프리랜서 오프보딩 확인 목록: 프로젝트 작업을 안전하게 마무리하는 방법

프리랜서는 마케팅 팀이 더 빠르고 유연하게 업무를 진행할 수 있도록 지원합니다. 프리랜서는 캠페인을 디자인하거나, 동영상을 편집하거나, 제안서를 작성하거나, 출시 계획을 수립하거나, 팀에 추가 인력이 필요할 때 클라이언트 업무를 완수하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

하지만 작업이 끝났다고 해서 프로젝트가 완전히 마무리된 것은 아닙니다. 파일이 제자리로 돌아가고 액세스 권한이 정리되어야 비로소 완료됩니다. 프리랜서는 다음과 같은 정보를 관리할 수 있습니다.

• 폴더
• 브리핑
• 임시 보관함
• 최종 내보내기
• 공유 링크
• 청구서
• 클라이언트 파일
• 기밀 프로젝트 콘텐츠

계약이 종료된 후에도 액세스 권한이 열려 있으면, 공유된 항목, 여전히 편집할 수 있는 사람, 최종 버전 기록이 저장된 위치를 파악하기 어려울 수 있습니다.

오프보딩 확인 목록을 사용하면 프리랜서 및 계약직 업무를 추측에 의존하지 않고 마무리할 수 있습니다. Dropbox를 사용하면 최종 파일을 수집하고, 액세스 권한을 제거하고, 공유 링크를 검토하고, 나중에 프로젝트를 쉽게 찾을 수 있도록 정리할 수 있습니다. 요금제를 선택 하여 오프보딩 프로세스를 간소화하십시오.

프리랜서 오프보딩이란?

프리랜서 오프보딩은 최종 결과물을 수집하고, 프로젝트 컨텍스트를 저장하고, 관리자 Tasks를 처리하고, 파일, 폴더, 도구 또는 공유 링크에 대한 액세스를 제거하여 계약 업무를 마무리하는 프로세스입니다. 이는 점점 더 흔해지고 있는 일로, 2022년 McKinsey 설문 조사에 따르면 취업한 미국인의 최대 36%가 자신을 프리랜서 또는 그 외 독립 근로자로 여기는 것으로 나타났습니다.

프리랜서 오프보딩은 직원 오프보딩과 유사하지만, 초점은 주로 프로젝트별로 맞춰지는 경우가 많습니다. 급여, 복리후생, 내부 인사 절차 대신, 프리랜서 오프보딩은 보통 몇 가지 실질적인 질문으로 귀결됩니다:

• 결제하신 모든 최종 파일을 보유하고 계십니까?
• 팀이 작업이 어디에 있는지 알고 있습니까?
• 프리랜서가 기밀 프로젝트 콘텐츠를 계속 보거나 편집하거나 다운로드할 수 있습니까?

우수한 프리랜서 오프보딩 확인 목록은 프로젝트가 알기 어려운 이름의 폴더 속으로 사라지기 전에 이러한 질문에 답할 수 있는 반복 가능한 방법을 제공합니다.

직원 오프보딩 확인 목록으로 프리랜서 작업을 완전히 관리할 수 없는 이유

프리랜서에게 직원 오프보딩 프로세스를 적용해서는 안 됩니다. Standard 직원 오프보딩 확인 목록에는 일반적으로 회사 자산, 내부 계정, 퇴직 면담, 최종 급여, 지식 전송이 포함됩니다. 

이러한 단계는 유용할 수 있지만, 프리랜서는 다른 종류의 위험을 초래합니다. 프리랜서는 다음과 같은 여러 환경에서 작업하는 경우가 많습니다.

• 회사 폴더
• Personal 작업 공간
• 이메일 첨부파일
• 파일 전송 링크
• 크리에이티브 도구

프로젝트가 진행 중일 때는 편집 권한이 필요할 수 있지만, 최종 인수인계 후에는 동일한 권한이 필요하지 않을 수 있습니다. 또한 공유 링크가 활성 상태로 유지되면 폴더에서 누군가를 제거한 후에도 프로젝트 콘텐츠에 계속 액세스할 수 있습니다.

