia cloud.

Con una soluzione basata sul cloud come Dropbox, puoi creare un singolo documento con un’introduzione contenente una presentazione chiara e il contesto del cliente, seguita da una sezione per ogni team, con un breve riepilogo di ciò che dovranno realizzare.

Invece di far lavorare ogni membro del team in modo isolato e raccogliere tutte le versioni tramite email, puoi creare un singolo file centralizzato, dove tutto il team potrà lavorare in parallelo.

Ciò non solo semplificherà la gestione dei progetti, ma permetterà a ogni collaboratore di vedere il lavoro in corso degli altri e di adattare il proprio messaggio. In questo caso, i sistemi di lavoro da remoto consentono una collaborazione più efficace di quanto fosse possibile in precedenza.

Cerchi più ispirazione? Puoi trovare ulteriori best practice e leadership di pensiero nella nostra raccolta dedicata alle risorse sul lavoro da remoto per i leader.

Strategie per un lavoro da remoto di successo

La tecnologia cloud può creare un ambiente adatto per il lavoro da remoto in diversi modi.

Collaborazione da remoto sui documenti

Grazie allo spazio di archiviazione cloud e agli spazi collaborativi come Dropbox Paper, i team possono collaborare facilmente sui documenti in tempo reale.

Con funzionalità quali l’annotazione del feedback, il collegamento degli eventi di calendario e i controlli di condivisione avanzati, lavorare insieme non è mai stato così facile.

Gestione del lavoro del personale da casa

La gestione del personale che lavora da casa richiede un certo grado di fiducia, ma allo stesso modo, in qualità di manager, dovrai identificare degli indicatori di completamento dei lavori: la quantità o la qualità del lavoro? I dati relativi alle prestazioni? O altro?

Invece di sprecare tempo ed energie chiedendoti se i tuoi dipendenti sono seduti alla scrivania, concentrati sui loro risultati. Misurando i risultati dei tuoi collaboratori rispetto alle aspettative, potrai capire rapidamente se un membro del team non sta lavorando al meglio delle sue potenzialità.

Grazie alla possibilità di vedere gli utenti che lavorano ai documenti in tempo reale, è facile sentirsi in contatto con i propri colleghi, anche quando non lo sono.

Per tecniche avanzate e consigli di esperti su come gestire i team da remoto, segui la serie di webinar Business as Unusual di Dropbox.

Incontro e coinvolgimento dei team quando si lavora da remoto

Potrebbe essere utile organizzare una rapida riunione ricorrente, ad esempio quotidiana, durante la quale il team spiegherà brevemente su cosa lavorerà ogni giorno.

È facile organizzare riunioni ricorrenti e persino collegare un documento cartaceo all’evento, con lo stato e i progressi più recenti sui progetti.

E in caso i colleghi non riuscissero a partecipare, le riunioni asincrone consentono a tutti di seguire una sessione non appena possibile.

Non temere il lavoro da remoto, ma implementalo con Dropbox

Comunque la si veda, il lavoro da remoto è destinato a rimanere, in un modo o nell’altro. Di conseguenza, è ormai indispensabile che le aziende adottino un flusso di lavoro che agevoli il lavoro da remoto come opzione.