iPhone または Android のモバイル デバイスでドキュメントをスキャンする方法

ドキュメント スキャナーはどんなときに必要か

世間ではデジタル化が進む一方ですが、それでも物理的なドキュメントが必要な場面はまだあります。だからといって紙の束をどこへ行くにも持ち歩きたい人などいません。

プライベートでも仕事でも、ドキュメント スキャナーを活用するのがおすすめです。以下のような目的に使用できます。

• 古い写真や手書きの手紙といったかけがえのない思い出や、法的ドキュメントなどの重要書類を損傷や紛失から保護
• デジタル コピーでどこからでも簡単にドキュメントにアクセスして共有
• 紙の書類をデジタル化することで物理的なスペースを整理
• 重要なドキュメントのデジタル バックアップを作成してセキュリティを強化
• OCR の検索機能を使用して、スキャンしたドキュメント内にある特定の情報を素早く検索

 

どんなものをスキャンするとよいか

• 個人：写真、出生届、パスポート、保険証書、税務申告書、医療記録、遺言書
• 仕事：契約書、請求書、領収書、名刺、プロジェクト ドキュメント
• 学術：ノート、研究論文、証明書、教科書

写真のスキャンは、思い出を保存してデジタル的に共有するためによく使われる手法です。最新のスキャン技術によって大切な印刷物を高品質のデジタル画像に変換することができます。実際、家族の写真をクラウドにアップロードして整理、共有するのに最適な方法です。

モバイル デバイスを使ってドキュメントをスキャンしてパソコンに保存する方法

スマートフォンは単なるコミュニケーション デバイスではありません。生産性を高める強力なツールです。適切なアプリと技術があれば、物理的なドキュメントを簡単にデジタル ファイルへと変換することができます。

ドキュメントのページ順を揃えてコピー機に通す以外にも、次のような 3 つの選択肢があります。

1. ドキュメントを撮影する

スマートフォンのカメラ機能を使用してドキュメントの画像を撮影できます。しかしこれは、とても簡単な方法である一方、いくつか欠点もあります。1 つは安全性に欠けることです。また撮影した写真はそのスマートフォンに保存されるので、複数のデバイスで使用するには手間がかかります。さらに、紙のドキュメントをきれいに撮影するのは難しいという大きな問題もあります。何度も何度も撮影を繰り返し、時間を浪費する羽目になるかもしれません。

2. 写真を撮影し、その後にスキャン アプリを使う

画像を高画質なスキャン ファイルに変換するには、ドキュメント スキャン アプリケーションを使うと便利です。PDF、PNG、JPG、tiff など、必要に応じたファイル形式で画像を保存、送信できます。この方法なら、印刷屋や図書館、職場に行かなくても、日常生活の中でさまざまな方法でドキュメントをスキャンできるようになります。この方法は古い画像だけでなく、新しいスキャンにも適用できます。

3. シンプルにスキャン アプリでスキャンする

Dropbox のドキュメント スキャナー機能は、写真撮影よりも多機能で安全性に優れていますが、写真撮影と同じくらい簡単に使えます。

このアプリでは、デバイスのカメラを使用してファイルをスキャンして直接 Dropbox アカウントに保存することができます。その後、OS が iOS か Windows かをを問わず、スマートフォンからでもパソコンからでもファイルにアクセスできます。

またスキャンのやり直しも簡単なので、ドキュメントが山積みでも作業がスムーズです。使いやすい iPhone のバックアップ ソリューションを組み合わせれば、せっかくスキャンしたドキュメントの紛失や破損を心配する必要もありません。

iPhone でドキュメントをスキャンする方法

 

メモ アプリの使用

1. iPhone でメモ アプリを開きます。
2. 新しいメモを作成するか、既存のメモを開きます。
3. カメラ アイコンをタップして［書類をスキャン］を選択します。
4. ドキュメントをカメラの画角に収めると、アプリが自動的にスキャンをキャプチャします。
5. 必要があれば角を調整して、スキャンをメモに保存します。

メモ アプリは簡単なスキャンには便利ですが、Dropbox でファイルをスキャンすると、さらに多くのことが可能になります。

Dropbox アプリの使用

Dropbox のドキュメント スキャナー機能は、写真撮影よりも多機能で安全性に優れています。アプリの使用方法を説明します。

1. iPhone でアプリを開きます。
2. ［+］（プラス）アイコンをタップします。
3. ［ドキュメントをスキャン］をタップします。
4. スキャンするコンテンツの写真を撮ります。
5. 必要があれば編集したり追加ページをスキャンしたりします。
6. ［次へ］をタップします。
7. 必要に応じて、保存設定に変更を加えます。
8. ［保存］をタップします。

