適切な会社のドキュメントを見つけるために、どのアプリ、フォルダ、スレッドに保存されているかを覚えていなければならないようでは困ります。そして、こうした推測の積み重ねが影響を及ぼします。意思決定が滞り、チーム メンバーが同じ質問を繰り返し、元のファイルが見つからないために作業がやり直されるのです。
Enterprise のドキュメント検索では、各アプリを開いてそれぞれのネイティブ検索を試す代わりに、連携された作業ツール全体をチームが一か所で検索できます。目的はシンプルです。ユーザーが勢いを失うことなく、適切なドキュメント、回答、またはコンテキストを見つけられるように支援します。
このガイドでは、Enterprise 向けドキュメント検索の仕組み、単一アプリ検索の限界、検索ソリューションで確認すべきポイント、そして Dropbox Dash が接続されたアプリ全体でチームがコンテンツをより速く見つけるのにどう役立つかについて説明します。
Enterprise ドキュメント検索とは？
Enterprise のドキュメント検索とは、複数のツール、リポジトリ、ファイルの種類にまたがる会社のドキュメントを、一つの検索エクスペリエンスから見つけるプロセスです。Dropbox、Gmail、Slack、プロジェクトワークスペースを順番に開く代わりに、一度検索するだけで、連携されたすべてのソースから結果を取得できます。
これが重要なのは、企業のドキュメントがもはや 1 つのシステムに存在するわけではないためです。契約書はクラウド ストレージに保存され、メールで議論され、チャットでリンクが共有され、会議中に更新される場合があります。検索がそのような場所の 1 つにしか届かない場合、結局は探し回ることになります。
エンタープライズ向けドキュメント検索とネイティブアプリ検索の比較
ネイティブ アプリの検索は、ファイルの保存場所がすでに分かっている場合にのみ役立ちます。保存場所が分からない場合は、Enterprise のドキュメント検索が便利です。トピック、お客様の名前、プロジェクト、ドキュメント内の文章は覚えているものの、正確なファイル名やフォルダのパスが分からない場合に役立ちます。
エンタープライズ向けドキュメント検索とドキュメント AI または OCR の比較
これらの用語はよく一緒に登場しますが、それぞれ異なる課題を解決するものです。光学式文字認識（OCR）とドキュメント処理は、ファイルからテキストや構造を抽出するのに役立ちます。エンタープライズ向けドキュメント検索は、チームがすでに使用しているシステム全体から適切なファイルを取得するのに役立ちます。
会社のドキュメントが見つかりにくい理由
ドキュメントがクラウド ストレージ、メール、チャット、プロジェクト ツール、共有リンクなど複数の場所に散在していると、支障が生じるのは避けられません。たとえファイルがそこにあっても、複数のコピーや古い下書き、不明確なアクセス設定などがある場合、ファイルの最新バージョンを見つけるのに余分な時間がかかることがあります。
記憶のギャップという問題もあります。通常、ドキュメントの内容やドキュメントの「印象」は覚えていても、その名前までは覚えていないものです。「医療分野の見込み客向け第 2 四半期の価格表」や「法務が承認したオンボーディングチェックリスト」は思い出せても、それが保存されているフォルダ構造までは思い出せないかもしれません。
従来のキーワード検索では、ファイル名を思い出せないときにうまくいかないことが多く、特に作業が複数のツールに分散している場合はなおさらです。
さまざまな作業ツールで会社のドキュメントをすばやく見つける方法
検索を改善するために、まったく新しいシステムを導入する必要はありません。まずは、ドキュメントを見つける際の正確性と関連性を高めるための実践的なワークフローから始めましょう。
- 主要なドキュメントの保管場所をリストアップ：クラウド ストレージ、メール、チャット、プロジェクト ツール、各種チーム ワークスペースを含めます。
- わかりやすい名前、所有権の共有、シンプルなストレージ ルールを設定しましょう：これにより、あらゆる検索ツールがより効果的に機能し、ファイルを整理しやすくなります。
