確実なプロジェクト計画を作成するには、まず仕事に適したツールが必要です。この段階では、プロジェクト計画書を作成、共有し、共同作業する場所を見つける必要があります。
Dropbox Paper には、プロジェクト計画の作成やその他のさまざまな作業に必要なものがすべて揃っています。無料で試して、ガイドを利用すれば、成功の可能性を最大限に高めることができます。
準備ができたら、プロジェクト計画テンプレートを開くと開始できます。
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プロジェクト計画の定義とその必要性
プロジェクト計画は、プロジェクトのスコープ、目的、成果物、タイムライン、リソース、およびリスクを示す詳細なロードマップです。
プロジェクトの全体的な目標、主要なマイルストーン、および個々のタスクを明確に把握するために重要です。優れたプロジェクト計画には、次の利点があります。
- 正確なプロジェクト スケジュール
- 的確な予算および財務予測
- バランスのとれたリソース割り当て
- リスクの低減（リスクの認識向上と軽減）
- チームと関係者間で期待事項を伝達するための明確な方法
多くのプロジェクトには時間がかかり、大量のデータやさまざまなファイルを使用する必要があります。問題が発生するのを待たずに、Dropbox Backup を使って作業内容をすばやく保護および保存しましょう。
優れたプロジェクト計画を作成するための 10 のステップ
プロジェクト計画の具体的な内容は、プロジェクトによって大きく異なります。アプリを構築する場合もあれば、映画を製作することもあり、何でも構いません。
幸い、内容に関わらず、どんなプロジェクト計画を作成する際にも参考にできる、繰り返し実行可能なステップが存在します。
ステップ 1: プロジェクトのスコープを定義する
この段階では、プロジェクトの境界、つまりプロジェクトに含める内容と含めない内容を検討する必要があります。成功を表すプロジェクト目標とはどのようなものでしょうか？
たとえば、収益の増加や顧客満足度の向上、売上高や顧客基盤の拡大、コストの削減などが考えられます。目標を設定することで、プロジェクトの成果物とタスクが決まります。
このステップは、計画の土台を築くだけでなく、全体像を把握してチーム全体のモチベーションを高めるという点で、非常に重要です。
ステップ 2: 成功の基準を設定する
成功を定義する目標を達成しているかどうかを判断するためには、明確な基準が必要です。重要なマイルストーンとしては、ベータ テストへの移行や屋外看板デザインの完成などが考えられます。
目標を定義し、それが SMART、つまり「Specific（具体的）」、「Measurable（測定可能）」、「Achievable（達成可能）」、「Relevant（関連性がある）」、「Time-bound（期限が明確）」になっているか確認します。目標は気持ちだけでは達成されません。それらを裏付ける確かなデータが必要です。
具体的には、最初の 1 か月のポッドキャスト ダウンロード数 1,000 回、年末までの予約数 500 件、第 2 四半期までの広告インプレッション数 10,000 回などの基準を設定できます。
ステップ 3: プロジェクトを小さなタスクに分割する
このステップでは、主要な関係者を決定し、仕事の割り当てを開始して、責務を決定します。ここでは、プロジェクトに携わる人、およびそれらの人々に任せる作業内容を明確に決めることができます。
そのためには、大きなタスクのブロックを特定し、それらを管理可能なタスクに分割します。たとえば、動画制作のプロジェクト計画は、台本書き、撮影、編集に分割できます。
最も重要なことは、それぞれのタスクを実行するために必要な時間とリソースを見積もることです。この作業は次のステップにつながります。
ステップ 5: リソースと予算を割り当てる
このステップでは、各タスクに必要な人材、機器、資材などのリソースを特定します。これは、必要なものが必要なときに使えるようにするために重要なステップです。
たとえば、コマーシャルの撮影には 2 人の俳優と 1 人のカメラマン、ロゴをレンダリングするにはデザイナーが 1 人必要です。どのようなタスクであっても、各タスクのリソースは必ず正確に見積もりましょう。
ステップ 6: リスクを特定する
遅延、または病気など予期しない問題に対応する計画を立て、問題を回避できるよう不測の事態に備えます。リスクには、クライアントからの度重なるフィードバック、技術の遅れ、悪天候などがあります。
依存関係（別のタスクが始まる前に完了すべきタスク）を分析し、それらに焦点を当てます。しっかりした計画を立てれば、ほとんどのリスクに対応できます。
ステップ 7: コミュニケーションを図り、共同作業する
このステップでは、関係者間のコミュニケーション チェーンを確認します。若手のチーム メンバーから部長へなど、誰が誰に報告を行うか決定します。
重要な例として、変更管理があります。長期のプロジェクトの場合はとても重要です。
プロジェクトが変更された場合、誰が期待値を設定し、誰がチームをやる気にさせるのでしょうか？会議や Q&A セッションを開催して変更内容を伝え、問題を解決する関係者を指名する必要があります。
計画のこの段階以降、プロジェクトの管理を進めるにあたり、共同作業を促進します。共同作業をすることで、チームワークが促進されて、全員が同じ目標に向かって作業できるようになります。
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ステップ 9: 確認および評価する
プロジェクト計画の進行に合わせて、定期的にレビューを実施し、問題なく進んでいる部分と、改善が必要な部分を判断する必要があります。計画の中で再考が必要な問題点はありますか？
たとえば、プロジェクトが、両親と子供が出演するおむつの広告である場合、正確にスケジュールを組むのは困難です。敏腕のプロジェクト マネージャーは、将来のプロジェクトにさまざまな状況（お昼寝の時間など）を組み込むことができます。
ステップ 10: 成功を評価し、失敗を認める
プロジェクト計画では、マイルストーン達成などの成果を収めた場合に、その成功を評価する必要があります。こうすることで、流動的な要素の多い、さまざまな部門が関わる大規模プロジェクトでチームワーク精神が育まれます。
計画と効果的な管理は密接に関連しています。ですから、うまくいかないことがあっても、チーム メンバーの努力を認め、グループの成果を振り返る時間を設けましょう。
プロジェクト計画を成功させるために、Dropbox Paper の無料のプロジェクト計画テンプレートを使用できます。Dropbox Paper には、他のタイプの作業にも使えるテンプレートを豊富に収めたライブラリが用意されています。
