Sumber Manusia (HR) berurusan dengan semua jenis maklumat peribadi dan sulit: data penjagaan kesihatan, butiran gaji dan manfaat, maklum balas dalaman, hasil tinjauan dan banyak lagi. Pasukan HR yang paling cekap merupakan pasukan yang mengumpulkan, menyusun dan menyimpan maklumat ini, menukarkan cebisan data kepada item yang boleh diambil tindakan yang boleh mendorong matlamat perniagaan, meningkatkan fungsi dan proses dalaman dan menarik minat bakat luaran.
Namun, kuasa yang besar disertakan dengan tanggungjawab yang besar, dan perkara itu termasuk melindungi maklumat pekerja yang sensitif dan data perniagaan yang sulit. Selain itu, penting untuk pasukan HR melindungi maklumat ini untuk tujuan pematuhan juga. HR mempunyai tanggungjawab terhadap pekerja organisasi dan perlu memastikan mereka mematuhi peraturan perniagaan dan keselamatan. Dan di situlah Dropbox memainkan peranan. Berikut ialah lima cara Dropbox boleh melindungi data sulit dan menyokong pematuhan HR:
1. Mengawal akses ke fail dan folder yang sulit
Salah satu cara pertama dan paling mudah untuk mengawal maklumat peribadi ialah mengehadkan orang yang mempunyai akses kepada data. Dengan kebenaran fail butiran Dropbox, mudah untuk mengawal siapa yang boleh mengakses folder dan fail—dan jenis kebenaran akses yang mereka ada untuk setiap satu. Dengan menggunakan kebenaran kumpulan, anda boleh berkongsi hamparan yang memperincikan gaji pasukan tertentu dengan pengurus mereka tanpa memberi pasukan itu akses kepada folder tempat hamparan itu berada (iaitu, folder yang mengandungi hamparan dengan semua maklumat gaji).
Selain itu, konsol pentadbir dan keupayaan Pasukan produk Dropbox eSignature yang dipanggil Dropbox Sign juga menawarkan kebenaran yang perlu diketahui pada dokumen penting yang memerlukan tandatangan yang mengikat secara sah. Dengan Dropbox Sign, adalah mudah untuk mendapatkan tandatangan yang mengikat secara sah pada perjanjian pekerja seperti surat tawaran, NDA, kontrak dan bukan pesaing. Dokumen ini adalah kalis gangguan dan mempunyai jejak audit untuk menjadikan laluan mereka mudah dijejaki sekiranya berlaku sebarang pertikaian undang-undang.
2. Buat lapisan perlindungan
Perlindungan untuk data tersedia dalam beberapa bentuk. Pertama sekali, terdapatnya sistem keselamatan terbaik yang termasuk Penyulitan Advande 256 bit, Lapisan Soket Selamat dan Keselamatan Lapisan Pengangkutan untuk melindungi data yang dipindahkan antara apl Dropbox dengan pelayan, program ganjaran kerentanan keselamatan yang kukuh, verifikasi dua langkah dan banyak lagi. Yang kedua, terdapat berbilang cara untuk HR dan pengguna lain untuk menambahkan lebih banyak lapisan perlindungan. Dengan menggunakan sistem fail awan Dropbox yang membolehkan orang menghantar pautan lihat sahaja, yang membenarkan penerima melihat, memberikan komen dan memuat turun fail tetapi tidak boleh menyunting fail tersebut, manakala menambah verifikasi dua langkah pada dokumen mencipta cara untuk memastikan penerima yang ditujukan sahaja boleh melihat bahan HR yang sensitif.
4. Melindungi fail dan folder dengan kata laluan
Hamparan mengandungi maklumat peribadi setiap pekerja dalam syarikat. Ia perlu dilindungi secara maksimum. Mengapa tidak melampaui infrastruktur keselamatan yang sedia teguh dan tambah kata laluan pada fail, folder atau dokumen Dropbox. Hanya mereka yang mempunyai kata laluan akan dapat mengaksesnya. Jika HR perlu menghantar fail, ia juga tidak boleh dibuka tanpa kata laluan. Sebagai bonus, tetapkan tarikh tamat tempoh untuk pautan kongsi supaya tiada sesiapa pun dapat memuat turun atau melihat fail selepas tarikh tamat tempoh walaupun mereka mempunyai kata laluan. Mudah, berkesan dan selamat.
5. Memantau dan mengesan kelakuan yang mencurigakan dan kebocoran data
Pasukan HR yang menggunakan Dropbox Advanced atau Enterprise boleh menetapkan makluman untuk isu termasuk pengesanan perisian tebusan, penghapusan atau pengalihan data secara besar-besaran, kehadiran perisian perosak, terlalu banyak percubaan daftar masuk dan banyak lagi. Makluman ini merupakan kunci untuk mengesan isu awal dan menangani apa-apa bencana yang mungkin berlaku. Amalan keselamatan Dropbox memudahkan penjejakan butiran, dengan menunjukkan maklumat seperti orang yang bertanggungjawab, perkara yang berlaku, masa perkara berlaku serta fail, folder atau orang yang terjejas. Sesiapa sahaja dalam HR sedia maklum yang kebocoran data boleh berlaku. Perkara yang penting adalah cara menangani kebocoran data dan kualiti respons keseluruhan. Itulah cara HR membina dan mengekalkan kepercayaan merentas organisasi.
Dengan alat dan teknologi yang terbaik, amalan HR yang selamat tidak perlu menjadi sukar. Tetapi amalan itu penting untuk kejayaan sesebuah organisasi. Pekerja individu perlu berasa yakin bahawa maklumat mereka selamat, dilindungi dan hanya boleh diakses oleh orang yang memerlukan maklumat tersebut. Pemimpin perniagaan harus tahu bahawa mereka mematuhi peraturan perniagaan dan keselamatan. Akibat kebocoran data amatlah besar, dari segi reputasi dan juga kewangan, untuk mengamalkan amalan HR yang tidak selamat.