- 1 つずつではなく、すべてのシステムを横断して検索：チームが各アプリを個別に確認しなければならない場合、検索は遅いままです。
- 正確なタイトルではなく、意味で検索：優れた検索は、ファイル名だけでなくトピックを覚えているときにも機能するはずです。
- 共有する前にアクセス権とバージョンを確認：適切な結果を得るには、適切な権限を備えた適切なバージョンである必要があります。
この最後のステップは過小評価されがちです。ファイルを見つけることは、作業の半分に過ぎません。さらに、そのファイルが最新であり、安全に共有でき、適切な人が閲覧できることを確信できる必要があります。
社内ドキュメントを横断してチームが検索するのに役立つツールは何ですか？
最適なツールは、作業ファイルがどれほど分散しているかによって異なります。
ほとんどのドキュメントがすでに 1 つのプラットフォームに集約されている場合は、ネイティブ検索で日常的な利用には十分かもしれません。ただし、コンテンツがストレージ、チャット、メール、プロジェクトツールに分散している場合は、通常、より広範な検索手段が必要になります。
ナレッジベースやドキュメント管理システムは、チームがコンテンツの一元管理を徹底している場合に役立ちますが、多くのチームはそうではありません。実際のプロジェクトはそのように進むため、チームは依然として複数のツールを使い分けています。
ここで、AI ドキュメント検索とユニバーサル検索するツールが真価を発揮します。これらは、ドキュメント、ディスカッション、コンテキストが接続された複数のアプリにまたがって存在するという、より煩雑な現代の業務の実態に対応するために構築されています。
AI ドキュメント検索ツールに求められるものとは？
AI ドキュメント検索ツールは、チームの作業方法を再構築させることなく、散在する情報をより簡単に見つけられるようにするものであるべきです。以下の基準を使用して、選択肢を比較してください。
既存のツールを横断したカバレッジ
このツールは、メール、カレンダー、クラウド ストレージ、共有ドライブ、プロジェクト ツール、チャットなど、業務がすでに行われている場所を検索できる必要があります。移行後にのみ役立つようになるものであってはなりません。Dropbox Dash はチームがすでに使用しているアプリに接続するため、接続された業務ツールを 1 か所から横断して検索できます。
コンテキストを理解する検索
ファイル名や正確なキーワードを常に覚えているとは限りません。プロジェクト名、資料内のフレーズ、画像や動画の説明など、覚えている情報から検索できる自然言語検索を探しましょう。Dash のユニバーサル検索は、ドキュメント、PDF、画像、動画、音声など、接続されたアプリやコンテンツの種類を横断して検索結果を表示できます。
引き継がれる権限
検索性が向上しても、アクセス範囲が広がってはなりません。検索ツールは既存の権限を尊重するべきであり、ユーザーは自分がアクセスを許可されているコンテンツのみを表示できます。Dash は、連携されたコンテンツについて既存の権限に従い、Dropbox のファイル権限では、ファイルの表示、編集、ダウンロード、共有ができるユーザーを管理できます。
迅速な導入
最適な検索ツールは、すぐに役立つと感じられるものであるべきです。チームが新しいファイリング システムを学んだり、新しいルールを覚えたり、検索が改善されるまで移行を待たなければならない場合、そのツールは作業を削減する前に作業を追加していることになります。
Dropbox と Dash がチームによる社内ドキュメントの検索を高速化する仕組み
Dropbox を使用すると、1 つの中央クラウド ストレージハブから会社のドキュメントを保存、同期、共有できます。これにより、チームはファイルの管理、共同作業、アクセスの制御を行う信頼できる場所を得られます。
Dash を使用すれば、ストレージの枠を超えて、接続されているアプリ全体を 1 か所から検索できます。Dash は AI を活用して、接続されているアプリ全体からファイル、リンク、ナレッジを検索します。また、Dash Chat により、AI を活用した回答やインサイトをリアルタイムで得ることもできます。