따라서 프리랜서 오프보딩은 콘텐츠 루프를 마무리하는 데 중점을 두어야 합니다. 즉, 작업물을 수집하고, 적절한 사람은 유지하며, 더 이상 필요하지 않은 사람의 액세스 권한은 제거하는 것입니다.

프리랜서 오프보딩 확인 목록—프로젝트 파일 보호를 위한 8단계

프리랜서, 계약직 또는 대행사 업무가 종료될 때마다 이 오프보딩 확인 목록을 사용하십시오. 디자인 프로젝트, 마케팅 캠페인, 클라이언트 결과물, 동영상 편집, 컨설팅 업무 등 외부 인력이 Business 콘텐츠를 처리하는 모든 프로젝트에 맞게 조정하여 사용할 수 있습니다. 여기에서 올바르게 처리하는 방법을 알려드리겠습니다.

1. 프로젝트가 완료되었는지 확인합니다

액세스 권한을 제거하기 전에 실제 작업이 완료되었는지 확인하십시오. 계약서에 명시된 최종 범위, 납품 날짜, 남은 수정된 버전, 최종 청구서, 사용 현황 또는 라이선스 관련 세부 정보를 확인하십시오.

지금은 간단한 인수인계 질문을 던지기에도 좋은 순간입니다. "최종 폴더에 아직 없지만 나중에 필요한 것이 있을까요?"

여기에는 작업 파일, 원본 영상, 글꼴, 연구 노트, 편집 가능한 템플릿, 소스 파일, 내보내기 설정 또는 문서가 포함될 수 있습니다. 계약 내용을 검토하고 결정을 내리십시오.

2. 최종 결과물 폴더 하나 만들기

팀에서 관리하는 클라우드 스토리지 내 한 곳에 프로젝트 데이터를 모으십시오. 최종 폴더에는 다음과 같은 항목이 포함될 수 있습니다.

• 최종 승인된 파일
• 소스 파일 및 작업 파일
• 계약서, 청구서 및 브리프
• 회의록 및 결정 사항 기록
• 클라이언트 또는 이해관계자 피드백
• 전송을 위해 내보낸 버전

공유 폴더를 사용하면 프로젝트 파일을 한곳에 모아 두고 누가 보거나 편집할 수 있는지 관리할 수 있습니다. Dropbox에서는 보기 및 편집 액세스를 포함하여 공유 파일과 폴더에 대한 권한을 설정 할 수도 있습니다.

3. 필요한 파일의 소유권 확인

최종 파일이 프리랜서의 작업 공간에만 있는 것이 아니라 회사가 관리하는 위치에 저장되어 있는지 확인하십시오. 이는 나중에 팀에서 다시 사용해야 할 수 있는 편집 가능한 파일의 경우 특히 중요합니다.

예를 들어, 다음 분기에 편집 가능한 디자인 파일이 필요하다면 완성된 PDF에서 작업을 멈추지 마십시오. 향후 편집 작업에 프로젝트 파일, 캡션, 오디오 스템 또는 원본 클립이 필요하다면 최종 동영상 내보내기에 만족하지 마십시오.

목표는 프리랜서의 작업이 완료된 후에도 결과물이 가치 있고 사용하기 쉬운 상태로 유지되도록 하는 것입니다.

4. 프로젝트 컨텍스트가 사라지기 전에 저장하십시오

파일만으로는 전체 상황을 파악하기 어려울 수 있습니다. 프리랜서에게 다음 내용을 설명하는 짧은 인수인계 메모를 요청하십시오.

• 최종 파일이 저장되는 위치
• 승인 최종 버전 기록인 파일 확인
• 사용된 도구, 템플릿 또는 플러그인 확인
• 마지막 수정된 버전에서 변경된 사항
• 알려진 문제, 미해결 질문 또는 다음 단계

대부분의 프리랜서는 이 방식에 익숙하며, 특히 팀원이 계약 종료 후 몇 달이 지나 프로젝트를 다시 시작해야 할 때 나중에 발생할 수 있는 많은 후속 작업을 줄일 수 있습니다.

