디지털 자산 관리 함정과 대신 사용할 방법

대부분의 마케팅 및 크리에이티브 팀은 어떤 형태의 디지털 자산 관리(DAM) 시스템을 사용합니다. 하지만 이름이 잘못된 폴더를 뒤지느라 15분을 낭비하거나, 실수로 오래된 로고를 재사용한 적이 있다면 DAM 시스템이 항상 자신이나 팀에 효과적이라는 것을 의미하지는 않는다는 걸 알게 될 겁니다. 

그러면 이런 의문이 생깁니다. 정말 필요한가요? 아마도 그럴 것입니다. 하지만 DAM을 덜 고통스럽게 만드는 방법이 있습니다.

디지털 자산 관리의 핵심은 크리에이티브 자산을 어떻게 활용할 것인가입니다.

• 저장
• 정리
• 액세스
• 유지하다

자산에는 사진, 템플릿, 캠페인 비디오, 디자인 파일 등 업계에 따라 다양한 리소스가 포함됩니다. DAM을 설정하면 협업이 쉬워지고, 주요 콘텐츠를 재사용하고, 모든 것을 브랜드에 맞게 유지할 수 있습니다. 

하지만 대부분의 기업용 DAM 플랫폼은 복잡하고 비용이 많이 들며, 프로젝트를 신속하게 진행하고 계획대로 진행하기만 원하는 크리에이티브 팀에게는 지나치게 복잡합니다. 팀이 끊임없이 도구를 전환하고, 자산을 검색하고, 작업을 중복한다면 DAM은 도움이 되기보다는 오히려 해를 끼칠 수 있습니다.

이 가이드에서는 아무도 언급하지 않는 DAM 소프트웨어의 숨겨진 문제에 대해 알아보겠습니다. 바로 DAM 소프트웨어가 필요하지 않을 수도 있다는 것입니다.

Dropbox는 DAM이 아니며, DAM을 대체하려는 것도 아닙니다. 하지만 Dropbox Dash와 같은 스마트 도구를 사용해 더 가볍고 직관적인 파일 저장 대안을 찾는다면 Dropbox Dash는 괜찮은 선택입니다. 이렇게 하면 일상적인 작업을 간소화하는 동시에 창의적인 자산을 체계적으로 정리하고 접근 가능하며 공유 가능하게 만들 수 있습니다(오버헤드 없음). 

DAM 시스템 사용의 5가지 이점

DAM이 도도새처럼 사라져야 한다고 말하는 사람은 아무도 없고, 20명의 크리에이티브 팀을 보유한 대형 기관에만 필요한 것도 아닙니다. 자산을 효율적으로 관리하는 마케팅이나 크리에이티브 팀이라면 조금 더 체계적인 관리가 필요합니다. 

올바른 시스템을 사용하면 혼란을 줄이고, 시간을 절약하고, 모든 사람이 동일한 플레이북을 사용하여 작업할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 브랜드 일관성

가장 확실한 이점은 DAM 시스템이 불일치를 방지한다는 것입니다. 최신 로고, 제품 사진, 최신 브랜드 가이드라인 등 모든 것을 한곳에 모아 두면 자산을 깔끔하고 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다.

항상 브랜드를 강조하면 모든 사람이 더 전문적으로 보이고 고객은 최고의 경험을 얻을 수 있습니다. 더 이상 새로운 프레젠테이션에 오래된 로고가 끼어들거나, 캠페인 자료에 브랜드와 어울리지 않는 색상이 들어가는 일은 없을 것입니다.

2. 시간 절약

잘 정리된 시스템이라면 가장 자주 사용하는 파일을 손쉽게 이용할 수 있습니다. 더 이상 끝없는 폴더를 뒤지거나 Slack에서 첨부 파일을 다시 다운로드할 필요가 없습니다. 이는 아마도 사업적 측면에서 DAM의 가장 큰 이점일 것입니다.

