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ブランド リソースを整理、配布するためのベスト プラクティス

読了目安:2 分

2025 年 1 月 20 日

アセットの体系化

アセット リポジトリの作成で最初に検討すべきことは、具体的に何を含めるかです。リストを作り、ロゴ、キャッチコピー、スタイル ガイドライン、メッセージ ドキュメント、ドキュメント テンプレートなどを検討します。代理店には必要以上に多くのアセットを提供しましょう。そうすれば、承認済みキャッチコピーや SVG ファイル待ちで制作が滞ることもありません。

そしてここからは、フォルダ構造の設定がすべてです。まずは最上位フォルダ、続いて特定のアセットを入れるサブフォルダを検討します。たとえば、最上位フォルダをデジタル アセットとし、ロゴとグラフィック キャッチコピー用にサブフォルダを 1 つずつ作ります。ロゴ フォルダに、さらにサブフォルダを作り、ロゴをサイズや使用方法ごとに分けることもできます。すでに「このセカンダリ マークはチームがソーシャルで使用するものだ」と周囲に伝えてあったとしても、ラベル付けして体系化しておくのが一番です。そうすれば土壇場で問題が起こることもありません。

クラウドでブランド アセットを安全に保存、管理、整理する

Dropbox を使えば、ブランド アセットを探し回る時間が減り、やるべき仕事にもっと時間を使えるようになります。

アセットのタグ付けと収集

フォルダでタグを活用するのもお忘れなく。自動フォルダも簡単に作成できます。これを利用すると、フォルダ内のすべてのファイルに自動的にタグを追加でき、アセットが後から見つけやすくなります。

たとえば、デジタル アセットのフォルダに #DigitalAsset タグを追加すると、フォルダ内のすべてのアセットと、それ以降に追加されるすべてのサブフォルダのファイルに、#DigitalAsset タグが追加されます。同様にロゴのフォルダに #Logo を追加すると、サブフォルダ内のすべてのファイルに #Logo タグが追加されます。インテリジェントなタグ付けシステムを築いておけば、将来的に時間を節約できるのです

次に、アセットを適切な場所に保存する方法です。ファイル リクエストを利用すれば、特定のファイルをアップロードするよう同僚に依頼でき、ファイルは自動的に適切な場所に移動されます。同僚に Dropbox アカウントがなくても大丈夫です(あるに越したことはありませんが)。ファイル リクエストを作成して送るだけで、アセットは適切な場所に移動し、あるべき場所にすべて保存されます。

「複数の人からファイルを集める方法」という動画の切り抜き画像と、デスクで作業する 2 人の人物のイラスト。
複数の人からファイルを集める方法 - Dropbox

機密ファイル

所有者、編集者、閲覧者の決定など、権限の管理は個々の状況に応じますが、どんな決定であれ適用は簡単です。アクセス レベルの変更、共有の解除、他のユーザーによる新たなユーザーとの共有、そして追加機能にすぐに対応できます。

さらに Dropbox のエンタープライズ レベルの暗号化とパスワード保護のオプションによって、誰がアクセスできるかに関係なく、アセットの安全性とセキュリティを確保することができます。

アセットの安全な送信

アセット リポジトリを作成できたら、次のステップですね。アセットを必要としているパートナーにアセットを配布するか、組織の社内 Dropbox へのアクセス権限を付与します。それにより外部の代理店もリソースを利用できるようになります。これを安全かつ確実に行う方法は複数あります。

Dropbox では、簡単にフォルダやファイルを共有できます。さらに、共有者はフォルダやファイルを表示し編集できるユーザーを指定(リンクを送付した相手、チーム メンバー、招待されたユーザー限定など)できるだけでなく、他のアクセス権限を付与できるユーザーも管理できます。

またフォルダやファイルをパスワードで保護したり、リンクの有効期限を設定したり、共有した資料のダウンロードを無効化したりすることも可能です。

そしてもちろん、Dropbox アカウントにあるすべてのフォルダやファイルに関して、いつでも閲覧者を確認できます。

その他の方法

もう 1 つのオプションとしては、Dropbox Transfer を利用し、フォルダやファイルのコピーを外部のパートナーに送信できます。

その方法は、[共有]プルダウンで[コピーを送信]をクリックし、リンクまたはメールで送信するだけです。Dropbox Transfer ではパスワード保護、有効期限の設定、ダウンロード通知の受け取りも可能なので、セキュリティとアセット ステータスの可視性を強化できます。

ブランド リソースの整理と配布は難しく危険であるとは限りません。慎重な手法、スマートなタグ付け、安全な共有を活用すれば、どんな組織やマーケティング パートナーでも連携し、美しくインパクトのある成果物を生み出すことができるのです。

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