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在宅勤務を効果的に行うには
現代は、オフィスも仕事もデジタル化が進み、世界中で在宅勤務が普及しています。
しかし、多くの人が自ら在宅勤務を選択するとはいえ、準備せずに突然在宅勤務に移行すると、大変な目にあって、時には仕事が破綻する恐れさえあります。ホーム オフィスを構え、リモート ワーカーになる準備を進めているのなら、適切な第一歩を踏み出すことが重要です。
理論上、在宅勤務には夢のようなメリットがあります。通勤から解放され、パジャマのまま働くことができ、好きなときに食事を取れます。
しかし、テレワークや在宅勤務のベテランに言わせれば、リラックスして優雅に働くというイメージからかけ離れているのが現実です。オフィスで働くのと同じリズムで家でも働くことは本当に大変です。自宅に専用のデスクがないこともあるでしょう。ペット、家族、さらには洗濯機の音に邪魔されることも日常茶飯事です。
また、自宅で働いていると、仕事から意識を切り替えることが非常に難しくなります。その理由は、在宅勤務では自宅が仕事と密接に結びつき、生活に心理的な影響を及ぼす可能性があるからです。
それでも、正しい習慣を身に付けることができれば、私生活を仕事と切り離しながら、自宅でも優れた成果を上げられるようになります。
仕事の空間とそれ以外の空間を分ける
何よりも必要なのが、適切なワークスペースを作ることです。ベッドで横になりながらノート パソコンで作業するというのは魅力的に聞こえるかもしれませんが、適切な作業環境がないと、思ったよりも集中力が削がれます。
自宅の特定の空間を、集中して仕事に没頭できる自分専用のオフィス スペースとして使用します。難しく考える必要はなく、寝室の一角でも、いつもは座らない台所のテーブルの席でもかまいません。
普段自宅で過ごすのとは違う場所を選ぶことで、自宅でくつろぐのではなく仕事をするというメンタリティとその空間を心理的に結びつけることができます。椅子に座って仕事を始めるとき、また、1 日の終わりに仕事を切り上げるときに、これは大きな助けとなります。
必要な仕事環境を整える
ノート パソコンだけを使用して、1 つの画面で大量のタブやドキュメントを開き、ソファで途方に暮れるという経験をするまで、仕事環境の重要性を感じることはないかもしれません。
自宅で働く場合、オフィスで普段していたような働き方を可能にする技術的な環境整備が必要です。デュアル ディスプレイ、独立したマウスとキーボード、あるいは専用のデスクなど、仕事に適した道具を用意しましょう。在宅勤務を日常的に行う場合、雇用主にとっても、従業員が在宅勤務に適した仕事環境を整えているかが重要になります。
雇用主の在宅勤務と仕事環境に関するポリシーを一読し、必要なものがすべて揃っているかを確認します。 仕事内容によってニーズは異なりますが、毎日の業務で以下のものが必要か、自宅でそれらを使用できるかをチェックしてみてください。
- モニター
- マウス
- キーボード
- ディスプレイ ケーブル/アダプター
- プライバシー スクリーン
- ヘッドフォン
- ノートパソコン用スタンド
- 充電器
- 人間工学に基づいた椅子
これに加えて、適切なファイルやインターネット接続も必要となります。何らかの理由で、会社のネットワークに自宅からアクセスできなくても、仕事を継続できる環境が必要です。
Dropbox にファイルを保存しておけば、ローカル ストレージとクラウド ストレージに保存するファイルを選択できるため、簡単にオフラインでリモート ワークをすることができます。オフラインになったとしても、ローカルのファイルを使用して作業でき、接続が回復すればオンライン バージョンと同期されます。仕事を早めに切り上げる言い訳が 1 つ減ることになるかもしれませんが、インターネット接続を失う心配からは解放されます。
仕事のスケジュールを管理する
ホーム オフィスの準備が整ったら、さっそく仕事に取り掛かりましょう。在宅勤務を始めたばかりのころにありがちなミスは、通勤時間がなくなる代わりに睡眠時間を増やすことです。仕事を始めるギリギリの時間まで寝ているのは、あまり感心できません。
良いスタートを切るには、普段着でも構わないので、オフィスに向かうときのように身支度を整えることが重要です。仕事モードに切り替えるための儀式を設定することで、通勤時にその日 1 日の準備をするように、仕事を始める心構えができます。
スケジュールをうまく管理できれば、自宅のワークスペースでその日の業務に取り掛かる前に、コーヒーを飲みながら（または犬と一緒に）散歩する贅沢な時間を作ることもできるでしょう。
休憩を取る
在宅勤務を始めたら、意識的に休憩を取ることも大切です。オフィスでは普段、コーヒーを飲みに休憩室まで歩く、デスクで同僚と会話するなど、軽い気分転換ができる機会が多くあります。
在宅勤務では、コーヒーやお菓子を取りにキッチンまで歩くことはありますが、休憩もせずにひたすら働き詰めというワークスタイルに簡単に陥ってしまいます。他人が周囲にいないため、集中力が上がったとしても、休憩は必須です。一休みしてリラックスする時間を意識的に作りましょう。
1 日の仕事を終える
