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효율성 극대화를 위해 워크플로를 간소화하는 5가지 방법

6분 읽기

2025년 4월 28일

워크플로 간소화의 이점

프로세스를 간소화하면 일상 업무에서 불필요한 단계를 제거하고, 시간이 오래 걸리는 작업을 없애고, 오류를 줄일 수 있습니다. 그 밖의 다른 이점은 다음과 같습니다.

  • 생산성 향상
  • 효율성 증대
  • 의사소통 개선
  • 마감 기한을 놓치는 상황과 지연 감소
  • 경쟁 우위
  • 직원들의 의욕 고취
  • 직원 교육 간소화
  • 더욱 명확한 책임 및 의무
책상 위에 놓인 문서를 보고 있는 동료들의 클로즈업 이미지

워크플로를 간소화하는 5가지 방법

워크플로를 간소화하는 5가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 업무 속도를 저하하는 현재 프로세스를 파악하기

프로젝트를 제시간에 납품하지 못하도록 방해하는 지연 요소와 장애물, 잦은 재작업이나 불필요한 작업 반복, 문제를 해결하기는커녕 추가적인 문제를 일으키는 중복 기술은 워크플로를 간소화해야 할 필요성을 나타내는 신호입니다.

현재 워크플로를 평가할 때 다음 사항을 고려해 보세요.

  • 관련된 인력, 시스템 또는 도구
  • 워크플로를 통해 원하는 결과를 달성하는 데 필요한 작업, 단계 또는 활동
  • 각 작업 또는 활동을 완료하는 데 일반적으로 소요되는 시간
  • 워크플로를 계속 진행하기 위해 필요한 정보
  • 워크플로를 촉발하는 트리거, 작업, 시간 또는 조건
  • 워크플로의 의도된 성과 또는 결과

다른 사람들과 협력하여 이 작업을 수행하면 워크플로에 있는 중복이나 비효율적인 요소를 함께 파악할 수 있습니다.

Dropbox 파일 공유협업 도구를 사용하면 팀원들로부터 보다 쉽게 의견을 수집할 수 있습니다.

예를 들어 Dropbox를 사용하면 여러 사용자가 실시간으로 동일한 파일에서 작업할 수 있어 협업이 더욱 원활하게 진행됩니다. 이렇게 투명성이 확보되면 장애물을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 만약 어떤 팀원이 작업을 완료하는 데 계속해서 시간이 유독 오래 걸리는 경우 워크플로에서 해당 직원이 맡은 부분에 문제가 있다는 것을 파악할 수도 있습니다.

또한 워크플로에서 가장 많은 시간이 소요되는 단계와 개선 여지가 있는 부분을 파악하려면 Dropbox를 사용하여 파일에서 수행된 모든 작업에 관한 상세 활동 로그(예: 조회 수, 다운로드 수, 수정)를 확인할 수 있습니다.

2. 목표 및 목적 정의하기

어떤 업무 흐름을 간소화해야 하는지 파악한 후, 이러한 개편을 통해 무엇을 달성하고 싶은지, 어떻게 달성할 계획인지 정의할 수 있습니다.

처음에는 계획이 개략적이어도 원하는 구체적인 개선 사항과 그 이유에 대해 생각해 보면 원하는 결과에 초점을 맞추는 데 도움이 될 것입니다.

예를 들어, 팀이 매달 마감일이 있는 스프린트 방식으로 작업하는 경향이 있다면, 프로젝트가 월말에 막히지 않도록 피드백 프로세스를 간소화하는 것이 좋습니다. Dropbox Paper와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 몇 초 내에 할 일 목록을 만들고, 팀원에게 작업을 할당하고, 마감일을 설정할 수 있습니다. 마감일이 다가오면 Paper에서 자동 알림을 보내 프로젝트 작업을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

3. 가능한 경우 템플릿과 워크플로 자동화 사용하기

프로세스 자동화는 수동이나 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다. 따라서 생산적인 활동에 더 초점을 둘 수 있습니다.

Dropbox 자동화를 사용하면 파일을 지정된 폴더에 자동으로 정리하는 규칙과 트리거를 설정할 수 있습니다. 그러면 수동으로 파일을 분류하고 이동하는 데 드는 시간과 노력을 절약하고 문서를 언제나 적합한 위치에 저장할 수 있습니다.

Dropbox Dash와 같은 도구를 사용하면 파일, 앱, 브라우저 링크 등의 콘텐츠를 하나의 정리된 '스택'으로 그룹화하여 팀과 공유할 수 있습니다. Dash는 AI를 사용하여 새로운 스택을 제안하고 최근 활동을 기반으로 파일을 프로젝트 기반 컬렉션으로 정리합니다.

근무일을 더 잘 보내는 방법을 알아보세요

Dropbox Dash 시작 페이지를 통해 하나의 중앙 대시보드에서 업무를 관리하고, 연결을 유지하고, 회의를 준비하세요.

원격 근무 중인 전문가가 두 대의 컴퓨터 모니터를 놓고 여러 문서에서 작업합니다.

워크플로 간소화를 위한 팁

다음은 운영 효율성 제고를 위해 기존 프로세스를 간소화할 수 있는 몇 가지 추가적인 팁입니다.

  • 장기적으로 사고합니다. 지금의 변경 사항이 사업이 성장하고 발전해도 여전히 효과적일까요?
  • 유연성을 고려합니다. 비즈니스에서는 상황이 빠르게 변하기 때문에 필요에 따라 적응하고 수정할 수 있는 능력이 중요합니다.
  • 우선순위에 따라 최적화합니다. 필수적인 작업과 단순화 또는 자동화할 수 있는 작업을 파악하세요.
  • 변경 사항 및 신규 프로세스를 문서화합니다. 혼란을 방지하고 모든 직원이 워크플로를 올바르게 따를 수 있습니다.
  • 간소화된 새로운 워크플로를 확대 배포하기 전에 테스트를 실시합니다. 문제를 미리 해결하고 프로세스의 효율성을 극대화할 수 있습니다.

Dropbox를 통한 워크플로의 간소화

Dropbox를 사용하면 프로세스를 자동화하고, 앱 간 전환을 방지하고, 콘텐츠 피드백 프로세스에 소요되는 시간을 절약하여 판매, 마케팅 및 기타 워크플로를 간소화할 수 있습니다. Dropbox Paper와 같은 편리한 도구를 사용하면 아이디어와 콘텐츠를 보다 쉽게 공유하고, 보다 직접적인 피드백을 수집할 수 있습니다.

Dropbox는 기존에 사용하던 앱과 통합되어 간소화된 워크플로의 모든 필수 구성 요소, 즉 효율성과 속도, 명확성과 일관성, 구조와 표준화를 제공합니다.

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