ついにやりました！何か月にもわたる交渉、RFP の作成、RFP の微調整、微調整の微調整、マーケティング チームとのミーティング、エグゼクティブ チームとのミーティング、全員のミーティング、ビデオ通話、そして詳細を徹底的に話し合って握手に漕ぎつける最後の対面コラボレーションまで。これらの結果、あなたの広告制作会社は新しいクライアントを獲得しました。この大口アカウントとの契約にはたくさんの不確定要素がありました。契約が無事に完了したことに、あなたは大きな満足を感じています。
さて、いよいよこれからが本番です。
最初のステップでは、クライアントをオンボーディングして、アセットのやり取りや作業をスムーズにできるようにします。スムーズで効率的なオンボーディング プロセスは、プロジェクトが成功するための大事な基礎となります。新しいクライアントは、シンプルさと思慮深さに裏付けられた、堅実でシームレスなエクスペリエンスに感銘を受けるでしょう。チームにとっては、開始に必要なものがすべて揃っており、追加のファイルやフォルダを送受信するためのシステムが整っています。また、必要なものを必要なときに見つけてアクセスでき、データ漏洩を防ぐためのセキュリティ プラクティスも採用されています。
ここで、クライアントのオンボーディングをできるだけ簡単にするための戦略をいくつかご紹介します。
契約書の作成と署名のプロセスを標準化
新しい仕事を勝ち取ったときに最もエキサイティングなことは何でしょう？正式な契約書に署名することです。それでは最悪なことは何でしょう？契約書を作成することです。
しかし、Dropbox Sign のテンプレートを使えば契約書のひな型を簡単に作成できるので、それを繰り返し利用すればいいのです。組織で使用する各種スケジュールに応じて、複数のテンプレートを作成すると便利です。このシステムは、導入すればすぐに利用でき、クライアントのオンボーディングが簡単になることは実証済みです。
（クリエイティブ ブリーフ、動画制作プロジェクト、さらにその他のニーズにも Dropbox Paper テンプレートを使用してみませんか？退屈な仕事を退屈しながらやる必要はありません。）
ウェルカム ガイドを作成して期待値を設定
新しいクライアントとのオンボーディングは、新しい人間関係を築くようなものです。双方とも将来に期待を膨らませていますが、その行く末について警戒もしています。
これを念頭に置き、ウェルカム ガイドを作成してクライアントに期待値を知らせることにより、オンボーディング エクスペリエンスを正しく開始することが非常に重要です。これには、組織のしくみ、代表者についての簡単な紹介、そしておそらく、緊張をほぐすための軽い話題、などが含まれます。
ガイドを確実に送信してから、内容に沿って案内してください。クライアントがやるべきことや進捗を把握できるよう、チェックリストを添付することも大切です。
ファイルのリクエストと受領（正しい場所でのファイルの取得）
クライアントのオンボーディングでは、クライアントからファイルの提出が必要な場合があります。それは、クライアントの既存アセットの一部である場合もあれば、単にチームが調査する情報のデータ ダンプである場合もあります。
ファイル リクエストを使用すると、チームは特定のファイルをリクエストでき、クライアントは（たとえ Dropbox アカウントを持っていなくても）あなたのアカウントにファイルをアップロードできます。新しいリクエストを作成し、いくつかの情報を入力して、ファイルをアップロードするフォルダを選択し、期限を設定して、リクエストを送信するだけです。リクエストは、情報を変更する必要があれば、後から編集できます。
後は、ファイルが到着するのを待ち、到着したらリクエストを終了するだけです。
データ セキュリティを忘れずに
その性質上、新しいクライアントのオンボーディングでは、当事者間で共有される、一定の専有データが発生します。その後、このデータはいくつかの場所に保存されます。このデータの外部流出は避けなければならないため、セキュリティを維持することが重要です。
Dropbox では、さまざまな方法で情報を安全に保護しています。256 ビットの AES を使用してファイルを暗号化し、セキュリティの脆弱性を常にテストしながら、Dropbox アプリとサーバー間で転送中のデータを保護しています。Dropbox のパスワード保護機能を利用すると、パスワードを知っているユーザーだけがファイルやフォルダにアクセスできます。また、リンクに有効期限を設定すると、リンクが機能する期間を限定することができます。
新しいクライアントのオンボーディングの手間を軽減することは可能であり、またそうすべきです。少し考えを巡らせて、いくらかの準備をするだけで、ほとんど手間をかけずにプロセスを進めることができます。上記の手順に従えば、あなたの代理店はオンボーディング プロセスをすばやく進め、実際のクリエイティブな作業を開始することができます。結局のところ、それこそが核心部分なのですから。
