하이브리드 및 Virtual First 팀을 비롯하여 더욱 유연한 근무 기회가 계속 제공될 것입니다. PwC의 연구에 따르면, 직원의 83%가 팬데믹 이후 일주일에 하루 이상 원격으로 근무하고 싶어합니다.
원격 근무로 전환하는 기업이 증가함에 따라 커뮤니케이션과 협업 기술이 필수로 자리잡고 있습니다. 화상 회의는 이제 흩어져 있는 원격팀을 연결하고 참여시키는 수단으로 흔하게 사용되고 있습니다.
하지만 화상 회의는 혼란스러울 수 있을 뿐 아니라 지나치게 사용하면 사람을 지치게 합니다. 느린 인터넷 연결, 중복되는 대화, 전반적인 생산성 부족은 원격 근무자가 화상 회의에서 겪는 문제의 일부에 불과합니다.
사실, Atlassian 연구에 따르면 회의는 72%의 시간 동안 비효과적이었습니다. Atlassian 설문조사에 응답한 사람의 80%는 회의에 소요되는 시간을 줄이면 생산성이 더 높아질 것이라고 표현하기도 했습니다. 특히 회의가 비생산적이거나 누군가가 후속 회의를 제안하는 경우 더욱 그렇습니다. 더 많은 회의를 설정하기 위한 회의를 원하는 사람은 아무도 없습니다.
그러면 생산성, 팀 참여, 연결성을 희생하지 않고 가상 회의의 이점을 어떻게 활용할 수 있을까요? 비동기(async) 회의가 등장했습니다.
기본부터 알아보겠습니다... '비동기'란 무슨 뜻인가요?
비동기적 소통은 한 사람(또는 그룹)이 정보를 제공하고, 수신자가 응답하기까지 시간적 지연이 발생하는 경우 발생합니다.
비동기 소통의 전형적인 예는 이메일입니다. 이메일 메시지는 즉각적인 응답이 필요하지 않으며 메일 교환은 시간 간격을 두고 이루어집니다.
간단히 말해 비동기식 회의는 실시간으로 이루어지지 않습니다. 어느 정도까지는 조직하고 계획하는 것이 필요하지만 일정 수립은 필요하지 않습니다. 커뮤니케이션은 사전 녹화된 교육 동영상처럼 일방향으로 이루어지거나 주문형 동영상 메시지처럼 상호작용이 가능할 수도 있습니다.
비동기식 화상 회의는 실시간 스트리밍되지 않습니다. 대신 녹화를 해서 제공하기 때문에 사람들이 나중에 시간이 될 때 시청하고 검토할 수 있죠.
비동기식 회의와 동기식 회의의 차이점은 무엇인가요?
그렇다면 비동기식 회의의 차이점이 무엇인지 궁금하실 것입니다. 한동안 원격 근무를 하고 계신다면 대부분의 회의가 동기식으로 진행되었을 가능성이 큽니다. 즉, 라이브로 진행되며 참석자가 동시에 참여하는 회의인 거죠.
비동기식 회의와 마찬가지로 동기식 회의를 하면 장소가 문제인 경우에도 동료 및 고객과 문제없이 소통할 수 있습니다. 그러나 동기식 회의는 일정 예약이 필요하며, 추후에 참고하기 위한 용도로 회의 기록을 남길 수도, 남기지 않을 수도 있습니다.
요약하자면
- 동기식 회의는 실시간으로 진행됩니다. Zoom과 같은 플랫폼에서의 실시간 화상 회의에는 참석자 간의 양방향 대화가 필요합니다. 참석자들은 회의 자료를 함께 검토하고, 피드백을 즉시 받습니다.
- 비동기 회의는 그 반대입니다. 라이브 스트리밍이 아니며, 커뮤니케이션도 실시간으로 이루어지지 않습니다. 비동기 화상 회의는 녹화되고 공유되므로, 나중에 콘텐츠를 공유하고 볼 수 있습니다.
비동기식 회의의 이점은 무엇인가요?
비동기식 회의는 기업이 혁신하고 더 유연해질 수 있는 새로운 기회를 제공합니다. 비동기식 회의가 기업에 어떤 이점을 제공하는지 몇 가지 이유를 살펴보겠습니다.
유연성 향상
비동기식 회의는 하이브리드팀, 분산팀, 온라인 중심 원격팀의 필수 요소입니다. 대면 회의의 불편함이 제거되기 때문에 기업은 사무실의 한계를 넘어 인재 풀과 채용 기회를 확장할 수 있습니다.
비동기식 회의를 사용하면 서로 다른 시간대와 플랫폼에서 작업하는 것도 가능합니다. 고객이 다른 국가에 있다고 해도, 회의 일정이 어떤 팀에는 너무 이르고 어떤 팀에는 너무 늦어서 어려움을 겪는 일이 사라지죠.
즉각적으로 대응해야 한다는 압박을 없애면 팀원이 경쟁에 따른 스트레스와 시간 압박으로 인해 번아웃될 가능성이 적어집니다.
