プロジェクト管理は複雑なプロセスですが、最も重要な手順の 1 つは、最もシンプルな手順の 1 つでもあります。それは、プロジェクト スコープ ドキュメントを作成することです。このドキュメントは、プロジェクトの目標、成果物、タスク、期限の概要が記載したものであり、関係者全員のロードマップの役割を果たします。
この記事では、プロジェクトのスコープ設定の概要、それが重要である理由、プロジェクトをうまく管理するうえで役立つプロジェクト スコープ ドキュメントを作成する方法を説明します。
プロジェクトのスコープ設定とは
スコープとは、特定のプロジェクトを完了するために必要な時間と作業の合計です。これを行うには、プロジェクトの予算またはコスト、目標、成果物、タスク、および期限を定義する必要があります。
プロジェクトに何が含まれるかがわかったら、プロジェクトの作業を開始する前に、あなたとチームが相互に合意した共同作業として、スコープを定義する必要があります。
これを形式化するために、署名して簡単に参照できるように保管できるプロジェクト スコープ ステートメントを作成します。これは、プロジェクト管理プロセスをサポートし、ステークホルダーの合理的な期待を設定するために、作業明細書と同時に機能するドキュメントです。
プロジェクト スコープの設定が重要である理由
プロジェクトのスコープ設定はいくつかの理由で重要です。これは次のことに役立ちます。
より合理的で達成可能なプロジェクト目標を設定する
作業効率を向上させる
チームの妥当な予算や、より適切なコスト見積もりを設定する
ステークホルダーが簡単に理解して参照できるように、プロジェクトに含まれる内容を主要なステークホルダーに明確に伝える
すべてのチームメンバーが足並みを揃え、合意された目標やプロジェクト成果物に焦点を合わせていることを確実にする
プロジェクトが合意された範囲を超えて拡大するのを防ぐ
マネージャーまたはプロジェクト所有者がチーム内でのタスクのスケジュール設定と委任に使用できるロードマップを提供する
プロジェクト スコープ ドキュメントを作成する方法
プロジェクト スコープ ドキュメントを作成するのはシンプルなプロセスですが、ドキュメントが包括的で効果的であるようにするには、いくつかの重要な手順に従うことが大切です。
1. プロジェクトの目的を定義する
すべての成功するプロジェクトには、包括的な目標が設定されており、実行する作業について「なぜ行うのか」、「それでどうなるのか」が示されています。これは、全員が共通の目標に焦点を合わせ、一致団結するのにも役立ちます。
プロジェクトのライフサイクル全体で何を達成したいかを定義することで、あなたやチーム、そして関係者に重要なコンテキストが提供されます。これにより、明確な情報に基づいてプロジェクト スコープを最終的に決定できます。そのため、あらゆるプロジェクト計画プロセスで、最初にこの定義付けを行いましょう。
明確な目標が設定されていないと、プロジェクトが軌道から外れたり、目的を見失ったりしやすくなります。
2. チームからの意見を聞く
チームは最も重要な資産であり、効果的な知識源です。チームのメンバーは関連する経験を持っており、特定のタスクに通常どれくらいの時間がかかるか、さまざまな成果物が互いにどのように関連しているかを教えてくれます。次のことについてチームと積極的に関わりましょう。
現実的な時間枠と目標
プロジェクトの期待、特にチームからのフィードバックに関するもの
除外事項 - ステークホルダーが、このタイプのプロジェクトでは通常範囲外となるようなことを要求したことがありますか？
チームからの意見があれば、プロジェクトのマイルストーンや、合理的なロードマップまたはタイムラインをはるかに簡単に設定できるようになります。
Dropbox Paper のようなツールを使用すると、ドキュメントのスコープを設定するにあたってプロジェクト チーム内の共同作業が容易になります。チーム メンバーは Paper ドキュメントに直接コメントを追加して質問できるため、コミュニケーションが改善し、スコープを設定するプロジェクトついてのグループの理解が深まります。
チームが Dropbox で共同作業すれば、プロジェクトに関連するすべての資料が 1 か所に安全に保管されます。
3. プロジェクトのマイルストーンとロードマップを定義する
マイルストーンはプロジェクトに明確な構造を与えるものであり、作業範囲における最も重要な要素の 1 つです。これらは、ステークホルダーが進捗状況を追跡し、プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいることを確認するためのチェックポイントとして機能します。
ステークホルダーはプロジェクト スコープ ドキュメントを参照して、プロジェクトの主要な部分が実施される日時や、会議の開催日時、プロジェクトの他の重要な工程を明瞭に理解することができます。これを、プロジェクト全体の明確な開始日と終了日、特定のタスクや成果物の期限を含むタイムラインまたはロードマップにマッピングできます。
マイルストーンや期限の概要を用意しておくと、スコープ クリープ（プロジェクトの要件や成果物が時間の経過とともに増加し、当初のプロジェクト スコープを超えること）を防ぐのにも役立ちます。プロジェクトの実施と承認のための明確なワークフローと手順が定められていれば、プロジェクトのステークホルダーは潜在的なリスクや問題を早期に特定し、事態が悪化する前にロードマップを調整することができます。
プロジェクト スコープの設定プロセスを迅速化するために、Dropbox Paper には、ローンチ計画や製品ロードマップ、コンテンツ カレンダー、動画制作計画など、幅広い種類のプロジェクトにすぐに利用できるさまざまな無料テンプレートが用意されています。
4. 関連情報を整理する
プロジェクトに携わる人々からすべての詳細と意見を集めたら、それをすべてプロジェクト スコープ ドキュメントにまとめます。
特に重点を置くのは以下の情報です。
プロジェクト名と説明
期限
マネージャーまたはプロジェクト所有者
プロジェクトに携わる他のチームメンバーと、その役割および責任
プロジェクトの目標
成果物
対象タスク
範囲外のタスク
制約と考慮事項
既存のリソース
プロジェクト スコープ ドキュメントの使用に関するベスト プラクティス
プロジェクト スコープ ステートメントの作成に加えて、プロジェクトのスコープ設定プロセスが効果的であるようにするために従うことができるベスト プラクティスがいくつかあります。具体的には、次のとおりです。
プロジェクトの成功を報告するための測定可能なアクションを含め、プロジェクトのスコープの詳細を可能な限り具体的に記述する
まず、目標や成果物などの重要な要素を定義して、そこから逆算してプロジェクトのタイムラインやリソース管理を微調整する
以前のプロジェクトから学び、プロジェクトのスコープを可能な限り適切なものにする
プロジェクトの制約、境界、除外事項、および成果を明確に特定することで、ステークホルダーからの賛同を可能な限り容易に得られるようにする
プロジェクトのスコープをいつも明確かつ効率的に設定
Dropbox は、プロジェクト ファイルの保存、フィードバック収集、管理を一元化できる理想的な場所です。プロジェクトの最新情報と進捗状況を迅速に共有し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてステークホルダーを関与させ続けることで、ステークホルダーとの信頼を築きます。
すべてを 1 か所にまとめることで、あなたとチームはプロジェクト管理プロセスを合理化し、堅実なプロジェクト戦略の策定と実施にもっと多くの時間を費やすことができるようになり、ドキュメントを追跡したりプロジェクト資料の保存場所について心配したりする時間が減ります。