하루 종일 쌓이는 5~10분의 지연을 줄이는 게 중요합니다. 일주일, 한 달 또는 일 년 동안 절감액을 합치면 팀의 생산성이 몇 시간 또는 며칠 더 향상될 수 있습니다.

3. 협업

진실의 중심 소스란 디자이너, 마케터, 콘텐츠 제작자 및 기타 모든 이해 관계자가 모두 동일한 파일에서 작업한다는 것을 의미합니다. 즉, 이메일 스레드에 여러 버전이 떠돌아다니는 것이 아닙니다.

더 이상 어떤 파일이 올바른 버전인지 궁금해할 필요가 없으므로 팀 간의 인계가 더 원활해집니다. 크리에이티브 팀이 미디어 팀에 업무를 넘기든, 다른 방식으로 넘기든, 각 부서는 더 쉽게 협력할 수 있습니다.

4. 기존 자산의 쉬운 재사용

DAM 시스템을 사용하면 훌륭한 작품이 디지털 먼지에 쌓이는 것을 방지할 수 있습니다. 적절한 시스템을 사용하면 과거 캠페인의 시각적 자료이든 검증된 템플릿이든 성과가 좋은 콘텐츠를 쉽게 찾아 재활용할 수 있습니다.

DAM에 있는 자산에 대한 접근성이 높아지면, 예를 들어 팀의 특정 인력을 위한 특정 컬렉션을 보유하게 되면, 좋은 작업물이 저장되어 사람들이 재사용, 증강 또는 영감을 얻기 위해 볼 수 있게 되므로 재작업의 필요성이 줄어듭니다.

5. 감사 추적/버전 기록

피드백과 승인을 동시에 처리해야 할 때 버전 기록은 가장 좋은 친구가 됩니다. DAM을 사용하면 변경 사항, 편집자 확인이 가능하며 필요한 경우 롤백도 가능합니다. 이를 통해 협업이 더욱 원활해지고 캠페인의 이정표를 달성하는 것이 더 쉬워집니다.

감사 추적과 버전 기록에서 가장 중요한 것은 책임입니다. 시스템 내에서 누가 무엇을 언제 업로드했는지, 그리고 기타 세부 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 실수를 방지할 수 있는 보호 장치가 됩니다.

실제로 이러한 이점은 상당하지만 복잡한 권한과 가파른 학습 곡선을 갖춘 값비싼 엔터프라이즈 수준의 DAM은 필요하지 않습니다. Dropbox와 같은 가볍고 직관적인 도구를 사용하면 팀의 속도를 늦추지 않고도 동일한 효과를 얻을 수 있습니다.

기존 DAM 도구의 5가지 과제

디지털 자산 관리를 통해 특히 크리에이티브 팀과 마케팅 팀의 업무가 더욱 편리해질 것입니다. 그럼에도 불구하고, 많은 기존 DAM 시스템에서는 할 일 목록을 처리하는 대신 도구와 싸우는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 

때로는 기업용 DAM 시스템이 당신을 힘들게 만들기도 합니다. 팀이 겪는 가장 큰 어려움은 다음과 같습니다.

1. 복잡성과 가파른 학습 곡선

일부 DAM 플랫폼은 기능이 너무 많아서 파일을 업로드하는 데만도 교육 세션이 필요합니다. 이러한 솔루션은 기업 수준의 거버넌스에 맞춰 설계되었지만, 빠르게 움직이는 마케팅 팀의 일상적인 요구 사항에는 적합하지 않습니다.

대부분의 크리에이티브 팀은 엔터프라이즈 DAM 시스템의 기능이 필요하지 않습니다. 즉, 시스템에 이러한 기능이 있더라도 활용도가 낮거나 전혀 사용되지 않으므로 어차피 이 시스템의 모든 가치를 얻을 수 없습니다.

2. UI가 좋지 않거나 구조가 일관되지 않음

귀하의 시스템이 2005년의 스프레드시트처럼 보인다면, 필요한 것을 찾는 것은 마치 퍼즐을 푸는 것처럼 느껴질 것입니다. 혼란스러운 메뉴나 불편한 인터페이스를 탐색하는 것도 창의적인 작업 흐름을 중단시킬 수 있습니다. 이건 창의성의 크립토나이트예요.

