デジタル資産管理の罠と代替手段

ほとんどのマーケティング チームやクリエイティブ チームは、何らかの形式のデジタル資産管理（DAM）システムを使用しています。しかし、紛らわしい名前のフォルダを探して 15 分も無駄にしたり、古いロゴをうっかり再利用したりしたことがあるなら、DAM システムが必ずしも機能するとは限らないことをご存じでしょう。

そこで質問です。あなたは本当にそのシステムが必要ですか？おそらく。しかし、DAM の苦痛を軽減する方法がいくつかあります。

デジタル資産管理の本質は、クリエイティブ アセットに対して、次のことをどのように実行するかということです。

• 保存
• 整理
• アクセス
• 維持

アセットには、業界に応じて、写真、テンプレート、キャンペーン動画、デザイン ファイル、その他多くのリソースが含まれます。DAM を導入することで、共同作業や主要コンテンツの再利用のほか、すべてをブランドに合わせて維持することが容易になるはずです。

しかし、迅速に作業してプロジェクトを順調に進めたいだけのチームにとって、多くのエンタープライズ DAM は、高額で複雑すぎる肥大化したプラットフォームです。チームが頻繁にツールを切り替え、アセットを検索し、重複して作業しているなら、DAM はメリットよりデメリットの方が多いと言えるかもしれません。

このガイドでは、誰も口にしない DAM ソフトウェアの隠れた問題について説明します。DAM は必要なくなるかもしれません。

Dropbox は DAM ではありません。そしてそれに取って代わるものでもありません。しかし、Dropbox Dash のようなスマート ツールを使用した、もっと軽量で直感的なファイル ストレージの代替手段を探しているなら、これは確実な選択肢です。この方法で、日常の業務を簡素化しながら、クリエイティブ アセットを整理し、アクセス可能で、共有可能な状態に維持できます。しかもオーバーヘッドはありません。

DAM システムを使用する 5 つのメリット

DAM は過去の遺物だとは誰も言っていませんし、20 人のクリエイティブ チームを抱えるような大規模代理店だけが必要とするものでもありません。アセットを扱うどんなマーケティング チームやクリエイティブ チームでも、体制を多少整えることでメリットを得られる可能性があります。

適切なシステムを導入すると、混乱を軽減し、時間を節約し、全員が同じ戦略に基づいて作業できるようになります。いくつか具体例をご紹介しましょう。

1. ブランドの一貫性

DAM システムの最も明らかなメリットは、不整合を防げることです。最新のロゴや製品の写真、最新のブランド ガイドラインなど、すべてを 1 か所に保管することは、アセットをクリーンに最新の状態に保つのに役立ちます。

常にブランド イメージに沿うことで、誰もがよりプロフェッショナルに見え、顧客は最大限のエクスぺリンスを得られます。古いロゴが新しいプレゼンテーションに紛れ込んだり、ブランドに合わないカラーでキャンペーン資料を作成したりすることがなくなります。

2. 時間の節約

システムが適切に整理されていると、最も使用度の高いファイルがすぐ利用できるようになるため、永遠にフォルダ内を探し回ったり、Slack から添付ファイルを再度ダウンロードしたりする必要がなくなります。これはおそらく、ビジネス面で最も重要な DAM のメリットです。

これにより、5 ～ 10 分の節約でも 1 日ではある程度の時間となり、これを 1 週間、1 か月、1 年と続けることで、チームの生産性を数時間、あるいは数日間向上させることができます。

3. 共同作業

信頼できる情報が 1 つの場所に保存されるため、デザイナー、マーケティング担当者、コンテンツ クリエイター、その他の関係者が、メール スレッドに散在する複数のバージョンではなく、確実に同じファイルで作業できます。

どれが正しいバージョンだろうと迷う必要がなくなり、チーム間でスムーズな引き継ぎを行うことができます。クリエイティブ チームからメディア チームへの引き継ぎなど、どんな組み合わせでも、部署間の連携がより簡単になります。

4. 既存アセットの再利用が容易

DAM システムを使うと、すばらしい作品が埃をかぶったままになることがありません。適切なシステムがあれば、過去のキャンペーンのビジュアル アセットでも、実績のあるテンプレートでも、高パフォーマンス コンテンツを簡単に見つけて、再利用できます。