どのデバイスからでもアクセスでき、再スキャンするときにも最初からやり直すような手間は生じません。さらに、Dropbox OCR 機能によってドキュメントが検索可能になり、安全なクラウド ストレージによって重要なファイルの紛失を確実に防ぐことができます。

Android でドキュメントをスキャンする方法

 

Google ドライブの使用

1. Google ドライブ アプリを開きます。
2. ［+］（プラス）アイコンをタップして［スキャン］を選択します。
3. ドキュメントをカメラの画角に収めてスキャンをキャプチャします。
4. 必要があればスキャン範囲を調整してドライブに保存します。

Google ドライブは簡易なスキャンを行いたいときの手堅い選択肢ですが、スキャン専用アプリと同じレベルのセキュリティと機能性は得られません。たとえば、テキストを検索可能にする OCR や他の生産性ツールとの簡単な連携といった高度な機能がない場合があります。

 

Dropbox アプリの使用

Dropbox のドキュメント スキャナーでは、基本的な写真撮影よりも高い機能とセキュリティを利用できます。使い方は簡単です。

1. Android デバイスでアプリを開きます。
2. ［+］（プラス）アイコンをタップします。
3. ［ドキュメントをスキャン］をタップします。
4. スキャンするコンテンツの写真を撮影するか、モバイル デバイス上の既存の画像を選択します。スキャンをやり直すには、［撮り直す］をタップします。
5. 必要があれば編集したり追加ページをスキャンしたりします。スキャンしたページの追加、削除、並べ替えだけでなく、画像のトリミングや回転、フィルタの追加も可能です。
6. ［次へ］をタップします。
7. 必要に応じて、保存設定に変更を加えます。
8. ［保存］をタップします。

どのデバイスからでもアクセスでき、再スキャンするときにも最初からやり直すような手間は生じません。ドキュメント内が検索可能になる OCR を活用できるというメリットもあります。さらに、安全なクラウド ストレージによってドキュメントが常にバックアップされ、常時アクセス可能になります。

OCR があるとスキャンしたドキュメントがもっと便利になる理由

OCR とは、Optical Character Recognition（光学文字認識）の略です。スキャンしたテキストを検索可能なテキスト データに変換する技術を指します。OCR の大きなメリットは、スキャンしたドキュメントの管理が簡単になることです。Dropbox のスキャナー アプリは OCR 機能を搭載しているので、Dropbox アカウントのキーワード検索機能を使って目的のスキャン ドキュメントを簡単に見つけ出すことができます。

たとえば、日付が印刷されている銀行取引明細書をアップロードしてある場合は、日付を検索するだけで、目的のドキュメントがすぐに見つかります。書類を簡単に PDF に変換して、検索できるようにすることで、紙のドキュメントを本質的になくすことができます。あるいは、ノート アプリの代わりに OCR 対応のスキャン アプリを使えば、ワンタップでスキャンするだけで、ドキュメントやメモを瞬時にデジタル化できます。

高品質なスキャンを可能にするには

どのようなスキャン方法を選ぶ場合でも、くっきりと鮮明にスキャンするには、次のようにドキュメントが最適な状態であることを確認します。

• ドキュメントにしわや折り目、変色がないこと
• 細部が消えかかっていないこと
• スマートフォンでスキャンするときは背景が煩雑ではないこと
• OCR 機能のないスキャナーを使用する場合は解像度にも注意（解像度の単位は 1 インチあたりのドット数を意味する DPI）
• 写真の場合は、最大 600 dpi の高解像度またはロスレス解像度を使用する
• シンプルなグレースケールのドキュメントでは、読みやすく、かつファイル サイズが小さい 300 dpi を使用
• 解像度が 300 dpi 未満である場合、画面上では問題ないように見えても、後で印刷したときにぼやける場合がある

スキャンしたドキュメントの問題点はほとんどの画像編集ソフトウェアで修正できますが、その作業に多くの時間とお金がかかる場合もあります。

スキャン ファイルを保管する

スキャン ファイルを安全なクラウド ストレージに保管すれば、ハード ドライブ上でファイルが見つからなくなることも、誤って削除してしまうこともありません。銀行取引明細書のように、スキャンしてデジタル版を保管しておきたい個人的なドキュメントにも、この方法は最適です。Dropbox はファイルの保護機能を備えており、自分だけがファイルにアクセスできるようにすることも、必要な人にだけアクセス権を付与することもできます。Dropbox を使えば、ファイル キャビネットの中身を丸ごとスマートフォンに収め、どこへでも持ち歩くことができます。