在宅勤務で重要なことは、1 日の終わりに作業を止めることです。自宅で働くと、ワーク ライフ バランスが整って生活が充実するように思えるかもしれませんが、それとは逆の結果になる場合も珍しくありません。
在宅勤務が効果的にできるようになったら、仕事から距離を置く環境を作る必要があります。オフィスの場合と同様に、勤務終了時刻を設定します。
1 日の始まりと同じように、心を落ち着かせ、仕事モードから抜け出すための儀式が必要です。軽い運動や読書は緊張をほぐすのによく使われる方法ですが、自分に最も合う方法を探してください。リラックスし、翌日の仕事に向けて元気を取り戻すだけでなく、仕事とはまったく切り離された、健康的なプライベートの生活を楽しむことが重要です。
チームとリモートでつながる方法
チーム全員が自宅で働いていたとしても、オフィスにいる場合と同様に、常につながりを持ち、新しい情報を共有することが重要です。
多くの人はリモート ワーカーや異なるオフィスまたは地域の同僚と一緒に働くことにすでに慣れており、リモート チームにとって強固なコミュニケーションがいかに重要かを認識しています。しかし、それ以外の人にとっては、在宅勤務が孤独感を生むこともあります。
オフィスに行く必要がないという新鮮さが消えると、何時間も自分だけで過ごす、または仕事のスペースを家族と共有するというデメリットだけを感じることになりがちです。チームと効果的にコミュニケーションを取るだけでなく、自分の状況にも効果が見込める、画期的な方法を常に模索することが不可欠です。
共有ツールを使用して共同作業を行う
離れた場所にいる同僚と密接に連携する最善の方法は、デジタル ツールを活用することです。
共有されたスマート ワークスペースで仕事をすることで、チームの全員が直接一緒に、プロジェクトの流れを維持しながら作業できます。Dropbox Paper では、チームとドキュメントを共有し、オンラインで一緒に作業を行うことができます。メールのやり取りやファイルの統合は不要です。
何かを行う必要があれば、ドキュメントの該当部分で、チーム メンバーの誰かにメンションするだけで、その人に通知することができます。こうした方法により、オフィスの内外を問わずチームの連携や共同作業をよりシンプルで効果的に実現できるほか、不要なミーティングやメールを減らすこともできます。
ミーティングはビデオ会議で
在宅勤務では、多くの不要なミーティングに参加せずに済むようになるのは確かですが、重要なミーティングの実施が今までよりも困難になる可能性も拭えません。話し合う内容によっては電話よりも対面で行ったほうがよく、また在宅勤務では微妙なやり取りやニュアンスが失われてしまう可能性もあります。しかし、ビデオ会議はこのギャップをうまく埋めてくれます。
会社の全体会議でも、同僚とのプロジェクト定例会議でも、動画を使用すればミーティングはより効果的になり、目と耳でチームとのつながりを維持することができます。Microsoft Teams や Google Meet などのアプリを Dropbox と連携すれば、ビデオ会議を設定することも、普段の業務の中で活用することも簡単になります。ドキュメントに関してすぐに話し合いがしたい場合、すでにチームで使用しているツールを Dropbox から直接開いてミーティングを開始できるのです。
共有チャット チャンネルを使用する
テクノロジーの普及によって、オフィスにいるかどうかにかかわらず、チームや組織のメンバーが人付き合いを避けがちになっているのはご存じのとおりです。
コミュニケーションを推奨して改善する方法の 1 つが、Slack などの仕事用のインスタント メッセージング ソフトウェアを使用することです。個々のチーム メンバー間でコミュニケーションを取ることの緊急性を感じてもらえる効果に加えて、他の同僚とコミュニケーションを取って交流する新しい機会も生まれます。
積極的に発言を増やす
廊下やランチでチーム メンバーと日常的に顔を合わせる機会がなくなると、貴重な社会的交流の場面が突然失われることになります。オフィスでの物理的なコミュニケーションが減ることに対処する最善の方法は、単純に、その場にいなくてもコミュニケーションを増やすことです。
Slack のような Dropbox と連携できるツールを活用して、チーム メンバーに現状を確認する機会を作り、現在のプロジェクトに関して話し合います。もちろん時には仕事と関係のないことに使用してもかまいません。オフィスにいるときと同様に、オンラインでも同僚と気軽に交流を持ちましょう。多くの仕事用インスタント メッセージング ソフトウェアは、絵文字や GIF キーボードの機能を搭載しているため、より気楽な会話ができます。Dropbox では、ドキュメントでも絵文字を使用できるため、チャットで思いやりや個性を表現することができます。
自宅で働く喜び
最初のうちは大変に思えるかもしれませんが、多くの人がすでに在宅勤務を選んでいるのには理由があります。通勤がなく、スケジュールが柔軟で、自分の家にいるという自由を満喫でき、自分や大切な人のためにより多くの時間を使うことができます。そして最大のメリットは、適切なアプローチとツールを使用すれば、多くのテレワーカーにとって魅力的な環境を作ることは難しくありません。適切な在宅勤務環境を整え、オンラインの同僚との強固なつながりを持つことで、在宅勤務はシンプルで楽しい、手放せない習慣へと変化します。