DAM 内のアセットにはアクセスが容易で、特定のチーム メンバー向けの専用コレクションも設定できるため、作業をやり直す必要性が減ります。優れた作品が、再利用したり、補強したり、あるいはただインスピレーションを得るために閲覧したりできる状態に保存されているからです。

5. 監査証跡 / バージョン履歴

フィードバックと承認が繰り返されている場合、バージョン履歴が非常に役に立ちます。DAM では、何が変更され、誰が編集を行ったかを確認し、必要に応じてロールバックできます。これにより、共同作業がよりスムーズになり、キャンペーンのマイルストーンを簡単に達成できます。

監査証跡とバージョン履歴に関して最も重要なことは、説明責任です。いつ、誰が、何をアップロードしたかなどの詳細を、システム内で簡単に確認できます。これは、ミスを防ぐガードレールになります。

実際、こうしたメリットは大きいですが、複雑な権限の設定や高度のトレーニングが必要となる高価なエンタープライズレベルの DAM は必要ありません。Dropbox のような軽量の直感的なツールは、チームのスピードを低下させずに、同様の効果を実現します。

5 従来の DAM ツールの課題

デジタル資産管理は、特にクリエイティブ チームやマーケティング チームの作業を容易にするものでなければなりません。ところが、多くの従来の DAM システムでは、To-Do リストに取り組むのではなく、ツールと格闘しているように感じることがあります。

場合によっては、エンタープライズ DAM システムがチームの足を引っ張ることもあります。主な問題点をいくつかご紹介します。

1. 複雑で特別なトレーニングが必要

一部の DAM プラットフォームは機能が過剰に詰め込まれているため、ファイルをアップロードするだけでもトレーニング セッションが必要になります。エンタープライズ レベルのガバナンス向けに設計されているのですが、ペースの速いマーケティング チームの日常のニーズには対応していません。

多くのクリエイティブ チームには、エンタープライズ DAM システムの機能は必要ありません。つまり、ご利用のシステムにこれらの機能が含まれている場合、十分に活用されていない（またはまったく使用されていない）ことになり、いずれにしても、機能をフル活用できないことを意味します。

2. 不十分な UI や一貫性のない構造

2005 年のスプレッドシートのようなシステムでは、必要なものを見つけるのはパズルを解くように感じるでしょう。複雑なメニューや重たいインターフェースをナビゲートする間に、クリエイティブ ワークフローが停滞する可能性があります。これは創造性の敵です。

クリエイティブ チームの反応は、マトリックスのようなデータ フィールドを好むテクニカル チームとは異なります。クリエイティブ チームのマネージャーがチームから最善の成果を引き出すためには、視覚的で非常に直感的なプラットフォームが重要です。

3. メンテナンスのオーバーヘッド

従来の多くの DAM ツールは、ユーザーを管理し、メタデータの問題を修正し、可用性を維持するために、フルタイムの管理者または IT スペシャリストを必要とします。世界的ブランドなら問題ありませんが、同時に複数のプロジェクトをやりくりしている小規模のチームにとっては負担になります。

簡素化された DAM システムなら、クリエイティブ チームは自分たちで管理できます。Dropbox では、クラウド ストレージにアップロードするファイルにラベル付けしたり、ファイルの順番を並べ替えたりできるため、統一され、よく整理されたシステムの維持が簡単になります。

4. 柔軟性の欠如

柔軟性のないフォルダ構造、並べ替えオプションの制限、ビジュアル ファイルをすばやくプレビューする機能の欠如にお困りですか？こうした問題は、ファイル名の解読に時間をかけるのではなく、迅速かつ視覚的に作業する必要があるデザイン チームとコンテンツ チームにとって致命的です。

ほとんどのエンタープライズ DAM プラットフォームは、コンテンツを視覚的に表示するライブラリではなく、データベースのように機能します。各ファイルが何であるかを実際に確認するのではなく、ファイルのリストを眺めるようなもので、効率性に大きな違いをもたらします。

5. コスト

DAM は安価ではありません。フル機能のエンタープライズ DAM を導入すると、設定、トレーニング、継続的なサポートに予算が消費され、キャンペーン アセットやチームの成長などに費やす予算が少なくなってしまうことがあります。

DAM システムのすべての機能をコンスタントに使用しておらず、その機能を最大限に活用していないなら、投資に見合う価値を得られていないと言えるでしょう。多くの場合、低価格の代替手段の方が、クリエイティブ チームにより多くの価値を提供します。