크리에이티브 팀은 매트릭스와 같은 데이터 필드를 선호하는 기술 팀과 다르게 반응합니다. 이 분야의 팀 관리자에게는 최상의 성과를 내기 위해 시각적 기반의 직관적인 플랫폼을 갖추는 것이 중요합니다.

3. 유지 관리 비용

기존 DAM 도구의 경우 사용자를 관리하고, 메타데이터 문제를 해결하고, 도구를 계속 실행하기 위해 전담 관리자나 IT 전문가가 필요합니다. 글로벌 브랜드라면 괜찮겠지만, 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 소규모 팀에게는 힘든 일입니다.

간소화된 DAM 시스템을 사용하면 크리에이티브 팀이 직접 관리할 수 있습니다. Dropbox를 통해 클라우드 스토리지에 업로드한 파일에 라벨을 지정하거나 해당 파일을 정렬할 수 있어 통합되고 체계적인 시스템을 더욱 간편하게 관리할 수 있습니다.

4. 유연성 부족

융통성 없는 폴더 구조, 제한된 정렬 옵션, 시각적 파일을 빠르게 미리 볼 수 있는 방법이 없나요? 이는 빠르고 시각적으로 작업해야 하는 디자인 및 콘텐츠 팀에게는 큰 난관입니다. 파일 이름을 디코딩하는 데 시간을 허비해서는 안 됩니다.

대부분의 엔터프라이즈 DAM 플랫폼은 콘텐츠를 시각적으로 표현하는 라이브러리가 아니라 데이터베이스처럼 작동합니다. 각 파일이 무엇인지 실제로 보는 대신 파일 목록을 보는 것과 거의 비슷해서 효율성 면에서 큰 차이가 있습니다.

5. 비용

DAM은 저렴하지 않습니다. 설정, 교육, 지속적인 지원 등을 포함해서 모든 기능을 갖춘 엔터프라이즈 DAM은 캠페인 자산, 팀 성장 또는 기타 다른 것에 사용할 수 있는 예산을 모두 소모할 수 있습니다.

DAM 시스템의 모든 기능을 일관되게 사용하지 않고 시스템의 성능 한계를 최대한 활용하지 않는다면 가치 측면에서 큰 손실을 보게 됩니다. 종종 비용이 저렴한 대안이 크리에이티브 팀에 더 큰 가치를 제공합니다.

Dropbox는 IT 부서뿐 아니라 실제 팀을 위해 설계된 협업 기능을 갖춘 클라우드 기반 스토리지를 제공합니다. 직관적인 인터페이스, 유연한 구조, 창의적인 아이디어를 쉽게 발휘하는 미리 보기 기능을 갖춘 Dropbox 솔루션은 팀이 부담 없이 자산을 관리할 수 있도록 지원합니다.

CMS와 DAM의 차이점은 무엇인가요?

CMS(콘텐츠 관리 시스템)와 DAM(디지털 자산 관리) 도구를 혼동하기 쉽습니다. 특히 두 가지를 모두 사용하는 경우 더욱 그렇습니다. 하지만 창의적인 작업 흐름에서는 매우 다른 목적을 갖습니다.

• CMS는 블로그 게시물, 랜딩 페이지, 웹 카피, 이미 승인되어 세상에 공개된 미디어 등라이브 콘텐츠를 관리하고 게시하는 데 도움이 됩니다.
• DAM은 팀이 로고, 템플릿, 캠페인 자산, 비디오, 디자인 파일 및 마법을 실현하는 데사용하는 모든 것 등 원시 크리에이티브 파일을 저장, 구성 및 액세스하는 곳입니다.