5. 폴더 및 파일 권한 검토

다음, 누가 폴더에 접근할 수 있으며 폴더로 무엇을 할 수 있는지 확인하십시오. 진행 중인 프로젝트에서는 프리랜서에게 편집 접근 권한이 필요할 수 있습니다. 작업물 전달 후에는 짧은 검토 기간 동안 보기 접근 권한만 필요하거나, 접근 권한이 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다.

Dropbox의 공유 파일 및 폴더에서는 소유자, 편집기, 뷰어와 같은 역할을 설정할 수 있습니다. “편집 가능”은 폴더에서 파일을 추가, 편집, 삭제, 공유 또는 다운로드할 수 있도록 하며, “보기 가능”은 파일을 추가, 편집 또는 삭제하지 않고 보기, 다운로드, 공유 및 댓글 작성을 할 수 있도록 합니다.

6. 공유 파일 및 폴더에서 프리랜서 액세스 권한 제거

프로젝트가 종료되면 프리랜서에게 더 이상 필요하지 않은 공유 파일 및 폴더에 대한 액세스를 제거하십시오. Dropbox에서 공유 폴더에서 구성원을 제거하면 해당 구성원은 폴더뿐 아니라 폴더 속의 파일에 더 이상 액세스할 수 없게 됩니다. 또한 해당 구성원이 폴더의 복사본을 유지할지 여부를 선택할 수 있지만, 그 복사본은 더 이상 다른 계정과 동기화되지 않습니다.

이 확인 목록 단계는 흔히 "액세스 권한 취소"라고 불리며, 다소 극적으로 들릴 수 있습니다. 하지만 일상적으로는 더 간단합니다. 작업이 끝나면 액세스 권한을 제거하면 됩니다.

7. 공유 링크, 비밀번호, 만료일, 다운로드 확인

폴더에서 특정 사용자를 제거하더라도 파일이 공유된 모든 경로가 항상 처리되는 것은 아닙니다. 공유 링크는 별도의 검토가 필요합니다. 검토, 승인, 클라이언트 전달 또는 파일 전송을 위해 전송된 링크를 확인하십시오. 어떤 링크를 유지하고, 어떤 링크를 만료시키고, 어떤 링크를 제거할지 결정하십시오. 

Dropbox는 비밀번호 보호 및 만료일과 같은 제어 기능이 포함된 공유 링크를 지원하며, 팀 관리자는 팀 공유 링크에 대한 기본 만료일을 설정할 수 있습니다. 링크가 만료된 후 해당 링크를 방문하는 사람에게는 링크가 만료되었다는 메시지가 표시됩니다.

이 단계는 엠바고 콘텐츠, 미공개 창작물, 가격 파일, 전략 문서, 고객 목록, 그리고 비밀 유지 계약서로 보호되는 모든 항목에 가장 중요합니다.

8. 프로젝트를 보관하고 종료 절차를 문서화하십시오

액세스 권한을 정리한 후 나중에 팀에서 찾을 수 있는 장소에 프로젝트를 보관함에 넣습니다. 기록할 짧은 메모 추가:

• 최종 파일이 저장되는 위치
• 남은 액세스 권한 확인
• 활성 상태로 유지되는 공유 링크
• 프리랜서 접근 권한이 제거된 시점
• 오프보딩 중에 복구, 복원 또는 바꾸기가 이루어진 모든 파일

이렇게 하면 다음 프로젝트가 더 수월해집니다. 또한 클라이언트, 관리자 또는 팀원이 특정 항목이 어디로 갔는지 물어볼 때 팀에 명확한 기록을 제공합니다.

기밀 공유 데이터로의 액세스를 어떻게 제어하나요?

권한을 제한하고, 가능한 경우 보기 전용 액세스를 사용하며, 사용 가능한 경우 비밀번호나 만료일과 같은 링크 제어를 추가하고, 프로젝트가 종료될 때 외부 공유를 검토함으로써 기밀 공유 데이터에 대한 액세스를 제어할 수 있습니다.

