PDF는 거의 이메일만큼 보편적으로 사용됩니다. 업무와 사적인 용무 모두에 적합한 PDF는 계약서를 작성할 때든, 잡지를 읽을 때든 간편하게 사용할 수 있죠. PDF 파일이 업무에 제공하는 주요 이점은 크게 세 가지 범주로 구분할 수 있습니다.
아마도 조부모님 댁의 20년 된 컴퓨터로 PDF 파일을 보내도 아무 문제 없이 열어보실 수 있을 겁니다. 파일 형식으로서는 꽤 견고하거든요.
PDF는 소규모 비즈니스와 대형 비즈니스 모두에 필수적인 파일 형식입니다. 중요한 문서가 있을 때는 Dropbox Sign을 사용해 문서에 법적 구속력이 있는 서명을 받을 수 있습니다. 이처럼 PDF는 비즈니스의 효율성을 높여줍니다.
그리고 비즈니스에서 PDF를 사용하면 얻을 수 있는 이점은 훨씬 더 많습니다...
PDF는 호환성이 더 좋습니다
물론, "PDF는 호환성이 좋다"는 말을 많이 듣습니다. 하지만 실제로는 얼마나 호환될까요? "매우 그렇다"는 대답 외에는 답이 없습니다. 만약 외계인이 천 년 후에 노트북을 발견한다면, PDF도 문제없이 불러올 수 있을 가능성이 큽니다.
파일 형식의 회복탄력성 덕분에 파일을 PDF로 변환하면 완성된 작업물을 미래에도 그대로 보존할 수 있습니다. 시작하는 데 도움이 될 수 있도록 Word, PPT, JPG, PNG 파일을 PDF로 변환할 수 있는 무료 온라인 도구를 준비했습니다. Dropbox 계정은 필요하지 않습니다.
이해하시겠지만, 호환성이라는 말은 폭넓고 정의하기 어려울 수 있습니다. 따라서, 매우 호환되는 PDF를 활용하여 회사 내 효율성/워크플로를 향상시킬 수 있는 몇 가지 실용적인 방법을 알려드리겠습니다.
1. 문서를 여는 데 절대로 소란을 피우거나 난처하게 생각하지 마십시오.
모든 기업이 동일한 시스템을 사용하는 것은 아니므로, 파일을 공유하려고 할 때 실제로 어려움이 따릅니다.
해결책은? PDF. 거의 모든 사람이 자신의 컴퓨터나 기기에서 열 수 있으므로, 하루 동안 짜증나는 일이 하나 줄었습니다. 확인하다!
2. 다양한 언어/문자로 세계를 정복하세요
PDF는 주머니 속에 넣을 수 있는 범용 번역기로, 전 세계 사람들과의 협업을 매우 쉽게 만들어줍니다.
PDF는 여러 언어, 다양한 문자, 알파벳으로 작성, 읽기, 공유를 지원합니다. 언어 장벽은 이제 안녕! 원활한 국제 비즈니스가 시작되길 바랍니다!
3. 판매 및 피치에서 설득의 달인이 되십시오
PDF는 전송이 간편해 누구에게나 매력적인 프레젠테이션을 1열에서 관람할 기회를 제공할 수 있습니다.
PDF에 하이퍼링크를 삽입하여 청중을 거래를 성사시키는 다른 필수 문서와 파일로 유도할 수 있습니다. 마치 "예!"라고 말하기 위해 필요한 모든 정보가 담긴 보물 지도를 공유하는 것과 같습니다.
4. 앱 통합으로 워크플로를 강화하세요
기술에 정통하지 않은 사람도 본인이 즐겨 사용하는 앱과 PDF가 호환된다는 사실은 알 수 있습니다.
많은 앱에는 '다른 이름으로 저장' 또는 'PDF로 내보내기' 기능이 있어 콘텐츠를 신뢰할 수 있는 형식으로 변환할 수 있습니다. 그렇게 하면 모든 디지털 창작물에 적용할 수 있는 보편적인 형식이 갖춰집니다.
5. 최고의 팀 플레이어가 되어 사일로를 부수세요
이 강력한 파일 형식은 협업과 효율성을 촉진해 팀이 단합을 유지할 수 있도록 도와줍니다.
PDF는 부서 간 의사소통을 위한 훌륭한 다리 역할을 합니다. 중요한 문서를 쉽게 공유하여 모든 사람이 말 그대로 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다! 더 이상 사일로는 없습니다.