Dropbox は、IT 部門だけでなく、実際の人間のチーム向けに設計された共同作業機能を備えたクラウドベースのストレージを提供します。直感的なインターフェース、柔軟な構造、創作に適したプレビューにより、当社のソリューションはチームがオーバーヘッドなしにアセットを管理するのに役立ちます。

CMS と DAM の違いとは？

CMS（コンテンツ管理システム）と DAM（デジタル資産管理）ツールは、特に両方を使用している場合、混同しやすいものです。しかし、クリエイティブ ワークフローにおいて、その目的は大きく異なります。

• CMS は、ライブ コンテンツの管理と公開に役立ちます。ライブ コンテンツとは、ブログの投稿、ランディング ページ、ウェブのコピー、承認済みの公開メディアなどです。
• DAM は、チームが未加工のクリエイティブ ファイルを保管、整理し、それにアクセスする場所です。未加工のクリエイティブ ファイルとは、ロゴ、テンプレート、キャンペーン アセット、動画、デザイン ファイルなど、加工に使用する素材を指します。

次のように考えてみましょう。CMS = コンテンツが完成したら保存される場所で、DAM = 進行中（および完成後）のコンテンツが保存される場所です。ほとんどのマーケティング チームには両方とも必要ですが、大企業でない限り、重量級の DAM システムは必要ないかもしれません。

チームを系統的に保ち、ファイルの一貫性を維持し、正しいバージョンのデザインを見つけたいだけなら、Dropbox のような整理しやすいプラットフォームが十分に役立ち、複雑さ、コスト、非効率性を大幅に低下させます。

Dropbox でデジタル資産を管理するシンプルな方法

もうお気づきかと思いますが、従来の DAM システムは、動きの速いクリエイティブ チームやマーケティング チームにとっては、機能が過剰である可能性があります。そこで、プロセスを簡素化する軽量の DAM が代替手段として登場します。

Dropbox は複雑ではなく、特別なトレーニングや高額の投資が不要なうえ、デジタル資産管理の必須機能のすべてを次のように提供します。

• 組み込みのバージョン履歴とスマート権限： Dropbox を使用すると、何がいつ変更されたか、誰がその更新を行ったかを正確に確認できます。また、数回クリックするだけで、ファイルとフォルダの権限を簡単に設定および調整できます。
• 特別なトレーニングが不要：クリエイティブ チームは、特別なトレーニングや IT チームによる設定なしに、すぐに使用を開始できます。フリーランサーや個人事業主にとって十分に直感的でありつつ、代理店にとっては十分にスケーラブルです。
• 予算に優しい：少数精鋭の社内チームでも、完全体制のクリエイティブ部門でも、Dropbox の料金プランは柔軟性があり、個人ユーザー、チーム、エンタープライズ ユーザー向けに多くのオプションがあります。
• ユニバーサル検索と AI ツール：ファイル名をおぼえていなくても、問題ありません。Dropbox Dash の AI を活用したユニバーサル検索は、タイトルだけでなく、ファイルの内容も検索するため、正しいアセットを瞬時に見つけることができます。
• 柔軟でアジャイルなコンテンツのコレクション：Dash のスタックは、関連するファイル、リンク、コンテンツを、ファイルのソース場所を変更せずに、一元的に共有可能なスペースにグループ化します。たとえば、クリエイティブ ディレクターが承認済みの製品画像を 1 つのコレクションにまとめて、デザイナーはそこから選択して概要資料を作成できるようにしたい場合に最適です。

チームがよりシンプルな方法で、整理された環境、すばやい進捗、混乱のない共同作業を求めているなら、Dropbox にお任せください。面倒な操作なしに、DAM の利点をすべて提供します。

Dropbox で、手間をかけずにクリエイティブ アセットを管理

すべてのクリエイティブ チームが、導入に数週間かかり、その維持に大勢の人手を必要とする重量級の DAM システムを必要としている（または欲している）わけではありません。混乱することなく、必要なものを見つけて共有し、プロジェクトを順調に進めるための簡単な方法を求めているだけです。

Dropbox は、まさにそれを提供します。安全で検索可能、しかもシンプルな方法でデジタル資産を管理できます。追加のソフトウェアや特別なトレーニングは不要で、よりスマートな共同作業、完成までの期間短縮、よりスムーズなワークフローを実現します。

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