프리랜서 프로젝트의 경우, 다음 네 가지 액세스 제어 습관에 집중하십시오.

• 프리랜서에게 필요한 것만 공유하십시오.예를 들어, 소셜 자산 작업을 하는 디자이너는 가격 파일, 계약서 또는 관련 없는 클라이언트 폴더에 액세스할 필요가 없습니다.
• 검토 시 보기 전용 액세스 권한을 사용하세요—누군가 파일을 확인하거나 승인 버전을 다운로드하기만 하면 되는 경우에는 편집 권한이 필요하지 않을 수 있습니다
• 민감한 파일에 대한 링크 제어 추가—Passwords와 만료일을 사용하면 검토 또는 전달 기간이 종료된 후 액세스를 줄이는 데 도움이 됩니다
• 인계 후 액세스를 검토하십시오.프로젝트가 종료되면 작업을 보관하기 전에 공유 폴더와 링크를 확인하십시오.

이는 기밀 콘텐츠에 가장 중요합니다. Dropbox는 공유하는 파일을 누가 볼 수 있고 편집할 수 있는지 관리할 수 있는 여러 가지 방법을 제공합니다. 공유 링크 설정은 요금제에 따라 Passwords 및 만료일로 또 다른 제어 계층을 추가할 수도 있습니다.

공유 파일에 대한 권한을 설정할 수 있나요?

공유된 파일 및 폴더에 대한 권한을 설정할 수 있으며, 공유 방식과 Dropbox 요금제에 따라 사용자가 콘텐츠를 보거나 편집할 수 있습니다.

이 쉽고 간편한 규칙은 큰 도움이 됩니다. 사람들에게 업무 수행에 필요한 최소한의 액세스 수준만 부여하세요. 이는 다음을 의미할 수 있습니다.

• 프로젝트 진행 중—프리랜서 디자이너에게 캠페인 폴더 편집 액세스 권한 부여
• 최종 납품 후—짧은 기간 동안 보기 전용 액세스 권한으로 전환합니다
• 프로젝트가 완전히 종료되면—액세스 권한을 모두 제거합니다

오프보딩을 완료하기 전에 액세스가 어디에서 이루어지고 있는지 확인하십시오. 프리랜서는 하나의 파일에 직접 액세스하거나, 공유 폴더를 통해, 또는 더 광범위한 상위 폴더를 통해 액세스할 수 있습니다. 실수로 액세스가 열린 상태로 남지 않도록 프로젝트 폴더에서 바깥쪽으로 작업하십시오.

공유된 문서에 접근한 사용자를 감사할 수 있습니까?

요금제 및 설정에 따라 Dropbox에서 본 사람 정보, 파일 활동, 팀 공유 활동을 간편하게 모니터링할 수 있습니다.

본 사람 정보를 통해 현재 누군가가 파일을 보고 있는지 확인할 수 있으며, 일부 요금제에서는 마지막으로 본 시간도 확인할 수 있습니다. 예를 들어 일부 Business 요금제에 가입한 고객은 누가 파일을 보았는지, 파일이 마지막으로 언제 열렸는지 확인할 수 있습니다. 팀 계정의 경우 특정 관리자는 다음 작업도 수행할 수 있습니다.

• 전체 공유 활동 모니터링
• 외부 공유 보고서 만들기
• 외부 공유 콘텐츠 관리

보고서에는 공유된 항목, 액세스 수준, 비밀번호 또는 만료 상태, 콘텐츠를 공유한 사람, 콘텐츠의 조회 또는 편집 여부 등의 세부 정보가 포함될 수 있습니다. 프리랜서 프로젝트를 종료하기 전에 다음을 검토하십시오:

1. 공유 파일 및 폴더에 아직 액세스할 수 있는 사람.
2. 어떤 공유 링크가 아직 활성 상태인지 확인하십시오.
3. 민감한 콘텐츠가 팀 외부로 공유되었는지 여부.
4. 늦은 편집, 다운로드 또는 삭제된 파일과 같이 예상치 못한 부분이 있는지 여부입니다.