PDF는 휴대폰이나 컴퓨터, Windows나 macOS, 그리고 다른 기술이나 운영 체제에서 작동하므로 호환성이 뛰어나 어떤 기기를 사용하든 매우 강력한 형식입니다.
Dropbox는 강력한 변환 기능 덕분에 호환성을 높이는 데에도 도움이 됩니다. 파일을 PDF로 변환하는 방법은 'Dropbox 파일을 변환하는 방법'에서 자세히 확인할 수 있습니다.
PDF는 뛰어난 데이터 보안을 제공합니다
PDF의 경우 보안 기능을 설정해 사람들이 파일을 공유하고, 복사하고, 인쇄하고, 그 외의 다른 작업을 수행하는 것을 막을 수 있습니다. 보안은 PDF가 제공하는 기능 중에서 아마 비즈니스에 가장 도움이 되는 기능일 겁니다. 이러한 보안 설정을 통해 정보가 새어 나가거나 실수로 정보가 수정되는 것을 막을 수 있죠.
PDF에 저장하면 급여 체계, 직무 정보, 개인 정보, 민감한 고객 데이터 등이 타인의 눈에 띄지 않게 안전하게 보호됩니다. PDF 보안은 다음과 같은 방식으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.
6. 데이터 보호의 비밀 요원이 되십시오
PDF에는 암호화라는 매우 유용한 기능이 탑재되어 있는데요, 이 설정을 적용하면 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.
코드를 받은 사람은 귀하의 극비 파일에 접근하여 볼 수 있지만, VIP 패스를 누구에게 줄지는 귀하가 결정해야 합니다. 이는 최첨단 기술과 기계 장치에 첨단 효율성이 결합된 것입니다.
7. 문서 무결성을 보호하세요
PDF는 파일을 원치 않는 수정으로부터 보호할 때 굉장히 효율적인 방식입니다.
손끝에서 이용할 수 있는 다양한 보안 설정을 사용하면 계약서와 같은 중요한 문서를 보호하여 승인되지 않은 사람의 손이 닿지 못하도록 할 수 있습니다.
8. 프로처럼 신뢰 포인트를 획득하세요
디지털 ID와 보안 인증서는 파일이 '진짜 파일'이라는 것을 입증하는 배지 역할을 합니다.
PDF에 디지털 서명을 추가하면 공식적인 진위성 스탬프가 찍힌 신뢰할 수 있는 고문과 같은 효과를 얻을 수 있습니다. 회의주의에 작별을 고하세요! 수신자는 귀하의 PDF가 진짜라는 것을 알게 될 것입니다.
9. 재량권을 최우선으로 생각하세요
PDF는 지식 재산권, 저작권, 보도가 유예된 특종 뉴스에 사용할 수 있는 신뢰할 수 있는 파일 형식입니다.
보안 기능을 사용하면 귀중하거나 민감한 콘텐츠를 잠글 수 있습니다. 더 이상 무단 접근이나 우발적인 유출에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 중요한 공개가 있을 때까지 모든 것이 비밀로 유지됩니다.
10. 내면의 GDPR 전문가를 키우세요
PDF는 민감한 데이터를 처리하고, 개인정보를 보호하고, 규제를 준수할 때도 유용합니다.
그들은 귀하가 모든 중요한 데이터 보호 규칙을 준수하도록 도와줍니다. 법을 준수하고 까다로운 처벌을 피하는 것은 기업이 막대한 위험을 감수해야 하는 부분입니다!
추가 보안을 위해 Dropbox 계정에 PDF 및 기타 여러 파일 유형을 저장할 수 있습니다.
적합한 Dropbox 요금제를 선택해 모든 파일을 암호화된 상태로 보관하세요.
PDF는 파일 크기가 매우 작고 압축이 쉽습니다.
PDF는 크기가 작습니다. 한 권의 소설을 PDF로 저장한다고 해도 클라우드 스토리지가 줄어든 것이 티가 안 날 정도로 용량을 적게 차지하죠. Project Gutenberg에서 장편 서사 소설인 '전쟁과 평화'가 차지하는 용량은 5MB도 채 되지 않습니다. PDF가 인기 있는 이유도 바로 이 때문이죠.
고객 거래에 대한 광범위한 기록이든, 고객 프로필이든, 단순한 과거 데이터이든, PDF는 크기가 작아서 편리합니다. 작은 파일 크기가 어떻게 비즈니스를 더 원활하게 하는 데 도움이 되는지 알아보세요.
11. 빠른 배포를 위해 최적화하세요
PDF는 민첩한 형태로 재빠르게 인터넷을 가로지르는 디지털 세상의 단거리 선수입니다.