이렇게 생각해 보세요. CMS는 완성된 콘텐츠가 저장되는 곳입니다. DAM = 콘텐츠가 진행 중인 동안(그리고 진행 후에도) 존재하는 곳. 대부분의 마케팅 팀에는 둘 다 필요하지만, 대기업이 아니라면 무거운 DAM 시스템은 필요하지 않을 수도 있습니다. 

팀이 체계적으로 정리하고 파일의 일관성을 유지하며 적합한 디자인 버전을 찾아야 하는 경우, Dropbox와 같은 정리하기 쉬운 플랫폼이 복잡성, 비용, 비효율성을 크게 낮추어 이러한 작업을 훌륭하게 수행할 수 있습니다.

Dropbox를 사용하여 디지털 자산을 관리하는 간단한 방법

아직 모르고 계셨다면, 기존의 DAM 시스템은 빠르게 움직이는 크리에이티브 및 마케팅 팀에게는 과도한 수단이 될 수 있습니다. 여기서 가벼운 DAM 대안이 등장하여 프로세스를 단순화합니다.

Dropbox는 복잡성, 학습 곡선 또는 높은 가격표 없이 디지털 자산 관리에 필요한 모든 필수 기능을 제공하는 몇 가지 방법을 소개합니다.

• 변경내용 기록 및 스마트 권한 내장: Dropbox를 사용하면 무엇을, 언제, 누가 변경했는지 정확히 확인할 수 있습니다. 또한 클릭 몇 번만으로 파일 및 폴더 권한을 쉽게 설정하고 조정할 수 있습니다.
• 가파른 학습 곡선 없음: 크리에이티브 팀은 특별한 교육이나 IT 팀의 설정 없이 바로 작업에 착수할 수 있습니다. 프리랜서나 개인사업자에게도 충분히 직관적일 뿐만 아니라, 전체 에이전시에 맞게 확장 가능합니다.
• 예산친화적: 소규모 사내 팀이든 완전한 크리에이티브 부서이든 Dropbox 가격 정책은 개인 사용자, 팀 및 기업 사용자를 위한 다양한 옵션을 제공하여 유연합니다.
• 범용 검색 및 AI 도구: 파일 이름이 기억나지 않나요? 걱정하지 마세요. Dropbox Dash의 AI 기반 범용 검색은 제목뿐만 아니라 파일 내용도 검색하므로 원하는 자산을 즉시 찾을 수 있습니다.
• 유연하고 민첩한 콘텐츠 컬렉션: Dash 스택은 어떤 파일의 원본 위치도 변경하지 않고 관련 파일, 링크, 콘텐츠를 공유 가능한 중앙 공간에 그룹화합니다. 예를 들어, 디자이너가 특정 브리핑에 사용할 승인된 제품 이미지 컬렉션을 수집하려는 크리에이티브 디렉터에게 유용합니다.

팀에 더 간편하게 체계적으로 업무를 처리하고, 더 빠르게 움직이고, 혼란 없이 협업할 방법이 필요하다면 Dropbox는 번거로움 없이 DAM의 모든 장점을 제공합니다.

Dropbox를 사용하여 창의적 자산을 번거롭지 않게 관리하세요

모든 크리에이티브 팀이 몇 주가 걸리는 무거운 DAM 시스템과 유지 관리에 많은 인력이 필요한 것은 아닙니다. 여러분에게 필요한 것을 쉽게 찾고, 공유하고, 혼란 없이 프로젝트를 진행할 수 있는 방법이 필요합니다.

Dropbox는 디지털 자산을 관리할 수 있는 안전하고 검색 가능하며 간단한 방법을 제공합니다. 별도의 소프트웨어나 가파른 학습 곡선 없이, 더욱 스마트한 협업, 더 빠른 처리, 더욱 원활한 워크플로를 제공합니다.

창의적인 사고에 실제로 도움이 되는 도구를 사용하면 관리상의 어려움 없이 팀의 협력을 유지할 수 있습니다. 불필요한 작업은 건너뛰고 전문가처럼 자산을 관리하고 싶다면 요금제를 선택하거나 지금 바로 Dropbox를 무료로 체험해 보세요.