모든 프리랜서 오프보딩을 포렌식 검토처럼 진행할 필요는 없습니다. 목표는 프로젝트의 콘텐츠가 제자리에 있는지, 그리고 접근 권한이 여전히 업무와 일치하는지 확인하는 것입니다.

프로젝트 파일이 변경, 삭제 또는 덮어써진 경우 어떻게 해야 하나요?

인수인계 중에 프로젝트 파일이 변경, 삭제 또는 덮어쓰기되었다면 프로젝트를 종료하기 전에 파일 활동과 버전 기록을 확인하십시오.

이는 완료 단계에서 문제가 발생했을 때 도움이 될 수 있습니다. 최종 자료가 이전 버전으로 덮어쓰기되었거나, 디자이너가 팀에 여전히 필요한 미사용 자산을 삭제했거나, 외부 작업자가 최종 파일을 잘못된 폴더에 업로드했을 수 있습니다.

Dropbox의 버전 기록 및 복구 기능을 사용하면 파일 또는 폴더에 적용된 변경 사항을 보고, 버전을 비교하고, 이전 버전으로 복원할 수 있습니다. 사용 가능한 버전 기록 기간은 요금제에 따라 다릅니다. 액세스 권한을 완전히 제거하기 전에 다음을 수행하십시오.

• 최근 활동 확인—최종 인계 기간 동안 변경된 사항을 확인하세요
• 승인된 버전을 확인하세요—팀이 사용하려는 파일이 올바른 파일인지 확인하세요.
• 필요한 경우 복원—파일이 실수로 변경된 경우 버전 기록을 사용하여 되돌릴 수 있습니다

Dropbox는 팀이 실수로 편집하거나 삭제한 작업을 복원하고 복구하는 데도 도움을 줍니다.

Dropbox를 통해 프리랜서를 안전하게 오프보딩하는 방법

Dropbox 클라우드 스토리지를 사용하면 최종 파일을 수집하고, 인수인계를 정리하고, 공유 파일 권한을 관리하고, 공유 링크를 검토하고, 변경된 내용을 기록할 수 있습니다.

세 가지 작업의 마무리 단계를 생각해 보세요.

• 작업물 모으기— 공유 폴더를 사용하여 최종 결과물, 소스 파일, 브리핑, 인보이스, 메모를 팀이 관리하는 한곳에 보관하세요
• 접근 권한 제어작업이 진행 중일 때는 프리랜서에게 적절한 수준의 접근 권한을 부여하고, 작업이 끝나면 접근 권한을 제거하거나 파일 권한을 변경하거나 공유 링크를 검토하십시오.
• 프로젝트를 복구 가능한 상태로 유지하세요— 버전 기록 및 파일 복구, 본 사람 정보, 공유 세부 정보를 사용하여 파일 활동을 더 쉽게 파악할 수 있습니다

프로젝트 콘텐츠가 이미 공유된 한 공간에 모여 있으면 프리랜서 오프보딩이 더욱 간편해집니다. 즉, 최종 파일을 찾아 헤매는 시간이 줄어들고 프로젝트가 실제로 마무리되었다는 확신을 더 크게 가질 수 있습니다.

작업에 대한 제어권을 잃지 않고 프로젝트를 완료합니다

프리랜서 오프보딩 확인 목록은 일관성이 있어야 합니다. 최종 파일을 수집하고, 맥락을 저장하고, 권한을 검토하고, 액세스 권한을 제거하고, 공유 링크를 확인하고, 프로젝트를 보관하십시오.

Dropbox를 사용하면 첫 브리핑부터 최종 인계까지 프리랜서 오프보딩을 간소화하고, 적절한 액세스 권한을 유지한 상태로 프로젝트를 마무리할 수 있습니다. Dropbox 요금제를 선택하고 지금 바로 시작하세요.