느린 인터넷 속도나 파일 호환성 문제에 도전하세요. PDF를 사용하면 수신자가 문서, 이미지 또는 기타 유용한 정보를 손쉽게 받을 수 있습니다. 이건 부착형 터보 부스트예요!
12. 클라우드 스토리지 관리
PDF를 사용하면 대용량 파일을 로드하는 데 오랜 시간이 걸리거나 귀중한 저장 공간을 차지하는 것에 대해 짜증을 느낄 필요가 없습니다.
신뢰할 수 있는 PDF 파일을 전송, 업로드 또는 다운로드할 때 마치 민첩한 곡예사가 Dropbox를 손쉽게 탐색하는 것처럼 원활하게 작업할 수 있습니다.
13. 잘 기름칠된 기계처럼 팀을 운영하세요
PDF 파일은 팀이 같은 속도로 일을 진행할 수 있도록 도와줍니다. 업데이트된 내용은 Dropbox 계정에서 빠르게 동기화되죠.
누군가가 PDF를 중요한 새 버전으로 업데이트하거나 멋진 변경을 한다고 상상해보세요. 뭐라고 생각하시나요? PDF 작품을 손쉽게 공유하고 동기화할 수 있습니다. 더 이상 새로고침을 누를 필요가 없습니다.
14. 이동 중에도 일을 처리하세요
작은 크기 덕분에 번거로움 없이 작업을 계속 이어나갈 수 있습니다.
PDF는 개인사업가와 디지털 유목민의 구세주입니다. 특히 신뢰성이 낮거나 대역폭이 좁은 인터넷 연결을 사용할 때 더욱 그렇습니다. 더 이상 좌절은 없습니다.
15. 당신의 멋진 작품을 세상과 공유하세요
PDF는 도달 범위와 노출을 극대화하는 데에도 매우 유용합니다.
구인 공고, 멋진 비디오 클립, 메일링 목록에 공유하고 싶은 내용 등 어떤 내용이든 PDF는 적합한 형식입니다. 사실상 모든 사람이 파일을 다운로드하고 볼 수 있다는 사실을 알면서 파일을 외부에 공개할 수 있습니다.
전반적으로 PDF의 크기가 작기 때문에 관리하기 쉽습니다. 파일이 작을수록 생산성이 높아지고, 공간이 절약되며, 파일과의 상호 작용이 더 원활해집니다. PDF는 작은 패키지 안에 많은 내용을 담을 수 있습니다!
PDF를 사용할 때의 단점도 있을까?
비즈니스에서 PDF를 사용할 때의 단점은 그리 많지 않습니다. 하지만 때로는 PDF의 장점이 문제로 작용할 때도 있습니다. 비즈니스에서 PDF를 사용할 때 발생할 수 있는 단점은 다음과 같습니다.
- PDF는 수정이 어려울 수 있습니다. 하지만 모든 Dropbox 요금제에 탑재된 PDF 편집 기능을 사용하면 아무런 문제가 되지 않습니다.
- PDF로 저장된 프레젠테이션은 슬라이드 덱을 사용한 프레젠테이션보다 덜 매력적으로 느껴질 수 있습니다.
- PDF 특유의 '레터 사이즈' 디자인으로 인해 가독성이 떨어지고 종종 많은 스크롤이 필요합니다.
PDF를 사용하면 몇 가지 잠재적인 문제가 발생할 수 있지만, 이러한 문제는 관리하기가 매우 쉽습니다. PDF가 당장 인기를 잃을 일은 없을 겁니다. 장점이 단점보다 더 크기 때문이죠.
비즈니스에서 PDF 형식을 더 효율적으로 활용하고 싶다면 'PDF여, 영원하라!'라는 글을 읽어보세요. 이 글에서 Dropbox 기능이 파일의 효율성을 극대화하는 데 어떤 도움이 되는지 살펴볼 수 있습니다.
Dropbox로 파일을 더욱 효율적으로 활용하세요
PDF의 크기, 보안, 호환성은 비즈니스에 최적입니다. PDF를 사용하든, 다른 형식의 파일을 사용하든, Dropbox를 사용하면 데이터의 효율성을 극대화할 수 있습니다. Dropbox는 좋은 비즈니스를 위한 완벽한 도구입니다.
모든 회사에 적합한 직관적인 데이터 저장, 공유 및 협업 기능을 얻을 수 있습니다. Dropbox를 사용하여 생산성을 높이고 PDF 파일을 최대한 활용하려면 플랜을 선택하세요.