チームが Dropbox、メール、チャット、プロジェクトツールをまたいで作業していれば、切り替えや推測が減り、最新のドキュメントを探す時間も短縮できます。
Dash は、目的のものを見つけた後にも役立ちます。スタックを使用すると、チームはファイル、アプリ、ブラウザのリンクなどを 1 つの構造化されたコレクションにまとめられるため、プロジェクトのドキュメントの整理と共有がより簡単になります。フォルダの迷路にユーザーを送り返す代わりに、必要な資料を 1 か所にまとめておくことができます。
チーム レベルでアクセスを管理する場合、Dash はユーザーの管理、使用状況の監視、接続されたアプリのコンテンツへのアクセス制御を行うための管理コンソールも提供します。これにより、テックチームやオペレーションチームは、機密データの管理を失うことなく、迅速な検索するをサポートするより明確な方法を得られます。
面倒な検索なしで社内ドキュメントを見つける
チームがフォルダを開いたり、チャットスレッドを確認したり、1 つのドキュメントを求めて複数のアプリを検索したりすることに時間をかけすぎている場合、問題は検索の使い勝手にあります。適切な設定により、ドキュメントの検索、アクセス権の確認、そして自信を持って作業を進めることを 1 か所で行えます。
Dropbox では、ドキュメントをクラウド ストレージに保存、同期、共有できます。Dash では、接続されたアプリ全体でユニバーサル検索を使用して、必要なファイル、リンク、作業コンテキストをすばやく見つけることができます。Dropbox Dash をお試しになり、チームが検索にかける時間をどれだけ短縮できるかをご確認ください。
1 つのドキュメントがフォルダ、メール スレッド、チャット メッセージ、プロジェクト ツールのいずれにあるか分からない場合、アプリごとに検索していると、シンプルな作業も遅延してしまいます。Enterprise のドキュメント検索なら、チームにより良い方法を提供します。連携済みのツールを 1 か所で検索し、アクセスが許可されているファイル、リンク、コンテキストを見つけることができます。
Dropbox は、チームがドキュメントを安全に保存、同期、共有できるよう支援します。Dropbox Dash は、接続されているアプリ全体を対象としたユニバーサル検索によってその働きを拡張し、チームが適切なコンテンツをより早く見つけて作業を止めずに進められるようにします。
Dropbox Dash をご確認いただき、連携された検索がチームでどのように役立つかをご覧ください。
よくあるご質問（FAQ）
会社のドキュメントに最も適したツールは、通常、複数のシステムにわたって検索する。ネイティブ検索は単一のアプリ内では役立ちますが、コンテンツがストレージ、メール、チャットに分散しているチームには、多くの場合、連携アプリ全体で機能するより幅広い検索エクスペリエンスが必要です。
まずは、チームが働くシステム全体にアクセスできるユニバーサル検索ツールを使用することから始めましょう。ドキュメントが複数のプラットフォームに分散しているほど、クロスプラットフォーム検索の重要性が高まります。ユニバーサル検索は、各ツールを個別に確認する必要がなく、接続されているアプリ全体を 1 か所から検索できるため役立ちます。
そのようなツールにまず接続できる検索エクスペリエンスが必要です。Dash は、接続されたアプリを横断して検索し、ファイル、リンク、ナレッジを 1 か所に集約するように設計されています。そのため、ツールを切り替えることなく作業コンテンツ全体を検索できます。
はい。Dropbox Dash は、既存の権限設定を尊重しながら、ファイルベースのコンテンツやその他の作業ソースを含む、連携済みのアプリ全体で横断的な検索を提供します。
エンタープライズ ドキュメント検索とは、より広範なビジネス ニーズ、つまりシステム全体で会社のドキュメントを見つけることを指します。AI ドキュメント検索とは通常、AI を使用してコンテキスト、自然言語のクエリ、さまざまなファイル タイプを理解することで、検索をより便利にするツールを指します。