개인적인 차원에서 보면, 비동기식 접근 방식은 팀원에 대한 신뢰를 보여주는 방식이기도 합니다. 감독자나 담당자가 지속적으로 연락하지 않아도 자신의 역할을 수행할 수 있는 역량을 갖추고 있음을 신뢰한다는 표시인 거죠.
비동기식 회의를 활용하면 일정 관리에 대한 통제력을 되찾고 (생산성이 보장되지 않는) 회의에 참석하는 데 투입되는 시간을 절약할 수 있습니다. 팀원들은 각자 편한 시간과 장소에서 각자의 속도에 맞춰 화상 회의를 시청할 수 있죠.
생산성 향상
동기식 소통(그리고 끝없는 알림)에 비해 비동기식 업무는 방해 요소가 적습니다.
자신에게 맞는 비동기 콘텐츠를 활용할 수 있으므로, 업무 시간 중 가장 생산적이라고 느낄 때 또는 집중할 수 있는 여유가 있을 때 화상 회의를 시청하면 되죠.
비동기식 회의를 통해 동료와 협력하고 작업할 때 수동적인 것보다 더 적극적으로 대처할 수 있습니다. 영상을 보려고 서두르거나 최대한 빨리 회의에 응답해야 한다는 압박감을 느낄 필요가 없습니다.
라이브 영상 통화 후에 경험할 수 있는 회의 후 피로감이 없으므로 더 상쾌하고 준비가 더 잘 됩니다. 비동기 회의를 온전히 집중해서 볼 수 있는 공간이 있고 비디오를 일시 정지하거나 되감기할 수 있는 기능이 있으면 기대되는 모든 피드백이 더 날카롭고 집중될 것입니다.
또한 비동기식 회의를 통해 더 많은 동료가 토론에 참여할 수 있습니다. 동기식 영상 통화에서 여러 사람의 목소리가 들리거나 특정 인물이 지나치게 주도적인 모습을 보이면 조용한 팀원의 목소리가 묻힐 수 있습니다. 비동기식 대안은 더 나은 참여와 협업을 장려합니다.
그렇다면 비동기식 회의가 업무의 미래인가요?
Buffer가 2020년에 실시한 연구에 따르면, 원격 근무자의 20%가 팀과 협업하고 소통하는 데 어려움을 겪는다고 밝혔습니다. Buffer는 매년 이 연구를 반복하여 진행한 결과, 원격 근무자가 협업과 의사소통에서 겪는 어려움이 매년 감소하여 2023년에는 15%에 이를 것으로 나타났습니다. 그럼에도 불구하고, 분산된 팀이 함께 일하기 더 좋게 만들기 위해서는 해야 할 일이 아직 남아 있습니다.
이런 이야기가 익숙하다면 비동기식 회의가 해결책이 될 수 있습니다. 비동기식 회의는 동기식 회의의 많은 제약을 제거하고 팀에 더 많은 유연성을 제공합니다. 비동기식 회의는 변화하는 업무 문화와 생산성에 대한 전례 없는 어려움이 있는 이 시기에 기업을 혁신하고 적응시키는 데 도움이 됩니다.
동기식 회의와 비동기식 회의의 균형이 중요합니다.
동기화 회의를 완전히 대체할 필요는 없지만 우선순위가 되어서는 안 됩니다. 일부 팀원과 고객은 녹화된 영상보다는 직접 대화하는 것을 선호할 수도 있습니다. 또한, 마감기한이 촉박한 프로젝트의 경우 비동기 회의로 인해 응답 시간이 늦어질 수 있다는 점도 염두에 두어야 합니다.
이상적으로는 장기적인 목표에 따라 사업이 성장할 수 있도록 하는 도구를 사용하여 균형을 찾는 것이 좋습니다. 불필요한 회의를 줄일 방법부터 살펴보고, 그걸 바탕으로 진행하세요.
Dropbox를 사용하면 회의에서 동기화되는 느낌을 없앨 수 있습니다.
원격 및 하이브리드 근무가 직장의 핵심 부분이 되면서, 많은 기업에서 화상 회의가 표준이 되었습니다. 하지만 그렇다고 해서 모든 화상 회의에서 중요한 정보를 놓치지 않기 위해 모두가 도구를 사용해야 하는 것은 아닙니다.
Dropbox는 Zoom 및 Microsoft Teams와 같은 일반적인 화상 회의 도구와 완벽하게 통합되어 모든 회의 녹화본을 클라우드 스토리지에 자동으로 업로드하기 쉽습니다. 회의 녹화본을 위한 전용 Dropbox 폴더를 만들고, 팀과 폴더를 공유하면 언제 어디서나 녹화본에 액세스할 수 있습니다.
가까운 곳이든 먼 곳이든 귀하의 팀은 회의에 참석하는 대신 일정을 스스로 관리하고 업무에 집중할 수 있게 되어 감사하게 생각할 것입니다.
